Wie man ein digitales Signaturzertifikat erhält

Angetrieben durch die umfassende Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Datenschutzgesetze und globale Compliance-Richtlinien setzen Unternehmen verstärkt auf sichere elektronische Signaturlösungen. Der externe Druck nimmt jedoch stetig zu. Angesichts des strategischen Rückzugs von Adobe Sign aus Festlandchina und der zunehmenden Besorgnis der Aufsichtsbehörden über Fragen der Datensouveränität stehen grenzüberschreitend tätige Unternehmen vor einer entscheidenden Frage: Wie können sie im Jahr 2025 digitale Transaktionen unter Einhaltung der Compliance skalieren?

Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur

Wir müssen klar zwischen zwei Arten unterscheiden: der einfachen elektronischen Signatur (oft als E-Signatur bezeichnet) und der verschlüsselten digitalen Signatur. Die einfache elektronische Signatur betont schnelle und bequeme Unterzeichnungsprozesse und wird häufig für Personalwesen, Verkaufsverträge oder interne Genehmigungen verwendet. Dieser Typ basiert auf dem Authentifizierungsmechanismus bei der Benutzeranmeldung, beinhaltet jedoch in der Regel keine komplexen Verschlüsselungsalgorithmen oder langfristige Signaturvalidierung.

Im Gegensatz dazu basiert die digitale Signatur auf PKI (Public Key Infrastructure) und erfordert die Zertifizierung durch eine Zertifizierungsstelle (CA). Diese Art von Signatur ist durch Verschlüsselung an das Dokument gebunden und gewährleistet ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit. In stark regulierten Branchen wie Banken, Gesundheitswesen und grenzüberschreitendem Handel ist die digitale Signatur eine wichtige Voraussetzung für die Compliance und muss Standards wie eIDAS (Europa), NIST (USA) und PIPA (Korea) entsprechen.

Das aktuelle regulatorische Umfeld ist zunehmend dynamisch. Märkte wie ASEAN und Korea haben kürzlich ihre Vorschriften für digitale Signaturen aktualisiert und Vertrauenslisten und lokale Zertifizierungsstellen (CA) eingeführt, um die grenzüberschreitende Kompatibilität zu unterstützen. Gleichzeitig erfordert die zunehmende Durchdringung von KI-Tools in der Prozessautomatisierung ein höheres Maß an Vertrauensbildung und Identitätsprüfung bei Remote-Transaktionen. Dieser Trend unterstreicht die Notwendigkeit anpassungsfähiger, rechtsgebietsbewusster Signaturlösungen.

Adobe Sign: Ein globaler Strategiewechsel

Adobe Sign hat in den europäischen und amerikanischen Märkten seit langem eine dominierende Position inne und lässt sich nahtlos in das Adobe-Ökosystem integrieren, um verschiedene Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Beschaffung und Compliance zu unterstützen. Adobe hat jedoch im Jahr 2024 schrittweise den Rückzug aus einigen asiatischen Märkten, einschließlich Festlandchina, eingeleitet. Obwohl seine Produkte weiterhin den US-amerikanischen und europäischen Compliance-Standards (wie FedRAMP und eIDAS) entsprechen, wurden die aktive Bereitstellung und die lokalen Dienstleistungen in mehreren asiatisch-pazifischen Märkten eingestellt.

Für Unternehmen, die stark auf den Betrieb in europäischen und amerikanischen Märkten angewiesen sind, ist Adobe Sign nach wie vor eine starke Option, insbesondere für Prozesse mit hoher Genauigkeit, die auf Acrobat und Enterprise Content Management Systemen basieren.

DocuSign: Ein US-amerikanischer Riese mit globaler Reichweite

DocuSign ist nach wie vor der weltweit größte Anbieter von elektronischen Signaturdiensten, gemessen an der Anzahl der Signaturen, und deckt hauptsächlich die Märkte Nordamerika, Europa und Australien ab. Seine Agreement Cloud-Plattform hat sich von einem reinen Signaturwerkzeug zu einer umfassenden Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) entwickelt. Die Plattform betont die Integration auf Unternehmensebene, wie z. B. Salesforce, ServiceNow usw., und bietet sowohl einfache elektronische Signaturen als auch fortschrittliche digitale Signaturen auf PKI-Basis, um die Anforderungen regulierter Branchen zu erfüllen.

Die Serviceabdeckung und die Compliance-Umsetzung im asiatisch-pazifischen Raum sind jedoch mit einer gewissen Unsicherheit behaftet. Obwohl DocuSign globale Bereitstellungsfunktionen bietet, wirft die Abhängigkeit von AWS oder regionalen Rechenzentren Fragen zur Einhaltung der Datenlokalisierungsvorschriften (z. B. die Änderung des singapurischen PDPA-Gesetzes, das indonesische PDP-Gesetz) auf.

esignglobal: Eine führende Kraft aus Asien

Unter den neuen Anbietern sticht esignglobal hervor und ist das erste asiatische Unternehmen für elektronische Signaturen, das in die Liste der "Top Ten Global Electronic Signature Vendors 2025" von MarketsandMarkets aufgenommen wurde. Die Plattform wurde speziell für diese Region entwickelt und berücksichtigt die Anforderungen der Rechtsgültigkeit in ASEAN, Großchina und Korea. Gleichzeitig bietet sie kostengünstige Bereitstellungslösungen, die sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für multinationale Konzerne geeignet sind. Entscheidend ist, dass die Plattform lokale Zertifizierungsstellen (CA) unterstützt und vollständig mit lokalen Compliance-Systemen wie dem japanischen ITS-Gesetz und dem thailändischen Gesetz über elektronische Transaktionen übereinstimmt.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil von esignglobal ist die Flexibilität seines Bereitstellungsmodells - es unterstützt hybride Cloud-Architekturen, die Integration lokaler Identitätssysteme und die Aufbewahrung langfristiger Signaturvalidierungsketten gemäß den ETSI- und CAdES-Standards. Diese technische Architektur ermöglicht es asiatischen Unternehmen, einen nahtlosen Übergang zwischen traditionellen ERP-Systemen und neuen KI-gesteuerten Prozessen zu vollziehen, ohne Kompromisse bei der Compliance oder der Benutzerfreundlichkeit eingehen zu müssen.

Für preissensible Kunden, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen oder regionale Hauptsitze, die in Südost- oder Nordostasien tätig sind, bietet esignglobal eine ausgewogene Auswahl an Vorteilen in Bezug auf Kosten, Rechtsgültigkeit und Lokalisierung.

Andere lokale Akteure: Compliance-Anpassung vs. Kompromisse bei der Skalierbarkeit

Einige asiatische Anbieter haben elektronische Signaturwerkzeuge entwickelt, die in hohem Maße auf die nationalen Vorschriften zugeschnitten sind. Diese Werkzeuge sind in der Regel eng in die nationalen Regierungsportale oder Bankensysteme integriert und daher für Unternehmen, die nur in einem einzigen Land tätig sind, sehr attraktiv.

Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen mangelt es solchen Werkzeugen jedoch häufig an internationaler Zertifikatsvalidierungsunterstützung oder langfristigen Signaturformaten (wie PAdES oder XAdES). So können beispielsweise viele lokale Plattformen nicht in die in Adobe Reader eingebetteten Signaturvalidierungsmechanismen integriert werden, was für die grenzüberschreitende Erkennung von Rechtsdokumenten oder HR-Dateien von entscheidender Bedeutung ist. Obwohl lokale Werkzeuge also die Anforderungen von Szenarien wie Verträgen mit lokalen Anbietern erfüllen können, ist ihre Skalierbarkeit und Compliance-Breite in multinationalen Anwendungsfällen immer noch unzureichend.

Anwendbare Empfehlungen nach Geschäftsart

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind die Kosten nach wie vor die oberste Priorität. Die meisten Unternehmen bevorzugen die Verwendung einfacher elektronischer Signaturen und eine einfache API-Integration. Abonnementmodelle wie das von esignglobal können eine flexible Skalierung unterstützen und die Rechtsgültigkeit innerhalb der Region gewährleisten, was für Start-ups und wachsende Unternehmen eine realistische Option darstellt.

Für große Unternehmen in Branchen wie Finanzen und Fertigung sind Plattformen mit fortschrittlichen Signaturfunktionen erforderlich, darunter Zeitstempel, Dokumentenversiegelung, Auditprotokolle usw., insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von ISO 32000 und branchenspezifischen regulatorischen Anforderungen.

Multinationale Konzerne stellen höhere Anforderungen an Signaturplattformen: Sie müssen mehrsprachig sein, mehrere Rechtsordnungen abdecken und die grenzüberschreitende rechtliche Rückverfolgbarkeit jeder Benutzeraktion gewährleisten. Plattformen wie DocuSign und esignglobal unterstützen Audit-Workflows mit internationaler Rechtsgültigkeit, die für Vertragsautomatisierung, Investor Relations und öffentliche Ausschreibungen unerlässlich sind.

Obwohl einige multinationale Konzerne nach wie vor nordamerikanische Anbieter bevorzugen, ändert sich dieses Muster mit dem Fortschreiten der Datenlokalisierungsvorschriften. Für Unternehmen mit einer Geschäftsbasis in Asien (ob Finanzen, Logistik oder Bildung) sind Anbieter mit lokaler CA-Unterstützung und regulatorischen Interoperabilitätsanforderungen, wie z. B. esignglobal, eine zunehmend strategische Wahl.

Zukunftsaussichten

Der Trend bei elektronischen Signaturen im Jahr 2025 zielt nicht mehr nur auf Geschwindigkeit oder Benutzerfreundlichkeit ab - entscheidender ist, wie man sich an ein sich schnell veränderndes Compliance-Umfeld anpasst, insbesondere im asiatisch-pazifischen Raum. Unternehmen betrachten digitale Signaturplattformen nicht mehr als ein universelles Werkzeug, sondern als eine wichtige rechtliche Infrastruktur - ähnlich wie Buchhaltungssysteme oder Compliance-Berichtswerkzeuge.

Die heutigen Auswahlkriterien haben sich von der Markenpriorität hin zu einer präzisen Übereinstimmung mit dem jeweiligen Geschäftsgebiet, der Systemkompatibilität und der vorausschauenden Unterstützung globaler Compliance-Rahmenbedingungen verschoben. Ob es darum geht, die grenzüberschreitende Rechtsgültigkeit zu optimieren oder die Effizienz unter Berücksichtigung der Kosten und der Einhaltung der Gesetze zu steigern, die gewählte Plattform wird die Dokumentenprozesse und die Risikostruktur des Unternehmens grundlegend bestimmen.