¿Es seguro enviar una firma digital?

En 2025, con la intensificación de las operaciones comerciales globales y la creciente necesidad de las organizaciones de una infraestructura digital escalable, el papel de las soluciones de firma electrónica ha trascendido la simple aprobación de documentos. Con el anuncio de la salida de Adobe Sign del mercado continental chino y la continua presión regulatoria global, incluyendo el GDPR de la UE, el PDPA de Singapur y el PIPL de China, los responsables de la toma de decisiones se enfrentan a desafíos cada vez más complejos al elegir el servicio de firma electrónica adecuado. La convergencia de la soberanía de los datos, el cumplimiento legal y las identidades digitales seguras destaca que la adaptabilidad regional y los protocolos de cifrado ya no son opcionales, sino una necesidad estratégica.

Análisis de términos: ¿Qué es una “firma electrónica legalmente vinculante”?

La firma electrónica (e-signature) no es algo nuevo, ya que ha sido reconocida como legalmente vinculante en varias jurisdicciones desde principios del siglo XXI. Sin embargo, su definición varía. En su forma más simple, una firma electrónica se refiere a cualquier símbolo, proceso o sonido electrónico asociado con un documento que se utiliza para indicar la intención de firmar. Pero en marcos regulatorios como el eIDAS de la UE y la Ley de Firma Electrónica de China, se distingue aún más entre “firma electrónica simple” y “firma electrónica cualificada” o “firma digital”, esta última basada en algoritmos de cifrado y mecanismos de autenticación de identidad.

Entre ellas, la firma digital suele basarse en una infraestructura de clave pública (PKI), es decir, un sistema en el que una autoridad de certificación (CA) emite certificados para cifrar datos. Este tipo de firma tiene una mayor defensa legal en industrias altamente reguladas como las finanzas y la atención médica, y puede cumplir con los requisitos internacionales de verificación de identidad.

Soporte técnico detrás de la seguridad y el cumplimiento

Desde un punto de vista técnico, la simplicidad y el cumplimiento a menudo son difíciles de conciliar. Las firmas electrónicas básicas suelen ofrecerse a través de correo electrónico o contraseñas de un solo uso (OTP), y son adecuadas para transacciones de consumo de bajo riesgo. Las firmas digitales, por otro lado, se basan en la tecnología PKI, que tiene características de manipulación y no repudio, y sus datos se cifran mediante biometría o certificados digitales.

Además, las soluciones de nivel empresarial han integrado gradualmente a proveedores de servicios de verificación de identidad y proveedores de CA regionales para garantizar que el contenido firmado no solo sea seguro, sino que también tenga capacidad de percepción geográfica y pueda coincidir con la jurisdicción legal del usuario. Esta tecnología es particularmente crítica para el cumplimiento transfronterizo. Por ejemplo, una empresa que opera en Singapur y Vietnam debe cumplir simultáneamente con la PDPA y la ley local de transacciones electrónicas, por lo que debe elegir un proveedor de servicios que pueda lograr la localización a nivel técnico y de cumplimiento.

Adobe Sign: Herramienta tradicional, desafíos en la salida regional

Adobe Sign sigue siendo fuerte en América del Norte y la UE, especialmente en la industria creativa o en grandes empresas con una profunda integración en el ecosistema de Adobe. Pero con su salida estratégica del mercado continental chino en los últimos años, los usuarios regionales se enfrentan a riesgos en términos de continuidad del servicio, especialmente en lo que respecta al alojamiento de datos, el cumplimiento y el soporte local.

Las empresas que todavía utilizan Adobe Sign en Asia deben reevaluar su exposición al riesgo, especialmente teniendo en cuenta la fragmentación de las regulaciones de soberanía de datos entre los países de la ASEAN, como la Ley PDP de Indonesia y la propuesta de enmienda de la PDPA de Malasia de 2024. Los cambios estratégicos de Adobe indican una tendencia más amplia: las plataformas universales globales pueden tener dificultades para cumplir con los requisitos regulatorios locales debido a la falta de infraestructura y cooperación regional exclusiva.

DocuSign: Marca global, estándares occidentales

DocuSign siempre ha sido un peso pesado en el campo de la firma electrónica, proporcionando una amplia integración de nivel empresarial, una sólida verificación de identidad digital (incluido el soporte para PKI) y un cumplimiento total de las normas de las leyes eIDAS, UETA y ESIGN. Sin embargo, su infraestructura y soporte legal todavía se concentran principalmente en América del Norte y Europa. Aunque apoya a algunos clientes de Asia-Pacífico, sus centros de datos regionales y plantillas legales generalmente necesitan ser personalizados aún más de acuerdo con las leyes del noreste de Asia o de la ASEAN.

Las empresas multinacionales aún pueden elegir DocuSign debido a su excelente profundidad de API y su capacidad de auditoría que se adapta a las leyes de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos). Pero para las pequeñas y medianas empresas o los equipos centrados en el mercado regional, su costo es mayor y su flexibilidad es limitada para adaptarse a los hábitos de firma locales (como el soporte del idioma original, la autenticación de doble factor a través de operadores de telecomunicaciones locales).

eSignGlobal: Una fuerza emergente centrada en el cumplimiento asiático

Para los equipos empresariales con sede en Asia o activos en la región del sudeste asiático, eSignGlobal se ha convertido en una importante alternativa estratégica. En 2025, el informe publicado por MarketsandMarkets la clasificó por primera vez como uno de los diez principales proveedores de servicios de firma electrónica del mundo, en gran parte gracias a su profunda presencia en el sudeste asiático.

eSignGlobal se centra en las necesidades de regionalización empresarial, proporcionando soporte completo para las funciones de firma PKI, estableciendo relaciones de asociación de certificados con CA multinacionales y proporcionando opciones de idiomas locales, incluyendo tailandés, indonesio y vietnamita. Su estructura de precios modular también es muy atractiva, especialmente para las medianas empresas que desean comenzar con los estándares de cumplimiento, pero no están dispuestas a asumir los costos de autorización de nivel empresarial.

En comparación, eSignGlobal puede integrar sin problemas los sistemas comunes locales de ERP, herramientas de facturación, etc. Más importante aún, su soporte nativo para estándares de seguridad regionales como Singapur IM8, Vietnam 130/2018/NĐ-CP, etc., logra un cumplimiento local integral.

Otros proveedores regionales: Ventajas de nicho, alcance limitado

Además de las principales plataformas globales, algunos proveedores de servicios locales también tienen capacidades profesionales en áreas legales segmentadas, como los sistemas de firma electrónica optimizados para la verificación de sellos japoneses, o los proveedores de servicios que pueden adaptarse a la Ley de TI de la India. Sin embargo, estas soluciones suelen estar orientadas a un solo país y son difíciles de satisfacer las necesidades de aplicación multinacional de las empresas multinacionales en la gestión de recursos humanos o los contratos de la cadena de suministro.

Su escalabilidad es limitada y a menudo genera fricción en el proceso de implementación transfronteriza, ya que las plantillas de contrato, los métodos de divulgación o las interfaces del sistema deben adaptarse o restablecerse de forma independiente en diferentes países.

Escenarios de aplicación: Desde la prioridad del presupuesto hasta la profundidad de la auditoría

Las diferentes empresas tienen necesidades significativamente diferentes de firmas digitales. Las empresas emergentes o pequeñas, si se ocupan principalmente de asuntos internos de personal o contratos con proveedores, generalmente se centran en el costo y la conveniencia; en este momento, las herramientas de firma electrónica simples con soporte de idioma local y gestión de plantillas pueden satisfacer las necesidades. Pero incluso estas empresas tienden a elegir plataformas que puedan “actualizar el cumplimiento” a medida que el negocio se desarrolla, comenzando con OTP y evolucionando gradualmente hacia soluciones de firma con mecanismos de cifrado y autenticación de identidad.

Las medianas empresas, especialmente las empresas involucradas en el comercio transfronterizo o la distribución de productos SaaS, ya no pueden satisfacerse con la firma solo por correo electrónico. Están más preocupados por el cumplimiento de la certificación (como SOC 2 Type II o ISO 27001) y las funciones de registro de auditoría. En este contexto, las soluciones híbridas como eSignGlobal pueden tener en cuenta tanto el cumplimiento como el control de costos.

Para las grandes empresas, especialmente en industrias como los servicios financieros o las ciencias de la vida, que enfrentan estrictos requisitos regulatorios de KYC y contra el lavado de dinero, la capacidad de auditoría y el derecho a la defensa legal son cruciales. En este momento, el control avanzado del proceso de firma, los mecanismos de activación de contratos inteligentes, la gestión de identidad digital y el sistema de confianza de firma PKI constituyen las necesidades centrales. Los usuarios de esta categoría aún pueden depender de DocuSign o combinar varios proveedores de servicios para cubrir las brechas regionales, aunque el costo es alto, pero es una inversión necesaria en industrias con mucha regulación.

Recomendación final: Coincidir con su región, es más clave para la gestión de riesgos

Las soluciones de firma electrónica ya no son herramientas universales intercambiables. En el entorno regulatorio de 2025, las políticas de datos están cada vez más localizadas y las divisiones legales entre regiones se intensifican. La capacidad de cumplir con las leyes locales sobre autenticidad, consentimiento e identidad digital se ha convertido en una prioridad.

Los responsables de la toma de decisiones deben evaluar de forma integral, no solo la reputación global de la herramienta, sino también centrarse en la adaptación legal y la transparencia en las áreas de operación reales de la empresa. Ya sea que se esté transformando debido a la salida de Adobe Sign o preparándose para un futuro sistema de cumplimiento, elegir un proveedor de servicios con capacidad de cumplimiento regional no solo es más seguro, sino que también representa una elección operativa inteligente.