Wie können in Vietnam ansässige Unternehmen elektronische Arbeitsverträge gesetzeskonform gestalten? Auslegung des vietnamesischen Dekrets 337 und Implementierungsplan von esignglobal

Am 1. Juli 2026 wird die vietnamesische nationale elektronische Arbeitsvertragsplattform (National Electronic Labor Contract Platform, NELCP) offiziell in Betrieb genommen. Gemäß dem Dekret Nr. 337/2025/ND-CP, das die vietnamesische Regierung am 24. Dezember 2025 erlassen hat, müssen ab diesem Datum alle in Vietnam in elektronischer Form unterzeichneten Arbeitsverträge von einem lizenzierten eContract-Dienstleister digital signiert, mit einem Zeitstempel versehen und innerhalb von 24 Stunden nach der Unterzeichnung durch die letzte Partei mit der NELCP-Plattform synchronisiert werden, um eine eindeutige Vertragsnummer zu erhalten.

Für in Vietnam tätige chinesische Unternehmen ist jetzt ein entscheidender Zeitpunkt, um digitale Signatur-Workflows zu bewerten und sich mit konformen Dienstleistern zu vernetzen.

Drei Gesetze untermauern den Compliance-Rahmen

Das Compliance-System für elektronische Arbeitsverträge in Vietnam besteht aus drei Rechtsdokumenten.

Das Dekret Nr. 337/2025/ND-CP ist die direkteste Durchsetzungsmaßnahme. Es umfasst 5 Kapitel und 30 Artikel und legt die Standards für den gesamten Lebenszyklus elektronischer Verträge fest, von der Erstellung über die Identitätsprüfung, die digitale Signatur, die Zeitstempelbindung bis hin zur Plattformsynchronisierung. Es tritt am 1. Januar 2026 in Kraft, und die Regeln für die Unterzeichnung elektronischer Verträge gelten offiziell ab dem 1. Juli 2026.

Das Elektronische Transaktionsgesetz von 2023 (Law No. 20/2023/QH15) ist am 1. Juli 2024 in Kraft getreten und verleiht digitalen Signaturen die gleiche Rechtskraft wie Papiersignaturen. Es ist die oberste Grundlage für die gerichtliche Anerkennung elektronischer Arbeitsverträge.

Das Dekret Nr. 13/2023/ND-CP (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, PDPD) schreibt vor, dass alle elektronischen Vertragsunterzeichnungsprozesse, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern betreffen, den vietnamesischen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten entsprechen müssen, einschließlich der Art der Datenspeicherung, der Zugriffsrechte und der Sicherheitsmaßnahmen.

Was ist NELCP und warum ist der Beitritt erforderlich?

NELCP ist eine zentrale nationale Datenbank für elektronische Arbeitsverträge, die vom vietnamesischen Innenministerium (Ministry of Home Affairs, MoHA) verwaltet wird und auf dem am 23. Oktober 2024 erlassenen Dekret Nr. 137/2024/ND-CP basiert.

Die Kernfunktion von NELCP besteht darin, jedem eingereichten elektronischen Vertrag automatisch eine eindeutige ID-Nummer zuzuweisen. Diese Nummer dient als einheitlicher Index für nachfolgende Vertragssuchen, Überprüfungen, Arbeitsberichte und Anträge auf Arbeitserlaubnisse.

Dekret 337 schreibt ausdrücklich vor, dass der Arbeitgeber für die rechtmäßige Verwaltung des gesamten Lebenszyklus elektronischer Arbeitsverträge verantwortlich ist, einschließlich der sicheren Speicherung von Vertragsdaten, der korrekten Meldung von Arbeitsinformationen, der Zusammenarbeit mit lizenzierten eContract-Dienstleistern und der rechtzeitigen Meldung von Sicherheits- oder Datenvorfällen. Es ist besonders zu beachten, dass Dekret 337 Papierarbeitsverträge nicht abgeschafft hat. Die vietnamesischen Vorschriften ermutigen Unternehmen, elektronische Verträge anstelle von Papierverträgen zu verwenden, schreiben aber die Abschaffung von Papierverträgen nicht zwingend vor. Dies bedeutet, dass Unternehmen die Digitalisierung schrittweise vorantreiben können, ohne eine vollständige Migration auf einmal durchführen zu müssen.

Konformer Unterzeichnungsprozess: Vier wichtige Schritte

Gemäß Artikel 6 des Dekrets 337 und den dazugehörigen Durchführungsbestimmungen muss ein konformer vietnamesischer elektronischer Arbeitsvertrag die folgenden Schritte durchlaufen.

Identitätsprüfung: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen ihre Identität über eKYC (elektronische Identitätsprüfung) oder ein VNeID-Konto der Stufe 2 verifizieren. Ausländische Arbeitnehmer verwenden einen gültigen Reisepass und Visadokumente als Identitätsnachweis.

Digitale Signatur und Zeitstempel: Beide Parteien müssen die digitale Signatur im eContract-System ausführen. Jede Signatur muss mit einem vertrauenswürdigen Zeitstempel versehen sein, um den Zeitpunkt der Unterzeichnung genau zu erfassen und sicherzustellen, dass die Unterzeichnung nicht bestritten werden kann und Manipulationen nach der Unterzeichnung erkannt werden können. Die technische Grundlage der digitalen Signatur basiert auf CA-Digitalzertifikaten (ausgestellt von einer in Vietnam zugelassenen Zertifizierungsstelle). Bei der Auswahl eines eContract-Dienstleisters müssen Unternehmen sicherstellen, dass die von ihm unterstützten CA-Zertifikatstypen den Compliance-Anforderungen des vietnamesischen Gesetzes über elektronische Transaktionen entsprechen.

Datenmeldungsauthentifizierung durch den Dienstanbieter: Der lizenzierte eContract-Dienstleister muss eine Datenmeldungsauthentifizierung (data message authentication) für die elektronische Transaktion durchführen. Dies ist ein entscheidender Schritt, damit der Vertrag Rechtskraft erlangt.

Synchronisierung mit NELCP innerhalb von 24 Stunden: Nachdem die letzte Partei die Unterzeichnung abgeschlossen hat, muss der eContract-Dienstleister die Vertragsdaten innerhalb von 24 Stunden auf die NELCP-Plattform hochladen, wo die Plattform eine eindeutige Vertrags-ID zuweist.

Referenz für Mainstream-eContract-Dienstleister (Stand: März 2026)

Um sicherzustellen, dass elektronische Verträge den Anforderungen des Gesetzes 337 entsprechen, müssen Unternehmen die Unterzeichnung und Plattformintegration über qualifizierte eContract-Dienstleister durchführen. Im Folgenden sind die wichtigsten konformen Dienstleister auf dem vietnamesischen Markt aufgeführt.

Wichtige Punkte bei der Auswahl eines Dienstleisters: Verfügt der Dienstleister über eine standardisierte API-Verbindungsfähigkeit zur NELCP-Plattform und sind die unterstützten CA-Zertifikatstypen von den vietnamesischen Behörden zugelassen? Dies sind die notwendigen Voraussetzungen, damit ein Vertrag eine eindeutige ID erhält und uneingeschränkte Rechtsgültigkeit besitzt.

esignglobal: Grenzüberschreitende Lösung für chinesische Unternehmen zur Anbindung an vietnamesische CA-Zertifikate

Für chinesische Unternehmen mit Fabriken, Niederlassungen oder langfristig entsandten Teams in Vietnam gibt es zwei reale Hindernisse für die konforme Bereitstellung elektronischer Arbeitsverträge: Erstens, wie man in Vietnam ein CA-Digitalzertifikat erhält, das den Anforderungen des Gesetzes 337 entspricht; und zweitens, wie man die Unterzeichnung und Archivierung vietnamesischer Verträge in einen verwaltbaren Workflow mit dem HR-System der Zentrale integriert.

esignglobal (die Internationalisierungsplattform von eSign) hat eine Zertifikatspartnerschaft mit lokalen vietnamesischen CA-Institutionen wie VNPT-CA aufgebaut. Chinesische Unternehmen, die in Vietnam tätig sind, können CA-Digitalzertifikate über esignglobal erwerben und konform integrieren und gleichzeitig die chinesische Verwaltungsoberfläche verwenden, um den Unterzeichnungsstatus, die Archivierungsaufzeichnungen und die Fälligkeitserinnerungen vietnamesischer Arbeitsverträge einheitlich zu verfolgen, wodurch Informationslücken zwischen der Zentrale und den vietnamesischen Geschäftsteams aufgrund von Sprach- und Systemunterschieden vermieden werden.

Die wichtigsten Vorteile der Bereitstellung über esignglobal im Vergleich zur direkten Anbindung an lokale vietnamesische CA-Institutionen wie VNPT-CA sind: ein Bereitstellungsteam mit Erfahrung in grenzüberschreitender Compliance, API-Funktionen zur Anbindung an bestehende Systeme der Zentrale und eine chinesische Verwaltungsoberfläche, die den gesamten Lebenszyklus des Vertrags abdeckt.

Wie können sich chinesische Unternehmen in Vietnam vorbereiten?

Bewertung der Unterzeichnungs-Compliance des bestehenden HR-Systems. Überprüfen Sie, ob das aktuell verwendete HR-Managementsystem digitale Signaturen, Zeitstempel und die API-Anbindung an eContract-Dienstleister unterstützt. Wenn Sie ein selbst entwickeltes System verwenden, müssen Sie die Schnittstellenentwicklung und -tests vor dem 1. Juli 2026 abschließen.

Vervollständigung der digitalen Identifizierung von Unternehmen und Mitarbeitern. Der gesetzliche Vertreter des Unternehmens und die autorisierten HR-Verantwortlichen müssen über ein gültiges digitales Unternehmenszertifikat verfügen. Die Mitarbeiter müssen die Bindung des VNeID-Sekundärkontos abschließen oder die Identitätsprüfung über den von den Dienstleistern bereitgestellten eKYC-Prozess abschließen.

Überprüfung der Metadatenstruktur der Vertragsvorlagen. Das Gesetz 337 verlangt, dass elektronische Verträge bestimmte Metadatenfelder enthalten, die von der NELCP-Plattform gelesen und validiert werden können. Bestehende Vertragsvorlagen müssen gemäß den Anhängen des Gesetzes formatiert werden.

Frühzeitiger Abschluss von Sandkastentests mit Dienstleistern. Die NELCP-Plattform muss bis zum 1. Juli 2026 offiziell online gehen, aber die technischen Spezifikationen der Plattform werden noch weiterentwickelt. Es wird empfohlen, dass Unternehmen frühzeitig mit den Integrationstests mit den ausgewählten Dienstleistern beginnen und ausreichend Zeit für die Fehlersuche einplanen.

Warum ist die vorrangige Förderung elektronischer Verträge lohnenswert?

Aus praktischer Sicht erhöht das Gesetz 337 die Rechtssicherheit vietnamesischer elektronischer Arbeitsverträge erheblich: Die Kombination aus digitaler Signatur, vertrauenswürdigem Zeitstempel und der Zertifizierung durch lizenzierte Dienstleister stärkt die Beweiskraft des Vertrags und erleichtert den Nachweis der Existenz des Vertrags, des Unterzeichnungszeitpunkts und der Vertragsabsicht in Arbeitsstreitigkeiten; die eindeutige Vertrags-ID ermöglicht die integrierte Verfolgung von Verträgen und Anhängen sowie Änderungsmitteilungen und reduziert das Risiko der Versionsverwaltung.

Für chinesische Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, kann die einheitliche Verwaltung von Arbeitsverhältnissen an verschiedenen Standorten über die elektronische Arbeitsvertragsplattform auch die Datenkommunikation mit behördlichen Prozessen wie Arbeitsgenehmigungsanträgen und Arbeitsberichten ermöglichen und doppelte Eingaben reduzieren. Die Einführung der NELCP-Plattform bietet Unternehmen im Wesentlichen einen Vertragsverwaltungsstandard, der vom vietnamesischen Arbeitsverwaltungssystem direkt akzeptiert werden kann.

Wenn Sie erfahren möchten, wie esignglobal Unternehmen bei der konformen Bereitstellung elektronischer Verträge in Vietnam unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an unser Lösungsteam.