วิธีการใช้ DocuSign ร่วมกับ Qlik Sense เพื่อการติดตามตรวจสอบ?

บูรณาการ DocuSign และ Qlik Sense เพื่อเสริมสร้างการติดตามการตรวจสอบ

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการจัดการเอกสารดิจิทัล องค์กรต่างๆ พึ่งพาแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น DocuSign มากขึ้น เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน พร้อมทั้งรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อใช้ร่วมกับ Qlik Sense ซึ่งเป็นเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่ทรงพลัง องค์กรสามารถเจาะลึกข้อมูลเชิงลึกในการติดตามการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจถึงความโปร่งใสและความรับผิดชอบ การบูรณาการนี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การเงิน การดูแลสุขภาพ และบริการทางกฎหมาย ซึ่งการติดตามประวัติเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ

บทบาทของการติดตามการตรวจสอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การติดตามการตรวจสอบหมายถึงบันทึกตามลำดับเวลาของกิจกรรมเอกสาร รวมถึงผู้ที่เข้าถึง ลงนาม หรือแก้ไขเอกสาร พร้อมด้วยการประทับเวลาและรายละเอียด IP แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในด้านนี้ โดยนำเสนอบันทึกที่ครอบคลุมและป้องกันการแก้ไข ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานต่างๆ เช่น พระราชบัญญัติ ESIGN ของสหรัฐอเมริกา และ eIDAS ของสหภาพยุโรป สำหรับการดำเนินงานในสหรัฐอเมริกา พระราชบัญญัติ ESIGN ปี 2000 (พระราชบัญญัติลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในพาณิชยกรรมระดับโลกและระดับชาติ) ให้ผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ โดยมีเงื่อนไขว่าลายเซ็นเหล่านั้นแสดงให้เห็นถึงเจตนา ความยินยอม และความสมบูรณ์ของบันทึก ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญที่การติดตามการตรวจสอบของ DocuSign จับภาพโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกัน ในสหภาพยุโรป eIDAS รับประกันว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม (QES) ให้ระดับการรับประกันสูง โดยบันทึกการตรวจสอบทำหน้าที่เป็นหลักฐานที่ไม่อาจปฏิเสธได้ในกรณีที่มีข้อพิพาท

Qlik Sense เสริมคุณสมบัตินี้โดยการแสดงภาพบันทึกเหล่านี้ เปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นแดชบอร์ดแบบโต้ตอบสำหรับการตรวจจับความผิดปกติและการรายงาน การตั้งค่านี้ช่วยให้ทีมตรวจสอบรูปแบบลายเซ็น ระบุความล่าช้า หรือทำเครื่องหมายการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตด้วยตนเอง

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มี DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การใช้ DocuSign กับ Qlik Sense สำหรับการติดตามการตรวจสอบ

เพื่อให้ใช้ประโยชน์จากการบูรณาการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้เริ่มต้นด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสามารถของเครื่องมือแต่ละอย่าง แพลตฟอร์ม Intelligent Agreement Management (IAM) ของ DocuSign เป็นส่วนขยายของชุดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลัก ซึ่งเหนือกว่าฟังก์ชันลายเซ็นพื้นฐาน โดยผสมผสานคุณสมบัติการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) เช่น ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ การประเมินความเสี่ยงที่ขับเคลื่อนด้วย AI และที่เก็บส่วนกลาง IAM CLM ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง เจรจา และจัดเก็บข้อตกลง พร้อมด้วยฟังก์ชันการตรวจสอบในตัว ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการการมองเห็นแบบ end-to-end ราคาของ IAM เริ่มต้นด้วยแผนองค์กรที่กำหนดเอง โดยสร้างขึ้นบนระดับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Business Pro (40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน)

ในทางกลับกัน Qlik Sense เป็นแพลตฟอร์มการวิเคราะห์แบบบริการตนเองที่ใช้การจัดทำดัชนีข้อมูลแบบเชื่อมโยงเพื่อเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่วนขยายและ API ทำให้การนำเข้าข้อมูลจาก DocuSense เป็นไปอย่างราบรื่น โดยเน้นที่เมตริกการติดตามการตรวจสอบ เช่น สถานะซองจดหมาย การดำเนินการของผู้ลงนาม และเวลาที่ใช้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าการเข้าถึง DocuSign API

เริ่มต้นด้วยการเปิดใช้งาน REST API ของ DocuSign ในบัญชีของคุณ นำทางไปยังแผงการจัดการ DocuSign ไปที่ “Integrations” > “API” และสร้างคีย์ API และคีย์การรวม สำหรับการติดตามการตรวจสอบ ให้ใช้ปลายทาง Envelopes API (/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes) เพื่อดึงข้อมูล เช่น ใบรับรองการเสร็จสิ้น (รวมถึงรายละเอียดผู้ลงนาม การประทับเวลา และบันทึก IP) หากใช้ IAM CLM API ของแพลตฟอร์มรองรับการสืบค้นเหตุการณ์สัญญา เช่น การแก้ไขข้อกำหนดหรือห่วงโซ่อนุมัติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผน DocuSign ของคุณรองรับการใช้งาน API โดย Starter API ราคา 600 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี ให้ซองจดหมาย 40 ซองต่อเดือน เหมาะสำหรับการทดสอบเบื้องต้น รับรองความถูกต้องผ่าน OAuth 2.0 เพื่อการเข้าถึงที่ปลอดภัย และจำกัดขอบเขตให้เป็นข้อมูลการตรวจสอบแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อลดความเสี่ยง

ขั้นตอนที่ 2: ส่งออกข้อมูลการติดตามการตรวจสอบจาก DocuSign

DocuSign นำเสนอการติดตามการตรวจสอบผ่านแดชบอร์ด “Reports” หรือ API สำหรับการบูรณาการที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ให้ใช้ Connect API เพื่อตั้งค่า webhook เพื่อส่งเหตุการณ์แบบเรียลไทม์ (เช่น “envelope-signed” หรือ “document-viewed”) ไปยัง middleware เช่น Zapier หรือเซิร์ฟเวอร์ที่กำหนดเอง ส่งออกข้อมูลในรูปแบบ JSON หรือ CSV รวมถึงฟิลด์ต่างๆ เช่น:

• ID ซองจดหมาย
• อีเมลและบทบาทของผู้รับ
• การประทับเวลาสำหรับการดำเนินการแต่ละครั้ง
• ข้อมูลตำแหน่งทางภูมิศาสตร์และอุปกรณ์

ใน IAM CLM บันทึกการตรวจสอบจะขยายไปถึงประวัติการเจรจา โดยจับภาพการเปลี่ยนแปลงด้วยเส้นสีแดงและความคิดเห็นของผู้เห็นชอบ ข้อมูลนี้สามารถส่งออกผ่านโมดูลการวิเคราะห์ของแพลตฟอร์ม เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล เช่น SOC 2

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อข้อมูลกับ Qlik Sense

ใน Qlik Sense ให้สร้างแอปใหม่ และใช้ Qlik Web Connectors หรือ REST connector เพื่อดึงข้อมูล DocuSign หากมี DocuSign connector ผ่านตลาดของ Qlik ให้ติดตั้ง หรือสร้างสคริปต์ที่กำหนดเองในตัวแก้ไขการโหลดข้อมูลของ Qlik:

LIB CONNECT TO 'DocuSign_REST';
LOAD *;
SQL SELECT * FROM Envelopes WHERE status = 'completed';

เชื่อมโยงข้อมูลการตรวจสอบกับแหล่งอื่นๆ เช่น ระบบ CRM (เช่น Salesforce) เพื่อเพิ่มบริบทของลูกค้าในการติดตาม กลไกการเชื่อมโยงของ Qlik จะเชื่อมโยงความล่าช้าของลายเซ็นกับวงจรการขาย เผยให้เห็นถึงปัญหาคอขวด

ขั้นตอนที่ 4: สร้างภาพข้อมูลเชิงลึกในการตรวจสอบ

ออกแบบแดชบอร์ดใน Qlik Sense เพื่อตรวจสอบเมตริกที่สำคัญ:

• แผนภูมิเส้นเวลา: พล็อตเหตุการณ์ลายเซ็นเมื่อเวลาผ่านไป เพื่อตรวจจับความล่าช้า
• แผนที่ความร้อน: แสดงภาพตำแหน่งของผู้ลงนามสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภูมิศาสตร์
• วัตถุ KPI: ติดตามอัตราการเสร็จสิ้นและทำเครื่องหมายซองจดหมายที่ยังไม่เสร็จสิ้นที่เกิน 30 วัน

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง ส่วนขยายของ Qlik Sense เช่น NPrinting สามารถทำให้การรายงานการตรวจสอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยส่งอีเมลรายสัปดาห์ ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม การตั้งค่านี้ช่วยในการตรวจสอบ SOX หรือ GDPR โดยการจัดเตรียมบันทึกภาพที่สืบค้นได้

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบและปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทดสอบการบูรณาการด้วยซองจดหมายตัวอย่าง โดยตรวจสอบว่าความถูกต้องของข้อมูลสอดคล้องกับรายงานดั้งเดิมของ DocuSign ตรวจสอบโควต้า API ตัวอย่างเช่น Advanced API ราคา 5,760 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี รองรับการส่งจำนวนมากและ webhook ตรวจสอบที่มาของข้อมูลของ Qlik เป็นประจำเพื่อให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ของการตรวจสอบ สำหรับทีมงานทั่วโลก ให้ทราบถึงความแตกต่างในระดับภูมิภาค แม้ว่า ESIGN ของสหรัฐอเมริกาจะเน้นที่เจตนาและบันทึก แต่ eIDAS ของสหภาพยุโรปกำหนดให้มีการประทับเวลาที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ซึ่ง DocuSign จัดการผ่านส่วนเสริม IDV

การบูรณาการนี้มักใช้เวลาในการตั้งค่า 1-2 สัปดาห์ และสามารถลดเวลาการตรวจสอบด้วยตนเองได้มากถึง 70% ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม ความท้าทายต่างๆ ได้แก่ ข้อจำกัดด้านอัตรา API และปริมาณข้อมูล ซึ่งสามารถบรรเทาได้ด้วยแผน DocuSign แบบแบ่งชั้น

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

จากมุมมองทางธุรกิจ การเลือกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องสร้างสมดุลระหว่างคุณสมบัติ ราคา และการปฏิบัติตามข้อกำหนด DocuSign ยังคงเป็นผู้นำตลาดด้วยการบูรณาการที่แข็งแกร่ง แต่ทางเลือกอื่นๆ เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign นำเสนอข้อดีที่แตกต่างกันสำหรับขั้นตอนการทำงานที่เน้นการตรวจสอบ

จุดแข็งของ DocuSign อยู่ที่ระบบนิเวศที่จัดตั้งขึ้น รวมถึง IAM CLM สำหรับการจัดการสัญญาที่สมบูรณ์ รองรับซองจดหมายไม่จำกัดในระดับที่สูงขึ้น (โดยมีขีดจำกัดอัตโนมัติประมาณ 100/ผู้ใช้/ปี) และทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการตรวจสอบที่ขับเคลื่อนด้วย API อย่างไรก็ตาม ราคาตามที่นั่งอาจสูงชันสำหรับทีมขนาดใหญ่ โดยเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือนสำหรับ Personal ไปจนถึงแผน Enterprise ที่กำหนดเอง

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud และบูรณาการเข้ากับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศของ Microsoft ได้อย่างราบรื่น นำเสนอรายงานการตรวจสอบโดยละเอียดและใบรับรองภาพ ซึ่งสอดคล้องกับ ESIGN และ eIDAS ราคาขึ้นอยู่กับการใช้งาน ประมาณ 10-40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน พร้อมส่วนเสริมการจัดส่ง SMS เป็นมิตรกับอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่อาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อจัดการการตรวจสอบ API ที่ซับซ้อนเมื่อเทียบกับ DocuSign

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นคู่แข่งระดับโลก โดยรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก มีความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้วิธีการบูรณาการระบบนิเวศ แทนที่จะเป็นรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบงานทั่วไปในโลกตะวันตก ข้อกำหนดของ APAC เกี่ยวข้องกับการบูรณาการฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเกินกว่าอุปสรรคทางเทคนิคของการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบเห็นได้ทั่วไปในสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป แผน Essential ของ eSignGlobal ราคา 299 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี (เทียบเท่า 16.6 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน) อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัส มอบความคุ้มค่าที่แข็งแกร่งในแง่ของการปฏิบัติตามข้อกำหนด บูรณาการเข้ากับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ทำให้เหมาะสำหรับการตรวจสอบข้ามพรมแดนในตลาด APAC ที่มีการควบคุม

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) เน้นที่ความเรียบง่าย โดยนำเสนอระดับฟรีสำหรับการใช้งานพื้นฐานและแผนชำระเงินเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน นำเสนอการติดตามการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ผ่านประวัติเหตุการณ์ แต่ขาดความลึกของ DocuSign IAM ในแง่ของ CLM ขององค์กร เหมาะสำหรับ SMB ที่ต้องการการบูรณาการอย่างรวดเร็วกับ Google Workspace

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ตารางเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นถึงข้อดีข้อเสีย: DocuSign สำหรับขนาด Adobe สำหรับการเชื่อมต่อระบบนิเวศ eSignGlobal สำหรับมูลค่าระดับภูมิภาค และ HelloSign สำหรับความง่ายในการใช้งาน

โดยสรุป การบูรณาการ DocuSign กับ Qlik Sense ช่วยให้การวิเคราะห์การติดตามการตรวจสอบมีความแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามข้อกำหนด สำหรับทางเลือกของ DocuSign ให้พิจารณา eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับข้อกำหนดระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานใน APAC ที่ต้องการสร้างสมดุลระหว่างราคาและความครอบคลุมทั่วโลก