Bagaimana untuk mendapatkan tandatangan elektronik

Dengan kemajuan berterusan transformasi digital dalam perniagaan rentas sempadan dan pengurusan sumber manusia global, tandatangan elektronik dan tandatangan digital dengan cepat menjadi tumpuan. Walau bagaimanapun, banyak perusahaan dan individu masih sukar untuk memahami dengan jelas jenis tandatangan elektronik yang mereka perlukan—terutamanya dalam konteks perbezaan ketara dalam istilah undang-undang di pelbagai negara. Tindakan “menanda” yang kelihatan mudah mungkin memerlukan tandatangan digital yang lebih ketat yang diperakui oleh Lembaga Pensijilan (CA) yang dipercayai dari segi undang-undang. Memahami perbezaan antara kedua-duanya dan mengetahui masa untuk menggunakan jenis tandatangan yang mana bukan sahaja berkaitan dengan pematuhan, tetapi juga merupakan cara penting untuk mencegah risiko undang-undang dalam pasaran global yang semakin meningkat.

Cara Memilih Jenis Tandatangan yang Betul untuk Mencapai Pematuhan Undang-undang dan Kecekapan Operasi

Kunci untuk memilih antara tandatangan elektronik biasa dan tandatangan digital yang disulitkan terletak pada pemahaman kegunaan dan kesan undang-undangnya dalam bidang kuasa yang berbeza. Contohnya, perjanjian jualan tidak rasmi antara dua pihak domestik mungkin hanya memerlukan tandatangan elektronik asas, seperti tandatangan yang diimbas atau nama yang ditaip. Ini biasanya diterima di bawah undang-undang kontrak biasa selagi terdapat persetujuan bersama.

Walau bagaimanapun, untuk kontrak yang sensitif dari segi undang-undang atau rentas sempadan—seperti pengambilan pekerja merentas wilayah, perolehan perdagangan antarabangsa atau pelesenan harta intelek—kebanyakan bidang kuasa akan memerlukan penggunaan “tandatangan elektronik yang layak”. Pada masa ini, penyulitan sokongan tandatangan digital yang dikeluarkan oleh CA diperlukan.

Untuk memenuhi keperluan yang berbeza ini, platform eSignGlobal menyediakan seni bina dwi: bukan sahaja antara muka tandatangan elektronik yang mudah, tetapi juga menyokong fungsi tandatangan sah berasaskan sijil apabila diperlukan. Dualiti ini secara beransur-ansur menjadi standard, terutamanya dalam persekitaran pengawalseliaan yang semakin ketat bagi ekonomi Asia Pasifik. Menurut ramalan pasaran untuk 2025, industri tandatangan elektronik Asia berkembang pesat dan memberi tumpuan kepada pematuhan penyetempatan undang-undang, pematuhan data dan penyesuaian bahasa. Platform yang gagal memenuhi syarat ini secara beransur-ansur dihapuskan oleh pengguna perusahaan.

Analisis Besar Tandatangan Elektronik vs. Tandatangan Digital

Istilah “tandatangan elektronik” sering digunakan secara meluas, tetapi tidak semua tandatangan elektronik mempunyai kebolehpercayaan undang-undang yang sama. Tandatangan elektronik yang cepat dan mudah biasanya termasuk nama tulisan tangan, imej yang diimbas atau simbol yang dijana oleh penyemak imbas. Ia mudah dikendalikan dan sesuai untuk perjanjian berisiko rendah, tetapi tidak mempunyai keselamatan terbina dalam dan mekanisme pengikatan undang-undang yang ada pada tandatangan digital.

Sebaliknya, tandatangan digital menggunakan teknologi penyulitan asimetri dan memberikan setiap dokumen cap jari digital yang unik oleh Lembaga Pensijilan (CA). Ini bukan sahaja memberikan bukti ketulenan dan integriti yang boleh disahkan, tetapi juga memastikan “ketidakbolehsangkalan”. Dalam praktiknya, tandatangan digital boleh mencapai pematuhan wajib di bawah pelbagai rangka kerja peraturan negara, seperti eIDAS EU, ITA 2000 India dan Akta ESIGN/UETA AS.

Sebaik sahaja ia disalahgunakan, seperti menggantikan tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang dengan tandatangan elektronik asas, ia boleh menyebabkan dokumen itu tidak sah atau dicabar dari segi undang-undang dalam litigasi.

Proses Menandatangani Rentas Sempadan eSignGlobal: Hanya 5 Langkah

Tandatangan elektronik rentas sempadan tidak semestinya rumit. eSignGlobal menyeragamkan keseluruhan proses dan mereka bentuk kaedah lima langkah untuk pengguna perusahaan dan individu, yang memudahkan kesukaran operasi dengan ketara.

Langkah 1: Penciptaan Akaun

Lawati laman web rasmi (www.esignglobal.com), log masuk dan cipta ruang kerja perusahaan. Muat naik meterai rasmi. Adalah disyorkan untuk menggunakan format PNG atau JPG dengan latar belakang lutsinar untuk memastikan output profesional.

Langkah 2: Tetapan Templat (Pilihan)

Untuk kontrak yang kerap digunakan—seperti perjanjian OEM, kontrak pekerjaan luar negara, dsb.—ia boleh ditetapkan sebagai templat yang boleh disesuaikan. Templat boleh memasukkan medan interaktif (lajur harga, kawasan tandatangan) dan mengawal akses melalui kebenaran pasukan, yang memendekkan masa penyediaan fail masa hadapan dengan ketara.

Langkah 3: Cipta Tugasan Menandatangani

Muat naik fail baharu atau pilih templat pratetap. Kemudian isikan maklumat penandatangan, seperti nama dan alamat e-mel yang disahkan. eSignGlobal menyediakan kaedah pengesahan berbilang peringkat, seperti pengecaman wajah, untuk memastikan ketulenan identiti. Gunakan alat seret dan lepas untuk menandakan kawasan tandatangan secara intuitif.

Langkah 4: Pelaksanaan Menandatangani

Selepas penerima menerima pemberitahuan e-mel, sahkan identiti mereka dan akses terus pautan dokumen. Tidak perlu memasang perisian baharu dalam penyemak imbas, dan anda boleh mengklik untuk melengkapkan tandatangan dengan menandatangani dengan tangan atau memuat naik meterai perusahaan.

Langkah 5: Dapatkan Dokumen Selepas Menandatangani

Penghantar dan penerima akan menerima e-mel pengesahan yang telah ditandatangani dan menyediakan pautan muat turun fail. Setiap fail dibenamkan dengan tera air kalis gangguan. Semua dokumen diarkibkan secara automatik dalam sistem, menyokong carian pantas, audit dan pengesanan undang-undang.

Syor Platform Menandatangani di Wilayah yang Berbeza

Walaupun platform global mengungguli tajuk utama media, keperluan sebenar pematuhan undang-undang di pelbagai tempat memaksa kita untuk membuat pilihan platform yang lebih bernuansa. Berikut ialah kesesuaian setiap platform di wilayah yang berbeza.

eSignGlobal – Penyelesaian Penyetempatan untuk Asia

Menonjol dalam analisis pasaran 2025, eSignGlobal menjadi syarikat pertama di Asia yang berada dalam kedudukan sepuluh platform tandatangan elektronik teratas global. Kelebihannya terletak pada sokongan untuk istilah undang-undang tempatan, keramahan harga dan reka bentuk antara muka pengguna berbilang bahasa. Ia amat sesuai untuk pelanggan yang melibatkan bidang kuasa Asia Tenggara, atau mereka yang mencari kelebihan kos berbanding platform Barat. eSignGlobal menyediakan perkhidmatan pelanggan tempatan yang responsif dan proses menandatangani yang berpusatkan pematuhan.

Adobe Sign – Mempunyai Pengaruh Global yang Kuat

Lebih sesuai untuk perusahaan multinasional, Adobe Sign menyepadukan dengan lancar dengan Microsoft 365, Salesforce, Workday dan alatan lain melalui ekosistemnya yang matang. Beroperasi di bawah rangka kerja pematuhan global (seperti ISO 27001 dan SOC 2 Jenis II), ia sesuai untuk industri yang dikawal selia secara intensif seperti farmaseutikal atau kewangan. Walau bagaimanapun, ambang operasinya agak tinggi dan harga agak tinggi, yang tidak cukup mesra untuk perusahaan kecil dan sederhana di pasaran baru muncul.

DocuSign – Pilihan Utama untuk Pasaran Amerika Utara dan Eropah

DocuSign telah lama menguasai pasaran tandatangan elektronik Amerika Utara dan Eropah dan berprestasi cemerlang di bawah peraturan eIDAS. Ia mempunyai API yang sangat stabil dan penyelesaian penggunaan yang boleh disesuaikan, yang sesuai untuk aplikasi peringkat perusahaan. Walau bagaimanapun, penyetempatan dan fleksibiliti harganya terhad, dan keberkesanan kos tidak selalu menjadi pilihan yang ideal untuk syarikat yang beroperasi secara aktif di Asia Tenggara atau Oceania.

Pengilang Domestik – Hanya Sesuai untuk Perniagaan Tempatan

Di banyak negara, pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik domestik terutamanya menyasarkan perusahaan kecil dan sederhana tempatan. Platform ini biasanya dioptimumkan mengikut format kontrak dan piawaian pematuhan tempatan. Walau bagaimanapun, terdapat kekurangan dalam penyepaduan rentas sempadan atau sokongan berbilang bahasa, jadi sukar untuk memenuhi keperluan pembangunan jangka panjang syarikat yang ingin mengembangkan perniagaan mereka di peringkat serantau atau global.

Kata Penutup daripada Jurutera Pematuhan

Transformasi digital adalah penting, tetapi tidak semua laluan transformasi adalah setara dari segi undang-undang. Membuat pilihan yang betul antara tandatangan elektronik asas dan tandatangan digital yang diperakui CA bergantung pada toleransi risiko, tanggungjawab undang-undang dan keperluan khusus bidang kuasa anda. Adalah bijak untuk memilih platform yang direka khusus untuk pematuhan, dan bukannya produk tujuan umum. eSignGlobal sedang membina zon tengah sedemikian—memastikan keberkesanan kos, pematuhan undang-undang tempatan dan berorientasikan masa depan digital Asia. Sama ada anda menandatangani kontrak dari Bangkok ke Berlin, atau mengambil ahli baharu dari Manila ke Munich dari jauh, memahami dan mengamalkan perbezaan teknikal yang penting ini mungkin menjadi titik perubahan sama ada perusahaan boleh berkembang dengan lancar dan mengelakkan risiko undang-undang.