จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในข้อตกลงอาสาสมัครในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการลงนามในข้อตกลงอาสาสมัครของสหราชอาณาจักรด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในภาคส่วนที่ไม่แสวงหาผลกำไร ข้อตกลงอาสาสมัครมีบทบาทสำคัญในการสรุปความคาดหวัง ความรับผิดชอบ และความรับผิดชอบระหว่างองค์กรและอาสาสมัครของพวกเขา ตามเนื้อผ้า เอกสารเหล่านี้ได้รับการลงนามบนกระดาษ แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) นำเสนอทางเลือกที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมงานที่อยู่ห่างไกลหรือกระจายตัว จากมุมมองทางธุรกิจ การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สามารถปรับปรุงการดำเนินงาน ลดต้นทุนการบริหาร และเพิ่มการเข้าถึงสำหรับอาสาสมัครทั่วสหราชอาณาจักร แนวทางนี้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นในภาคการกุศลและชุมชน ซึ่งประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลกระทบให้สูงสุด

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรมีกรอบกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งรับประกันว่าจะมีผลบังคับใช้เทียบเท่ากับลายเซ็นหมึกเปียกในกรณีส่วนใหญ่ หลัง Brexit สหราชอาณาจักรได้รักษาส่วนสำคัญของกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรปผ่านพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และกฎระเบียบการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019 กฎหมายเหล่านี้รับรู้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES) เหมาะสำหรับสัญญาประจำวัน เช่น ข้อตกลงอาสาสมัคร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ให้ความปลอดภัยที่สูงขึ้น และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (QES) เทียบเท่ากับลายเซ็นด้วยลายมือที่ใช้ในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูง

สำหรับข้อตกลงอาสาสมัคร ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับข้อผูกมัดที่ไม่ผูกมัดมากกว่าธุรกรรมทางการเงิน SES มักจะเพียงพอ กฎหมายเน้นว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องแสดงเจตนาในการลงนาม เชื่อมโยงกับผู้ลงนามโดยเฉพาะ และอนุญาตให้ตรวจจับการเปลี่ยนแปลงได้ องค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎการคุ้มครองข้อมูลภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักร รวมถึงการจัดเก็บเอกสารที่ลงนามอย่างปลอดภัย องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรควรพิจารณาแนวทางเฉพาะของอุตสาหกรรมจากหน่วยงานต่างๆ เช่น คณะกรรมการการกุศล ซึ่งสนับสนุนการใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม ในทางปฏิบัติ หมายถึงการเลือกแพลตฟอร์มที่สอดคล้องกับมาตรฐานของสหราชอาณาจักรเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทเกี่ยวกับความถูกต้อง

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการจัดการข้อตกลงอาสาสมัครของสหราชอาณาจักรด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การนำกระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้สำหรับข้อตกลงอาสาสมัครในสหราชอาณาจักรนั้นตรงไปตรงมาและสามารถลดงานเอกสารได้อย่างมาก นี่คือคู่มือเชิงปฏิบัติจากมุมมองของการดำเนินธุรกิจ โดยเน้นที่ประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ขั้นตอนที่ 1: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามกฎระเบียบ

เลือกผู้ให้บริการที่ปฏิบัติตามมาตรฐานเทียบเท่า eIDAS ของสหราชอาณาจักร มองหาคุณสมบัติ เช่น เส้นทางการตรวจสอบ การเข้ารหัส และการผสานรวมกับชุดเครื่องมือ เช่น Google Workspace หรือ Microsoft Office ซึ่งเป็นเรื่องปกติในเวิร์กโฟลว์ที่ไม่แสวงหาผลกำไร หากองค์กรของคุณมีผู้ดูแลระบบหลายคน แพลตฟอร์มควรสนับสนุนผู้ใช้ได้ไม่จำกัด จากมุมมองด้านงบประมาณ ให้เริ่มต้นด้วยแผนระดับเริ่มต้นที่ประมาณ 10-40 ปอนด์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน เพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมปริมาณข้อตกลง ซึ่งข้อตกลงอาสาสมัครมักจะมีปริมาณน้อย แต่สามารถขยายขนาดได้สำหรับกิจกรรมหรือแคมเปญ

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารข้อตกลงอาสาสมัคร

ร่างข้อตกลงโดยใช้เทมเพลตมาตรฐาน โดยมีองค์ประกอบสำคัญ ได้แก่ ความรับผิดชอบของอาสาสมัคร ระยะเวลา ข้อกำหนดการรักษาความลับ และการสละความรับผิดชอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารอยู่ในรูปแบบที่เข้ากันได้ เช่น PDF เพื่อรักษารูปแบบ รวมถึงช่องรายละเอียดส่วนบุคคล เช่น ชื่อ ข้อมูลติดต่อ และผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ในขณะที่ปฏิบัติตาม GDPR ของสหราชอาณาจักร โดยการลดการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องตามกฎระเบียบ เพิ่มคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับอาสาสมัคร โดยอธิบายกระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสร้างความไว้วางใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การลงนาม

อัปโหลดเอกสารไปยังแพลตฟอร์มที่เลือก กำหนดลำดับการลงนาม เช่น อาสาสมัครก่อน จากนั้นตัวแทนองค์กรอนุมัติ ใช้เครื่องมือลากและวางเพื่อวางช่องลายเซ็น การประทับวันที่ และช่องทำเครื่องหมายยินยอม (เช่น ยินยอมให้ตรวจสอบ DBS หากมี) เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร เปิดใช้งานตัวเลือก เช่น การตรวจสอบอีเมลหรือรหัสการเข้าถึงเพื่อยืนยันตัวตน หากจัดการกับกลุ่มอาสาสมัครที่หลากหลาย ให้รวมการสนับสนุนหลายภาษาหรือคุณสมบัติการเข้าถึงเพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ขั้นตอนที่ 4: ส่งและติดตามข้อตกลง

แจกจ่ายข้อตกลงทางอีเมลหรือลิงก์ที่ปลอดภัย แพลตฟอร์มอนุญาตให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ไม่ตอบสนอง ลดอัตราการละทิ้ง ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดที่บันทึกการดู ที่อยู่ IP และการประทับเวลา ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับเส้นทางการตรวจสอบภายใต้กฎหมายของสหราชอาณาจักร สำหรับแคมเปญการรับสมัครอาสาสมัครขนาดใหญ่ การส่งแบบกลุ่มสามารถจัดการข้อตกลงหลายฉบับได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลาในช่วงฤดูท่องเที่ยว เช่น การวิ่งการกุศลหรืองานชุมชน

ขั้นตอนที่ 5: จัดเก็บและจัดการข้อตกลงที่ลงนาม

เมื่อลงนามแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ พร้อมด้วยตราประทับป้องกันการปลอมแปลง ส่งออกสำเนาเพื่อบันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเก็บรักษาเป็นไปตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร (เช่น เก็บรักษา 6 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ด้านความรับผิดชอบ) ผสานรวมกับระบบ CRM เช่น Salesforce for Nonprofits เพื่อเชื่อมโยงข้อตกลงกับโปรไฟล์อาสาสมัคร ตรวจสอบบันทึกการเข้าถึงเป็นประจำเพื่อรักษาการปฏิบัติตาม GDPR และพิจารณาตั้งค่าการหมดอายุอัตโนมัติสำหรับบทบาทที่มีเวลาจำกัด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น

จากมุมมองทางธุรกิจ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มการรักษาอาสาสมัครโดยการปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน การศึกษาแสดงให้เห็นว่ากระบวนการดิจิทัลสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมได้มากถึง 30% อย่างไรก็ตาม ความท้าทายรวมถึงช่องว่างทางดิจิทัล จัดหาทางเลือกที่เป็นกระดาษสำหรับผู้ที่ไม่มีการเข้าถึงเทคโนโลยี ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้แพลตฟอร์มเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นประจำ สำหรับอาสาสมัครต่างชาติในสหราชอาณาจักร ให้ตรวจสอบการยอมรับข้ามพรมแดนภายใต้การยอมรับร่วมกันของ eIDAS

กระบวนการนี้มักใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อข้อตกลง ในขณะที่การลงนามทางกายภาพต้องใช้เวลาหลายวัน ซึ่งช่วยให้องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจ

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยมสำหรับข้อตกลงอาสาสมัครของสหราชอาณาจักร

แพลตฟอร์มหลายแห่งตอบสนองความต้องการที่ไม่แสวงหาผลกำไรของสหราชอาณาจักร โดยนำเสนอคุณสมบัติที่ปรับแต่งสำหรับการใช้งานในปริมาณน้อย โดยเน้นที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายโดยองค์กรการกุศลในสหราชอาณาจักร เนื่องจากความน่าเชื่อถือและการผสานรวม แผน eSignature เริ่มต้นที่ประมาณ $10 ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง Business Pro ที่ $40/ผู้ใช้ต่อเดือน ซึ่งรวมถึงเทมเพลต การแจ้งเตือน และการส่งแบบกลุ่ม เหมาะสำหรับการประสานงานอาสาสมัคร ตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มการตรวจสอบสิทธิ์ แต่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม DocuSign เป็นไปตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักรผ่านการจัดตำแหน่ง eIDAS และมีเส้นทางการตรวจสอบที่แข็งแกร่ง

Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการผสานรวมกับเครื่องมือ PDF ได้อย่างราบรื่น เหมาะสำหรับองค์กรที่ใช้ผลิตภัณฑ์ Adobe อยู่แล้ว ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป จนถึงแผนที่กำหนดเองสำหรับองค์กร รองรับการปฏิบัติตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักร ช่องแบบมีเงื่อนไข และการลงนามบนมือถือ ซึ่งช่วยให้อาสาสมัครทำงานจากระยะไกลได้ คุณสมบัติ เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยปรับปรุงการจัดการข้อตกลง แต่การเข้าถึง API ต้องใช้ระดับที่สูงขึ้น

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่สอดคล้องตามกฎระเบียบทั่วโลก โดยรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) สภาพแวดล้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน APAC มีลักษณะเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่เป็นกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา ใน APAC โซลูชันมักต้องการการผสานรวมระบบนิเวศอย่างลึกซึ้ง รวมถึงการเชื่อมต่อระดับฮาร์ดแวร์/API กับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเกินกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในตลาดตะวันตก แผน Essential ของ eSignGlobal มีราคาเพียง $16.60/เดือน รองรับเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้คุณค่าที่แข็งแกร่งบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรในสหราชอาณาจักรที่มีความเชื่อมโยงกับ APAC

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (โดย Dropbox)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox เป็นมิตรกับทีมขนาดเล็ก โดยมีแผนตั้งแต่ฟรี (จำกัด 3 เอกสารต่อเดือน) ไปจนถึง Essentials ที่ $15/ผู้ใช้ต่อเดือน ให้การลงนามที่เป็นไปตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักร เทมเพลต และการแบ่งปันที่ง่ายดายผ่านการผสานรวม Dropbox แม้ว่าจะเรียบง่ายกว่าเครื่องมือระดับองค์กร แต่ก็คุ้มค่าสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่เน้นอาสาสมัคร แต่ขาดคุณสมบัติการส่งแบบกลุ่มขั้นสูง

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign และ Adobe นำเสนอความลึก แต่มีต้นทุนที่สูงขึ้นตามขนาด ในขณะที่ eSignGlobal และ HelloSign ให้ความสำคัญกับความสามารถในการจ่ายและความง่ายในการใช้งาน

สรุป: การเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

สำหรับข้อตกลงอาสาสมัครของสหราชอาณาจักร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน ในขณะที่ยังคงเป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมาย ในฐานะทางเลือกที่เป็นกลางสำหรับ DocuSign ที่เน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบในภูมิภาค eSignGlobal โดดเด่นด้วยความครอบคลุมทั่วโลกและคุณค่า ประเมินตามขนาดและความต้องการขององค์กรของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมอย่างราบรื่น