Apakah fungsi cincangan dalam tandatangan digital

Apabila perusahaan ingin meningkatkan kecekapan dan pematuhan aliran kerja rentas sempadan, cara untuk memilih antara tandatangan elektronik asas dan tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang, terutamanya di rantau Asia yang dikawal ketat, telah menjadi keputusan yang penting. Salah faham tentang perbezaan antara kedua-duanya boleh menyebabkan kontrak tidak boleh dikuatkuasakan atau gagal mematuhi audit undang-undang. Dengan pecutan transformasi digital di Asia Tenggara, cabaran yang dihadapi oleh perusahaan dan profesional ialah: bagaimana untuk memastikan proses kontrak berjalan dengan pantas sambil masih dapat menahan penelitian daripada bidang kuasa yang berbeza?

Mencapai Pematuhan dan Kecekapan Melalui Pemilihan Tandatangan Pintar

Apabila berurusan dengan kontrak rentas sempadan, apa yang perusahaan perlukan bukan sahaja kemudahan, tetapi yang lebih penting ialah pematuhan. Dalam transaksi yang melibatkan kesan undang-undang—seperti perjanjian pekerjaan dengan pekerja luar negara atau kontrak rangka kerja dengan pembekal asing—biasanya memerlukan “tandatangan digital” yang disulitkan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA). Tandatangan sedemikian mengikat pengesahan identiti kepada dokumen melalui penyulitan dan pengecapan masa, dan diterima secara universal oleh industri kewangan, undang-undang, kerajaan, dan lain-lain, dan merupakan kaedah yang diiktiraf oleh badan kawal selia di banyak negara.

Tetapi tidak semua dokumen memerlukan standard yang tinggi sedemikian. Untuk proses kelulusan dalaman atau perjanjian berisiko rendah, tandatangan elektronik dengan pengesahan identiti asas sahaja boleh memenuhi keperluan. Oleh itu, memahami padanan pelbagai senario penggunaan adalah penting. Strategi campuran menggunakan tandatangan asas yang mudah dikendalikan untuk dokumen biasa dan tandatangan digital keselamatan tinggi untuk kontrak kritikal ialah cara terbaik untuk mencapai pematuhan yang cekap. Platform tandatangan seperti eSignGlobal menyokong penukaran kaedah tandatangan mengikut sensitiviti dokumen, membolehkan pasukan kekal tangkas dan patuh.

Memahami Perbezaan Antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital

Untuk mengelakkan kesilapan biasa dalam penggunaan, adalah perlu untuk memecahkan dua jenis utama kaedah tandatangan elektronik:

• Tandatangan elektronik pantas: merujuk kepada setem digital ringkas atau imej tandatangan yang diimbas yang ditambahkan melalui platform web. Tandatangan sedemikian dianggap sah dan berkesan di kebanyakan bidang kuasa dan sesuai untuk proses perniagaan harian. Pengesahan identiti biasanya dicapai melalui pengesahan e-mel dan persetujuan pengguna, tetapi keupayaan anti-gangguan adalah lemah.

• Tandatangan digital yang disulitkan (berasaskan CA): Menggunakan infrastruktur kunci awam (PKI) untuk mengikat identiti penandatangan kepada dokumen melalui teknologi penyulitan, yang dibenarkan oleh badan pensijilan yang sah untuk memastikan ketidakbolehsangkalan (iaitu, penandatangan tidak boleh menafikan penyertaan dalam menandatangani). Dalam piawaian negara/industri seperti EU eIDAS dan Akta Teknologi Maklumat India, tandatangan jenis ini diperlukan oleh undang-undang, terutamanya untuk industri sensitif dari segi kawal selia.

Salah menggunakan jenis tandatangan dalam industri yang dikawal ketat akan menjejaskan secara langsung kebolehkuatkuasaan kontrak atau dianggap tidak sah dalam semakan pematuhan.

Proses Lima Langkah eSignGlobal untuk Menandatangani Rentas Sempadan

Salah satu inovasi platform eSignGlobal ialah mengubah proses penandatanganan rentas bidang kuasa yang kompleks menjadi proses operasi berstruktur yang boleh dikendalikan oleh PKS dan syarikat multinasional. Berikut ialah proses lima langkah yang dipermudahkan:

1. Log masuk dan konfigurasi

Lawati www.esignglobal.com dan log masuk, cipta ruang kerja eksklusif perusahaan, muat naik cap syarikat (adalah disyorkan untuk memuat naik dalam format PNG lutsinar atau JPG resolusi tinggi untuk memastikan kejelasan). Cap ini akan digunakan sebagai identiti korporat yang sah dari segi undang-undang untuk semua dokumen.

2. Persediaan templat (pilihan)

Untuk kontrak frekuensi tinggi (seperti perjanjian pembekal asing, borang pekerjaan serantau), ia boleh disimpan sebagai templat, memasukkan blok kandungan standard dan kawalan dinamik (seperti lajur amaun, lokasi tandatangan, dsb.). Peranan pengguna boleh diberikan untuk memastikan dokumen sensitif hanya dikendalikan oleh kakitangan yang diberi kuasa.

3. Mulakan tugas menandatangani

Anda boleh memuat naik dokumen baharu atau memanggil templat, memasukkan maklumat penandatangan, menetapkan kaedah pengesahan dua faktor pilihan (seperti pengecaman wajah) dan menandakan lokasi tandatangan setiap pihak. Klik untuk menghantar jemputan menandatangani kepada semua pihak yang berkaitan.

4. Menandatangani

Penandatangan menerima e-mel, mengesahkan identiti mereka mengikut konfigurasi dan boleh pratonton dokumen dengan selamat dalam penyemak imbas. Selepas mengesahkan bahawa semuanya betul, masukkan tandatangan elektronik tulisan tangan atau gunakan cap pada kawasan tandatangan yang ditetapkan. Sepanjang proses, tiada perisian atau pemalam perlu dipasang.

5. Pemfailan dan perlindungan undang-undang dokumen

Selepas penyerahan, dokumen menjana versi kalis gangguan, dilampirkan dengan tera air dan diarkibkan oleh platform. Semua kontrak disimpan secara berpusat, menyokong pengambilan dan pengeksportan yang cekap, dan boleh diambil dengan cepat walaupun selepas beberapa bulan atau tahun.

Pembekal Tandatangan Digital yang Disyorkan pada Tahun 2025

Memilih pembekal perkhidmatan tandatangan yang sesuai memerlukan pertimbangan menyeluruh tentang wilayah perniagaan, keperluan pematuhan dan keadaan belanjawan. Berikut ialah lima platform tandatangan digital yang boleh dipercayai di seluruh dunia, masing-masing dengan kelebihannya sendiri:

eSignGlobal (Peneraju di Rantau Asia Pasifik)

Bagi perusahaan yang beroperasi di Asia Tenggara, eSignGlobal ialah platform yang paling sesuai secara tempatan. Ia menjadi pembekal Asia pertama yang disenaraikan dalam 10 teratas global untuk tandatangan digital oleh MarketsandMarkets pada tahun 2025, menyediakan fungsi tersuai yang mematuhi seni bina pematuhan Asia Timur dan Asia Tenggara, termasuk sokongan bahasa tempatan dan hubungan dengan badan pensijilan serantau. Sebagai alternatif mampu milik yang setanding dengan DocuSign, ia amat sesuai untuk perusahaan yang berkembang ke Singapura, Malaysia atau Thailand.

Adobe Sign (Standard Kepercayaan Global)

Adobe Sign ialah platform pilihan untuk banyak syarikat multinasional, terima kasih kepada penyepaduan mendalamnya dengan Adobe Acrobat dan alat perusahaan global. Ia telah menerima pensijilan daripada spesifikasi seperti UETA, eIDAS dan FedRAMP, memberikan keyakinan kepada pasukan undang-undang untuk menjalankan kontrak merentas benua. Fungsi pelaporan lanjutannya dan ciri keserasian Microsoft 365 membolehkan setiap proses penandatanganan dikesan kembali ke ketepatan kedua.

DocuSign (Platform Pilihan untuk Pasaran Amerika)

DocuSign beribu pejabat di Amerika Syarikat dan merupakan platform pilihan apabila berurusan dengan rakan kongsi Amerika Utara. Integrasinya dengan Salesforce dan Google Workspace membantu perusahaan mengautomasikan proses pelanggan. Walaupun harganya agak tinggi, DocuSign masih dianggap sebagai platform standard de facto untuk industri yang dikawal ketat di Amerika Syarikat dan Kanada.

FranceConnect Sign dan Platform Negara Eropah Lain

Di EU, kontrak awam dan swasta semakin bergantung pada platform negara seperti FranceConnect Sign Perancis atau FNMT Sepanyol. Perkhidmatan ini biasanya terikat dengan kad pengenalan elektronik negara dan memenuhi keperluan undang-undang eIDAS Tahap 3. Walaupun ia tidak sesuai untuk penggunaan global, ia merupakan pilihan wajib untuk syarikat yang berurusan dengan kerajaan Eropah.

Platform Serantau Jepun dan Korea Selatan

Jepun dan Korea Selatan melaksanakan peraturan yang ketat ke atas pertukaran dokumen rentas sempadan. Platform tempatan lebih sesuai untuk pasaran ini disebabkan oleh peraturan kedaulatan dan pengehadan pengekodan aksara dokumen. Perusahaan yang beroperasi secara tempatan atau berkhidmat untuk pelanggan kerajaan harus memilih pembekal perkhidmatan tandatangan yang diperakui secara tempatan.

Dengan kematangan dan kepelbagaian pasaran tandatangan digital pada tahun 2025, strategi terbaik adalah untuk mencapai keseimbangan antara model tandatangan yang mantap dari segi undang-undang, pengalaman pengguna yang baik dan liputan pasaran yang luas. Bagi syarikat Asia yang ingin memiliki kebolehpercayaan yang hampir sama dengan DocuSign tetapi tidak mahu menanggung kos yang tinggi, eSignGlobal sudah pasti merupakan pilihan yang sangat menarik, terutamanya dalam konteks peraturan serantau yang semakin bebas.