จะใช้ DocuSign จัดการกับแบบฟอร์มการปฏิบัติตามกฎหมาย "ต่อต้านการติดสินบน" ของจีนได้อย่างไร

คู่มือการใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้สอดคล้องกับกฎหมายในประเทศจีน

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลก การตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบนเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทข้ามชาติที่ดำเนินงานในประเทศจีน แบบฟอร์มการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบนเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรใช้ในการบันทึกการประกาศ การยืนยัน และหลักฐานการฝึกอบรมของพนักงาน คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงภายใต้กรอบการทำงานต่างๆ เช่น กฎหมายต่อต้านการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรมของจีน และมาตรฐานสากล เช่น พระราชบัญญัติการทุจริตในต่างประเทศของสหรัฐอเมริกา (FCPA) หรือพระราชบัญญัติการติดสินบนของสหราชอาณาจักร แบบฟอร์มเหล่านี้มักจะต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยและตรวจสอบได้ เพื่อรักษาความถูกต้องตามกฎหมายและความสมบูรณ์ของหลักฐาน สำหรับธุรกิจที่ใช้ DocuSign การรวมแพลตฟอร์มเข้ากับการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบนของจีน จำเป็นต้องทำความเข้าใจฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือและสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบของจีน

ทำความเข้าใจกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีน

กรอบการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนอยู่ภายใต้การกำกับดูแลหลักโดยกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสาธารณรัฐประชาชนจีน (ปี 2005) ซึ่งยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ว่ามีผลผูกพันทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือภายใต้เงื่อนไขบางประการ กฎหมายนี้แยกความแตกต่างระหว่างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ “ที่เชื่อถือได้” ซึ่งใช้การเข้ารหัสและใบรับรองดิจิทัล กับรูปแบบที่เรียบง่ายกว่า สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การต่อต้านการติดสินบน ลายเซ็นที่เชื่อถือได้มักเป็นที่ต้องการมากกว่า เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิเสธไม่ได้และการบันทึกที่ป้องกันการแก้ไข

กฎระเบียบที่สำคัญ ได้แก่:

• กฎหมายความปลอดภัยของข้อมูล (ปี 2021): กำหนดให้มีการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บและการส่งเอกสารที่สอดคล้องตามกฎระเบียบอย่างปลอดภัย
• กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PIPL, ปี 2021): เน้นย้ำถึงความยินยอมและการแปลข้อมูลให้เป็นภาษาท้องถิ่น ซึ่งส่งผลกระทบต่อกระบวนการรวบรวมลายเซ็นจากพลเมืองจีน
• กฎหมายความปลอดภัยทางไซเบอร์ (ปี 2017): กำหนดให้ผู้ประกอบการโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลที่สำคัญต้องใช้บริการรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง

ในทางปฏิบัติ แบบฟอร์มต่อต้านการติดสินบนต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้โดยการรวมการตรวจสอบสิทธิ์ เส้นทางการตรวจสอบ และการเก็บรักษาข้อมูลในประเทศจีน แพลตฟอร์มอย่าง DocuSign ต้องสอดคล้องกับกฎระเบียบเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ลายเซ็นเป็นโมฆะในการโต้แย้งทางกฎหมาย ธุรกิจควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในท้องถิ่น เนื่องจากหน่วยงานต่างๆ เช่น สำนักงานบริหารจัดการตลาดอาจบังคับใช้กฎระเบียบอย่างเข้มงวด และค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตามอาจสูงถึงหลายล้าน

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การจัดการแบบฟอร์มการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบนของจีนด้วย DocuSign

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign ร่วมกับฟังก์ชันการจัดการข้อตกลงอัจฉริยะ (IAM) และการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) นำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้าง ลงนาม และจัดการแบบฟอร์มการปฏิบัติตามกฎระเบียบ IAM ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการประเมินความเสี่ยงที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในขณะที่ CLM ช่วยลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่การร่างไปจนถึงการเก็บถาวร สำหรับแบบฟอร์มต่อต้านการติดสินบน ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการตรวจสอบย้อนกลับและการปฏิบัติตามกฎหมายจีน ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสมมติว่าคุณใช้แผน Business Pro หรือสูงกว่า เพื่อให้ได้ฟังก์ชันขั้นสูง เช่น ตรรกะแบบมีเงื่อนไขและการส่งแบบกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเทมเพลตแบบฟอร์มการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบน

เริ่มต้นด้วยการร่างแบบฟอร์มจากตัวสร้างเทมเพลตของ DocuSign รวมถึงส่วนต่อไปนี้:

• การประกาศของพนักงาน/คู่ค้า (เช่น “ฉันยืนยันว่าไม่ได้เสนอสินบนใดๆ”)
• การยืนยันนโยบายของบริษัท
• ช่องวันที่ ชื่อ และลายเซ็น

ใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขใน Business Pro เพื่อแสดงข้อกำหนดเฉพาะของจีนแก่ผู้ลงนามที่เกี่ยวข้องเท่านั้น (เช่น อ้างอิงกฎหมายต่อต้านการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรม) เปิดใช้งานเส้นทางการตรวจสอบสำหรับทุกการดำเนินการ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดของจีนสำหรับบันทึกที่ตรวจสอบได้ สำหรับการเก็บรักษาข้อมูล ให้กำหนดค่าการจัดเก็บในศูนย์ข้อมูลเอเชียแปซิฟิกของ DocuSign (เช่น สิงคโปร์) เพื่อให้สอดคล้องกับกฎการแปลเป็นภาษาท้องถิ่นของ PIPL

หากใช้ IAM CLM ให้อัปโหลดนโยบายที่มีอยู่ไปยังระบบเพื่อการแยกข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ AI ของ IAM สามารถทำเครื่องหมายความเสี่ยงในการติดสินบนที่อาจเกิดขึ้นในภาษาของแบบฟอร์ม เช่น นโยบายของขวัญที่ไม่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบเชิงรุก

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์ที่ปลอดภัย

กฎระเบียบของจีนกำหนดให้มีการรับรองความถูกต้องที่เชื่อถือได้สำหรับแบบฟอร์มที่ละเอียดอ่อน ใน DocuSign ให้เปิดใช้งานส่วนเสริมการตรวจสอบสิทธิ์ (IDV) ซึ่งรองรับการตรวจสอบสิทธิ์ทาง SMS และการตรวจสอบเอกสาร ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการป้องกันการแอบอ้างในการต่อต้านการติดสินบน

• ผสานรวมกับวิธีการในท้องถิ่น: แม้ว่า DocuSign จะไม่รองรับข้อกำหนดการจดจำใบหน้าของจีน แต่ก็สามารถจับคู่กับบริการรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง (เช่น ผู้ให้บริการ CA ของ CFCA หรือ 28Ke)
• สำหรับผู้ลงนามชาวจีน ให้ขอรหัสการเข้าถึงหรือการตรวจสอบสิทธิ์ตามความรู้
• สำหรับการแจกจ่ายแบบกลุ่ม (เช่น การยืนยันการฝึกอบรมประจำปี) ให้ใช้ Bulk Send เพื่อแจกจ่ายแบบฟอร์มให้กับพนักงานหลายร้อยคนอย่างปลอดภัย

ขั้นตอนนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าลายเซ็นเป็นไปตามเกณฑ์ “ที่เชื่อถือได้” ภายใต้กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีตัวเลือกไบโอเมตริกซ์ผ่านส่วนเสริมเพื่อการรับประกันที่สูงขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: แจกจ่ายและรวบรวมลายเซ็น

อัปโหลดเทมเพลตและเพิ่มผู้รับผ่านทางอีเมลหรือ SMS (ส่วนเสริมอัตราค่าบริการโทรคมนาคมของจีน) แอปมือถือของ DocuSign รองรับการลงนามได้ทุกที่ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมงานภาคสนามในประเทศจีน

• เปิดใช้งานการแจ้งเตือนและการกำหนดเส้นทางตามลำดับ: แบบฟอร์มต่อต้านการติดสินบนมักจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการก่อนที่พนักงานจะลงนาม
• รวบรวมไฟล์แนบ: ใช้ Signer Attachments เพื่อขอให้อัปโหลดเอกสารสนับสนุน (เช่น รายงานค่าใช้จ่าย)
• สำหรับการชำระเงินหรือการผสานรวม: หากแบบฟอร์มเกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย ให้ใช้ฟังก์ชันการรวบรวมการชำระเงิน แต่ต้องแน่ใจว่าไม่ขัดแย้งกับข้อห้ามการติดสินบน

ตรวจสอบความคืบหน้าในแดชบอร์ด DocuSign IAM CLM สามารถแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสำหรับแบบฟอร์มที่ยังไม่ได้ลงนาม ลดช่องว่างในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ขั้นตอนที่ 4: จัดเก็บ ตรวจสอบ และรายงาน

เมื่อลงนามแล้ว เอกสารจะถูกปิดผนึกด้วยใบรับรองการเสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงการประทับเวลาและบันทึก IP ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตรวจสอบของจีน ใช้ CLM เพื่อเก็บถาวรในที่เก็บการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และใช้ SSO สำหรับการควบคุมการเข้าถึงขององค์กร

• ส่งออกรายงานการตรวจสอบสำหรับการตรวจสอบภายในหรือการส่งตามกฎระเบียบ
• เก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (โดยทั่วไปคือ 5-10 ปีภายใต้กฎหมายต่อต้านการติดสินบน)
• หากขยาย ให้พิจารณาแผน Enterprise เพื่อการกำกับดูแลขั้นสูง รวมถึง SSO กับ WeChat หรือผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัวในท้องถิ่น

ความท้าทายของจีนรวมถึงการไหลเวียนของข้อมูลข้ามพรมแดน การเพิ่มประสิทธิภาพเอเชียแปซิฟิกของ DocuSign ช่วยแก้ไขปัญหา แต่ความล่าช้าอาจเกิดขึ้น ราคา Business Pro เริ่มต้นที่ $40/ผู้ใช้/เดือน ส่วนเสริม เช่น IDV มีค่าใช้จ่ายตามปริมาณการใช้งาน สำหรับการใช้งานปริมาณมาก การผสานรวม API จากแผน Starter ราคา $600/ปี จะทำให้การแจกจ่ายแบบฟอร์มอัตโนมัติ โดยมีขีดจำกัดประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้/ปี

กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดความซับซ้อนของการปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการติดสินบน แต่ยังสร้างบันทึกที่สามารถป้องกันได้ ลดความเสี่ยงทางกฎหมายในตลาดที่มีการกำกับดูแลของจีน

การประเมินทางเลือกของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของจีน

จากมุมมองทางธุรกิจ การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับจีนจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างความสามารถในการปรับขนาดทั่วโลกกับความแตกต่างในท้องถิ่น DocuSign มีความโดดเด่นในด้านฟังก์ชันการทำงานระดับองค์กร แต่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าและมีอุปสรรคในการผสานรวมในเอเชียแปซิฟิก คู่แข่งอย่าง Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) นำเสนอข้อดีที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางโดยอิงจากปัจจัยสำคัญสำหรับกรณีการใช้งานต่อต้านการติดสินบน

Adobe Sign มอบประสบการณ์ที่ประณีต ผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับเวิร์กโฟลว์ PDF ทำให้เหมาะสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เน้นเอกสารเป็นหลัก ระดับองค์กรประกอบด้วยการวิเคราะห์ขั้นสูงสำหรับการติดตามอัตราการกรอกแบบฟอร์ม ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของโปรแกรมต่อต้านการติดสินบน อย่างไรก็ตาม ในประเทศจีน จะต้องพึ่งพาพันธมิตรสำหรับการรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในท้องถิ่น และส่วนเสริมอาจทำให้ราคาสูงขึ้น

eSignGlobal โดดเด่นด้วยการมุ่งเน้นไปที่เอเชียแปซิฟิก รองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก โดยมีความได้เปรียบเป็นพิเศษในตลาดเอเชียที่มีการแบ่งส่วน มีมาตรฐานสูง และมีการกำกับดูแลที่เข้มงวด ต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานของตะวันตก ซึ่งเน้นการตรวจสอบอิเล็กทรอนิกส์ในวงกว้าง เอเชียแปซิฟิกกำหนดให้ใช้วิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งเป็นการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) อุปสรรคทางเทคนิคนี้เกินกว่าวิธีการที่อิงตามอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป eSignGlobal แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก โดยนำเสนอราคาที่แข่งขันได้: แผน Essential เพียง $16.6/เดือน อนุญาตให้ส่งเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบผ่านรหัสการเข้าถึง นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบแล้ว ยังผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น มอบประสิทธิภาพด้านต้นทุนสูงสำหรับการดำเนินงานในภูมิภาค

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign ซึ่งเปลี่ยนชื่อภายใต้ Dropbox ให้ความสำคัญกับความเรียบง่ายสำหรับทีมขนาดเล็ก ทำให้ง่ายต่อการฝังในเวิร์กโฟลว์ สำหรับแบบฟอร์มต่อต้านการติดสินบนขั้นพื้นฐาน มีความสามารถในการแข่งขันด้านต้นทุน แต่ขาดความลึกในการจัดการความต้องการด้านกฎระเบียบที่ซับซ้อนของจีน (เช่น การแปลข้อมูลให้เป็นภาษาท้องถิ่นที่บังคับ)

โดยสรุป แม้ว่า DocuSign จะยังคงเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับองค์กรที่จัดตั้งขึ้น แต่ธุรกิจที่มุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะของเอเชียแปซิฟิก อาจพบโซลูชันที่ได้รับการปรับปรุงและคุ้มค่าในทางเลือกในภูมิภาค เช่น eSignGlobal