Cách gửi tài liệu có chữ ký số qua email (Hướng dẫn đầy đủ về phong bì eSignGlobal)

Khi bạn nhận được hợp đồng/biểu mẫu (thường là PDF) qua email và muốn nhanh chóng hoàn tất việc ký trực tuyến, bài viết này cung cấp một lộ trình tiêu chuẩn từ tệp đính kèm email → phong bì eSignGlobal → hoàn tất ký và lưu giữ, bao gồm các nhu cầu về một/nhiều bản, phân phối khác múi giờ và phê duyệt theo thứ tự.

Mục lục

• 1) Trường hợp áp dụng của hướng dẫn
• 2) Quy trình cơ bản: Từ email đến "Gửi phong bì"
• 3) Các tham số và giới hạn quan trọng (tra cứu nhanh)
• 4) Chức năng nâng cao: Gửi hàng loạt / Gửi hẹn giờ / Di chuyển thứ tự ký
• 5) Tính hợp pháp của SES và mô hình tuân thủ (EU/US/HK/SG)
• 6) Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
• 7) Giới thiệu về eSignGlobal: Định vị và lợi thế

1) Trường hợp áp dụng của hướng dẫn

• Email nhận được PDF cần ký (hoặc tài liệu đã xuất ra PDF trước đó).
• Cần đóng gói và gửi hợp đồng chính và các tệp đính kèm/phụ lục cùng một lúc để cải thiện tỷ lệ hoàn thành và khả năng truy xuất nguồn gốc.
• Có nhu cầu tiếp cận theo nhịp độ cố định, khác múi giờ hoặc phải tuân theo trình tự ký/chuỗi phê duyệt rõ ràng.

2) Quy trình cơ bản: Từ email đến "Gửi phong bì"

Bước A: Tải lên và sắp xếp tệp

1. Tải xuống tệp đính kèm PDF cần ký từ email.
2. Đăng nhập vào eSignGlobal → vào trang Gửi phong bì.
3. Thêm tài liệu: Tải lên PDF (dung lượng mỗi tệp ≤30MB; mỗi phong bì ≤10 tệp).

Bước B: Thêm người ký và thông tin cơ bản

4. Thêm người ký: Điền Tên + Email cho mỗi người ký (mỗi phong bì ≤10 người).
5. Thông tin cơ bản: Điền Chủ đề và Ghi chú.

Bước C: Cài đặt nâng cao và đặt trường

6. Cài đặt nâng cao: Đặt Thời hạn ký (≤90 ngày), CC (≤10 người), Tệp đính kèm (≤10 tệp) → Tiếp theo.
7. Thêm trường (Add Fields): Kéo và thả Chữ ký/Ngày/Văn bản/Đánh dấu/Chọn một → Gửi.
8. Hệ thống tự động thông báo; theo dõi trạng thái và tải xuống thành phẩm và chứng chỉ trên trang danh sách.

3) Các tham số và giới hạn quan trọng (tra cứu nhanh)

• Tệp: PDF; dung lượng mỗi tệp ≤30MB; tối đa 10 tệp mỗi phong bì.
• Người ký: tối đa 10 người mỗi phong bì; hỗ trợ ký theo thứ tự (tuần tự/song song/hỗn hợp).
• Cài đặt nâng cao: Thời hạn ≤90 ngày; CC ≤10 người; Tệp đính kèm ≤10 tệp.

4) Chức năng nâng cao: Gửi hàng loạt / Gửi hẹn giờ / Thứ tự ký

4.1 Gửi hàng loạt (phù hợp với "một mẫu × nhiều người nhận")

Trường hợp: Tài liệu nhập chức, thông báo chính sách, thỏa thuận kênh, xác nhận tuân thủ hàng năm, v.v. Thao tác: Cài đặt Gửi phong bì hàng loạt → chọn Gửi phong bì hàng loạt từ menu thả xuống bên phải trang gửi → tải lên mẫu/tệp và định cấu hình bên ký và xác minh → tải xuống CSV mẫu điền Người ký/CC, Chủ đề, Ghi chú → tải lên CSV → đặt khu vực ký → Gửi ngay → xem tiến trình và xuất Trạng thái gửi trong Tệp hàng loạt.

4.2 Gửi hẹn giờ (khác múi giờ và phân phối thống nhất)

Trường hợp: Nhóm khác múi giờ, tiếp cận trong giờ làm việc, phối hợp với nhịp độ kinh doanh. Thao tác: Cài đặt Gửi hẹn giờ → chọn "Gửi sau" (đặt ngày/giờ) từ menu thả xuống bên cạnh "Gửi trực tiếp" trên trang khởi tạo → hoặc chọn "Gửi sau" (đặt ngày/giờ) từ menu thả xuống bên cạnh "Gửi ngay" trên trang chỉ định vị trí ký.

4.3 Đặt thứ tự ký (tuần tự/song song/hỗn hợp)

Đặt thứ tự ký: Số thứ tự giống nhau = song song, số thứ tự khác nhau = tuần tự; hỗ trợ ký theo thứ tự/không theo thứ tự, nhiều bước cho cùng một người ký, kéo và sắp xếp lại nhiều tệp.

5) Tính hợp pháp của SES và mô hình tuân thủ (EU/US/HK/SG)

Định nghĩa SES: Các phương pháp đơn giản như nhập tên, đánh dấu đồng ý, viết tay hoặc tải lên hình ảnh chữ ký, không đáp ứng các yêu cầu về chứng chỉ/thiết bị được kiểm soát của AdES/QES. Các yếu tố quan trọng: Đồng ý, ý định ký, tính toàn vẹn của tệp, khả năng truy xuất nguồn gốc (dấu thời gian, IP/UA, nhật ký hoạt động), khả năng lưu giữ.

Các khu vực pháp lý chính:

• Liên minh Châu Âu (eIDAS): Không được từ chối hiệu lực vì "hình thức điện tử/không phải QES"; QES có suy đoán tương đương với chữ viết tay mạnh nhất.
• Hoa Kỳ (E-SIGN/UETA): Không được từ chối hiệu lực của hình thức điện tử; cần giao hàng/đồng ý điện tử trong các tình huống của người tiêu dùng.
• Hồng Kông (ETO): Giao dịch dân sự công nhận chữ ký đáng tin cậy; các vấn đề của chính phủ thường yêu cầu chữ ký số được công nhận.
• Singapore (ETA): Công nhận chữ ký điện tử; chữ ký số/an toàn cụ thể có vị thế mạnh hơn.

Khi nào cần nâng cấp: Số tiền lớn/rủi ro cao/quy định chặt chẽ; cần suy đoán tương đương với chữ viết tay; bên kia/quy định yêu cầu chứng chỉ đủ điều kiện và thiết bị được kiểm soát. Thực tế: Sử dụng SES cho các giao dịch thương mại thông thường; thêm mật khẩu truy cập/OTP/giấy tờ tùy thân/nhận diện khuôn mặt, chứng chỉ/con dấu, dấu thời gian/băm và gói bằng chứng cho rủi ro cao.

6) Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Có thể ký các tệp không phải PDF không? Xuất ra PDF trước rồi tải lên. Q2: Có thể đóng gói hợp đồng chính + tệp đính kèm không? Có thể, tối đa 10 tệp/phong bì, tạo ra một chuỗi kiểm toán hoàn chỉnh duy nhất. Q3: Làm thế nào để phối hợp hẹn giờ và nhắc nhở? Sử dụng "Gửi sau" + thời hạn/nhắc nhở tự động; sử dụng "Gửi lại" để nhắc nhở những người chưa hoàn thành. Q4: Làm thế nào để cân bằng giữa phê duyệt và hiệu quả? Sử dụng thứ tự ký (song song/tuần tự/hỗn hợp), nhiều bước cho cùng một người ký khi cần thiết.

7) Giới thiệu về eSignGlobal: Định vị và lợi thế

eSignGlobal = Nhà cung cấp dịch vụ bản địa hóa Châu Á · Giải pháp thay thế tuyệt vời cho DocuSign · Giá cả rẻ hơn

• Tuân thủ bản địa hóa (HK ETO, SG ETA, v.v.); đa ngôn ngữ và bằng chứng đầy đủ.
• TCO tốt hơn (đăng ký và giá trị gia tăng hiệu quả hơn về chi phí).
• Khả năng mở rộng quy mô: Hàng loạt, hẹn giờ, thứ tự, mẫu, quyền, API/Webhook.
• Nhận dạng và bằng chứng: Mật khẩu/SMS/giấy tờ tùy thân/nhận diện khuôn mặt, dấu thời gian/băm, kiểm toán đầy đủ và gói bằng chứng.