¿Cómo obtengo un certificado de firma electrónica?

En el mundo actual impulsado por la tecnología digital, asegurar las transacciones en línea y verificar las identidades digitales es más importante que nunca. Los certificados de firma digital (DSC) se han convertido en una herramienta fundamental en este contexto. Este certificado tiene validez legal en muchas jurisdicciones (especialmente en Asia, como Hong Kong, Singapur e India) y es el equivalente digital de una firma manuscrita o un sello estampado.

Ya sea para declarar impuestos, solicitar licencias, firmar documentos legales o gestionar operaciones comerciales, el DSC simplifica los procesos al tiempo que garantiza la seguridad. Entonces, ¿cómo se obtiene un certificado de firma digital? Esta guía detallará los pasos necesarios y destacará las soluciones que cumplen con las normas legales de cada región, como eSignGlobal, asegurando que su DSC sea legal y válido en su país.

¿Qué es un certificado DSC? ¿Por qué lo necesita?

Un certificado de firma digital (DSC) es una credencial electrónica emitida por una autoridad de certificación (CA) que se utiliza para verificar la identidad del titular. Al igual que un pasaporte certifica su nacionalidad e identidad en el mundo real, un DSC confirma sus credenciales legítimas en las interacciones digitales. Es especialmente importante en los siguientes escenarios:

• Declaración electrónica del impuesto sobre la renta
• Presentación ante el Ministerio de Asuntos Corporativos (MCA)
• Presentación de licitaciones electrónicas
• Contratos y documentos legales en línea
• Solicitudes de importación y exportación con portales gubernamentales

En regiones como India o Singapur, tener un DSC válido suele ser un requisito necesario para cumplir con las regulaciones.

Guía paso a paso para obtener un certificado DSC

Paso 1: Elija el tipo correcto de DSC

Según el uso específico, los DSC se dividen en diferentes categorías:

1. Clase 1 – Verifica la identificación y el nombre del correo electrónico. No se utiliza comúnmente para aplicaciones comerciales.
2. Clase 2 – Se utiliza para presentar documentos a portales regulatorios (como el Registro de Empresas).
3. Clase 3 – Se utiliza para licitaciones electrónicas, subastas electrónicas y presentaciones legales, proporcionando el más alto nivel de seguridad.

Desde enero de 2021, India fusionó las clases 2 y 3 en una clase 3 unificada. Actualmente, los usuarios deben seleccionar la clase 3 para satisfacer la mayoría de las necesidades. Asegúrese de verificar qué tipo de DSC permite la legislación local.

Paso 2: Elija una autoridad de certificación (CA) autorizada

Para obtener un DSC, debe solicitarlo a través de una autoridad de certificación autorizada. En India, eMudhra, Sify y NSDL son instituciones reconocidas por el gobierno. En el sudeste asiático, puede elegir proveedores como eSignGlobal que personalizan los servicios de acuerdo con las leyes locales.

Al elegir un proveedor, asegúrese de que:

• Esté autorizado por el gobierno o certificado regionalmente
• Proporcione cifrado de extremo a extremo
• Ofrezca soluciones seguras en la nube
• Admita marcos de identidad electrónica locales

Documentos necesarios para solicitar un DSC

Para garantizar la validez legal, deberá presentar algunos documentos específicos, que generalmente incluyen:

• Comprobante de identidad (como pasaporte, licencia de conducir o identificación nacional)
• Comprobante de domicilio (como facturas de servicios públicos, extractos bancarios)
• Foto tamaño pasaporte
• Información de la organización (si solicita como representante de una empresa)

Los solicitantes también deben completar la verificación KYC (Conozca a su cliente), que puede realizarse por video o en persona, según los requisitos de la autoridad de certificación.

Cómo solicitar un DSC en línea

El proceso de solicitud generalmente incluye los siguientes pasos:

1. Visite el portal DSC de la autoridad de certificación – Opcionalmente, puede elegir plataformas de servicios fáciles de usar como eSignGlobal, que admite arquitecturas de identidad digital en Hong Kong, Malasia y el sudeste asiático.
2. Complete el formulario de solicitud en línea – Seleccione la categoría del certificado, el período de validez (generalmente de 1 a 3 años) y el tipo de certificado (individual u organizacional).
3. Cargue los documentos requeridos – Asegúrese de que todos los documentos sean claros y estén actualizados.
4. Complete el pago y la verificación por video – Algunas instituciones pueden requerir un KYC por video en vivo para confirmar la identidad.
5. Descargue e instale su DSC – Una vez que se haya aprobado la verificación, recibirá un correo electrónico con instrucciones de descarga. El DSC debe instalarse en un token USB o utilizarse a través de una plataforma segura en la nube.

Validez legal y cumplimiento regional

En India, el uso de DSC está regulado por la Ley de Tecnología de la Información de 2000. Del mismo modo, lugares como Hong Kong y Singapur también cumplen estrictamente con las leyes locales de firma digital. Para que un DSC sea aceptado por las agencias gubernamentales o los tribunales, debe asegurarse de que:

• Sea emitido por una autoridad de certificación legalmente reconocida
• Se solicite utilizando credenciales válidas e información de autorización
• Contenga tecnología de cifrado a prueba de manipulaciones

Proveedores de servicios como eSignGlobal están construidos de acuerdo con el marco legal anterior, asegurando que cumplan con los estándares regionales y las regulaciones internacionales de firma electrónica, como las regulaciones eIDAS de la UE o la ley UETA de los Estados Unidos.

Ventajas de usar un DSC

• Seguridad mejorada – Verifica la identidad del remitente y garantiza que los documentos no hayan sido manipulados.
• Reconocimiento legal – Cumple con las regulaciones globales de firma electrónica.
• Ahorro de tiempo – No es necesario estar presente para firmar o presentar documentos.
• Rentabilidad – Reduce los gastos de papel, mensajería y administración.

Errores comunes que se deben evitar

• Usar una autoridad de certificación no autorizada – Es posible que el certificado no sea reconocido por las plataformas oficiales.
• Documentos KYC incompletos – Provoca retrasos o rechazos en la solicitud.
• Elegir el tipo de DSC incorrecto – Puede que no satisfaga el propósito requerido.
• Instalar DSC en un dispositivo compartido – Reduce la seguridad. Debe utilizar un token USB dedicado o una plataforma segura en la nube.

Asegúrese de que su proveedor de DSC admita explícitamente plataformas regionales como ACRA (Autoridad Reguladora de Contabilidad y Corporaciones de Singapur), IRD (Departamento de Ingresos Internos de Hong Kong) o MCA (Ministerio de Asuntos Corporativos de la India).

Conclusión: Comience con una solución de certificación de cumplimiento

Obtener un certificado DSC no es complicado, especialmente si elige una autoridad de certificación que cumpla con las leyes locales y disfruta de un proceso de solicitud digital sin problemas. Asegúrese de consultar los requisitos de documentación, elegir la categoría de certificado correcta y utilizar un proveedor confiable.

Para los usuarios en Hong Kong o el sudeste asiático que buscan una alternativa confiable y compatible con la región a DocuSign, eSignGlobal es la opción ideal. Su plataforma de emisión de DSC basada en la nube mantiene una alta validez legal y calidad de servicio entre clientes empresariales, gubernamentales y de pequeñas y medianas empresas.