¿Cómo obtener una firma electrónica?

Con el avance continuo de la transformación digital en el comercio transfronterizo y la gestión global de recursos humanos, las firmas electrónicas y las firmas digitales se están convirtiendo rápidamente en el centro de atención. Sin embargo, muchas empresas e individuos todavía tienen dificultades para comprender claramente el tipo de firma electrónica que necesitan, especialmente en el contexto de terminología legal muy diferente entre países. Una acción aparentemente simple de “marcar una casilla” puede requerir legalmente una firma digital más rigurosa certificada por una autoridad de certificación (CA) confiable. Comprender la diferencia entre los dos y saber cuándo usar qué firma no solo se relaciona con el cumplimiento, sino que también es un medio importante para prevenir riesgos legales en un mercado cada vez más globalizado.

Cómo elegir el tipo de firma adecuado para lograr el cumplimiento legal y la eficiencia operativa

La clave para elegir entre una firma electrónica ordinaria y una firma digital cifrada radica en comprender sus usos y efectos legales en diferentes jurisdicciones. Por ejemplo, para un acuerdo de venta informal entre dos partes nacionales, puede ser suficiente una firma electrónica básica, como una firma escaneada o un nombre escrito a mano. Estos generalmente se aceptan bajo la ley contractual común siempre que exista el consentimiento mutuo.

Sin embargo, para contratos legalmente sensibles o transfronterizos, como empleo transregional, adquisiciones de comercio internacional o licencias de propiedad intelectual, la mayoría de las jurisdicciones requerirán el uso de una “firma electrónica calificada”. En este punto, se requiere el soporte de cifrado de una firma digital emitida por una CA.

Para satisfacer estas diferentes necesidades, la plataforma eSignGlobal ofrece una arquitectura dual: no solo tiene una interfaz de firma electrónica conveniente, sino que también admite la provisión de funciones de firma legal basadas en certificados cuando sea necesario. Esta dualidad se está convirtiendo gradualmente en un estándar, especialmente a medida que las regulaciones se vuelven cada vez más estrictas en las economías de Asia-Pacífico. Según las previsiones del mercado para 2025, la industria de la firma electrónica asiática está madurando rápidamente y se centra en el cumplimiento legal local, el cumplimiento de los datos y la adaptación del idioma. Las plataformas que no pueden cumplir con estas condiciones están siendo eliminadas gradualmente por los usuarios empresariales.

Análisis exhaustivo de firma electrónica vs. firma digital

El término “firma electrónica” se usa a menudo en un sentido amplio, pero no todas las firmas electrónicas tienen la misma confiabilidad legal. Las firmas electrónicas rápidas y fáciles generalmente incluyen nombres escritos a mano, imágenes escaneadas o símbolos generados por el navegador. Es fácil de operar y es adecuado para acuerdos de bajo riesgo, pero carece de la seguridad incorporada y los mecanismos de vinculación legal que tienen las firmas digitales.

En contraste, las firmas digitales utilizan tecnología de cifrado asimétrico y cada documento recibe una huella digital única por parte de una autoridad de certificación (CA). Esto no solo proporciona evidencia verificable de autenticidad e integridad, sino que también garantiza la “irrefutabilidad”. En la práctica, las firmas digitales pueden lograr el cumplimiento obligatorio en múltiples marcos regulatorios nacionales, como eIDAS de la UE, ITA 2000 de la India y las leyes ESIGN/UETA de los Estados Unidos.

Una vez que se usa incorrectamente, como reemplazar una firma digital legalmente vinculante con una firma electrónica básica, puede resultar en que el documento sea inválido o impugnado legalmente en un litigio.

Proceso de firma transfronteriza de eSignGlobal: solo 5 pasos

La firma electrónica transfronteriza no tiene por qué ser complicada. eSignGlobal estandariza todo el proceso y diseña un método de cinco pasos para usuarios empresariales e individuales, lo que simplifica significativamente la dificultad de operación.

Paso 1: Creación de cuenta

Visite el sitio web oficial (www.esignglobal.com), inicie sesión y cree un espacio de trabajo empresarial. Cargue el sello oficial, se recomienda utilizar el formato PNG o JPG con un fondo transparente para garantizar la profesionalidad de la salida.

Paso 2: Configuración de plantilla (opcional)

Para los contratos de uso frecuente, como los acuerdos OEM, los contratos de empleo en el extranjero, etc., se pueden preestablecer como plantillas personalizables. Las plantillas pueden insertar campos interactivos (columnas de precios, áreas de firma) y controlar el acceso a través de permisos de equipo, lo que reduce en gran medida el tiempo de preparación de documentos futuros.

Paso 3: Crear una tarea de firma

Cargue un nuevo archivo o seleccione una plantilla preestablecida. Luego complete la información del firmante, como el nombre y la dirección de correo electrónico verificada. eSignGlobal proporciona métodos de verificación de múltiples niveles, como el reconocimiento facial, para garantizar la autenticidad de la identidad. Utilice herramientas de arrastrar y soltar para marcar visualmente el área de firma.

Paso 4: Ejecución de la firma

Después de recibir la notificación por correo electrónico, el destinatario verifica su identidad y accede directamente al enlace del documento. No es necesario instalar un nuevo software en el navegador, y puede completar la firma haciendo clic en la firma manuscrita o cargando el sello de la empresa.

Paso 5: Obtención de documentos firmados

El remitente y el receptor recibirán un correo electrónico de confirmación de finalización de la firma y proporcionarán un enlace de descarga del archivo. Cada archivo está incrustado con una marca de agua a prueba de manipulaciones. Todos los documentos se archivan automáticamente en el sistema, lo que admite la recuperación rápida, la auditoría y el seguimiento legal.

Recomendaciones de plataformas de firma en diferentes regiones

Aunque las plataformas globales dominan los titulares de los medios, los requisitos reales de cumplimiento legal en varios lugares nos obligan a tomar decisiones de plataforma más detalladas. Las siguientes son las condiciones de adaptación de cada plataforma en diferentes regiones.

eSignGlobal: una solución localizada para Asia

Destacándose en el análisis de mercado de 2025, eSignGlobal se convirtió en la primera empresa asiática en unirse a las diez principales plataformas de firma electrónica del mundo. Su ventaja radica en el soporte para la terminología legal local, la amabilidad de los precios y el diseño de la interfaz de usuario multilingüe. Es especialmente adecuado para clientes que involucran jurisdicciones del sudeste asiático o usuarios que buscan ventajas de costos sobre las plataformas occidentales. eSignGlobal proporciona servicio al cliente local receptivo y procesos de firma centrados en el cumplimiento.

Adobe Sign: tiene una poderosa influencia global

Más adecuado para empresas multinacionales, Adobe Sign se integra a la perfección con Microsoft 365, Salesforce, Workday y otras herramientas a través de su ecosistema maduro. Opera bajo marcos de cumplimiento global (como ISO 27001 y SOC 2 Tipo II) y es adecuado para industrias con uso intensivo de regulaciones, como la farmacéutica o la financiera. Sin embargo, su umbral de operación es alto y el precio es relativamente alto, lo que no es amigable para las pequeñas y medianas empresas en los mercados emergentes.

DocuSign: la opción principal para los mercados de América del Norte y Europa

DocuSign ha dominado durante mucho tiempo el mercado de firmas electrónicas de América del Norte y Europa, y se ha desempeñado de manera excelente bajo las regulaciones de eIDAS. Tiene una API altamente estable y soluciones de implementación personalizables, adecuadas para aplicaciones de nivel empresarial. Sin embargo, su localización y flexibilidad de precios son limitadas, y la relación precio-rendimiento no siempre es una opción ideal para las empresas que operan activamente en el sudeste asiático o Oceanía.

Fabricantes nacionales: solo aplicable a negocios locales

En muchos países, los proveedores nacionales de servicios de firma electrónica se dirigen principalmente a las pequeñas y medianas empresas locales. Estas plataformas generalmente se optimizan de acuerdo con los formatos de contrato locales y los estándares de cumplimiento. Sin embargo, existen deficiencias en la integración transfronteriza o el soporte multilingüe, por lo que es difícil para las empresas que esperan expandir sus negocios regional o globalmente satisfacer las necesidades de desarrollo a largo plazo.

Conclusión del ingeniero de cumplimiento

La transformación digital es imperativa, pero no todas las rutas de transformación son legalmente equivalentes. La clave para tomar la decisión correcta entre una firma electrónica básica y una firma digital certificada por CA radica en su tolerancia al riesgo, responsabilidad legal y los requisitos específicos de la jurisdicción en la que se encuentra. Una medida inteligente es elegir una plataforma diseñada para el cumplimiento en lugar de un producto de uso general. eSignGlobal está construyendo una zona intermedia de este tipo: al tiempo que equilibra la rentabilidad, el cumplimiento legal local y el futuro digital orientado a Asia. Ya sea que esté firmando un contrato de Bangkok a Berlín o incorporando de forma remota a un nuevo miembro del equipo de Manila a Múnich, comprender y practicar estas diferencias técnicas clave puede ser la línea divisoria entre la expansión exitosa de una empresa y la evitación de riesgos legales.