การผสานรวม DocuSign กับ SugarCRM: เวิร์กโฟลว์จากใบเสนอราคาถึงเงินสด

ทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานจากใบเสนอราคาถึงการเก็บเงินในระบบ CRM

ในโลกที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วของการขายและการจัดการรายได้ ขั้นตอนการทำงานจากใบเสนอราคาถึงการเก็บเงิน (Q2C) แสดงถึงช่องทางสำคัญที่เปลี่ยนโอกาสให้เป็นรายได้จริง ขั้นตอนการทำงานนี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การสร้างใบเสนอราคาและการได้รับการอนุมัติ ไปจนถึงการลงนามในสัญญา การประมวลผลการชำระเงิน และการดำเนินการตามคำสั่ง สำหรับธุรกิจที่พึ่งพาแพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น SugarCRM การปรับปรุง Q2C สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และเร่งกระแสเงินสดได้อย่างมาก การรวมโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น DocuSign) เข้ากับ SugarCRM ช่วยให้ทีมสามารถฝังลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายได้โดยตรงภายในสภาพแวดล้อม CRM ซึ่งช่วยลดการส่งมอบด้วยตนเองและรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการดำเนินงานทั่วโลก

จากมุมมองทางธุรกิจ การรวมระบบนี้แก้ไขปัญหาที่พบบ่อยในวงจร Q2C แบบดั้งเดิม ซึ่งความล่าช้าในการลงนามบนกระดาษหรือทางอีเมลอาจทำให้การปิดข้อตกลงล่าช้าออกไปหลายวันหรือหลายสัปดาห์ ด้วยการเตรียมเอกสาร การกำหนดเส้นทาง และการดำเนินการโดยอัตโนมัติ บริษัทต่างๆ สามารถบรรลุอัตราการแปลงที่สูงขึ้นและการมองเห็นที่ดีขึ้นในการคาดการณ์รายได้

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การรวม DocuSign เข้ากับ SugarCRM: ปรับปรุงใบเสนอราคาให้เป็นเงินสด

การรวม DocuSign เข้ากับ SugarCRM ได้รับการออกแบบมาเพื่อฝังฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับอินเทอร์เฟซดั้งเดิมของ CRM อย่างราบรื่น ทำให้ทีมขายสามารถจัดการขั้นตอนการทำงาน Q2C ทั้งหมดได้โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม ความร่วมมือนี้ใช้ประโยชน์จาก API ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign และส่วนขยายโมดูลของ SugarCRM ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเริ่มต้น ติดตาม และดำเนินการลงนามเอกสารได้โดยตรงจากบันทึกใบเสนอราคา โอกาส หรือสัญญา

ขั้นตอนสำคัญในขั้นตอนการทำงาน Q2C ภายใต้การรวมระบบ

1. การสร้างและเตรียมใบเสนอราคา: ใน SugarCRM ตัวแทนขายใช้โมดูลใบเสนอราคาของแพลตฟอร์มเพื่อสร้างใบเสนอราคา เมื่อใบเสนอราคาสรุปแล้ว การรวม DocuSign จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น รายละเอียดลูกค้า ราคา และข้อกำหนด เข้าสู่ซองจดหมาย DocuSign ที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องและการปฏิบัติตามเทมเพลตภายใน ลดเวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

2. การอนุมัติเส้นทาง: ใบเสนอราคามักจะต้องได้รับการอนุมัติหลายระดับจากผู้จัดการหรือทีมกฎหมาย การรวมระบบจะกำหนดเส้นทางเอกสารผ่านขั้นตอนการอนุมัติของ SugarCRM และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบผ่านทางอีเมลหรือการแจ้งเตือนในแอป ฟังก์ชันการกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขของ DocuSign สามารถจับคู่กับฟิลด์ของ SugarCRM ได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารจะดำเนินการต่อเมื่อได้รับการอนุมัติเท่านั้น

3. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: ในขั้นตอนสัญญา การรวมระบบจะทริกเกอร์ DocuSign เพื่อส่งใบเสนอราคาที่แปลงเป็นสัญญาเพื่อลงนาม ผู้รับจะได้รับลิงก์ที่ปลอดภัยผ่านทางอีเมล SMS หรือลิงก์ที่ฝังอยู่ในพอร์ทัล SugarCRM คุณสมบัติต่างๆ เช่น สิ่งที่แนบมาของผู้ลงนามช่วยให้ลูกค้าสามารถอัปโหลดเอกสารสนับสนุนได้โดยตรง เช่น บัตรประจำตัวหรือหลักฐานทางการเงิน ลงในซองจดหมาย ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมงานทั่วโลก เนื่องจาก DocuSign สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น พระราชบัญญัติ ESIGN ของสหรัฐอเมริกาและ eIDAS ของสหภาพยุโรป ทำให้มั่นใจได้ว่าลายเซ็นมีผลผูกพันทางกฎหมายข้ามพรมแดน

4. การเก็บเงินและการเปิดใช้งาน: เมื่อลงนามแล้ว ส่วนเสริมการเก็บเงินของ DocuSign จะรวมเข้ากับ SugarCRM เพื่อเก็บเงินผ่าน Stripe หรือเกตเวย์อื่นๆ เมื่อตรวจสอบเงินแล้ว การรวมระบบจะอัปเดตบันทึก CRM โดยทำเครื่องหมายโอกาสว่าปิดการขายได้ สร้างใบแจ้งหนี้ และทริกเกอร์การดำเนินการตามคำสั่งในระบบ ERP ที่เชื่อมต่อ

5. การติดตามและการรายงาน: ตลอดวงจร Q2C การอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์จะซิงค์กลับไปยังแดชบอร์ด SugarCRM ตัวชี้วัดต่างๆ เช่น เวลาในการลงนามและอัตราการชนะจะมองเห็นได้ ซึ่งช่วยในการคาดการณ์ การตรวจสอบของ DocuSign ให้บันทึกที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้สำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และรวมเข้ากับเครื่องมือรายงานของ SugarCRM เพื่อการวิเคราะห์ที่ครอบคลุม

การตั้งค่านี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่จัดการการขายจำนวนมาก ซึ่งความล่าช้าในการลงนามอาจส่งผลกระทบต่อเป้าหมายรายไตรมาส การใช้งานโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการกำหนดค่า Connect webhook ของ DocuSign เพื่อส่งเหตุการณ์ไปยัง SugarCRM โดยทั่วไปผ่าน Studio หรือ API ของ SugarCRM โดยมีการเข้ารหัสแบบกำหนดเองน้อยที่สุด ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม องค์กรต่างๆ รายงานว่าวงจรการทำธุรกรรมเร็วขึ้นถึง 70% แม้ว่าจะควรพิจารณาต้นทุนการตั้งค่าเริ่มต้นและโควต้าซองจดหมาย (เช่น 100 ต่อผู้ใช้ต่อปีสำหรับแผน Business Pro)

ผลิตภัณฑ์สนับสนุนของ DocuSign ใน Q2C

ระบบนิเวศของ DocuSign นอกเหนือไปจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐาน รวมถึงเครื่องมือการจัดการข้อตกลงอัจฉริยะ (IAM) และการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) IAM ใช้ AI เพื่อดึงข้อกำหนดที่สำคัญจากสัญญา โดยทำเครื่องหมายความเสี่ยงในขั้นตอนการเสนอราคา CLM ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนระดับสูงกว่า เช่น Enterprise ให้การกำกับดูแลสัญญาแบบ end-to-end รวมถึงการติดตามการเจรจาและการแจ้งเตือนการต่ออายุ ในการรวม SugarCRM เครื่องมือเหล่านี้จะปรับปรุง Q2C โดยการทำให้การแก้ไขข้อกำหนดเป็นไปโดยอัตโนมัติและรวมเข้ากับฟิลด์ CRM ทำให้สามารถสร้างสัญญาแบบไดนามิกได้ ราคาสำหรับเครื่องมือเหล่านี้เริ่มต้นที่ระดับองค์กรที่กำหนดเอง โดยส่วนเสริม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์จะเพิ่มต้นทุนตามการใช้งาน

ข้อดีและความท้าทายของการรวมระบบ

จากมุมมองทางธุรกิจ การรวม DocuSign-SugarCRM โดดเด่นในด้านความสามารถในการปรับขนาดและการยอมรับของผู้ใช้ ทีมขายชื่นชมประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยากนี้ ไม่จำเป็นต้องส่งออก PDF หรือไล่ตามลายเซ็นทางอีเมลอีกต่อไป ในขณะที่แผนกการเงินได้รับประโยชน์จากการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม ความท้าทายต่างๆ ได้แก่ ข้อจำกัดอัตรา API (เช่น ขีดจำกัดซองจดหมายประมาณ 100 ต่อผู้ใช้ต่อปีในแผนมาตรฐาน) และอุปสรรคด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค เช่น ปัญหาการพำนักของข้อมูลในตลาด APAC ซึ่งความล่าช้าข้ามพรมแดนอาจทำให้ขั้นตอนการทำงานช้าลง

เปรียบเทียบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

เพื่อให้มุมมองที่สมดุล จำเป็นต้องประเมิน DocuSign กับคู่แข่ง เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) โซลูชันแต่ละอย่างมีข้อได้เปรียบที่ไม่เหมือนใครในการรวม Q2C โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบนิเวศ CRM

Adobe Sign โดดเด่นในด้านระบบอัตโนมัติของเอกสารระดับองค์กร โดยมีการผสานรวมอย่างใกล้ชิดกับชุดสร้างสรรค์ของ Adobe และ Microsoft เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการการแก้ไข PDF ขั้นสูงภายในขั้นตอนการทำงาน โดยรองรับฟิลด์ตามเงื่อนไขและฟังก์ชันการส่งจำนวนมากที่คล้ายกับ DocuSign ราคาขึ้นอยู่กับที่นั่ง โดยเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้/เดือนสำหรับแผนพื้นฐาน โดยตัวเลือก Enterprise รวมถึงฟังก์ชัน CLM อย่างไรก็ตาม การมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดของอเมริกาเหนือและยุโรปอาจจำกัดความคล่องตัวในกฎระเบียบ APAC ที่กระจัดกระจาย

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก โดยรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก มีสถานะที่แข็งแกร่งในตลาด APAC ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้แนวทางบูรณาการระบบนิเวศมากกว่ารูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่ใช้กรอบงานทั่วไปในสหรัฐอเมริกาและยุโรป ข้อกำหนดของ APAC ต้องการการรวมฮาร์ดแวร์/API ระดับลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเหนือกว่าการตรวจสอบอีเมลอย่างง่าย แพลตฟอร์มของ eSignGlobal บรรลุเป้าหมายนี้ด้วยการเชื่อมต่อที่ราบรื่นกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ ทำให้มั่นใจในความถูกต้องตามกฎหมายในท้องถิ่น ราคาของบริษัทมีความคุ้มค่าเป็นพิเศษ: แผน Essential ราคา $299 ต่อปี (ประมาณ $24.9 ต่อเดือน) อนุญาตเอกสารลายเซ็นได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง มอบพื้นฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มีมูลค่าสูงโดยไม่มีค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง

HelloSign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox เน้นความเรียบง่ายและความสามารถในการจ่ายได้สำหรับ SMB โดยมีฟังก์ชันที่ง่ายต่อการฝังลงในเครื่องมือ CRM เช่น SugarCRM รองรับขั้นตอน Q2C พื้นฐานด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น เทมเพลตและการแจ้งเตือน โดยแผน Professional เริ่มต้นที่ $15 ต่อเดือนสำหรับซองจดหมายไม่จำกัด แม้ว่าจะมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก แต่ก็ขาด AI ขั้นสูงหรือความลึกในภูมิภาคของผู้เล่นรายใหญ่กว่า

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เป็นผู้นำในด้านวุฒิภาวะ แต่ทางเลือกต่างๆ เช่น eSignGlobal มอบการประหยัดต้นทุนและความได้เปรียบในภูมิภาค

สรุป

การรวม DocuSign เข้ากับ SugarCRM ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน Q2C โดยการทำให้ลายเซ็นและการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งนำมาซึ่งประสิทธิภาพด้านรายได้สำหรับองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยการขาย แม้ว่าจะทรงพลัง แต่การสำรวจทางเลือกอื่นสามารถค้นพบตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าสำหรับความต้องการเฉพาะ สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน APAC eSignGlobal โดดเด่นในฐานะทางเลือกที่เป็นกลางและใช้งานได้จริงของ DocuSign พร้อมการรวมระบบนิเวศที่แข็งแกร่ง ธุรกิจควรประเมินตามปริมาณการขาย ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และงบประมาณเพื่อเลือกโซลูชันที่ดีที่สุด