Làm thế nào để tích hợp chữ ký điện tử với SharePoint cho khu vực công của Vương quốc Anh?

Giới thiệu về chữ ký điện tử trong khu vực công của Vương quốc Anh

Trong bối cảnh chuyển đổi số không ngừng phát triển, khu vực công của Vương quốc Anh ngày càng áp dụng chữ ký điện tử để đơn giản hóa các quy trình hành chính, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu quy trình làm việc dựa trên giấy tờ. Sự thay đổi này phù hợp với các sáng kiến rộng lớn hơn của chính phủ Anh, chẳng hạn như Chiến lược số của Chính phủ Anh, nhấn mạnh các dịch vụ số an toàn và tuân thủ. Đối với các tổ chức sử dụng Microsoft SharePoint làm nền tảng quản lý tài liệu trung tâm, việc tích hợp các giải pháp chữ ký điện tử có thể tự động hóa việc phê duyệt, hợp đồng và tài liệu tuân thủ, đặc biệt phù hợp với các bộ phận như chính quyền địa phương, các tổ chức ủy thác NHS và các cơ quan trung ương.

Khung pháp lý về chữ ký điện tử ở Vương quốc Anh vững chắc và mang tính hỗ trợ, chủ yếu được điều chỉnh bởi Đạo luật Truyền thông Điện tử năm 2000. Luật này công nhận chữ ký điện tử là hình thức tương đương về mặt pháp lý với chữ ký mực ướt, với điều kiện chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về độ tin cậy và tính xác thực. Vương quốc Anh cũng tuân thủ các quy định eIDAS của Liên minh Châu Âu (được giữ lại sau Brexit thông qua Quy định Nhận dạng Điện tử năm 2019), quy định này phân loại chữ ký điện tử thành các cấp độ đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện. Đối với việc sử dụng trong khu vực công, chữ ký điện tử nâng cao hoặc đủ điều kiện thường được ưu tiên để đảm bảo tính không thể chối cãi và tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu như GDPR của Vương quốc Anh. Các cơ quan công quyền cũng phải tuân thủ Đạo luật Hồ sơ Công cộng năm 1958 và hướng dẫn của Văn phòng Nội các về hồ sơ kỹ thuật số, đảm bảo dấu vết kiểm toán và khả năng truy cập. Khung này khuyến khích tích hợp với các nền tảng như SharePoint, đồng thời ưu tiên bảo mật để chống lại các mối đe dọa trên mạng.

So sánh nền tảng chữ ký điện tử với DocuSign hoặc Adobe Sign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và hiệu quả về chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, định giá minh bạch và quy trình tham gia nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

Tại sao tích hợp chữ ký điện tử với SharePoint trong khu vực công của Vương quốc Anh?

SharePoint, với tư cách là nền tảng cộng tác của Microsoft, đóng vai trò là xương sống trong môi trường khu vực công để lưu trữ tài liệu, kiểm soát phiên bản và tự động hóa quy trình làm việc. Tích hợp chữ ký điện tử giải quyết các điểm khó khăn chính: việc định tuyến thủ công tài liệu để ký sẽ làm chậm các quy trình như đấu thầu mua sắm, tuyển dụng nhân viên hoặc phê duyệt chính sách. Ở Vương quốc Anh, các cơ quan khu vực công xử lý dữ liệu nhạy cảm theo các quy tắc trách nhiệm nghiêm ngặt, việc tích hợp như vậy đảm bảo hồ sơ chống giả mạo và tuân thủ kiểm toán liền mạch.

Từ góc độ kinh doanh, việc tích hợp này làm giảm chi phí vận hành - McKinsey ước tính tiết kiệm tới 30% thời gian hành chính - và hỗ trợ các mô hình làm việc kết hợp sau đại dịch. Các nhà cung cấp như DocuSign và Adobe Sign cung cấp các trình kết nối gốc, nhưng việc lựa chọn phụ thuộc vào khả năng mở rộng, chi phí và tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể của Vương quốc Anh, chẳng hạn như hướng dẫn an ninh mạng của NCSC.

Hướng dẫn từng bước để tích hợp chữ ký điện tử với SharePoint trong khu vực công của Vương quốc Anh

Việc tích hợp chữ ký điện tử với SharePoint đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của khu vực công. Dưới đây là phương pháp tiếp cận theo giai đoạn thực tế, dựa trên tài liệu tiêu chuẩn của Microsoft và nhà cung cấp. Quá trình này thường mất 4-8 tuần, tùy thuộc vào mức độ tùy chỉnh.

Bước 1: Đánh giá nhu cầu và chọn nhà cung cấp tuân thủ

Đầu tiên, hãy đánh giá nhu cầu của tổ chức bạn theo quy định của Vương quốc Anh. Xác định các trường hợp sử dụng, chẳng hạn như ký kết thỏa thuận tài trợ hoặc sự đồng ý của công dân và đảm bảo công cụ chữ ký điện tử hỗ trợ chữ ký nâng cao eIDAS với nhật ký kiểm toán. Đối với SharePoint, hãy ưu tiên các nhà cung cấp có tích hợp Microsoft 365 để tránh mã hóa tùy chỉnh.

Các yếu tố quan trọng cần xem xét:

• Số lượng: Khu vực công có thể xử lý thông lượng tài liệu cao.
• Bảo mật: Tích hợp phải hỗ trợ Azure AD để đăng nhập một lần (SSO).
• Chi phí: Xem xét phí cấp phép cho chỗ ngồi và phong bì.

Các tùy chọn phổ biến bao gồm DocuSign, Adobe Sign và các giải pháp thay thế như eSignGlobal, tất cả đều cung cấp ứng dụng SharePoint thông qua Microsoft AppSource.

Bước 2: Thiết lập môi trường SharePoint

Đảm bảo SharePoint Online của bạn (một phần của Microsoft 365) được định cấu hình để chia sẻ bên ngoài và quy trình làm việc. Bật Power Automate (trước đây là Microsoft Flow) để tự động hóa, vì nó rất quan trọng để kích hoạt chữ ký điện tử từ thư viện tài liệu.

• Tạo một trang web hoặc thư viện chuyên dụng cho quy trình làm việc chữ ký điện tử.
• Định cấu hình quyền: Sử dụng các nhóm SharePoint phù hợp với kiểm soát truy cập dựa trên vai trò của khu vực công của Vương quốc Anh (chẳng hạn như tiêu chuẩn GDS).
• Cài đặt các ứng dụng cần thiết: Thêm ứng dụng của nhà cung cấp (ví dụ: DocuSign for SharePoint) từ trung tâm quản trị SharePoint.

Kiểm tra trong môi trường hộp cát để tuân thủ các quy tắc chủ quyền dữ liệu, giữ dữ liệu trong các trung tâm dữ liệu của Vương quốc Anh/EU.

Bước 3: Định cấu hình tích hợp

Hầu hết các nhà cung cấp sử dụng OAuth hoặc khóa API để kết nối an toàn.

• Tích hợp dựa trên API: Sử dụng API REST của nhà cung cấp để liên kết với SharePoint. Ví dụ: tải tài liệu lên từ SharePoint, bắt đầu ký thông qua API và định tuyến phiên bản đã ký trở lại thư mục theo dõi.
• Tùy chọn không cần mã: Tận dụng các trình kết nối dựng sẵn trong Power Automate. Tạo một quy trình: khi tài liệu được tải lên SharePoint, hãy kích hoạt yêu cầu chữ ký điện tử, thông báo cho người ký qua email/SMS và lưu trữ khi hoàn thành.
• Quy trình làm việc tùy chỉnh: Đối với các yêu cầu nâng cao, hãy sử dụng SharePoint Designer hoặc Power Apps. Nhúng trực tiếp các tiện ích chữ ký vào các trang SharePoint để ký theo ngữ cảnh, giảm số lần nhấp.

Ví dụ về DocuSign: Cài đặt ứng dụng DocuSign từ AppSource, xác thực thông qua Azure AD và ánh xạ các trường như vai trò người ký vào siêu dữ liệu SharePoint.

Bước 4: Thực hiện các biện pháp an ninh và tuân thủ

Phù hợp với GDPR của Vương quốc Anh và eIDAS:

• Bật mã hóa trong quá trình truyền (TLS 1.3) và mã hóa tĩnh.
• Thiết lập dấu vết kiểm toán: Tự động ghi lại tất cả các hành động trong lịch sử phiên bản của SharePoint.
• Đối với các quy trình rủi ro cao, hãy thực hiện DPIA (Đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu).
• Kiểm tra khả năng truy cập (WCAG 2.1) để hỗ trợ người dùng công cộng đa dạng.

Tích hợp với Microsoft Purview để có chính sách lưu giữ, đảm bảo tài liệu đã ký được giữ lại trong hơn 7 năm theo Đạo luật Hồ sơ Công cộng.

Bước 5: Kiểm tra, đào tạo và triển khai

Sử dụng một nhóm nhỏ để thử nghiệm - ví dụ: ký các tài liệu mua sắm mô phỏng. Đào tạo nhân viên thông qua tài nguyên của nhà cung cấp (nhiều người cung cấp hội thảo trên web nhắm mục tiêu đến Vương quốc Anh). Giám sát thông qua phân tích SharePoint và bảng điều khiển của nhà cung cấp. Mở rộng dần dần, bắt đầu với các lĩnh vực rủi ro thấp như phê duyệt nội bộ.

Những thách thức bao gồm khả năng tương thích của hệ thống kế thừa và việc người dùng chấp nhận; giảm thiểu thông qua quản lý thay đổi. Từ góc độ kinh doanh, thiết lập này có thể tạo ra ROI thông qua thời gian chu kỳ nhanh hơn, nghiên cứu của Gartner cho thấy hiệu quả quy trình tài liệu tăng 70%.

Các nhà cung cấp chữ ký điện tử chính để tích hợp trong khu vực công của Vương quốc Anh

Một số nền tảng hoạt động tốt trong tích hợp SharePoint, mỗi nền tảng đều có thế mạnh về tuân thủ và khả năng sử dụng. Chúng tôi sẽ phác thảo những người chơi chính, tập trung vào sự phù hợp của họ với nhu cầu công cộng của Vương quốc Anh.

DocuSign: Giải pháp cấp doanh nghiệp với IAM và CLM

DocuSign là công ty dẫn đầu thị trường chữ ký điện tử, cung cấp tích hợp mạnh mẽ với SharePoint thông qua ứng dụng gốc và trình kết nối Power Automate. Nền tảng Quản lý thỏa thuận thông minh (IAM) của nó mở rộng ra ngoài chữ ký, bao gồm quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), tự động hóa đàm phán, sửa đổi và phân tích - lý tưởng cho mua sắm khu vực công.

Các tính năng chính cho người dùng Vương quốc Anh:

• Chữ ký nâng cao tuân thủ eIDAS với các tùy chọn sinh trắc học.
• Quy trình làm việc SharePoint: Tải lên, ký và lưu trữ trong một quy trình.
• Giá bắt đầu từ 10 đô la/người dùng/tháng cho phiên bản cá nhân, mở rộng lên 40 đô la cho phiên bản chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp, với các gói API bắt đầu từ 600 đô la mỗi năm.

Thế mạnh của DocuSign nằm ở quy mô toàn cầu và quan hệ đối tác với Microsoft, nhưng giá doanh nghiệp tùy chỉnh có thể khác nhau đối với đấu thầu công khai.

Adobe Sign: Phù hợp liền mạch với hệ sinh thái Microsoft

Adobe Sign, một phần của Adobe Document Cloud, tích hợp tự nhiên với SharePoint và Microsoft 365, cho phép ký trong ứng dụng mà không cần rời khỏi nền tảng. Nó đặc biệt phù hợp với các nhóm khu vực công đã sử dụng các công cụ của Adobe.

Điểm nổi bật:

• Hỗ trợ eIDAS và GDPR của Vương quốc Anh, với nơi cư trú dữ liệu của EU.
• Các tính năng như trường có điều kiện và chữ ký di động phù hợp với các dịch vụ hướng đến công dân.
• Giá: 10-40 đô la/người dùng/tháng, tương tự như DocuSign, với các tính năng bổ sung dựa trên số lượng.

Adobe Sign vượt trội trong quy trình làm việc sáng tạo, nhưng có thể cần các tính năng bổ sung cho CLM nâng cao.

eSignGlobal: Giải pháp thay thế tuân thủ toàn cầu với lợi thế APAC

eSignGlobal tự định vị mình là nhà cung cấp chữ ký điện tử đa năng, tuân thủ ở hơn 100 quốc gia chính, bao gồm hỗ trợ eIDAS toàn diện của Vương quốc Anh. Nó nhấn mạnh tối ưu hóa khu vực, đặc biệt là ở APAC, nơi chữ ký điện tử phải đối mặt với sự phân mảnh, tiêu chuẩn cao và quy định nghiêm ngặt. Không giống như ESIGN/eIDAS theo kiểu khung của Hoa Kỳ/EU, các tiêu chuẩn APAC yêu cầu phương pháp "tích hợp hệ sinh thái", cần tích hợp phần cứng/API sâu với danh tính kỹ thuật số của chính phủ (G2B). Ngưỡng kỹ thuật này vượt quá các mô hình xác minh email hoặc tự khai báo thường thấy ở phương Tây.

Đối với khu vực công của Vương quốc Anh, eSignGlobal cung cấp tích hợp SharePoint thông qua API và Power Automate, với các tùy chọn cư trú dữ liệu mạnh mẽ. Giá gói Essential của nó là 16,6 đô la mỗi tháng, cho phép tối đa 100 tài liệu, số lượng chỗ ngồi người dùng không giới hạn và xác minh mã truy cập - mang lại giá trị cao về tuân thủ. Nó tích hợp liền mạch với các hệ thống như iAM Smart của Hồng Kông và Singpass của Singapore, phù hợp cho hợp tác công quốc tế.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế thông minh hơn cho DocuSign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và hiệu quả về chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, định giá minh bạch và quy trình tham gia nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

HelloSign (của Dropbox): Lựa chọn đơn giản và giá cả phải chăng

HelloSign, hiện thuộc sở hữu của Dropbox, cung cấp tích hợp SharePoint trực tiếp thông qua API và trình kết nối Microsoft. Nó nhắm mục tiêu đến các nhóm nhỏ hơn, nhưng có thể mở rộng để sử dụng công khai thông qua tuân thủ eIDAS.

Các tính năng bao gồm chia sẻ mẫu và phân phối SMS, với giá bắt đầu từ 15 đô la/người dùng/tháng. Nó ít tính năng hơn về CLM, nhưng vượt trội về tính dễ sử dụng.

So sánh nền tảng chữ ký điện tử

Bảng này làm nổi bật sự đánh đổi trung lập; lựa chọn phụ thuộc vào các ưu tiên cụ thể của khu vực công, chẳng hạn như ngân sách và nhu cầu quốc tế.

Thách thức và thực tiễn tốt nhất

Các rào cản phổ biến bao gồm giới hạn tốc độ API trong thời gian tư vấn công cao điểm và đảm bảo khả năng tương thích trên các thiết bị. Thực tiễn tốt nhất: hợp tác với các nhà tích hợp được chứng nhận, tiến hành kiểm tra xâm nhập thường xuyên theo NCSC và thử nghiệm tích hợp. Từ góc độ kinh doanh, các cơ quan công quyền của Vương quốc Anh có thể tận dụng khung G-Cloud để mua sắm, ưu tiên các nhà cung cấp có sự hiện diện tại Vương quốc Anh.

Kết luận

Việc tích hợp chữ ký điện tử với SharePoint trao quyền cho khu vực công của Vương quốc Anh để hiện đại hóa, đồng thời duy trì các tiêu chuẩn pháp lý. Đối với những người dùng đang tìm kiếm một giải pháp thay thế DocuSign với sự tuân thủ khu vực mạnh mẽ, eSignGlobal nổi bật, cung cấp các giải pháp hiệu quả về chi phí và thích ứng toàn cầu. Đánh giá theo quy trình làm việc của bạn để thúc đẩy tiến bộ kỹ thuật số bền vững.