Quản trị viên DocuSign: Tạo báo cáo "Thời gian hoàn thành" cho phong bì

Tìm hiểu về các chỉ số thời gian hoàn thành trong DocuSign

Trong thế giới quản lý tài liệu kỹ thuật số có nhịp độ nhanh, việc theo dõi hiệu quả là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp dựa vào chữ ký điện tử. Với tư cách là quản trị viên DocuSign, việc tạo báo cáo "Thời gian hoàn thành" cho phong bì có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị, giúp các nhóm xác định các nút thắt cổ chai và tối ưu hóa quy trình. Chỉ số này đo lường khoảng thời gian từ khi phong bì được gửi đến khi được ký và hoàn thành đầy đủ, cung cấp một cái nhìn rõ ràng về khả năng phản hồi của người ký và tốc độ hoạt động tổng thể.

Từ góc độ kinh doanh, việc theo dõi thời gian hoàn thành có thể tiết lộ các mẫu luân chuyển tài liệu, chẳng hạn như chu kỳ khối lượng lớn hoặc sự chậm trễ trong quá trình giới thiệu nhân sự. Nó đặc biệt hữu ích cho các ngành công nghiệp có yêu cầu tuân thủ cao, nơi việc thực hiện kịp thời đảm bảo tuân thủ quy định mà không cần tạm dừng không cần thiết. Các công cụ báo cáo mạnh mẽ của DocuSign cho phép quản trị viên trích xuất dữ liệu này mà không cần kỹ năng kỹ thuật nâng cao, khiến nó phù hợp với các doanh nghiệp vừa có mục tiêu mở rộng hoạt động chữ ký điện tử.

Đang so sánh các nền tảng chữ ký điện tử với DocuSign hoặc Adobe Sign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, giá cả minh bạch và trải nghiệm tích hợp nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

Tạo báo cáo thời gian hoàn thành trong bảng điều khiển quản trị viên DocuSign

Hướng dẫn từng bước để truy cập báo cáo phong bì

Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị viên DocuSign với tư cách là quản trị viên tài khoản. Điều hướng đến phần "Báo cáo" bên dưới bảng điều khiển chính - đây là cửa ngõ để phân tích dữ liệu. Chọn "Báo cáo phong bì" từ menu thả xuống, nó sẽ tổng hợp dữ liệu từ tất cả người dùng trong tài khoản. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các mẫu được xác định trước, nhưng đối với thông tin cụ thể về thời gian hoàn thành, hãy chọn báo cáo "Hoạt động phong bì" có thể tùy chỉnh.

Lọc truy vấn của bạn theo phạm vi ngày, trạng thái phong bì (ví dụ: đã hoàn thành, đã hủy) hoặc loại người nhận để thu hẹp phạm vi phong bì có liên quan. Các trường quan trọng cần bật là "Ngày gửi" và "Ngày hoàn thành". DocuSign tự động tính toán thời gian hoàn thành là sự khác biệt giữa các dấu thời gian này, thường được hiển thị bằng giờ hoặc ngày để rõ ràng. Nếu bạn sử dụng gói Business Pro trở lên, hãy cân nhắc bao gồm phân đoạn theo người gửi, vai trò người nhận hoặc các trường tùy chỉnh như nhãn bộ phận.

Sau khi thiết lập bộ lọc, hãy nhấp vào "Tạo báo cáo". Hệ thống sẽ trích xuất dữ liệu từ lịch sử phong bì của bạn, lịch sử này được giữ lại dựa trên gói của bạn - người dùng tiêu chuẩn có thể giữ lại tối đa 10 năm, trong khi phiên bản doanh nghiệp cung cấp lưu trữ nâng cao vô thời hạn. Các tùy chọn xuất bao gồm CSV, PDF hoặc tích hợp trực tiếp với các công cụ như Salesforce để phân tích sâu hơn.

Tùy chỉnh báo cáo để có được những hiểu biết sâu sắc hơn

Để kiểm soát tốt hơn, hãy sử dụng công cụ Insight của DocuSign, một tiện ích bổ sung có sẵn trong các gói giải pháp nâng cao. Insight cho phép quản trị viên xây dựng bảng điều khiển để trực quan hóa xu hướng thời gian hoàn thành theo thời gian. Thêm các chỉ số như thời gian hoàn thành trung bình theo loại phong bì (ví dụ: hợp đồng so với NDA) hoặc phân đoạn theo khu vực, đồng thời xem xét các yếu tố múi giờ cho các nhóm toàn cầu.

Cân nhắc tự động hóa: nếu bạn sử dụng gói nhà phát triển trung cấp trở lên, hãy thiết lập báo cáo định kỳ thông qua API. Điều này có thể trích xuất dữ liệu thời gian hoàn thành theo chương trình, phù hợp để tích hợp với các công cụ BI như Tableau. Lưu ý rằng việc gửi tự động (ví dụ: gửi hàng loạt) được tính vào hạn ngạch phong bì của bạn - các gói Tiêu chuẩn/Business Pro thường có khoảng 100 phong bì mỗi người dùng mỗi năm - vì vậy hãy theo dõi việc sử dụng để tránh vượt quá.

Giải thích và hành động dữ liệu thời gian hoàn thành

Thời gian hoàn thành cao có thể báo hiệu các vấn đề như hướng dẫn không rõ ràng hoặc sự phụ thuộc vào nhiều người ký. Ví dụ: nếu giá trị trung bình vượt quá 48 giờ, hãy xem xét các tệp đính kèm của người ký hoặc các trường logic có điều kiện có thể tạm dừng tiến trình. Các doanh nghiệp thường sử dụng dữ liệu này để tối ưu hóa các mẫu, giảm thiểu ma sát - ví dụ: thêm lời nhắc SMS, một tiện ích bổ sung được tính phí trên mỗi tin nhắn.

Từ góc độ kinh doanh, các báo cáo này hỗ trợ tính toán ROI. Nếu nhóm của bạn xử lý 500 phong bì mỗi tháng, sử dụng gói Business Pro với giá 40 đô la/người dùng/tháng, thì ngay cả việc rút ngắn thời gian hoàn thành 24 giờ cũng có thể đẩy nhanh chu kỳ doanh thu trong các hoạt động thâm dụng bán hàng. Tuy nhiên, hãy lưu ý đến sự khác biệt về khu vực; các phong bì xuyên biên giới ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC) có thể gặp phải sự chậm trễ, dẫn đến thời gian kéo dài do kiểm tra tuân thủ.

Có những hạn chế: các gói miễn phí hoặc cá nhân thiếu báo cáo nâng cao, chỉ giới hạn ở danh sách phong bì cơ bản. Nâng cấp lên Tiêu chuẩn (25 đô la/tháng/người dùng) sẽ mở khóa thông tin chi tiết cấp nhóm, trong khi phiên bản doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cho nhu cầu khối lượng lớn. Luôn tham khảo chéo với nhật ký kiểm tra để đảm bảo tính chính xác, đảm bảo báo cáo phù hợp với chính sách quản trị của bạn.

Quá trình này chỉ mất vài phút để chạy cơ bản, cho phép quản trị viên thúc đẩy hiệu quả mà không cần tư vấn bên ngoài, phù hợp với mô hình dựa trên chỗ ngồi của DocuSign, mô hình này mở rộng quy mô khi người dùng tăng lên.

Tổng quan về các nền tảng chữ ký điện tử hàng đầu

DocuSign: Người dẫn đầu đã được thiết lập

DocuSign vẫn là nền tảng trong lĩnh vực chữ ký điện tử, cung cấp các công cụ toàn diện cho các doanh nghiệp trên toàn cầu. Các gói chữ ký điện tử của nó dao động từ Cá nhân (10 đô la/tháng) đến Business Pro (40 đô la/tháng/người dùng) cho các nhóm cần gửi và thanh toán hàng loạt. Các tính năng nâng cao như SSO và theo dõi kiểm tra nằm trong cấp độ Doanh nghiệp, với các gói API dành cho nhà phát triển bắt đầu từ 600 đô la/năm. Ưu điểm bao gồm tích hợp liền mạch với hơn 400 ứng dụng, nhưng giá có thể tăng lên do các tiện ích bổ sung như xác minh ID.

Adobe Sign: Một giải pháp thay thế tập trung vào tích hợp

Adobe Sign, một phần của Adobe Document Cloud, vượt trội trong hệ sinh thái liên quan đến quy trình làm việc PDF. Cấu trúc giá tương tự như DocuSign, với các gói cá nhân là 10 đô la/tháng và các cấp độ kinh doanh lên đến 40 đô la/người dùng/tháng, với các gói cao hơn nhấn mạnh vào phong bì không giới hạn. Nó nổi bật trong các ngành công nghiệp sáng tạo thông qua tích hợp Acrobat, cung cấp chữ ký di động mạnh mẽ và tuân thủ ESIGN/UETA. Tuy nhiên, quyền truy cập API yêu cầu các tiện ích bổ sung cao cấp, mang lại sự linh hoạt ít hơn trong tự động hóa tùy chỉnh so với các đối thủ cạnh tranh.

eSignGlobal: Chuyên gia tuân thủ khu vực

eSignGlobal tự định vị mình là một người chơi nhanh nhẹn trên thị trường chữ ký điện tử, hỗ trợ tuân thủ ở hơn 100 quốc gia lớn trên toàn cầu. Nó có một vị thế mạnh mẽ ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC), nơi các quy định về chữ ký điện tử bị phân mảnh, có tiêu chuẩn cao và được quản lý chặt chẽ - thường yêu cầu tích hợp phần cứng/API sâu với nhận dạng kỹ thuật số của chính phủ (G2B) "phương pháp tích hợp hệ sinh thái". Ngược lại, các tiêu chuẩn phương Tây như ESIGN/eIDAS tập trung nhiều hơn vào khung, dựa vào xác minh email hoặc tự khai báo, điều này làm giảm rào cản kỹ thuật nhưng có thể không đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của APAC.

Gói Essential của nền tảng chỉ có giá 16,6 đô la/tháng (thanh toán hàng năm), cho phép tối đa 100 tài liệu đã ký, số lượng chỗ ngồi người dùng không giới hạn và xác minh bằng mã truy cập - cung cấp với mức giá tuân thủ, tiết kiệm chi phí. Nó tích hợp liền mạch với iAM Smart của Hồng Kông và Singpass của Singapore, tạo điều kiện cho quy trình làm việc an toàn, bản địa hóa. eSignGlobal đang tích cực mở rộng sang Châu Âu và Hoa Kỳ, thách thức các ông lớn đương nhiệm với giá thấp hơn và không có phí chỗ ngồi, khiến nó trở nên hấp dẫn đối với các nhóm mở rộng trong các ngành công nghiệp được quản lý.

Đang tìm kiếm một giải pháp thay thế thông minh hơn cho DocuSign?

eSignGlobal cung cấp giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn, với tuân thủ toàn cầu, giá cả minh bạch và trải nghiệm tích hợp nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

HelloSign (Dropbox Sign): Một tùy chọn thân thiện với người dùng

HelloSign, hiện thuộc sở hữu của Dropbox, tập trung vào sự đơn giản, với các gói bắt đầu từ 15 đô la/tháng cho Cá nhân và 25 đô la/người dùng/tháng cho các nhóm. Nó cung cấp các mẫu không giới hạn và báo cáo cơ bản, tích hợp gốc với Dropbox để lưu trữ. Mặc dù giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), nhưng nó thiếu các tính năng hàng loạt nâng cao và có giới hạn phong bì ở các cấp độ thấp hơn, phù hợp với chữ ký đơn giản hơn là tự động hóa phức tạp.

Bảng so sánh đối thủ cạnh tranh

Bảng này làm nổi bật sự đánh đổi trung lập: DocuSign và Adobe Sign thống trị về độ trưởng thành, trong khi eSignGlobal và HelloSign cung cấp giá trị cho người dùng tập trung vào chi phí hoặc thích hợp.

Suy nghĩ cuối cùng về lựa chọn chữ ký điện tử

Khi đánh giá các công cụ chữ ký điện tử, các doanh nghiệp nên cân nhắc độ sâu báo cáo, nhu cầu tuân thủ và khả năng mở rộng. DocuSign vượt trội trong việc phân tích trong trung tâm quản trị viên như báo cáo thời gian hoàn thành, phù hợp với các hoạt động dựa trên dữ liệu. Đối với các giải pháp thay thế, hãy cân nhắc eSignGlobal như một tùy chọn tuân thủ khu vực, đặc biệt là ở APAC, cung cấp khả năng truy cập không giới hạn tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến bảo mật.