Sind elektronische Arbeitsverträge in China unter dem neuen Bürgerlichen Gesetzbuch rechtmäßig?

Elektronische Signaturen im sich entwickelnden chinesischen Rechtsumfeld

Elektronische Signaturen haben sich zu einem Eckpfeiler moderner Geschäftsabläufe entwickelt und Prozesse wie Vertragsabschlüsse branchenübergreifend rationalisiert. In China hat die Einführung digitaler Tools für Arbeitsverträge Compliance-Fragen aufgeworfen, insbesondere angesichts der jüngsten Gesetzesaktualisierungen. Dieser Artikel untersucht die Rechtmäßigkeit der Verwendung elektronischer Signaturen für Arbeitsverträge gemäß dem chinesischen Zivilgesetzbuch und bietet gleichzeitig einen neutralen Überblick über relevante Vorschriften und gängige Lösungen aus geschäftlicher Sicht.

Der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen in China

Chinas Umgang mit elektronischen Signaturen wird von einem robusten regulatorischen Rahmen bestimmt, der technologische Innovation mit Rechtssicherheit in Einklang bringt. Die Grundlage wurde mit dem Gesetz über elektronische Signaturen aus dem Jahr 2005 gelegt, das elektronische Signaturen als rechtsverbindliches Äquivalent zu handschriftlichen Signaturen anerkennt, vorausgesetzt, sie erfüllen bestimmte Zuverlässigkeits- und Integritätsstandards. Das Gesetz unterscheidet zwischen "zuverlässigen elektronischen Signaturen" (die kryptografische Methoden wie digitale Zertifikate verwenden) und allgemeinen elektronischen Daten, um sicherzustellen, dass nur verifizierte Methoden die gleiche Beweiskraft wie herkömmliche Signaturen haben.

Das im Jahr 2020 erlassene und am 1. Januar 2021 in Kraft getretene Zivilgesetzbuch festigte diese Grundlage weiter, indem es elektronische Signaturen in die breiteren Grundsätze des Vertragsrechts integrierte. Artikel 469 legt ausdrücklich fest, dass Parteien Verträge elektronisch abschließen können, sofern die elektronische Form nicht gegen zwingende Bestimmungen oder Vereinbarungen der Parteien verstößt. Diese Aktualisierung modernisierte das vorherige Vertragsgesetz und betonte Zustimmung, Authentizität und Unbestreitbarkeit. Damit eine elektronische Signatur gültig ist, muss sichergestellt sein, dass die Identität des Unterzeichners überprüfbar ist, das Dokument nicht manipuliert wurde und der Prozess den Datenschutzbestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (PIPL) von 2021 entspricht.

Im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen verbietet das Arbeitsvertragsgesetz (geändert 2012) elektronische Formate nicht ausdrücklich, schreibt aber vor, dass die meisten Beschäftigungsbedingungen schriftlich vereinbart werden müssen (Artikel 16). Das Zivilgesetzbuch schließt diese Lücke, indem es die Verwendung zuverlässiger und zugänglicher elektronischer Arbeitsverträge ermöglicht. Das Ministerium für Humanressourcen und soziale Sicherheit hat Leitlinien zur Unterstützung des digitalen Arbeitskräftemanagements herausgegeben, insbesondere in der Zeit nach COVID, um die Telearbeit zu fördern. Es gibt jedoch Herausforderungen beim Nachweis der Authentizität im Streitfall, und die Gerichte können die Sicherheitsfunktionen der Plattformen wie Audit-Trails und Zeitstempel überprüfen.

Aus geschäftlicher Sicht fördert dieser Rahmen die digitale Transformation, erlegt aber strenge Compliance-Auflagen auf. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die für die Unterzeichnung verwendeten Plattformen nationale Standards wie den GB/T 35275-Standard für elektronische Signaturen einhalten, der Verschlüsselung und Zertifizierung durch Dritte vorschreibt. Nichteinhaltung kann zur Ungültigkeit von Verträgen führen, wie in einigen Fällen, in denen grundlegende E-Mail-Genehmigungen als unzureichend erachtet wurden, da es an einer zuverlässigen Überprüfung mangelte.

Die spezifische Rechtmäßigkeit elektronischer Arbeitsverträge gemäß dem Zivilgesetzbuch

Gemäß dem neuen Zivilgesetzbuch ist die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen in China unter bestimmten Bedingungen rechtmäßig. Diese Rechtmäßigkeit ergibt sich aus der Anerkennung elektronischer Daten als gültiges Medium zur Willensäußerung (Artikel 465) und erstreckt sich auf Arbeitsverträge. Arbeitsverträge, die Bedingungen wie Gehalt, Aufgaben und Kündigung festlegen, können digital durchgesetzt werden, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer dem Format zustimmen und die Signaturmethode die Integrität gewährleistet.

Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Identitätsprüfung: Die Identität des Unterzeichners muss durch zuverlässige Mittel bestätigt werden, z. B. durch SMS-Verifizierungscodes, Gesichtserkennung oder digitale Zertifikate, die von anerkannten Stellen wie dem China Information Security Certification Center (CNCA) ausgestellt werden.

• Dokumentenintegrität: Der Vertrag muss manipulationssicher sein und über Hash- und Blockchain-ähnliche Ledger-Mechanismen verfügen, um Änderungen nach der Unterzeichnung zu verhindern.

• Zugänglichkeit und Aufbewahrung: Beide Parteien müssen in der Lage sein, auf das unterzeichnete Dokument in einem lesbaren Format zuzugreifen und es gemäß den Arbeitsgesetzen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.

Auslegungen des Obersten Volksgerichtshofs, wie z. B. die Bestimmungen von 2020 über die Behandlung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen, stärken diese Bestimmung, indem sie zuverlässige elektronische Signaturen in Rechtsstreitigkeiten als gleichwertig mit handschriftlichen Signaturen behandeln. Beispielsweise wurde in einem Urteil eines Gerichts in Shanghai aus dem Jahr 2022 ein elektronischer Arbeitsvertrag, der über eine zertifizierte Plattform unterzeichnet wurde, aufgrund seiner Audit-Protokolle aufrechterhalten und gegen Einwände verteidigt.

In China tätige Unternehmen sollten regionale Unterschiede beachten; während das Zivilgesetzbuch landesweit gilt, haben Provinzen wie Guangdong digitale Arbeitsplattformen pilotiert, die in lokale Sozialversicherungssysteme integriert sind. Multinationale Unternehmen müssen auch die grenzüberschreitenden Datenregeln des Cybersicherheitsgesetzes (2017) einhalten, das die Datenlokalisierung sensibler HR-Informationen vorschreibt.

Potenzielle Fallstricke sind informelle digitale Vereinbarungen (z. B. WeChat-Genehmigungen), denen es an Zuverlässigkeit mangelt und die von Gerichten für ungültig erklärt werden können. Um dies zu vermeiden, entscheiden sich Unternehmen in der Regel für Plattformen, die unter Chinas Trusted List zertifiziert sind, ähnlich der eIDAS der EU. Insgesamt haben die Bestimmungen des Zivilgesetzbuchs die Einführung elektronischer Signaturen vorangetrieben, wobei laut einem Bericht des China Academy of Information and Communications Technology bis 2024 über 80 % der neuen Arbeitsverträge in städtischen Gebieten digitale Elemente enthalten. Dieser Wandel reduziert die Papierkosten in Personalabteilungen laut Branchenanalysen um bis zu 30 %, erfordert aber Investitionen in Compliance-Tools.

Navigation durch elektronische Signaturlösungen für chinesische Unternehmen

Da chinesische Unternehmen digitale Verträge einführen, ist die Auswahl des richtigen Anbieters für elektronische Signaturen für Compliance und Effizienz von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über wichtige Akteure mit Schwerpunkt auf ihren Funktionen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Arbeitsverträgen.

DocuSign

DocuSign ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich elektronische Signaturen und bietet robuste Tools zur Automatisierung von Vertragsabläufen. Die eSignature-Plattform unterstützt anpassbare Vorlagen, Massenversand und Integrationen mit HR-Systemen wie SAP SuccessFactors. Für China hält DocuSign die lokalen Gesetze über digitale Zertifikatspartner ein, obwohl Unternehmen möglicherweise mit höheren Kosten für APAC-spezifische Funktionen wie SMS-Zustellung konfrontiert sind. Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar pro Monat für die persönliche Nutzung und reichen bis zu benutzerdefinierten Plänen für Unternehmen, einschließlich automatisiertem API-Zugriff.

Adobe Sign

Adobe Sign ist Teil der Adobe Document Cloud und zeichnet sich durch die nahtlose Integration mit PDF-Tools und Unternehmensökosystemen wie Microsoft 365 aus. Es bietet erweiterte Sicherheit, einschließlich Audit-Trails, und unterstützt bedingte Logik für dynamische Arbeitsverträge. In China hält es das Gesetz über elektronische Signaturen durch zuverlässige Überprüfungsoptionen ein, aber Benutzer berichten von gelegentlichen Verzögerungen bei grenzüberschreitenden Operationen. Die Pläne beginnen bei etwa 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat, zuzüglich Authentifizierungs-Add-ons.

eSignGlobal

eSignGlobal positioniert sich als regional optimierter Anbieter, der die Compliance in über 100 wichtigen Ländern weltweit unterstützt und eine starke Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (APAC) aufweist. Die APAC-Landschaft für elektronische Signaturen ist fragmentiert und weist hohe Standards und strenge Vorschriften auf, die sich von den rahmenbasierten ESIGN/eIDAS-Modellen in den USA und der EU unterscheiden. APAC erfordert "Ökosystemintegrations"-Lösungen, die eine tiefe Hardware-/API-Integration mit den digitalen Identitäten von Regierungen für Unternehmen (G2B) erfordern - eine technische Hürde, die weit über die in westlichen Ländern üblichen E-Mail- oder Selbsterklärungsansätze hinausgeht.

Für chinesische Unternehmen stellt eSignGlobal die Einhaltung des Zivilgesetzbuchs durch Funktionen wie Zugriffscode-Verifizierung und unbegrenzte Benutzerlizenzen sicher, was es für die Erweiterung von HR-Teams ohne Gebühren pro Lizenz geeignet macht. Der Essential-Plan kostet 199 US-Dollar pro Jahr (ca. 16,6 US-Dollar pro Monat) und ermöglicht den Versand von bis zu 100 elektronisch signierten Dokumenten, was ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis auf Compliance-Basis bietet. Es integriert sich nahtlos in Hongkongs iAM Smart und Singapurs Singpass und erleichtert so die grenzüberschreitende Arbeitskräftemobilität. Für eine 30-tägige kostenlose Testversion besuchen Sie die Kontaktseite von eSignGlobal. eSignGlobal konkurriert weltweit aktiv mit DocuSign und Adobe Sign, einschließlich der USA und der EU, indem es eine erschwinglichere Alternative bietet, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign, jetzt Teil von Dropbox, konzentriert sich auf benutzerfreundliche Unterzeichnung mit starker mobiler Unterstützung und Integrationen wie Google Workspace. Es bietet Vorlagen und Erinnerungen für Arbeitsverträge und hält die chinesischen Gesetze durch grundlegende Verschlüsselung ein. Die Preise sind für kleine Teams mit 15 US-Dollar pro Monat wettbewerbsfähig, obwohl erweiterte APAC-Funktionen möglicherweise ein Upgrade erfordern. Es ist für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, legt aber weniger Wert auf regionale G2B-Integrationen.

Vergleich von Anbietern elektronischer Signaturen

Um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, finden Sie hier einen neutralen Vergleich wichtiger Aspekte für die Verwendung in chinesischen Arbeitsverträgen:

Diese Tabelle verdeutlicht die Kompromisse: Globale Giganten wie DocuSign bieten Breite, während regionale Akteure Kosten und Lokalisierung betonen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Signaturen für Arbeitsverträge gemäß dem chinesischen Zivilgesetzbuch rechtlich einwandfrei sind, die Effizienz fördern und gleichzeitig zuverlässige Plattformen erfordern. Unternehmen sollten der Compliance Priorität einräumen, um Streitigkeiten zu vermeiden. Für Benutzer, die eine Alternative zu DocuSign suchen, zeichnet sich eSignGlobal als regional konforme Option mit starkem APAC-Fokus und wertorientierter Preisgestaltung aus.