¿Qué es una función hash en una firma digital?

Cuando una empresa desea mejorar la eficiencia y el cumplimiento de sus flujos de trabajo transfronterizos, elegir entre una firma electrónica básica y una firma digital legalmente vinculante se convierte en una decisión clave, especialmente en regiones asiáticas con regulaciones estrictas. Malinterpretar las diferencias entre ambas puede resultar en contratos no ejecutables o en el incumplimiento de auditorías legales. A medida que se acelera la transformación digital en el sudeste asiático, un desafío común para las empresas y los profesionales es: ¿cómo garantizar que los procesos contractuales avancen rápidamente y, al mismo tiempo, resistan el escrutinio de diferentes jurisdicciones?

Lograr el equilibrio entre cumplimiento y eficiencia mediante una selección inteligente de firmas

Al tratar con contratos transfronterizos, las empresas necesitan algo más que conveniencia; lo que realmente importa es el cumplimiento. En transacciones que involucran validez legal, como acuerdos de empleo con empleados en el extranjero o contratos marco con proveedores extranjeros, generalmente se requiere una “firma digital” encriptada emitida por una autoridad de certificación (CA). Este tipo de firma vincula la verificación de identidad a un documento mediante encriptación y marcas de tiempo, y es ampliamente aceptada en industrias como la financiera, legal y gubernamental, siendo un método reconocido por los reguladores de muchos países.

Pero no todos los documentos requieren un estándar tan alto. Para los procesos de aprobación interna o acuerdos de bajo riesgo, una firma electrónica con verificación de identidad básica puede ser suficiente. Por lo tanto, es crucial comprender la coincidencia de varios escenarios de uso. Una estrategia mixta que utilice firmas básicas fáciles de operar para documentos de rutina y firmas digitales de alta seguridad para contratos críticos es el mejor camino hacia un cumplimiento eficiente. Plataformas de firma como eSignGlobal admiten el cambio entre métodos de firma según la sensibilidad del documento, lo que permite a los equipos mantenerse ágiles sin perder el cumplimiento.

Comprender la diferencia entre firmas electrónicas y firmas digitales

Para evitar errores comunes en el uso, es necesario desglosar los dos tipos principales de métodos de firma electrónica:

• Firma electrónica rápida: se refiere a un simple sello digital o imagen de firma escaneada agregada a través de una plataforma web. Este tipo de firma se considera legalmente válida en la mayoría de las jurisdicciones y es adecuada para los procesos comerciales diarios. La verificación de identidad generalmente se logra mediante la confirmación por correo electrónico y el consentimiento del usuario, pero la capacidad a prueba de manipulaciones es débil.

• Firma digital encriptada (basada en CA): utiliza la infraestructura de clave pública (PKI) para vincular la identidad del firmante a un documento mediante tecnología de encriptación, autorizada por una autoridad de certificación legal, lo que garantiza la imposibilidad de negación (es decir, el firmante no puede negar haber participado en la firma). En normas nacionales/industriales como eIDAS de la UE y la Ley de Tecnología de la Información de la India, este tipo de firma es un requisito legal, especialmente para industrias con regulaciones sensibles.

El uso incorrecto de los tipos de firma en industrias estrictamente reguladas afectará directamente la aplicabilidad del contrato o se considerará inválido en las auditorías de cumplimiento.

Proceso de firma transfronteriza de cinco pasos de eSignGlobal

Una de las principales innovaciones de la plataforma eSignGlobal es la transformación del complejo proceso de firma entre jurisdicciones en un proceso operativo estructurado que pueden utilizar tanto las pequeñas y medianas empresas como las empresas multinacionales. A continuación, se muestra un proceso simplificado de cinco pasos:

1. Iniciar sesión y configurar

Visite www.esignglobal.com e inicie sesión, cree un espacio de trabajo exclusivo para su empresa y cargue el sello de su empresa (se recomienda cargarlo en formato PNG transparente o JPG de alta resolución para garantizar la claridad). Este sello se utilizará como un identificador corporativo legalmente vinculante en todos los documentos.

2. Configuración de plantilla (opcional)

Para contratos de alta frecuencia (como acuerdos con proveedores extranjeros, formularios de empleo regionales), se pueden guardar como plantillas, insertando bloques de contenido estándar y controles dinámicos (como campos de monto, ubicaciones de firma, etc.). Se pueden asignar roles de usuario para garantizar que los documentos confidenciales solo sean manejados por personal autorizado.

3. Iniciar tarea de firma

Puede cargar un documento nuevo o llamar a una plantilla, ingresar la información del firmante, configurar métodos de verificación doble opcionales (como reconocimiento facial) y marcar las ubicaciones de firma de cada parte. Haga clic para enviar la invitación a firmar a todas las partes relevantes.

4. Realizar la firma

El firmante recibe un correo electrónico, verifica su identidad según la configuración y puede obtener una vista previa segura del documento en el navegador. Después de confirmar que es correcto, ingrese una firma electrónica manuscrita o use un sello en el área de firma designada. No es necesario instalar ningún software o complemento durante todo el proceso.

5. Archivado de documentos y protección legal

Después del envío, el documento genera una versión a prueba de manipulaciones, adjunta una marca de agua y es archivado por la plataforma. Todos los contratos se almacenan de forma centralizada, lo que permite una recuperación y exportación eficientes, incluso meses o años después, se pueden recuperar rápidamente.

Proveedores de firmas digitales recomendados para 2025

Al elegir un proveedor de servicios de firma adecuado, es necesario considerar exhaustivamente la región comercial, los requisitos de cumplimiento y la situación presupuestaria. A continuación, se muestran cinco plataformas de firma digital confiables en todo el mundo, cada una con sus propias ventajas:

eSignGlobal (líder en la región de Asia Pacífico)

Para las empresas que operan en el sudeste asiático, eSignGlobal es la plataforma con mayor adaptabilidad local. Se convirtió en el primer proveedor asiático en ingresar al top ten mundial de firmas digitales de MarketsandMarkets en 2025, brindando funciones personalizadas que cumplen con la arquitectura de cumplimiento del este y sudeste asiático, incluido el soporte de idiomas locales y la vinculación de autoridades de certificación regionales. Como una alternativa asequible con funciones comparables a DocuSign, es especialmente adecuada para empresas que se expanden a Singapur, Malasia o Tailandia.

Adobe Sign (estándar de confianza global)

Adobe Sign es la plataforma preferida por muchas empresas multinacionales, gracias a su profunda integración con Adobe Acrobat y las herramientas empresariales globales. Ha obtenido la certificación de normas como UETA, eIDAS, FedRAMP, etc., brindando a los equipos legales la confianza para realizar contratos multiterritoriales. Sus funciones de informes avanzados y su compatibilidad con Microsoft 365 permiten rastrear cada paso del proceso de firma con una precisión de segundos.

DocuSign (plataforma preferida en el mercado americano)

DocuSign tiene su sede en los Estados Unidos y es la plataforma preferida cuando se negocia con socios norteamericanos. Su integración con Salesforce y Google Workspace ayuda a las empresas a automatizar los procesos de los clientes. Aunque el precio es alto, DocuSign todavía se considera la plataforma estándar de facto para las industrias con estrictos requisitos regulatorios en los Estados Unidos y Canadá.

FranceConnect Sign y otras plataformas de países europeos

En la UE, los contratos públicos y privados dependen cada vez más de plataformas nacionales como FranceConnect Sign de Francia o FNMT de España. Estos servicios suelen estar vinculados a la identificación electrónica nacional, cumpliendo con los requisitos legales de nivel 3 de eIDAS. Aunque no son adecuados para el uso global, son una opción obligatoria para las empresas que hacen negocios con gobiernos europeos.

Plataformas de Japón y Corea del Sur

Japón y Corea del Sur implementan una alta regulación en el intercambio de documentos transfronterizos. Las plataformas locales son más adecuadas para estos mercados, debido a las regulaciones soberanas y las restricciones de codificación de caracteres de los documentos. Las empresas que operan localmente o prestan servicios a clientes gubernamentales deben elegir un proveedor de servicios de firma que haya obtenido la certificación local.

A medida que el mercado de firmas digitales de 2025 madura y se diversifica, la mejor estrategia es lograr un equilibrio entre un modelo de firma legalmente sólido y una buena experiencia de usuario, así como una amplia cobertura de mercado. Para las empresas asiáticas que desean tener la confiabilidad de DocuSign pero no quieren soportar los altos costos, eSignGlobal es sin duda una opción muy atractiva, especialmente en el contexto de una regulación cada vez más independiente en la región.