DocuSign Druckertreiber vs. Senden an DocuSign: Ein Workflow-Vergleich

Navigation von elektronischen Signatur-Workflows im modernen Geschäftsleben

In der schnelllebigen Welt des digitalen Dokumentenmanagements verlassen sich Unternehmen auf effiziente Tools, um Genehmigungs- und Vertragsprozesse zu rationalisieren. DocuSign, als führender Anbieter von Lösungen für elektronische Signaturen, bietet verschiedene Möglichkeiten, Signaturen in den täglichen Betrieb zu integrieren. Zwei beliebte Methoden – Print Driver und Send to DocuSign – bedienen unterschiedliche Benutzerbedürfnisse, von der schnellen Desktop-Integration bis zum nahtlosen anwendungsbasierten Senden. Dieser Artikel vergleicht ihre Workflows aus geschäftlicher Sicht und hebt hervor, wie sie in umfassendere Produktivitätsstrategien passen, ohne eine Seite zu bevorzugen.

Vergleichen Sie Plattformen für elektronische Signaturen wie DocuSign oder Adobe Sign?

eSignGlobal bietet flexiblere und kostengünstigere Lösungen für elektronische Signaturen mit globaler Compliance, transparenter Preisgestaltung und schnelleren Onboarding-Prozessen.

👉 Starten Sie eine kostenlose Testversion

DocuSign Print Driver: Eine Desktop-zentrierte Lösung

Der DocuSign Print Driver ist ein leichtgewichtiges Dienstprogramm, das für Benutzer entwickelt wurde, die physische oder digitale Dokumente direkt von ihrer Desktop-Umgebung in elektronische, signaturbereite Umschläge umwandeln möchten. Er eignet sich besonders für Szenarien, in denen traditionelle Druck-Workflows auf digitale Signaturen umgestellt werden müssen, ohne etablierte Gewohnheiten zu stören.

So funktioniert der Print Driver

Die Installation ist einfach: Nach dem Herunterladen vom DocuSign-Konto-Dashboard wird der Treiber als virtueller Drucker in das Systemdruckmenü integriert (kompatibel mit Windows und macOS). So starten Sie einen Workflow:

1. Dokument auswählen und vorbereiten: Öffnen Sie eine beliebige Anwendung wie Microsoft Word, Adobe Acrobat oder sogar einen Webbrowser. Navigieren Sie zum Druckdialogfeld (Strg+P oder Cmd+P).

2. DocuSign-Drucker auswählen: Wählen Sie "DocuSign Print Driver" aus der Liste anstelle eines physischen Druckers. Dadurch wird das Dokument als PDF erfasst, ohne es auf Papier zu drucken.

3. In DocuSign hochladen: Der Treiber fordert Sie auf, sich bei Ihrem DocuSign-Konto anzumelden. Das erfasste PDF wird automatisch als neuer Umschlag hochgeladen.

4. Unterzeichner und Felder hinzufügen: Ziehen Sie im DocuSign-Editor Signaturfelder, Datumsstempel oder Textfelder auf das Dokument. Weisen Sie den Empfängern Rollen zu (z. B. Unterzeichner, Genehmiger).

5. Senden und verfolgen: Überprüfen Sie den Umschlag, fügen Sie bei Bedarf bedingtes Routing hinzu und senden Sie ihn ab. Die Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem sicheren Link zur Signatur.

Dieser Ansatz glänzt in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Benutzer gescannte Papierdokumente verarbeiten oder Legacy-Software verwenden, die keine direkte Integration für elektronische Signaturen bietet. Aus geschäftlicher Sicht reduziert er Papierverschwendung und beschleunigt die Durchlaufzeiten – ideal für Vertriebsteams, die Angebote drucken, oder für die Personalabteilung, die Formulare bearbeitet. Allerdings erfordert er die Installation des Treibers auf jedem Gerät, was für Remote- oder BYOD-Setups (Bring Your Own Device) ein Hindernis darstellen kann. Die Umschlagbeschränkungen basieren auf Ihrem Plan (z. B. 5 pro Monat für den Personal-Plan, bis zu 100 pro Jahr für Standard-Benutzer), und erweiterte Funktionen wie Massensendungen sind hier nicht direkt zugänglich.

Send to DocuSign: Integrierte Sendefunktion

Send to DocuSign hingegen ist eine integrierte Funktion in der DocuSign-Web- oder Mobil-App, die einen Cloud-First- und kollaborativen Ansatz betont. Sie richtet sich an Benutzer, die bereits in das DocuSign-Ökosystem eingebunden sind, und ermöglicht das direkte Hochladen aus Cloud-Speichern oder E-Mails, ohne zusätzliche Software.

Workflow-Schritte für Send to DocuSign

Der Prozess ist anwendungszentriert und beginnt mit der DocuSign-Oberfläche:

1. Auf das Dashboard zugreifen: Melden Sie sich über das Web, die Desktop-App oder ein mobiles Gerät bei Ihrem DocuSign-Konto an. Klicken Sie auf "Neu", um ein Dokument zu starten.

2. Quellmaterial hochladen: Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer per Drag & Drop, integrieren Sie sie mit verbundenen Apps wie Google Drive, Salesforce oder Microsoft 365 oder leiten Sie E-Mail-Anhänge direkt über die Option "Von E-Mail senden" weiter.

3. Umschlag konfigurieren: Verwenden Sie den intuitiven Editor, um Felder für jeden Unterzeichner zu platzieren – Unterschriften, Initialen, Kontrollkästchen. Zu den erweiterten Optionen gehören das Festlegen von Fristen, die SMS-Zustellung oder die Erfassung von Zahlungen (verfügbar im Business Pro-Plan).

4. Empfänger einladen: Geben Sie E-Mail-Adressen ein, passen Sie die Signaturreihenfolge an (seriell oder parallel) und fügen Sie persönliche Nachrichten hinzu. Für Teams können Sie Entwürfe vor dem Senden zur gemeinsamen Überprüfung freigeben.

5. Verteilen und überwachen: Klicken Sie auf Senden, und DocuSign übernimmt die Zustellung per E-Mail, SMS oder WhatsApp (als Add-on). Die Echtzeitverfolgung zeigt den Abschlussstatus und automatisiert Erinnerungen.

Dieser Workflow zeichnet sich in teambezogenen Umgebungen aus und unterstützt Funktionen wie Vorlagen und freigegebene Ordner für wiederholbare Prozesse. Er lässt sich nahtlos in CRMs integrieren, z. B. durch Einbettung in Salesforce, um Vertragsfelder automatisch mit Transaktionsdaten zu füllen. Unternehmen schätzen seine Skalierbarkeit – keine lokalen Installationen erforderlich – und die Übereinstimmung mit Mobile-First-Betriebsabläufen, bei denen Benutzer den Vorgang von ihren Telefonen aus während Kundentreffen starten können. Zu den Nachteilen gehören die Abhängigkeit vom Internetzugang und eine leichte Lernkurve für technisch weniger versierte Benutzer bei der Navigation im vollständigen Editor.

Workflow-Vergleich: Print Driver vs. Send to DocuSign

Bei der geschäftlichen Bewertung dieser Tools hängt die Wahl von der Integrationstiefe, der Benutzerzugänglichkeit und der betrieblichen Effizienz ab. Beide wandeln Dokumente in elektronische Signaturen um, unterscheiden sich jedoch in ihren Einstiegspunkten und ihrer Flexibilität.

Benutzerfreundlichkeit und Einrichtung: Der Print Driver erfordert eine einmalige Installation (weniger als 5 Minuten), fühlt sich aber wie eine Erweiterung vertrauter Druckbefehle an, was ihn für Desktop-intensive Benutzer (z. B. Buchhalter oder Rechtsanwaltsgehilfen) intuitiv macht. Send to DocuSign überspringt die Installation vollständig und nutzt Cloud-Apps für einen reibungslosen Start – ideal für Außendienstmitarbeiter. In mittelständischen Unternehmen könnte der Print Driver 70 % der Legacy-Workflows abdecken, während Send to DocuSign die restlichen 30 % abdeckt, die Cloud-Zusammenarbeit beinhalten.

Geschwindigkeit und Effizienz: Für einzelne Dokumente ist der Print Driver für die schnelle Erfassung schneller (z. B. dauert das "Drucken" einer gescannten Rechnung in einen Umschlag nur wenige Sekunden). In Szenarien mit mehreren Dokumenten oder Integrationen ist Send to DocuSign jedoch führend; das Hochladen aus Dropbox und das Weiterleiten an drei Genehmiger mit einer Vorlage kann in weniger als einer Minute erledigt werden. Zeitersparnis: Der Print Driver kann papierbasierte Prozesse um 20-30 % verkürzen, während Send to DocuSign die End-to-End-Signatur durch Automatisierung wie bedingte Felder um bis zu 50 % reduzieren kann.

Anpassung und Skalierbarkeit: Der Print Driver ist einfach – gut für einfache Signaturen, aber mit Einschränkungen, wenn man nicht zum vollständigen Editor springt. Er unterstützt keine Massensendungen oder API-Trigger, was seine Verwendung auf den Einzelgebrauch beschränkt. Send to DocuSign schaltet erweiterte Funktionen frei: Integration mit DocuSigns Intelligent Agreement Management (IAM) CLM, das KI für die Extraktion von Klauseln und die Risikoanalyse verwendet und den Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung automatisiert. IAM CLM ist Teil höherwertiger Pläne, die Vereinbarungen abteilungsübergreifend zentralisieren und Analysen zur Signaturgeschwindigkeit liefern – entscheidend für Unternehmen, die jährlich Tausende von Dokumenten verwalten. Die Skalierbarkeit spricht für Send to DocuSign für wachsende Teams, da es an das DocuSign-Ökosystem gebunden ist (z. B. Webhooks für ERP-Systeme).

Kosten und Einschränkungen: Beide verbrauchen Umschläge aus den Planquoten (z. B. $10/Monat für Personal Basic, Business Pro erweitert auf $40/Monat pro Benutzer). Der Print Driver kann indirekte Kosten wie die Geräteverwaltung verursachen, während sich Add-ons von Send to DocuSign (SMS wird pro Nachricht berechnet) bei hoher Nutzung summieren. Beide sind sicher – ESIGN/UETA-konform in den USA, eIDAS in Europa – aber keiner von beiden kann hochkomplexe Routings bewältigen, es sei denn, man führt ein Upgrade durch.

In der Praxis ist eine hybride Nutzung üblich: Verwenden Sie den Print Driver für Ad-hoc-Drucke und Send to DocuSign für strategische Workflows. Geschäftsanalysen könnten zeigen, dass der Print Driver die individuelle Produktivität um 15-20 % steigert, während Send to DocuSign die Teamzusammenarbeit verbessert und die Vertragszyklen möglicherweise von Tagen auf Stunden verkürzt.

Überblick über die wichtigsten Wettbewerber

Die Tools von DocuSign sind leistungsstark, aber Alternativen bieten vielfältige Vorteile in Bezug auf Preisgestaltung, Compliance und Integration. Hier ist ein neutraler Blick auf die wichtigsten Akteure.

Adobe Sign: Starke Integration mit dem PDF-Ökosystem

Adobe Sign, Teil der Adobe Document Cloud, konzentriert sich auf die nahtlose PDF-Verarbeitung und Sicherheit auf Unternehmensebene. Es unterstützt ähnliche Workflows wie DocuSign, "Send for Signature" ähnelt Send to DocuSign und bietet einen Print-to-PDF-Treiber für die Desktop-Erfassung. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die tiefe Verbindung zu Acrobat für die Bearbeitung und eine mobile App für Signaturen vor Ort. Die Preise beginnen bei $10/Benutzer/Monat für Einzelpersonen bis hin zu benutzerdefinierten Enterprise-Plänen. Es eignet sich gut für kreative Branchen, die visuell ansprechende Formularfelder benötigen, kann sich aber für einfache Anforderungen aufgebläht anfühlen.

eSignGlobal: APAC-optimiert mit globaler Abdeckung

eSignGlobal positioniert sich als vielseitige Plattform für elektronische Signaturen, die in über 100 wichtigen Ländern weltweit konform ist und eine starke Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (APAC) aufweist. Die Landschaft der elektronischen Signaturen in APAC ist fragmentiert, mit hohen Standards und strengen Vorschriften – anders als die rahmenbasierten ESIGN/eIDAS in den USA/Europa (die auf E-Mail-Verifizierung oder Selbsterklärung basieren). APAC erfordert einen Ansatz der "Ökosystemintegration", der eine tiefe Hardware-/API-Integration mit digitalen Identitäten von Regierung zu Unternehmen (G2B) erfordert, was die technologische Hürde erheblich erhöht. eSignGlobal zeichnet sich hier aus und bietet native Unterstützung für Hongkongs iAM Smart und Singapurs Singpass, um die Rechtsverbindlichkeit in regulierten Branchen wie Finanzen und Personalwesen zu gewährleisten. Weltweit skaliert es mit kostengünstigen Plänen, um mit DocuSign und Adobe Sign zu konkurrieren; die Essential-Version kostet nur $16,6/Monat (jährlich abgerechnet), ermöglicht bis zu 100 Dokumentsignaturen, unbegrenzte Benutzerlizenzen und die Überprüfung per Zugriffscode – bei gleichzeitiger Wahrung der Compliance. Dies macht es für wachsende Teams sehr kostengünstig, ohne dass Lizenzgebühren pro Benutzer anfallen.

Suchen Sie eine intelligentere Alternative zu DocuSign?

eSignGlobal bietet flexiblere und kostengünstigere Lösungen für elektronische Signaturen mit globaler Compliance, transparenter Preisgestaltung und schnelleren Onboarding-Prozessen.

👉 Starten Sie eine kostenlose Testversion

HelloSign (jetzt Dropbox Sign): Einfach und kollaborativ

HelloSign, jetzt umbenannt in Dropbox Sign, legt Wert auf eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einer starken Dropbox-Integration für die Dateifreigabe. Sein Workflow umfasst eine Schaltfläche "Signatur anfordern", die Send to DocuSign ähnelt, sowie grundlegende Optionen zum Drucken in die Signatur. Mit $15/Monat für unbegrenzte Sendungen (bis zu 3 Benutzer) ist es für kleine Teams erschwinglich und bietet Funktionen wie wiederverwendbare Vorlagen und mobile Signaturen. Es eignet sich gut für kollaborative Umgebungen, verfügt aber nicht über die erweiterte Automatisierung von DocuSigns IAM CLM.

Vergleichstabelle der Wettbewerber

Fazit

Die Wahl zwischen DocuSigns Print Driver und Send to DocuSign hängt vom digitalen Reifegrad Ihrer Workflows ab – Desktop-Einfachheit vs. Cloud-Zusammenarbeit. Für breitere Optionen bieten DocuSign-Alternativen wie Adobe Sign PDF-Vorteile, während HelloSign Komfort für kleinere Setups bietet. Als regionale Compliance-Option sticht eSignGlobal für Unternehmen hervor, die sich auf APAC konzentrieren und eine ausgewogene Preisgestaltung und Integration bieten. Bewerten Sie anhand Ihres Volumens, Ihrer Compliance-Anforderungen und Ihrer Teamgröße, um die Effizienz zu optimieren.