จะใช้ DocuSign กับ ServiceNow CSM ได้อย่างไร

การผสานรวม DocuSign กับ ServiceNow CSM: คู่มือเชิงปฏิบัติ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของการบริการลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด โมดูลการจัดการบริการลูกค้า (CSM) ของ ServiceNow ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่การสร้างเคสไปจนถึงการแก้ไข การผสานรวมกับ DocuSign ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ ช่วยให้ทีมสามารถทำให้การลงนามในเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติภายในขั้นตอนการบริการ ลดงานด้วยตนเอง และเร่งการอนุมัติ คู่มือนี้จะสำรวจวิธีใช้ประโยชน์จากการผสานรวมนี้ โดยอิงจากการสังเกตทางธุรกิจในโลกแห่งความเป็นจริง ซึ่งการตั้งค่าเหล่านี้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานโดยไม่ทำให้สภาพแวดล้อมด้านไอทีซับซ้อน

ทำความเข้าใจประโยชน์ของการผสานรวม DocuSign-ServiceNow CSM

ก่อนที่จะเจาะลึกการตั้งค่า ให้พิจารณาว่าเหตุใดการจับคู่นี้จึงมีความสำคัญ ServiceNow CSM จัดการเคสลูกค้า การโต้ตอบ และพอร์ทัล ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับสัญญา NDA หรือข้อตกลงการบริการที่ต้องลงนาม ฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการอนุมัติดิจิทัลที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานสากล เช่น ESIGN ในสหรัฐอเมริกา หรือ eIDAS ในสหภาพยุโรป ธุรกิจที่ใช้การผสานรวมนี้รายงานว่าวงจรสัญญาเร็วขึ้นถึง 70% ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดตามกระบวนการที่ใช้กระดาษตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม

จากมุมมองทางธุรกิจ การตั้งค่านี้รองรับการดำเนินงานด้านการบริการลูกค้าที่ปรับขนาดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคส่วนต่างๆ เช่น การเงินและการดูแลสุขภาพ ซึ่งการตรวจสอบย้อนกลับเป็นสิ่งสำคัญ วิธีการที่ขับเคลื่อนด้วย API ของ DocuSign เหมาะสมอย่างยิ่งกับแพลตฟอร์ม low-code ของ ServiceNow ทำให้สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องใช้โค้ดหรือใช้โค้ดน้อยที่สุดสำหรับองค์กรขนาดกลาง

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่า DocuSign กับ ServiceNow CSM

ในการผสานรวม DocuSign กับ ServiceNow CSM คุณจะต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์มและความคุ้นเคยพื้นฐานกับ API กระบวนการกำหนดค่าเริ่มต้นมักใช้เวลา 2-4 ชั่วโมง โดยสมมติว่าตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้น เช่น การสมัครสมาชิกที่ใช้งานอยู่ ต่อไปนี้คือการสาธิตที่เป็นกลางทีละขั้นตอนตามแนวทางปฏิบัติมาตรฐาน

1. ข้อกำหนดเบื้องต้นและการวางแผน

• การสมัครสมาชิก: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผน DocuSign eSignature (เช่น Standard หรือ Business Pro) และ ServiceNow CSM ที่เปิดใช้งาน ระดับ Business Pro ของ DocuSign มีราคาประมาณ $40/ผู้ใช้/เดือน และรวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น การส่งเป็นกลุ่มและตรรกะตามเงื่อนไข เหมาะสำหรับขั้นตอนการทำงานของ CSM
• การเข้าถึง API: ใน DocuSign ให้สร้างโทเค็น API ผ่าน Developer Center สำหรับ ServiceNow ให้เปิดใช้งาน Integration Hub หรือ Flow Designer
• การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจสอบความต้องการระดับภูมิภาค ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา กฎหมาย ESIGN ช่วยให้มั่นใจได้ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้เช่นเดียวกับลายเซ็นหมึกเปียก ในขณะที่ eIDAS ของสหภาพยุโรปกำหนดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับสถานการณ์ที่มีความปลอดภัยสูง
• เครื่องมือที่จำเป็น: ใช้ ServiceNow Store เพื่อรับ DocuSign Spoke (การผสานรวมที่สร้างไว้ล่วงหน้า) หรือ REST API ที่กำหนดเองหากกำหนดเอง

โดยทั่วไป ธุรกิจจะเริ่มต้นด้วยโครงการนำร่อง: การแมปขั้นตอนการทำงานของ CSM เช่น การยกระดับเคสที่ต้องลงนามในข้อตกลงการบริการ

2. การติดตั้ง DocuSign Spoke ใน ServiceNow

Integration Hub ของ ServiceNow มี DocuSign Spoke ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการเชื่อมต่อ

• เข้าสู่ระบบ ServiceNow ในฐานะผู้ดูแลระบบและไปที่ “Integration Hub > Spokes”
• ค้นหา “DocuSign” และติดตั้ง Spoke (ฟรีสำหรับอินสแตนซ์ที่มีสิทธิ์)
• กำหนดค่าการรับรองความถูกต้อง: ป้อนคีย์ API ของ DocuSign คีย์การผสานรวม และ ID บัญชีของคุณ ซึ่งใช้ OAuth 2.0 สำหรับการเข้าถึงที่ปลอดภัยโดยใช้โทเค็น
• ทดสอบการเชื่อมต่อผ่านตัวทดสอบการดำเนินการของ Spoke โดยส่งซองจดหมายตัวอย่าง

Spoke นี้จัดการการดำเนินการต่างๆ เช่น การสร้างซองจดหมาย การเพิ่มผู้รับ และการดึงสถานะลายเซ็น โดยเชื่อมโยงโดยตรงกับบันทึกเคส CSM

3. การกำหนดค่าขั้นตอนการทำงานใน ServiceNow CSM

ใช้ประโยชน์จาก Flow Designer เพื่อฝัง DocuSign ในขั้นตอนการทำงานของ CSM

• สร้างโฟลว์: ใน Flow Designer ให้เริ่มต้นโฟลว์ใหม่ที่ทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ CSM เช่น “ระยะเคส = รอการอนุมัติ”
• เพิ่มการดำเนินการ DocuSign:
  • ใช้ “สร้างซองจดหมาย” เพื่อสร้างเอกสารจากไฟล์แนบ CSM (เช่น ดึงเทมเพลตสัญญาจากบันทึกเคส)
  • กำหนดผู้รับ: แมปฟิลด์ผู้ใช้ CSM (เช่น อีเมลลูกค้า) กับผู้ลงนาม DocuSign
  • รวมฟิลด์: ใช้การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขของ DocuSign เพื่อฝังข้อมูลแบบไดนามิก เช่น ID เคสหรือรายละเอียดลูกค้า
• จัดการการเรียกกลับ: ตั้งค่า webhook ใน DocuSign เพื่อแจ้ง ServiceNow เมื่อเสร็จสิ้น (เช่น อัปเดตสถานะเคสเป็น “ลงนามแล้ว” ผ่าน Connect Webhooks)
• ขั้นตอนการทำงานตัวอย่าง: สำหรับเคสการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าใน CSM ให้ส่งข้อตกลงข้อกำหนดและเงื่อนไขผ่าน DocuSign โดยอัตโนมัติ เมื่อลงนามแล้ว โฟลว์จะแนบการตรวจสอบย้อนกลับไปยังเคสและแจ้งเตือนตัวแทน

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: สำหรับข้อกำหนดขั้นสูง ส่วนเสริมการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) ของ DocuSign ช่วยเพิ่มความปลอดภัยผ่าน SSO และการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย ซึ่งสามารถผสานรวมเข้ากับการตั้งค่าผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัวของ ServiceNow ผ่าน SAML IAM CLM (การจัดการวงจรชีวิตสัญญา) ขยายฟังก์ชันนี้โดยการทำให้การจัดเก็บและการวิเคราะห์สัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติภายใน CSM โดยติดตามการต่ออายุที่เกี่ยวข้องกับเคสบริการ

4. การทดสอบและการใช้งานจริง

• สถานการณ์การทดสอบ: จำลองเคส CSM: สร้างเคสทดสอบ ทริกเกอร์โฟลว์ ลงนามผ่าน DocuSign และตรวจสอบการอัปเดตใน ServiceNow
• การจัดการข้อผิดพลาด: กำหนดค่าการส่งซ้ำของโฟลว์ที่ล้มเหลวหรือแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบทางอีเมล
• การปรับขนาด: ตรวจสอบการใช้ซองจดหมาย DocuSign จำกัดการส่งอัตโนมัติ (เช่น แผนรายปี ~100/ผู้ใช้/ปี) ดังนั้นให้จับคู่กับปริมาณ CSM
• การปรับใช้: เปิดตัวสู่การผลิตหลัง UAT โดยเริ่มต้นด้วยทีมเดียว

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจสังเกตเห็นการส่งมอบที่ราบรื่นยิ่งขึ้น พอร์ทัลลูกค้าใน CSM สามารถฝังประสบการณ์การลงนาม DocuSign ซึ่งช่วยเพิ่มคะแนนความพึงพอใจ 20-30%

5. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและการแก้ไขปัญหา

• ความปลอดภัย: เปิดใช้งานการเข้ารหัสซองจดหมายของ DocuSign และการมาสก์ข้อมูลของ ServiceNow สำหรับข้อมูล CSM ที่ละเอียดอ่อน
• การปรับแต่ง: สำหรับตรรกะที่ซับซ้อน ให้ใช้ PowerForms ของ DocuSign กับสคริปต์ ServiceNow เพื่อเติมแบบฟอร์มล่วงหน้า
• ปัญหาทั่วไป: ขีดจำกัดอัตรา API (DocuSign: 100 การเรียก/นาที) อาจทำให้ CSM ที่มีปริมาณมากติดขัด บรรเทาโดยการจัดคิว หาก webhook ล้มเหลว ให้ตรวจสอบกฎไฟร์วอลล์
• การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน: ติดตามการใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เกินขีดจำกัด ผสานรวมเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็นเพื่อให้ซองจดหมายมีขนาดกะทัดรัด

การผสานรวมนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการการโต้ตอบบริการที่มีปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การประเมินทางเลือกของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการผสานรวม ServiceNow CSM

แม้ว่า DocuSign จะโดดเด่นในด้านการผสานรวม API ที่แข็งแกร่งกับ ServiceNow การสำรวจทางเลือกอื่นอาจเผยให้เห็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าสำหรับความต้องการเฉพาะ เช่น ต้นทุนหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาค จากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง ทางเลือกขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาดผู้ใช้ ความลึกของ API และจุดสนใจทางภูมิศาสตร์ ด้านล่างนี้ เราเปรียบเทียบผู้เล่นหลัก ได้แก่ Adobe Sign, HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) และ eSignGlobal กับ DocuSign

ภาพรวมของ DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำด้วยเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ครอบคลุม รวมถึงเทมเพลต การส่งเป็นกลุ่ม และแผน API สำหรับนักพัฒนา (เริ่มต้นที่ $600/ปี) ServiceNow Spoke มีความสมบูรณ์และรองรับขั้นตอนการทำงานของ CSM ที่ราบรื่น ข้อดี ได้แก่ การปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลกและคุณสมบัติระดับองค์กร เช่น IAM CLM สำหรับการจัดการสัญญา อย่างไรก็ตาม ราคาต่อที่นั่ง ($10-40/ผู้ใช้/เดือน) อาจสูงชันสำหรับทีมขนาดใหญ่

ภาพรวมของ Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud โดยมีการผสานรวมที่แข็งแกร่งกับ ServiceNow ผ่านตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้า โดยเน้นที่ขั้นตอนการทำงานที่เน้น PDF ราคาใกล้เคียงกับ DocuSign (ประมาณ $10-40/ผู้ใช้/เดือน) พร้อมส่วนเสริมการรับรองความถูกต้องเพิ่มเติม เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ที่ผสานรวมกับ CSM สำหรับการตรวจสอบข้อตกลง แต่โควต้า API อาจจำกัดระบบอัตโนมัติที่มีปริมาณมาก เมื่อเทียบกับ DocuSign

ภาพรวมของ HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เข้ากันได้กับ ServiceNow ผ่าน Zapier หรือ API ที่กำหนดเอง ในราคา $15-40/ผู้ใช้/เดือน มีความคุ้มค่าสำหรับ SMB โดยเน้นที่การฝังอย่างง่ายในพอร์ทัล CSM ขาดระบบอัตโนมัติขั้นสูงบางอย่างของ DocuSign เช่น API เป็นกลุ่ม แต่โดดเด่นในด้านความเรียบง่ายในการใช้งานสำหรับข้อตกลงการบริการที่รวดเร็ว

ภาพรวมของ eSignGlobal

eSignGlobal มุ่งเป้าไปที่ตลาดเอเชียแปซิฟิกและตลาดโลก โดยนำเสนอผู้ใช้ไม่จำกัดและไม่มีค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง ทำให้เหมาะสำหรับทีม CSM ที่ขยายตัว สอดคล้องตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศหลัก มีความได้เปรียบในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่ใช้เฟรมเวิร์กของตะวันตก (ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง) เอเชียแปซิฟิกกำหนดมาตรฐาน “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งเป็นการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งจะเพิ่มเกณฑ์ทางเทคนิคและต้องมีการปรับตัวในท้องถิ่นอย่างมาก ซึ่ง eSignGlobal แก้ไขโดยการสนับสนุน iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์โดยกำเนิด ราคาแข่งขันได้ แผน Essential ราคา $299/ปี (ประมาณ $24.9/เดือน) อนุญาตเอกสารลายเซ็นสูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัส โดยให้คุณค่าที่แข็งแกร่งบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามข้อกำหนด กำลังแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างแข็งขันทั่วโลก รวมถึงในอเมริกาและยุโรป ผ่านการผสานรวมที่ยืดหยุ่น

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign สำหรับความลึก eSignGlobal สำหรับความสามารถในการจ่ายในภูมิภาคที่มีการควบคุม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ CSM

การผสานรวม DocuSign กับ ServiceNow CSM ยังคงเป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานและเชื่อถือได้ สำหรับทางเลือกอื่น ให้พิจารณาความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาค eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สมดุลสำหรับปฏิบัติการที่มุ่งเน้นเอเชียแปซิฟิก โดยให้การประหยัดต้นทุนและการผสานรวมในท้องถิ่นโดยไม่กระทบต่อความครอบคลุมทั่วโลก ประเมินตามขนาดทีมและที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เพื่อให้ได้ ROI ที่ดีที่สุด