Làm thế nào để có được chữ ký số?

Trong nền kinh tế số phát triển nhanh chóng ngày nay, chữ ký bằng bút và giấy truyền thống đang nhanh chóng được thay thế bằng chữ ký điện tử và chữ ký số. Cho dù là ký hợp đồng, phê duyệt tài liệu hay hoàn thành các biểu mẫu của chính phủ, chữ ký số đã trở thành một phương thức xác thực hợp pháp, an toàn và hiệu quả. Nhưng câu hỏi đặt ra là - chính xác thì chúng ta nên lấy chữ ký số như thế nào?

Hướng dẫn này sẽ giải thích quy trình lấy chữ ký số, giải thích cách hệ thống pháp luật địa phương ảnh hưởng đến quy trình này và cung cấp các lời khuyên thiết thực cho cá nhân và doanh nghiệp (đặc biệt là ở Hồng Kông và khu vực Đông Nam Á).

Chữ ký số là gì?

Trước khi đi sâu vào quy trình, chúng ta cần làm rõ các thuật ngữ: Chữ ký số (Digital Signature) là một cơ chế mật mã được sử dụng để xác minh tính xác thực và toàn vẹn của một thông điệp hoặc tài liệu kỹ thuật số. Nó là một loại chữ ký điện tử (Electronic Signature), nhưng có tính bảo mật cao hơn, liên quan đến mã hóa và được chứng nhận bởi một Cơ quan chứng nhận (CA) đáng tin cậy.

Trong nhiều khu vực pháp lý, chữ ký số được pháp luật địa phương hoặc khu vực công nhận. Ví dụ:

• Hồng Kông: Được điều chỉnh bởi "Sắc lệnh Giao dịch Điện tử" (Chương 553);
• Singapore: Được quy định theo "Đạo luật Giao dịch Điện tử" (ETA);
• Các nước ASEAN: Hầu hết các quốc gia xây dựng luật pháp địa phương dựa trên "Luật mẫu của Liên Hợp Quốc về Thương mại Điện tử".

Do đó, để đảm bảo có được chữ ký số có hiệu lực pháp lý, quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí.

Hướng dẫn các bước để có được chữ ký số

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được chứng nhận

Để đảm bảo chữ ký số có hiệu lực pháp lý, bước đầu tiên là chọn một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và tuân thủ các quy định. Các nhà cung cấp dịch vụ này phải tuân thủ các quy định của quốc gia hoặc khu vực và thường được gọi là Cơ quan chứng nhận (CA).

Các nhà cung cấp dịch vụ được công nhận trên toàn cầu hoặc khu vực bao gồm:

• eSignGlobal (tập trung vào khu vực Châu Á - Thái Bình Dương)
• DocuSign (nổi tiếng toàn cầu)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Châu Á và Châu Phi)

Tại Hồng Kông, bạn có thể chọn nhà cung cấp dịch vụ từ danh sách "Cơ quan chứng nhận được công nhận" do Văn phòng Giám đốc Thông tin Chính phủ (OGCIO) duy trì.

Bước 2: Đăng ký và cung cấp tài liệu xác minh danh tính

Sau khi chọn nhà cung cấp dịch vụ, bạn cần đăng ký và hoàn tất xác minh danh tính. Thông thường bao gồm các nội dung sau:

• Tạo tài khoản trên nền tảng
• Gửi thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp như chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hộ chiếu, mã số thuế, v.v.
• Hoàn thành xác minh KYC (Hiểu rõ khách hàng của bạn), đây là quy trình bắt buộc theo luật bảo vệ dữ liệu và chống gian lận của hầu hết các quốc gia

Người dùng doanh nghiệp thường cần nộp giấy chứng nhận đăng ký công ty, tài liệu thành lập, v.v. để chứng minh sự tồn tại hợp pháp và quyền ký kết của họ.

Bước 3: Nhận chứng chỉ số

Chứng chỉ số (Digital Certificate) là một thành phần không thể thiếu của chữ ký số, tương tự như "chứng minh nhân dân" điện tử do cơ quan chứng nhận cấp, liên kết danh tính người dùng với một cặp khóa:

• Khóa riêng tư (Private Key): Được bên ký giữ bí mật
• Khóa công khai (Public Key): Được bên nhận sử dụng để xác minh chữ ký

Chứng chỉ số thường chứa các thông tin sau:

• Tên người dùng hoặc tên công ty
• Số sê-ri của chứng chỉ
• Tên cơ quan chứng nhận
• Ngày hết hạn
• Thông tin khóa công khai

Tại Hồng Kông, chứng chỉ số phải tuân thủ "Sắc lệnh Giao dịch Điện tử", và nếu được cấp bởi các cơ quan chứng nhận được công nhận như Cơ quan chứng nhận Bưu điện Hồng Kông (HKPost CA), thì sẽ có hiệu lực pháp lý cao hơn.

Bước 4: Cài đặt phần mềm ký hoặc tích hợp vào quy trình làm việc

Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ bạn chọn, người dùng có thể nhận được phần mềm ký hoặc giao diện API, có thể tích hợp vào các quy trình hiện có. Các nền tảng như eSignGlobal và DocuSign thường có các chức năng bao gồm:

• Nền tảng ký trên đám mây
• Giải pháp triển khai tại chỗ, cho phép tự quản lý khóa mã hóa
• Tích hợp liền mạch với Microsoft Office, các công cụ PDF (như Adobe Acrobat) và hệ thống quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp

Đối với các giao dịch xuyên biên giới hoặc các doanh nghiệp lớn, eSignGlobal còn hỗ trợ:

• Giao diện đa ngôn ngữ
• Theo dõi kiểm toán
• Dịch vụ dấu thời gian
• Tích hợp với hệ thống ERP

Bước 5: Bắt đầu sử dụng chữ ký số

Khi chứng chỉ số và các công cụ đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu ký và xác minh tài liệu. Quá trình ký thường bao gồm:

• Tải lên tài liệu cần ký
• Chọn vị trí và loại chữ ký
• Sử dụng khóa riêng tư được bảo vệ để hoàn tất ký
• Gửi tài liệu đã ký, bên nhận có thể xác minh thông qua khóa công khai

Hãy nhớ bảo quản khóa riêng tư cẩn thận: có thể sử dụng các phương pháp như lưu trữ mã hóa trên đám mây, mã thông báo mã hóa USB hoặc HSM (mô-đun bảo mật phần cứng). Trong hầu hết các khu vực pháp lý, việc sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA) được khuyến khích hoặc yêu cầu.

Tuân thủ pháp luật: Những điều quan trọng cần biết tại địa phương

Hiệu lực thực tế của chữ ký số phụ thuộc vào vị thế pháp lý của nó. Dưới đây là tổng quan về khu vực Châu Á - Thái Bình Dương:

• Hồng Kông: Phải được cấp bởi "Cơ quan chứng nhận được công nhận" như HKPost CA, mới được hưởng hiệu lực pháp lý suy đoán (Chương 553).
• Singapore: Sử dụng thiết bị ký an toàn và chứng chỉ do nhà cung cấp dịch vụ chứng nhận cấp, là tuân thủ quy định ETA.
• Malaysia và Indonesia: Hiệu lực pháp lý suy đoán thường yêu cầu có được chứng nhận tại địa phương.
• Philippines: Mặc dù công nhận chữ ký số, nhưng việc sử dụng CA được chứng nhận PSC có thể tăng cường khả năng thực thi.

Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ CA bạn chọn tuân thủ các quy định của địa phương, chẳng hạn như GDPR, "Sắc lệnh về Dữ liệu Cá nhân (Quyền riêng tư)" PDPO của Hồng Kông, PDPA của Singapore/Malaysia, v.v.

Các đề xuất bổ sung cho doanh nghiệp

• Tự động hóa quy trình phê duyệt tài liệu thông qua nền tảng quy trình làm việc
• Sử dụng dịch vụ dấu thời gian để đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn của dữ liệu theo quy định
• Kiểm tra định kỳ thời hạn hiệu lực của chứng chỉ để đảm bảo gia hạn kịp thời
• Đào tạo nhân viên để nâng cao nhận thức về danh tính số và phòng ngừa an ninh

Chữ ký số không chỉ đảm bảo hiệu lực pháp lý mà còn đẩy nhanh quy trình kinh doanh, giảm sử dụng giấy, thực hiện làm việc từ xa an toàn và là một công cụ không thể thiếu cho hoạt động của doanh nghiệp hiện đại.

eSignGlobal: Giải pháp thay thế DocuSign thân thiện với người dùng địa phương cho người dùng APAC

Dành cho người dùng ở Hồng Kông, Singapore, Malaysia, Indonesia và Đông Nam Á, eSignGlobal cung cấp các giải pháp chữ ký số tuân thủ luật pháp địa phương, là sản phẩm thay thế bản địa hóa cho nền tảng quốc tế DocuSign. Các tính năng đặc biệt của nó bao gồm:

• Hỗ trợ giao diện tiếng Trung và tiếng Anh
• Tuân thủ pháp luật và chứng nhận (Chương 553, PDPA, ETA, v.v.)
• Hỗ trợ nhiều chứng chỉ chữ ký (bao gồm HKPost)
• Trung tâm dữ liệu được đặt tại địa phương, đáp ứng các yêu cầu của luật bảo mật
• Có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống ngành ERP, bảo hiểm, v.v. của địa phương

Cho dù là doanh nghiệp vừa và nhỏ hay tập đoàn khu vực, eSignGlobal đều có thể cung cấp hỗ trợ chất lượng cao về tuân thủ, bảo mật và dễ sử dụng.

Thông qua các bước trên và hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số có vị thế pháp lý, cá nhân và doanh nghiệp có thể có được chữ ký số an toàn, hiệu quả và có hiệu lực pháp lý, có thể yên tâm sử dụng ở bất cứ đâu.