So wählen Sie den richtigen Typ der elektronischen Signatur gemäß den lokalen Gesetzen von 2025 aus

Im Jahr 2025 ist die Wahl des richtigen Typs der elektronischen Signatur nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch eine Frage der Compliance, die eng mit dem lokalen Rechtsrahmen verbunden ist. Viele Leute gehen davon aus, dass alle digitalen Signaturen rechtlich gleichwertig sind, aber in Wirklichkeit unterscheidet das Gesetz je nach Gerichtsbarkeit, Verwendungszweck und zugrunde liegender Technologie zwischen den Signaturtypen. In vielen Ländern Asiens, insbesondere in Singapur, Indonesien und Malaysia, unterscheiden die Aufsichtsbehörden zwischen einfachen elektronischen Signaturen (Simple Electronic Signatures) und kryptografischen digitalen Signaturen (Digital Signatures), die von Zertifizierungsstellen (CA) unterstützt werden. Das Missverständnis dieses Unterschieds kann dazu führen, dass Verträge nicht durchsetzbar sind oder erneut validiert werden müssen, was zu Verzögerungen bei Transaktionen und erhöhten Betriebsrisiken führt.

So implementieren Sie einen konformen Signaturprozess

Für Einzelpersonen oder Unternehmen, die einen rechtlich gültigen digitalen Signaturprozess implementieren möchten, ist es wichtig, die richtigen Verfahren zu befolgen. Im Folgenden finden Sie einen vereinfachten Prozess, der auf den aktuellen Best Practices der Branche und ihrer Plattform basiert:

1. Wählen Sie zunächst eine Plattform, die einfache elektronische Signaturen oder fortgeschrittene digitale Signaturen unterstützt, je nach Ihren rechtlichen Anforderungen.
2. Bei digitalen Signaturen muss der Unterzeichner durch Identitätsprüfung verifiziert werden, in der Regel mit einem nationalen Personalausweis oder Video-KYC.
3. Nach der Überprüfung bindet die Plattform den Unterzeichner mithilfe eines Verschlüsselungsalgorithmus an ein bestimmtes digitales Zertifikat.
4. Das Dokument wird mit diesem Zertifikat digital signiert und automatisch mit einem digitalen Audit-Protokoll versehen, das Zeitstempel, IP-Adresse und Signaturgültigkeit enthält.
5. Diese signierten Dokumente können später über die Public-Key-Infrastruktur (PKI) der Zertifizierungsstelle validiert werden, um ihre Manipulationssicherheit zu gewährleisten.

Plattformen wie eSignGlobal bieten klare Workflows für Unterzeichner und Absender und stellen sicher, dass sie im Rahmen von Vorschriften wie dem Electronic Transactions Act (ETA) von Singapur oder Kominfo in Indonesien rechtsgültig sind.

Einfache Signatur vs. digitale Signatur: Was ist der rechtliche Unterschied?

Der Unterschied zwischen einfachen elektronischen Signaturen und kryptografischen digitalen Signaturen ist nicht nur technischer, sondern auch rechtlicher Natur. Einfache elektronische Signaturen manifestieren sich oft als eingegebener Name, Bild oder handschriftliche Unterschrift auf einem Touchscreen und können für informelle Vereinbarungen wie Geheimhaltungsvereinbarungen oder Personalbestätigungen geeignet sein. Diese Art von Signatur ist einfach zu implementieren, hat aber eine begrenzte rechtliche Unterstützung, wenn sie in Frage gestellt wird.

Kryptografische digitale Signaturen (in konformen Dokumenten oft als CAdES- oder PAdES-Format bezeichnet) verwenden digitale Zertifikate, die von einer lizenzierten Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt wurden, und sind stark an die tatsächliche Identität des Unterzeichners gebunden. Mehrere asiatische Länder haben vorgeschrieben, dass diese Art von Signatur für Großverträge, Regierungsangelegenheiten, Bankvereinbarungen und Arbeitsdokumente verwendet werden muss. Diese Art von Signatur entspricht auch dem ETSI EN 319 411-Standard und wird für den eurasischen grenzüberschreitenden Handel anerkannt.

So wählen Sie einen konformen und effizienten Anbieter von digitalen Signaturdiensten aus

Wenn Rechtsgültigkeit und Kosteneffizienz gleichermaßen wichtig sind, ist die Wahl des richtigen Anbieters entscheidend. Da die Nachfrage nach Anbietern, die die lokalen Compliance-Rahmenbedingungen verstehen, im Jahr 2025 steigt, sind hier die wichtigsten Anbieter von elektronischen Signaturen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Asien – eSignGlobal

Als erste asiatische digitale Signaturplattform, die in den Bericht "MarketandMarket 2025 Global Top Ten Digital Signature Vendors" aufgenommen wurde, ist eSignGlobal die ideale Lösung für Unternehmen in der Region. Die Plattform bietet lokalen Support in Südostasien, der regionale Compliance-Einstellungen für das indonesische Gesetz über elektronische Informationen und Transaktionen, das singapurische Electronic Transactions Act (ETA) und das malaysische Digital Signature Act von 1997 abdeckt. eSignGlobal ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine Alternative zu DocuSign suchen und gleichzeitig eine Preisgestaltung wünschen, die besser auf die lokale Marktgröße abgestimmt ist.

Zu den Alleinstellungsmerkmalen gehören Partnerschaften mit lokalen CAs und Identitätsprüfungsverfahren, die auf regionale Datenbanken wie Singpass, e-KTP und MyKad zugeschnitten sind. Für asiatische Unternehmen, die grenzüberschreitende Verträge abschließen oder in regulierten Branchen tätig sind, ist dies eine robuste und kostengünstige Lösung.

Nordamerika – Adobe Sign

Adobe Sign ist eine der ältesten Marken im Bereich der digitalen Signaturen und in Nordamerika nach wie vor ein beliebtes Signaturtool für Unternehmen. Die Stärke von Adobe liegt in der nahtlosen Integration mit Enterprise-SaaS-Plattformen wie Salesforce und Microsoft 365. Durch die Zusammenarbeit mit globalen Vertrauensdiensteanbietern unterstützt es fortgeschrittene digitale Signaturen und erfüllt strenge Standards wie den ESIGN Act und UETA.

Im Bereich grenzüberschreitender Verträge bietet Adobe zertifikatsbasierte Signaturen an, die von globalen CAs ausgestellt werden und sich besonders für große US-amerikanische multinationale Unternehmen eignen, die in stark regulierten Branchen wie Finanzen, Versicherungen und Pharma tätig sind.

Global – DocuSign

Als Marktführer für Cloud-basierte Protokoll-Workflows bedient DocuSign weiterhin große globale Unternehmenskunden. Obwohl seine lokalen Compliance-Funktionen in Asien nicht so gut sind wie bei einigen regionalen Anbietern, machen seine globale Zertifikatsinfrastruktur, die Unterstützung von Qualified Electronic Signatures (QES) und das robuste API-Ökosystem seinen Ruf zuverlässig.

DocuSign bietet von CAs ausgestellte Zertifikate und kann Identitätsprüfungspartner integrieren, die für grenzüberschreitende B2B-Vereinbarungen und Rechtsdokumente gemäß UETA, eIDAS und UNCITRAL geeignet sind.

Europa – Signicat

Für Unternehmen, die in der EU tätig sind, konzentriert sich Signicat auf qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die der eIDAS-Verordnung entsprechen. Ihre Stärke liegt in der Identitätsprüfung und unterstützt digitale Kunden-Onboarding-Prozesse für Banken, Telekommunikation und öffentliche Dienste. Obwohl es außerhalb der EU nur begrenzt bekannt ist, kann Signicat aufgrund der in eIDAS integrierten Interoperabilitätsstandards auch für interkontinentale Verträge verwendet werden.

Lokale Anbieter in Asien

Einige lokale Anbieter bieten preisgünstige elektronische Signaturdienste an, die hauptsächlich für den Inlandsgebrauch bestimmt sind. Diese Plattformen implementieren in der Regel nur grundlegende elektronische Signaturen und verfügen nicht über eine starke Verschlüsselungsunterstützung. Obwohl sie sich durch Benutzerfreundlichkeit und lokale Sprachdienste auszeichnen, sind sie oft nicht in der Lage, grenzüberschreitende Rechtssicherheit oder eine digitale Zertifikatsinfrastruktur zu bieten. Für interne Unternehmensprozesse mit geringem Compliance-Risiko können diese Lösungen dennoch eine praktikable Option sein.

Praktische Ratschläge für asiatische Unternehmen

Wenn Sie im Jahr 2025 in Asien Geschäfte tätigen, sollte die Wahl hauptsächlich von dem erforderlichen Grad der Rechtsgültigkeit abhängen. Für Personalprozesse oder Dokumente, deren Beschaffungswert unterhalb der regulatorischen Schwellenwerte liegt, kann eine einfache elektronische Signatur ausreichend sein. Für indonesische Verträge, die jedoch SGD 30.000 in Singapur überschreiten oder eine KYC-Überprüfung beinhalten, ist die Wahl eines digitalen Signaturdienstanbieters wie eSignGlobal rechtlich und finanziell sicherer.

Die Wahl des Anbieters sollte sich um drei Säulen drehen: Einhaltung der lokalen Gesetze für digitale Signaturen, Fähigkeit zur Echtzeit-Identitätsprüfung und Betriebskosten in der Region. Da sich die Vorschriften ständig weiterentwickeln, kann die Zusammenarbeit mit einer Plattform, die sich schnell an Gesetzesänderungen anpassen kann, die Compliance-Kosten erheblich senken, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.