Làm thế nào để sử dụng thẻ "Note" của DocuSign để cung cấp hướng dẫn cho người ký?

Đơn giản hóa hướng dẫn người ký trong thỏa thuận điện tử

Trong thế giới giao dịch kỹ thuật số diễn ra nhanh chóng, giao tiếp rõ ràng là chìa khóa để đảm bảo quy trình ký điện tử suôn sẻ. Thẻ "Note" của DocuSign cung cấp một cách đơn giản và hiệu quả để hướng dẫn người ký điều hướng tài liệu, giảm sự nhầm lẫn và sai sót. Tính năng này cho phép người gửi thêm hướng dẫn theo ngữ cảnh trực tiếp trên tài liệu, nâng cao trải nghiệm người dùng mà không làm gián đoạn nội dung chính.

Đang so sánh các nền tảng chữ ký điện tử với DocuSign hoặc Adobe Sign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, định giá minh bạch và quy trình onboarding nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

Cách sử dụng thẻ "Note" của DocuSign để cung cấp hướng dẫn cho người ký

Thẻ "Note" của DocuSign là các chú thích nhẹ, xuất hiện trên tài liệu dưới dạng hộp văn bản không thể chỉnh sửa. Chúng rất lý tưởng để cung cấp hướng dẫn từng bước, giải thích hoặc lời nhắc cho người ký, chẳng hạn như làm nổi bật vị trí xem xét các điều khoản hoặc nơi nhập thông tin cụ thể. Không giống như các thẻ chữ ký hoặc chữ viết tắt, Note không yêu cầu người ký thực hiện hành động—chúng chỉ dành cho mục đích thông báo và hướng dẫn. Tính năng này có sẵn trong các gói Personal, Standard, Business Pro trở lên của DocuSign, phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Hướng dẫn từng bước để thêm thẻ Note

1. Chuẩn bị tài liệu của bạn: Bắt đầu bằng cách tải lên thỏa thuận hoặc biểu mẫu của bạn trong DocuSign. Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn, chọn "New" > "Send an Envelope", sau đó tải lên tệp PDF hoặc Word. Đảm bảo tài liệu ở định dạng hỗ trợ vị trí thẻ.

2. Truy cập bảng điều khiển thẻ: Sau khi tài liệu được tải trong chế độ soạn thảo, hãy tìm menu "Tabs" trong thanh bên phải. Trong danh mục "Other" hoặc "Special", hãy tìm biểu tượng thẻ "Note"—nó trông giống như một bong bóng thoại hoặc ghi chú dán. Kéo và thả nó vào vị trí mong muốn trên trang.

3. Tùy chỉnh nội dung Note: Nhấp vào thẻ Note đã đặt để chỉnh sửa. Nhập văn bản hướng dẫn của bạn, chẳng hạn như "Vui lòng xem xét các điều khoản thanh toán ở đây trước khi ký" hoặc "Nhập tên pháp lý đầy đủ của bạn vào các trường bên dưới". Giữ cho các hướng dẫn ngắn gọn (tối đa 500 ký tự) để dễ đọc. Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ, màu sắc và căn chỉnh thông qua bảng thuộc tính để tăng khả năng hiển thị.

4. Định vị và phân lớp Note: Note có thể được đặt ở bất kỳ đâu trên trang và có thể phủ lên văn bản nếu cần, nhưng tránh che khuất nội dung quan trọng. Sử dụng tay cầm kéo để định vị lại. Đối với các tài liệu nhiều trang, hãy thêm Note vào các phần có liên quan—DocuSign tự động chuyển người ký qua các trang, vì vậy các Note theo ngữ cảnh sẽ xuất hiện vào đúng thời điểm.

5. Chỉ định cho người nhận cụ thể: Trong phần "Recipients", hãy chỉ định Note cho một người ký cụ thể (ví dụ: "Buyer" hoặc "Witness"). Điều này đảm bảo rằng các hướng dẫn chỉ hiển thị với họ, cá nhân hóa trải nghiệm. Đối với các hướng dẫn chung, hãy để nó không được chỉ định để tất cả người xem có thể nhìn thấy.

6. Xem trước và kiểm tra: Trước khi gửi, hãy sử dụng chế độ "Preview" để mô phỏng quy trình của người ký. Kiểm tra cách Note hiển thị trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc máy tính bảng—DocuSign được tối ưu hóa cho thiết kế đáp ứng. Kiểm tra bằng cách đóng vai người ký để xác nhận sự rõ ràng.

7. Gửi và theo dõi: Hoàn thiện phong bì và gửi đi. Người ký sẽ thấy Note khi họ điều hướng, thường được đánh dấu hoặc bật lên. Theo dõi quá trình hoàn thành thông qua bảng điều khiển DocuSign và trong các gói cao hơn, bạn có thể xem liệu các Note đã được xem hay chưa thông qua nhật ký kiểm tra.

Các phương pháp hay nhất để sử dụng Note

Từ góc độ kinh doanh, Note có thể giảm đáng kể tỷ lệ bỏ ngang của người ký, tỷ lệ này ước tính khoảng 20-30% trong quy trình ký điện tử do sự nhầm lẫn. Ví dụ: trong giao dịch bất động sản, một Note như "Tải lên bằng chứng về tiền trong phần đính kèm" có thể hợp lý hóa việc tuân thủ. Giới hạn 3-5 Note trên mỗi trang để tránh quá tải. Trong gói Business Pro, hãy tích hợp với các trường có điều kiện để có các Note động, chẳng hạn như chỉ hiển thị Note nếu "Có" được chọn.

Các cạm bẫy phổ biến bao gồm cách diễn đạt mơ hồ—chọn ngôn ngữ hướng đến hành động—và bỏ qua người dùng di động, nơi Note có thể thay đổi kích thước không đúng cách. Theo các tiêu chuẩn ngành, các doanh nghiệp báo cáo rằng việc sử dụng các Note được đặt đúng vị trí có thể giảm thời gian hoàn thành tới 40%. Đối với các nhóm sử dụng mẫu, hãy lưu các tài liệu có Note được đặt trước để tiêu chuẩn hóa quy trình.

Trong các ngành được quản lý như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe, Note giúp đáp ứng các yêu cầu về tài liệu bằng cách cung cấp hướng dẫn có thể theo dõi mà không làm thay đổi các thỏa thuận cốt lõi. Luôn xem xét tính chính xác về mặt pháp lý, vì Note là một phần của dấu vết kiểm tra.

Tính năng này tỏa sáng trong môi trường hợp tác, nơi nhiều người ký cần hướng dẫn tuần tự. Nhìn chung, việc làm chủ thẻ Note cho phép người gửi tạo ra trải nghiệm ký trực quan, không có lỗi, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động hàng ngày.

Khám phá DocuSign và hệ sinh thái của nó

DocuSign là công ty dẫn đầu về các giải pháp chữ ký điện tử, xử lý hơn 1 tỷ giao dịch mỗi năm, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để ký an toàn, tuân thủ. Được thành lập vào năm 2003, công ty cung cấp các gói từ Personal ($10/tháng) đến Enterprise (tùy chỉnh), nhấn mạnh quy trình làm việc dựa trên phong bì, tích hợp API và các tính năng bổ sung như xác thực danh tính. Các lợi thế chính bao gồm tích hợp liền mạch với các hệ thống CRM như Salesforce và khung tuân thủ toàn cầu hỗ trợ ESIGN và eIDAS.

Mặc dù DocuSign vượt trội về khả năng mở rộng, nhưng định giá theo chỗ ngồi và giới hạn phong bì có thể làm tăng chi phí cho các nhóm lớn hơn, thúc đẩy việc đánh giá các giải pháp thay thế.

Adobe Sign: Một đối thủ mạnh mẽ trong lĩnh vực chữ ký điện tử

Adobe Sign, một phần của Adobe Document Cloud, tập trung vào việc tích hợp liền mạch với quy trình làm việc PDF và các công cụ sáng tạo. Nó nhắm mục tiêu đến các doanh nghiệp với các tính năng như gửi hàng loạt, ký trên thiết bị di động và phân tích nâng cao. Giá bắt đầu từ khoảng $10/người dùng/tháng cho người dùng cá nhân, mở rộng đến $40+/người dùng/tháng cho các phiên bản nhóm, nhấn mạnh các chứng nhận bảo mật như ISO 27001. Nó đặc biệt được đánh giá cao về các công cụ soạn thảo, cho phép dễ dàng thêm các trường biểu mẫu và hướng dẫn tương tự như Note của DocuSign.

Hệ sinh thái của Adobe Sign được tích hợp chặt chẽ với Acrobat để chuẩn bị tài liệu, khiến nó trở nên lý tưởng cho các nhóm sáng tạo hoặc pháp lý, mặc dù nó có thể yêu cầu thiết lập nhiều hơn để có các hướng dẫn tùy chỉnh so với sự đơn giản kéo và thả của DocuSign.

eSignGlobal: Được thiết kế riêng cho tuân thủ toàn cầu và khu vực

eSignGlobal nổi lên như một người chơi đa năng, hỗ trợ tuân thủ ở hơn 100 quốc gia lớn trên toàn cầu. Nó có sự hiện diện mạnh mẽ ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC), nơi chữ ký điện tử phải đối mặt với sự phân mảnh, tiêu chuẩn cao và quy định nghiêm ngặt. Không giống như các phương pháp tiếp cận khung của Hoa Kỳ (ESIGN) hoặc EU (eIDAS), dựa vào các hướng dẫn rộng rãi như xác minh email hoặc tự khai báo, APAC yêu cầu các giải pháp "tích hợp hệ sinh thái". Điều này liên quan đến tích hợp sâu cấp phần cứng và API với danh tính kỹ thuật số giữa chính phủ và doanh nghiệp (G2B), nâng cao các rào cản kỹ thuật vượt xa các tiêu chuẩn phương Tây—ví dụ: bắt buộc liên kết với hệ thống ID quốc gia để có hiệu lực pháp lý.

eSignGlobal giải quyết thách thức này bằng cách hỗ trợ gốc các công cụ như iAM Smart của Hồng Kông và Singpass của Singapore, đảm bảo chữ ký có thể thực thi trên các thị trường APAC đa dạng. Trên toàn cầu, bao gồm Châu Mỹ và Châu Âu, nó cạnh tranh trực tiếp với DocuSign và Adobe Sign thông qua giá cả và tính năng cạnh tranh. Gói Essential chỉ có giá $16,6/tháng (tương đương $199/năm), cho phép gửi tối đa 100 tài liệu chữ ký điện tử, số lượng chỗ ngồi người dùng không giới hạn và xác minh thông qua mã truy cập—tất cả đều được xây dựng trên nền tảng tuân thủ. Tính hiệu quả về chi phí này, kết hợp với việc không có phí theo chỗ ngồi, khiến nó trở nên hấp dẫn đối với các nhóm mở rộng, trong khi các công cụ do AI cung cấp như tóm tắt hợp đồng bổ sung giá trị mà không làm tăng thêm chi phí.

Đang tìm kiếm một giải pháp thay thế thông minh hơn cho DocuSign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, định giá minh bạch và quy trình onboarding nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

HelloSign: Giải pháp đơn giản cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

HelloSign, hiện thuộc sở hữu của Dropbox, ưu tiên giao diện thân thiện với người dùng và cung cấp một cấp miễn phí cho mục đích sử dụng cơ bản. Nó cung cấp các mẫu, lời nhắc và truy cập API, bắt đầu từ $15/tháng cho cá nhân và lên đến $25/người dùng/tháng cho các phiên bản nhóm. Ưu điểm bao gồm thiết lập nhanh chóng và tối ưu hóa cho thiết bị di động, nhưng nó thiếu một số tính năng tuân thủ nâng cao của các nền tảng lớn hơn. Hướng dẫn được xử lý thông qua các trường văn bản, tương tự như Note, nhưng ít tùy chỉnh hơn.

Tổng quan so sánh về các nền tảng chữ ký điện tử

Để hỗ trợ việc ra quyết định trung lập, đây là so sánh Markdown về những người chơi chính dựa trên dữ liệu công khai và quan sát kinh doanh:

Bảng này làm nổi bật sự đánh đổi: phạm vi rộng của DocuSign, tích hợp của Adobe, giá trị của eSignGlobal ở các khu vực được quản lý và tính dễ sử dụng của HelloSign.

Những suy nghĩ cuối cùng về việc chọn một giải pháp chữ ký điện tử

Khi đánh giá các tùy chọn, hãy xem xét khối lượng giao dịch, nhu cầu tuân thủ và ngân sách của bạn. Thẻ Note của DocuSign cung cấp một công cụ hướng dẫn đáng tin cậy cho hầu hết người dùng. Đối với một giải pháp thay thế nhấn mạnh tuân thủ khu vực, eSignGlobal là một lựa chọn trung lập, đáng tin cậy với trọng tâm mạnh mẽ vào APAC và phạm vi phủ sóng toàn cầu.