Onde posso encontrar minha assinatura digital?

Com a crescente prevalência de transações digitais, indivíduos e organizações frequentemente se perguntam: “Onde posso encontrar minha assinatura digital?” Esta não é apenas uma questão técnica, mas também diz respeito a requisitos legais, práticas de gerenciamento de documentos, autenticação de identidade e conformidade com regulamentos locais. Entender onde sua assinatura digital está armazenada, como acessá-la e como gerenciá-la é crucial no ambiente digital de hoje.

O que é uma assinatura digital?

Antes de procurar sua assinatura digital, é importante entender sua definição. Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica que usa tecnologia de criptografia para provar a origem, identidade e integridade de uma mensagem ou documento digital. Ao contrário de uma assinatura manuscrita digitalizada, as assinaturas digitais são seguras e têm validade legal quando em conformidade com os requisitos legais locais (como o ESIGN Act nos EUA ou os regulamentos eIDAS na UE).

Em muitas jurisdições, a legalidade e a aplicabilidade das assinaturas digitais dependem de fatores como: Autoridade de Certificação (CA), tipo de documento e conformidade com os padrões regulatórios.

Locais comuns de armazenamento de assinaturas digitais

As assinaturas digitais são normalmente geradas e armazenadas em ambientes digitais seguros. Dependendo de como você gerou ou recebeu a assinatura, ela pode ser armazenada em um ou mais dos seguintes locais:

1. Plataforma ou aplicativo de assinatura digital

Provedores de serviços de assinatura eletrônica confiáveis, como Adobe Sign, DocuSign, SignNow, etc., permitem que os usuários criem e gerenciem assinaturas digitais. Se você usou essas plataformas, sua assinatura será armazenada no perfil de usuário da plataforma e poderá ser acessada por meio de:

• Fazer login na sua conta
• Acessar a página de perfil ou configurações
• Procurar por “Minha assinatura” ou “Assinaturas salvas”
• Também é possível visualizar documentos assinados através do “Histórico de documentos” ou “Arquivos concluídos”

2. Autoridade de Certificação (CA)

Em sistemas de assinatura digital mais formais (especialmente aplicáveis a ambientes jurídicos, governamentais ou corporativos), uma Autoridade de Certificação (Certificate Authority) emite um certificado digital que está vinculado à sua identidade digital.

Você ou sua organização podem ter usado as seguintes autoridades de certificação:

• GlobalSign
• DigiCert
• Entrust
• Identrust
• Sistemas de autenticação de identidade nacionais ou governamentais (por exemplo, MyNumber no Japão ou eID na UE)

Se sua assinatura foi gerada por meio de um certificado digital, entre em contato com seu administrador de TI ou representante da CA. Normalmente, você pode encontrar o certificado através de:

• Gerenciador de certificados do navegador (como Chrome, Firefox)
• Armazenamento de certificados do Windows (Painel de Controle → Opções da Internet → Conteúdo → Certificados)
• Software PKI (Infraestrutura de Chave Pública) fornecido durante a instalação

3. Token USB ou Smart Card

Em setores altamente regulamentados (como governo, finanças ou saúde), certificados digitais e suas chaves privadas correspondentes podem ser armazenados em tokens USB ou smart cards. Se você recebeu um dispositivo semelhante, sua assinatura será armazenada nele e poderá ser inserida em um computador para assinar documentos.

Se você não conseguir acessar o dispositivo, entre em contato com o departamento de TI da sua empresa. Você também pode precisar usar software complementar (como SafeNet, Gemalto) para gerenciar a assinatura.

4. Armazenamento de certificados do sistema operacional

Se você assinar em Microsoft Word, Adobe Acrobat ou outros programas de desktop, a assinatura pode ter sido armazenada no armazenamento de certificados do sistema operacional. Windows e macOS fornecem ferramentas integradas para gerenciar identidades digitais:

• No Windows: execute certmgr.msc para visualizar os certificados instalados
• No macOS: vá para Aplicativos → Utilitários → Acesso às Chaves

Esta é a forma de armazenamento mais relevante quando você importou manualmente ou automaticamente um certificado digital através do navegador.

Como determinar se você já possui uma assinatura digital

Se você não tiver certeza se possui uma assinatura digital, considere as seguintes perguntas:

• Você já concluiu um processo de abertura de conta digital que incluiu autenticação de identidade?
• Você já usou um serviço compatível para assinar eletronicamente documentos legais ou financeiros?
• Você já recebeu um certificado de assinatura de documento emitido por uma autoridade de certificação?

Se você respondeu “sim” a alguma das perguntas acima, é provável que já tenha uma assinatura digital e o próximo passo é localizá-la em várias ferramentas ou aplicativos.

Conformidade com a terminologia regulatória local

Com a popularidade dos contratos digitais e assinaturas eletrônicas, diferentes países e regiões podem ter terminologia e estruturas de conformidade específicas. Por exemplo:

• Nos Estados Unidos, UETA e o ESIGN Act determinam a validade legal das assinaturas eletrônicas
• Na União Europeia, os regulamentos eIDAS classificam as assinaturas em três categorias: assinatura eletrônica básica, assinatura eletrônica avançada (AES) e assinatura eletrônica qualificada (QES)
• Na China, o uso de provedores de serviços de certificação de assinatura eletrônica (ESCA) deve estar em conformidade com as leis nacionais de segurança cibernética e proteção de dados
• Em Singapura, as assinaturas eletrônicas são regidas pela Lei de Transações Eletrônicas (ETA)
• Em Taiwan, a legalidade e as normas operacionais da certificação eletrônica são determinadas pela Lei de Assinaturas Eletrônicas

Portanto, ao procurar sua assinatura digital, certifique-se de que seu provedor de certificado ou aplicativo de assinatura seja reconhecido pela estrutura legal local.

Encontrando assinaturas em aplicativos de documentos populares

Adobe Acrobat Reader

1. Abra qualquer arquivo PDF assinado
2. Clique no painel “Assinaturas”
3. Clique com o botão direito no campo de assinatura → Selecione “Mostrar propriedades da assinatura”
4. Clique em “Mostrar certificado do signatário” para visualizar o certificado digital

Microsoft Word / Office

1. Abra o documento assinado (você verá uma faixa de autenticação)
2. Clique em “Visualizar assinaturas”
3. Visualize as informações do signatário e os detalhes do certificado relacionados

Usuários do Google Docs / Gmail

O Google não oferece suporte nativo a assinaturas digitais padrão como X.509, mas pode ser integrado por meio de plug-ins de terceiros como DocuSign, SignRequest. Você precisa acessar sua assinatura por meio dessas integrações.

O que fazer se você perder sua assinatura digital?

Se sua assinatura digital ou certificado estiver armazenado em um token USB, perder as credenciais ou danificar o dispositivo significa que você precisa solicitar uma nova assinatura. Neste caso, você deve:

• Notificar imediatamente a autoridade de certificação emissora
• Revogar o certificado comprometido, se possível
• Enviar uma solicitação para obter uma nova identidade digital ou certificado

Em muitos países regulamentados, a falha em proteger adequadamente sua assinatura digital pode resultar em responsabilidade legal e financeira, especialmente quando usada para fins confidenciais ou contratuais.

Conclusão

Onde você encontrará a assinatura digital que está procurando depende de como ela foi criada e da estrutura legal por trás dela. Quer sua assinatura exista no armazenamento de certificados local do dispositivo, em uma plataforma de assinatura na nuvem, em um token de criptografia de hardware ou em um aplicativo (como Acrobat ou Word), saber onde ela está pode aumentar muito sua produtividade e garantir a conformidade regulatória.

Orientado por regulamentos e padrões locais, certifique-se de consultar profissionais jurídicos ou de TI sobre a maneira correta de gerenciar assinaturas digitais. Lembre-se: nem todas as assinaturas eletrônicas são assinaturas digitais, e o uso correto delas é essencial para sua validade legal, segurança e reconhecimento.

Se você ainda não tiver certeza de onde está sua assinatura digital, é recomendável entrar em contato com seu empregador, autoridade de certificação ou provedor de serviços de assinatura digital. Eles o ajudarão a garantir que sua assinatura seja acessível, válida e devidamente protegida.