Wie erhalte ich eine digitale Signatur?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Wirtschaft werden traditionelle Unterschriften mit Stift und Papier rasch durch elektronische und digitale Signaturen ersetzt. Ob es sich um die Unterzeichnung von Verträgen, die Genehmigung von Dokumenten oder das Ausfüllen von Regierungsformularen handelt, die digitale Signatur hat sich zu einer legalen, sicheren und effizienten Methode der Authentifizierung entwickelt. Aber die Frage ist – wie erhalten wir eigentlich eine digitale Signatur?

Dieser Leitfaden erläutert den Prozess der Erlangung einer digitalen Signatur, erklärt, wie das lokale Rechtssystem diesen Prozess beeinflusst, und gibt praktische Ratschläge für Einzelpersonen und Unternehmen (insbesondere in Hongkong und Südostasien).

Was ist eine digitale Signatur?

Bevor wir uns mit dem Prozess befassen, müssen wir zunächst die Terminologie klären: Eine digitale Signatur ist ein kryptografischer Mechanismus, der verwendet wird, um die Authentizität und Integrität einer digitalen Nachricht oder eines Dokuments zu überprüfen. Sie ist eine Art elektronische Signatur, bietet aber eine höhere Sicherheit, da sie Verschlüsselung und die Zertifizierung durch eine vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle (CA) beinhaltet.

In vielen Rechtsordnungen werden digitale Signaturen durch lokale oder regionale Gesetze anerkannt. Zum Beispiel:

• Hongkong: Reguliert durch die "Electronic Transactions Ordinance" (Kapitel 553);
• Singapur: Reguliert gemäß dem "Electronic Transactions Act" (ETA);
• ASEAN-Staaten: Die meisten Länder haben lokale Gesetze auf der Grundlage des "UN-Modellgesetzes über den elektronischen Geschäftsverkehr" erlassen.

Daher kann der spezifische Prozess zur Erlangung einer rechtsgültigen digitalen Signatur je nach Standort variieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erhalt einer digitalen Signatur

Schritt 1: Wählen Sie einen zertifizierten Anbieter von digitalen Signaturdiensten

Um sicherzustellen, dass eine digitale Signatur rechtsgültig ist, ist der erste Schritt die Auswahl eines vertrauenswürdigen und normenkonformen Dienstanbieters. Diese Dienstanbieter müssen die nationalen oder regionalen Vorschriften einhalten und werden in der Regel als Zertifizierungsstellen (CA) bezeichnet.

Zu den global oder regional anerkannten Anbietern gehören:

• eSignGlobal (Fokus auf den asiatisch-pazifischen Raum)
• DocuSign (weltweit bekannt)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asien und Afrika)

In Hongkong können Sie einen Dienstanbieter aus der Liste der "Recognised Certification Authorities" auswählen, die vom Office of the Government Chief Information Officer (OGCIO) geführt wird.

Schritt 2: Registrieren Sie sich und stellen Sie Identitätsnachweise bereit

Nachdem Sie einen Dienstanbieter ausgewählt haben, müssen Sie sich registrieren und Ihre Identität verifizieren. Dies umfasst in der Regel Folgendes:

• Erstellen Sie ein Konto auf der Plattform
• Übermittlung von persönlichen oder geschäftlichen Identifikationsdaten, wie z. B. Personalausweis, Gewerbeanmeldung, Reisepass, Steuernummer usw.
• Abschluss der KYC-Verifizierung (Know Your Customer), ein Prozess, der in den meisten Ländern durch Datenschutz- und Betrugsbekämpfungsgesetze vorgeschrieben ist

Unternehmenskunden müssen in der Regel auch einen Handelsregisterauszug, Gründungsdokumente usw. vorlegen, um ihre rechtliche Existenz und die Befugnis zur Unterzeichnung nachzuweisen.

Schritt 3: Erhalten Sie ein digitales Zertifikat

Ein digitales Zertifikat ist ein integraler Bestandteil einer digitalen Signatur, ähnlich einem elektronischen "Personalausweis", der von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird und die Identität des Benutzers mit einem Schlüsselpaar verknüpft:

• Privater Schlüssel: Wird vom Unterzeichner geheim aufbewahrt
• Öffentlicher Schlüssel: Wird vom Empfänger zur Überprüfung der Signatur verwendet

Ein digitales Zertifikat enthält in der Regel die folgenden Informationen:

• Name des Benutzers oder des Unternehmens
• Seriennummer des Zertifikats
• Name der Zertifizierungsstelle
• Ablaufdatum
• Informationen zum öffentlichen Schlüssel

In Hongkong sollte ein digitales Zertifikat der "Electronic Transactions Ordinance" entsprechen. Wenn es von einer anerkannten Zertifizierungsstelle wie der Hong Kong Post Certification Authority (HKPost CA) ausgestellt wird, hat es eine größere Rechtskraft.

Schritt 4: Installieren Sie die Signatursoftware oder integrieren Sie sie in Ihren Workflow

Je nach gewähltem Dienstanbieter erhalten Sie möglicherweise eine Signatursoftware oder eine API-Schnittstelle, die Sie in Ihre bestehenden Prozesse integrieren können. Zu den gängigen Funktionen von Plattformen wie eSignGlobal und DocuSign gehören:

• Cloud-Signaturplattform
• Lokale Bereitstellungslösung zur eigenständigen Verwaltung von Verschlüsselungsschlüsseln
• Nahtlose Integration mit Microsoft Office, PDF-Tools (wie Adobe Acrobat) und Dokumentenmanagementsystemen für Unternehmen

Für grenzüberschreitende Transaktionen oder große Unternehmen unterstützt eSignGlobal auch:

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche
• Audit-Trail
• Zeitstempeldienst
• Integration mit ERP-Systemen

Schritt 5: Beginnen Sie mit der Verwendung der digitalen Signatur

Sobald das digitale Zertifikat und die Tools eingerichtet sind, können Sie mit dem Signieren und Verifizieren von Dokumenten beginnen. Der Signaturprozess umfasst in der Regel:

• Hochladen des zu signierenden Dokuments
• Auswahl der Signaturposition und des Signaturtyps
• Verwenden Sie den geschützten privaten Schlüssel, um die Signatur abzuschließen
• Senden Sie das signierte Dokument, das der Empfänger mit dem öffentlichen Schlüssel verifizieren kann

Denken Sie daran, den privaten Schlüssel sicher aufzubewahren: Sie können Cloud-basierte Verschlüsselung, USB-Verschlüsselungs-Token oder HSM (Hardware Security Module) verwenden. In den meisten Rechtsordnungen wird die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) empfohlen oder vorgeschrieben.

Rechtliche Konformität: Wichtige lokale Hinweise

Die tatsächliche Wirksamkeit einer digitalen Signatur hängt von ihrem Rechtsstatus ab. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den asiatisch-pazifischen Raum:

• Hongkong: Muss von einer "anerkannten Zertifizierungsstelle" wie HKPost CA ausgestellt werden, um eine rechtliche Vermutungswirkung zu haben (Kapitel 553).
• Singapur: Die Verwendung eines sicheren Signaturgeräts und eines von einem Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellten Zertifikats entspricht den ETA-Bestimmungen.
• Malaysia und Indonesien: Die rechtliche Vermutungswirkung erfordert in der Regel eine lokale Zertifizierung.
• Philippinen: Obwohl digitale Signaturen anerkannt werden, kann die Verwendung einer von PSC zertifizierten CA die Durchsetzung verbessern.

Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte CA-Dienstanbieter die lokalen Vorschriften einhält, wie z. B. GDPR, Hongkongs "Personal Data (Privacy) Ordinance" PDPO, Singapurs/Malaysias PDPA usw.

Zusätzliche Tipps für Unternehmen

• Automatisieren Sie Dokumentengenehmigungsprozesse über Workflow-Plattformen
• Verwenden Sie Zeitstempeldienste, um die regulatorischen Anforderungen an die Datenintegrität zu erfüllen
• Überprüfen Sie regelmäßig die Gültigkeit von Zertifikaten, um eine rechtzeitige Verlängerung sicherzustellen
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um das Bewusstsein für digitale Identität und Sicherheitsvorkehrungen zu schärfen

Digitale Signaturen gewährleisten nicht nur die Rechtskraft, sondern beschleunigen auch Geschäftsprozesse, reduzieren den Papierverbrauch und ermöglichen sicheres Remote-Arbeiten. Sie sind ein unverzichtbares Werkzeug für den modernen Geschäftsbetrieb.

eSignGlobal: Eine lokale, benutzerfreundliche DocuSign-Alternative für APAC-Benutzer

Für Benutzer in Hongkong, Singapur, Malaysia, Indonesien und Südostasien bietet eSignGlobal rechtskonforme digitale Signaturlösungen und ist eine lokalisierte Alternative zur internationalen Plattform DocuSign. Zu den Besonderheiten gehören:

• Unterstützung der chinesischen und englischen Benutzeroberfläche
• Einhaltung von Gesetzen und Zertifizierungen (Kapitel 553, PDPA, ETA usw.)
• Unterstützung verschiedener Signaturzertifikate (einschließlich HKPost)
• Lokale Rechenzentren, die die Datenschutzbestimmungen erfüllen
• Nahtlose Integration mit lokalen ERP-, Versicherungs- und anderen Branchensystemen

Ob KMU oder regionale Konzerne, eSignGlobal bietet erstklassigen Support in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

Durch die oben genannten Schritte und die Zusammenarbeit mit einem rechtsgültigen Anbieter von digitalen Signaturdiensten können Einzelpersonen und Unternehmen eine sichere, effiziente und rechtsgültige digitale Signatur erhalten, die sie überall bedenkenlos verwenden können.