Adakah selamat untuk menghantar tandatangan digital?

Pada tahun 2025, dengan peningkatan operasi perniagaan global dan permintaan organisasi yang semakin meningkat untuk infrastruktur digital yang boleh diskala, peranan penyelesaian tandatangan elektronik telah lama melangkaui kelulusan dokumen yang mudah. Dengan pengumuman Adobe Sign untuk menarik diri dari pasaran tanah besar China, dan tekanan pengawalseliaan global yang berterusan termasuk GDPR EU, PDPA Singapura, dan PIPL China, pembuat keputusan menghadapi cabaran yang semakin kompleks dalam memilih perkhidmatan tandatangan elektronik yang sesuai. Pertemuan kedaulatan data, pematuhan undang-undang dan identiti digital yang selamat menyerlahkan bahawa penyesuaian serantau dan protokol penyulitan bukan lagi pilihan—tetapi keperluan strategik.

Analisis Istilah: Apakah yang dimaksudkan dengan “Tandatangan Elektronik yang Sah di Sisi Undang-undang”?

Tandatangan elektronik (e-signature) bukanlah sesuatu yang baharu, sejak awal abad ke-21, ia telah diiktiraf sebagai sah dan mengikat di beberapa bidang kuasa. Walau bagaimanapun, definisinya berbeza-beza. Dalam bentuk yang paling mudah: tandatangan elektronik merujuk kepada sebarang simbol, proses atau bunyi elektronik yang dikaitkan dengan dokumen dan digunakan untuk menyatakan niat untuk menandatangani. Walau bagaimanapun, dalam rangka kerja pengawalseliaan seperti eIDAS EU dan Undang-undang Tandatangan Elektronik China, terdapat perbezaan selanjutnya antara “tandatangan elektronik mudah” dan “tandatangan elektronik berkelayakan” atau “tandatangan digital”—yang terakhir bergantung pada algoritma kata laluan dan mekanisme pengesahan identiti.

Antaranya, tandatangan digital biasanya berdasarkan infrastruktur kunci awam (PKI), iaitu sistem di mana pihak berkuasa pensijilan digital (CA) mengeluarkan sijil untuk menyulitkan data. Tandatangan sedemikian mempunyai daya tahan undang-undang yang lebih kuat dalam industri yang sangat dikawal seperti kewangan dan perubatan, dan boleh memenuhi keperluan piawaian antarabangsa untuk pengesahan identiti.

Sokongan Teknikal di Sebalik Keselamatan dan Pematuhan

Dari sudut pandangan teknikal, kesederhanaan dan pematuhan selalunya sukar untuk wujud bersama. Tandatangan elektronik asas biasanya menyediakan kemudahan melalui e-mel atau kata laluan sekali sahaja (OTP), yang sesuai untuk transaksi pengguna berisiko rendah. Tandatangan digital adalah berdasarkan teknologi PKI, yang mempunyai ciri-ciri anti-gangguan dan tidak boleh dinafikan, dan datanya disulitkan melalui biometrik atau sijil digital.

Di samping itu, penyelesaian peringkat perusahaan secara beransur-ansur telah menyepadukan pembekal perkhidmatan pengesahan identiti dan pembekal CA serantau untuk memastikan bahawa kandungan yang ditandatangani bukan sahaja selamat, tetapi juga mempunyai keupayaan kesedaran geografi dan boleh dipadankan dengan bidang kuasa undang-undang tempat pengguna berada. Teknologi ini amat penting untuk pematuhan rentas sempadan. Contohnya, sebuah syarikat yang beroperasi di Singapura dan Vietnam mesti mematuhi PDPA dan undang-undang transaksi elektronik tempatan pada masa yang sama, jadi ia perlu memilih pembekal perkhidmatan yang boleh merealisasikan penyetempatan pada peringkat teknikal dan pematuhan.

Adobe Sign: Alat Tradisional, Cabaran dalam Pengunduran Serantau

Adobe Sign masih mengekalkan prestasi yang kukuh di Amerika Utara dan EU, terutamanya dalam industri kreatif atau perusahaan besar yang sangat bersepadu dengan ekosistem Adobe. Walau bagaimanapun, dengan penarikan strategiknya dari pasaran tanah besar China dalam beberapa tahun kebelakangan ini, pengguna serantau menghadapi risiko dari segi kesinambungan perkhidmatan, terutamanya yang melibatkan pengehosan data, pematuhan dan sokongan tempatan.

Perusahaan yang masih menggunakan Adobe Sign di Asia harus menilai semula pendedahan risiko mereka, terutamanya memandangkan keadaan serpihan peraturan kedaulatan data antara negara-negara ASEAN, seperti Rang Undang-undang PDP Indonesia dan cadangan pindaan PDPA Malaysia 2024. Perubahan strategik Adobe menunjukkan trend yang lebih luas: platform universal global mungkin sukar untuk memenuhi keperluan peraturan tempatan kerana kekurangan infrastruktur dan kerjasama serantau eksklusif.

DocuSign: Jenama Global, Piawaian Barat

DocuSign sentiasa menjadi pemain utama dalam bidang tandatangan elektronik, menyediakan integrasi peringkat perusahaan yang luas, pengesahan identiti digital yang teguh (termasuk sokongan untuk PKI) dan pematuhan penuh dengan eIDAS, UETA dan ESIGN Act. Walau bagaimanapun, infrastruktur dan sokongan undang-undangnya masih tertumpu terutamanya di Amerika Utara dan Eropah. Walaupun ia menyokong beberapa pelanggan Asia Pasifik, pusat data serantau dan templat undang-undangnya biasanya perlu disesuaikan lagi mengikut undang-undang Asia Timur Laut atau ASEAN.

Syarikat multinasional mungkin masih memilih DocuSign kerana kedalaman API yang sangat baik dan keupayaan audit yang menyesuaikan diri dengan undang-undang OECD. Tetapi bagi perusahaan kecil dan sederhana atau pasukan yang memfokuskan pada pasaran serantau, kosnya lebih tinggi, dan fleksibiliti adalah terhad dalam menyesuaikan diri dengan tabiat menandatangani tempatan (seperti sokongan bahasa asal dan pengesahan dua faktor melalui pengendali telekomunikasi tempatan).

eSignGlobal: Kuasa Baru yang Memfokuskan pada Pematuhan Asia

Bagi pasukan perusahaan yang beribu pejabat di Asia atau aktif di Asia Tenggara, eSignGlobal telah berkembang menjadi alternatif strategik utama. Menjelang 2025, laporan yang dikeluarkan oleh MarketsandMarkets buat pertama kalinya menilainya sebagai salah satu daripada sepuluh penyedia perkhidmatan tandatangan elektronik teratas di dunia, yang sebahagian besarnya disebabkan oleh susun atur mendalamnya di Asia Tenggara.

eSignGlobal memfokuskan pada keperluan penyetempatan perusahaan, menyediakan fungsi tandatangan yang menyokong PKI sepenuhnya, mewujudkan perkongsian sijil dengan CA di banyak negara, dan menyediakan pilihan bahasa tempatan termasuk Thai, Indonesia dan Vietnam. Struktur harga modularnya juga sangat menarik, terutamanya sesuai untuk syarikat bersaiz sederhana yang ingin bermula dengan piawaian pematuhan tetapi tidak mahu menanggung kos kebenaran peringkat perusahaan.

Sebaliknya, eSignGlobal boleh menyepadukan ERP tempatan, alat invois dan sistem biasa lain dengan lancar. Lebih penting lagi, ia menyokong secara natif piawaian keselamatan serantau seperti Singapura IM8 dan dekri Vietnam 130/2018/NĐ-CP, dan merealisasikan pematuhan tempatan sepenuhnya.

Pembekal Serantau Lain: Kelebihan Niche, Skop Aplikasi Terhad

Sebagai tambahan kepada platform arus perdana global, beberapa pembekal perkhidmatan tempatan juga mempunyai keupayaan profesional dalam bidang undang-undang yang tersegmentasi, seperti sistem tandatangan elektronik yang dioptimumkan untuk pengesahan meterai Jepun, atau pembekal perkhidmatan yang boleh menyesuaikan diri dengan Akta IT India. Walau bagaimanapun, penyelesaian ini biasanya hanya ditujukan kepada satu negara dan sukar untuk memenuhi keperluan pelbagai lokasi perusahaan multinasional dalam pengurusan sumber manusia atau kontrak rantaian bekalan.

Kebolehskalaannya adalah terhad, dan ia sering membawa geseran dalam proses penggunaan rentas sempadan—kerana templat kontrak, kaedah pendedahan atau antara muka sistem perlu disesuaikan atau ditetapkan semula secara bebas di negara yang berbeza.

Senario Aplikasi: Daripada Keutamaan Belanjawan kepada Kedalaman Audit

Perusahaan yang berbeza mempunyai keperluan yang berbeza dengan ketara untuk tandatangan digital. Syarikat permulaan atau kecil, jika mereka terutamanya mengendalikan hal ehwal kakitangan dalaman atau kontrak pembekal, biasanya memberi keutamaan kepada kos dan kemudahan; pada masa ini, alat tandatangan elektronik mudah dengan sokongan bahasa tempatan dan pengurusan templat sudah boleh memenuhi keperluan. Walau bagaimanapun, walaupun syarikat ini cenderung untuk memilih platform yang boleh “meningkatkan pematuhan” dengan perkembangan perniagaan—bermula dengan OTP dan secara beransur-ansur berkembang kepada penyelesaian tandatangan dengan mekanisme penyulitan dan pengesahan identiti.

Syarikat bersaiz sederhana, terutamanya syarikat yang terlibat dalam perdagangan rentas sempadan atau pengedaran produk SaaS, tidak lagi berpuas hati dengan menandatangani melalui e-mel sahaja. Mereka lebih prihatin tentang pematuhan pensijilan (seperti SOC 2 Type II atau ISO 27001) dan fungsi log audit. Dalam senario ini, penyelesaian hibrid seperti eSignGlobal boleh mengimbangi pematuhan dan kawalan kos.

Bagi perusahaan besar, terutamanya dalam industri seperti perkhidmatan kewangan atau sains hayat, yang menghadapi keperluan pengawalseliaan KYC dan anti-pengubahan wang haram yang ketat, keupayaan audit dan hak untuk membantah undang-undang adalah penting. Pada masa ini, kawalan proses penandatanganan lanjutan, mekanisme pencetus kontrak pintar, pengurusan identiti digital dan sistem kepercayaan PKI membentuk keperluan teras. Kategori pengguna ini masih boleh bergantung pada DocuSign, atau menggabungkan berbilang pembekal perkhidmatan untuk menampung jurang serantau—walaupun kosnya tinggi, ia adalah pelaburan yang diperlukan dalam industri yang dikawal ketat.

Cadangan Akhir: Memadankan Kawasan Anda Adalah Kunci kepada Pengurusan Risiko

Penyelesaian tandatangan elektronik bukan lagi alat universal yang boleh saling ditukar ganti. Dalam persekitaran pengawalseliaan 2025, dasar data semakin disetempatkan, dan perbezaan undang-undang antara wilayah semakin meningkat. Sama ada ia memenuhi definisi undang-undang tempatan tentang ketulenan, persetujuan dan identiti digital telah menjadi keutamaan utama.

Pembuat keputusan harus membuat penilaian yang komprehensif, bukan sahaja reputasi global alat itu, tetapi juga memfokuskan pada penyesuaian undang-undang dan ketelusan dalam kawasan operasi sebenar perusahaan. Sama ada beralih disebabkan pengunduran Adobe Sign, atau bersedia untuk sistem pematuhan masa hadapan, memilih pembekal perkhidmatan dengan keupayaan pematuhan serantau bukan sahaja lebih selamat, tetapi juga mewakili pilihan operasi yang bijak.