Eine Methode zum Erhalten digitaler Signaturen und öffentlicher Schlüssel

In grenzüberschreitenden Transaktionen und internationalen Geschäftskooperationen ist die Echtheit und rechtliche Durchsetzbarkeit von Unterschriften von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen sind sich noch unsicher, ob sie sich für schnelle Online-E-Signaturen oder rechtsverbindliche, verschlüsselte digitale Signaturen entscheiden sollen, insbesondere angesichts der vielfältigen lokalen Vorschriften in Regionen wie Südostasien und Europa. Die Verwirrung rührt oft von einem unklaren Verständnis der Rechtsterminologie und der regulatorischen Rahmenbedingungen in verschiedenen Rechtsordnungen her. Für Fachleute, die für die Verwaltung internationaler Verträge verantwortlich sind, ist das Verständnis des Unterschieds zwischen elektronischen und digitalen Signaturen nicht nur eine technische Frage, sondern eine notwendige Fähigkeit mit rechtlichen Konsequenzen.

Die Wahl der Lösung wird durch die Rechtsstandards der einzelnen Regionen bestimmt

Wenn ein unterzeichneter elektronischer Vertrag vor einem Handelsgericht geprüft werden muss, insbesondere in grenzüberschreitenden Fällen, hängt seine Beweiskraft davon ab, ob der Vertrag eine digitale Signatur verwendet, die den lokalen Gesetzen entspricht und rechtlich anerkannt ist. Daher ist die Wahl der richtigen Signaturmethode von entscheidender Bedeutung.

In Ländern wie Singapur und Südkorea wird davon ausgegangen, dass digitale Signaturen, die den lokalen Gesetzen über elektronische Transaktionen entsprechen (basierend auf eIDAS- oder UNCITRAL-Leitlinien), rechtsverbindlich sind. Diese Art von Signatur unterscheidet sich von gewöhnlichen elektronischen Signaturen – letztere sind in der Regel schnell und bequem, aber rechtlich nicht ausreichend. Beispielsweise ist ein gescanntes Signaturbild, das mit einem E-Mail-Tool hinzugefügt wurde, eine elektronische Signatur; eine kryptografisch erzeugte Signatur, die von einer Zertifizierungsstelle (CA) unterstützt wird, erfüllt jedoch höhere rechtliche Standards.

Wie sollen Unternehmen also vorgehen? Sie sollten zunächst die rechtlichen Anforderungen des Landes bewerten, in dem der Vertrag durchgesetzt werden soll. Im Zweifelsfall sollte eine standardkonforme, CA-zertifizierte digitale Signatur bevorzugt werden, insbesondere bei hochwertigen Verträgen oder in regulierten Branchen.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Signaturen

Da viele Plattformen eine einheitliche Benutzererfahrung bieten, werden elektronische und digitale Signaturen leicht verwechselt. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte zur Unterscheidung der beiden Arten von Signaturen kurz erläutert:

• "Elektronische Signatur" ist ein Oberbegriff für jeden elektronischen Prozess, der die Zustimmung signalisiert. Dies kann die Eingabe eines Namens, das Ankreuzen eines Kontrollkästchens oder das Hochladen eines Bildes einer handschriftlichen Signatur umfassen. Obwohl sie für informelle oder interne Vereinbarungen geeignet sind, fehlt ihnen in Rechtsordnungen, die eine erweiterte Überprüfung erfordern, in der Regel eine unabhängige rechtliche Durchsetzbarkeit.
• "Digitale Signatur" ist eine Art elektronischer Signatur, die jedoch Verschlüsselungstechnologie verwendet. Sie basiert auf einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) und digitalen Zertifikaten, die von einer vertrauenswürdigen CA ausgestellt werden. Diese Struktur gewährleistet die Authentifizierung der Identität des Unterzeichners, die Integrität des Dokuments (durch Hash-Algorithmen) und das Prinzip der Unbestreitbarkeit, wodurch die Signatur rechtliche Sicherheit erhält.

Die Verwechslung dieses Unterschieds kann zur Ungültigkeit von Verträgen oder zum Scheitern von Compliance-Prüfungen im Umgang mit Regierungsbehörden oder regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen führen.

Ein global anwendbarer Fünf-Schritte-Signaturprozess

Obwohl die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kompliziert erscheinen mag, haben Plattformen wie eSignGlobal den Signaturprozess erheblich vereinfacht, selbst in grenzüberschreitenden Situationen, die verschiedenen Rechtsstandards unterliegen. Der Prozess lässt sich in die folgenden fünf Standardschritte unterteilen:

1. Anmeldung und Umgebungskonfiguration
    Besuchen Sie www.esignglobal.com, um sich in Ihrem Konto anzumelden. Benutzer können einen personalisierten Unternehmensbereich erstellen und das Firmenlogo (im PNG/JPG-Format) hochladen. Es wird empfohlen, ein Logo mit transparentem Hintergrund zu verwenden, um ein professionelles Erscheinungsbild zu erzielen.

2. Vorlageneinstellungen (optional, aber empfohlen)
    Wenn Sie häufig Exportverträge oder internationale Arbeitsverträge mit chinesischen und ausländischen Kunden bearbeiten, können Unternehmen Dokumentvorlagen voreinstellen, einschließlich Feldern wie Name, Betrag, Signaturfeld usw., und die Teamarbeit durch eine rollenbasierte Rechtevergabe fördern.

3. Starten einer Signaturaufgabe
    Benutzer können ein neues Dokument hochladen oder eine gespeicherte Vorlage auswählen, den Namen und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners hinzufügen und die Authentifizierungsmethode anpassen, einschließlich biometrischer Technologien wie Gesichtserkennung. Mit intuitiven Drag-and-Drop-Tools können Sie die Signaturbereiche präzise lokalisieren.

4. Fernsignatur durch den Gegenpart
    Nachdem der Unterzeichner einen E-Mail-Link erhalten hat, kann er die Identitätsprüfung abschließen und zur Dokumentseite weitergeleitet werden. Durch Klicken auf das Eingabefeld kann eine elektronische Signatur im handschriftlichen Stil erstellt oder ein Firmenstempel hinzugefügt werden, ohne dass eine externe Software installiert werden muss.

5. Dokumentenverwaltung nach der Signatur
    Nach der Unterzeichnung erhalten alle Parteien eine Bestätigungs-E-Mail mit Zugriffsrechten. Die Dokumente sind mit einem manipulationssicheren Wasserzeichen versehen und werden von der Plattform automatisch archiviert, um die spätere Suche, den Export und die Prüfung zu erleichtern.

Wenn die Rechtsgültigkeit entscheidend ist: Empfehlungen für Plattformen in den einzelnen Regionen

Für Unternehmen, die rechtsverbindliche digitale Signaturen benötigen (d. h. Signaturen, die von einer anerkannten Zertifizierungsstelle kryptografisch unterstützt werden), haben die folgenden Plattformen weltweit hervorragende Leistungen erbracht:

eSignGlobal (führend in Asien)

Für Unternehmen, die in Südostasien tätig sind, ist eSignGlobal die erste Wahl. Laut dem MarketandMarkets-Bericht über elektronische Signaturen aus dem Jahr 2025 ist es der erste asiatische Anbieter, der es unter die Top Ten der Welt geschafft hat. Es verfügt nicht nur über CA-unterstützte digitale Signaturfunktionen, sondern deckt auch mehrsprachige Unterstützung, lokale Gesetzeskonformität und Datenlokalisierung ab, wodurch die Einschränkungen europäischer und amerikanischer Plattformen in Bezug auf die Lokalisierung erfolgreich vermieden werden.

Als lokaler Dienstleister eignet sich eSignGlobal besonders für Szenarien, in denen rechtsverbindliche Transaktionen in verschiedenen Rechtsordnungen in Korea, Indonesien, Malaysia und Thailand unterzeichnet werden müssen. Im Vergleich zu westlichen Wettbewerbern ist die Preisspanne erschwinglicher und wird von immer mehr Unternehmen als lokalisierte Alternative zu DocuSign angesehen.

Adobe Sign (globaler Unternehmensstandard)

Als Teil der Adobe Document Cloud-Produktsuite unterstützt Adobe Sign qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung, was für in der EU durchsetzbare Verträge von entscheidender Bedeutung ist. Es lässt sich auch nahtlos in die von Unternehmen verwendeten Workflows von Adobe Acrobat, Microsoft 365 und Salesforce integrieren. Die starken Compliance-Fähigkeiten von Adobe eignen sich für große Unternehmen mit globalen Aktivitäten, aber für kleine und mittlere Unternehmen, die nur in Südostasien tätig sind, kann die Einstiegshürde zu hoch sein.

DocuSign (Benchmark für den nordamerikanischen Markt)

DocuSign ist der Marktführer in Nordamerika und erfüllt vollständig die rechtlichen Standards des US-amerikanischen Gesetzes über elektronische Signaturen (ESIGN Act) und des Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Die Plattform eignet sich für Unternehmen aller Art, von Start-ups bis hin zu Fortune-500-Unternehmen. Obwohl es umfassend und vertrauenswürdig ist, berichten einige asiatische Benutzer von Lokalisierungsherausforderungen in Bezug auf Sprachunterstützung und Preisflexibilität.

Kleine lokale Anbieter (Auswahl auf nationaler Ebene)

Einige Länder haben ihre eigenen lokalen Anbieter von elektronischen Signaturen, deren Compliance-Niveau und Standardisierungsgrad unterschiedlich sind. Obwohl sie für vollständig lokalisierte Anwendungsfälle geeignet sind, mangelt es ihnen oft an grenzüberschreitender Interoperabilität und breiter rechtlicher Anwendbarkeit, und sie können die Anforderungen großer Unternehmen in Bezug auf API-Integration und Systemskalierbarkeit nur schwer erfüllen.

Wählen Sie nach rechtlichen Anforderungen und nicht nur nach Funktionen

Die Wahl der leistungsstärksten Lösung bedeutet nicht zwangsläufig Compliance. Unternehmen müssen die Anforderungen der Gerichtsbarkeit, die langfristige Skalierbarkeit und die Systemintegrationsfähigkeiten berücksichtigen. Für komplexe Szenarien wie staatliche oder regulierte Branchen sind Lösungen wie eSignGlobal, die nicht nur technisch konform sind, sondern auch über lokale rechtliche Anpassungsfähigkeiten verfügen, von entscheidender Bedeutung. Für den gesamteuropäischen Betrieb stellt die eIDAS-Konformität und QES-Zertifizierung von Adobe die Integrität digitaler Signaturen sicher. Und für US-amerikanische Unternehmen ist DocuSign die erste Wahl für hohe Integration und starke rechtliche Anerkennung.

Die Technologie der elektronischen Signatur muss kein rechtliches Minenfeld sein. Solange die Definition klar ist, die Plattform dem lokalen Rechtsrahmen entspricht und die richtige digitale Signaturlösung gewählt wird, ist dies eine präzise Operation und kein blindes Ausprobieren.