Di Mana Saya Boleh Mencari Tandatangan Digital Saya?

Dengan peningkatan populariti transaksi digital, individu dan organisasi sering bertanya soalan: “Di mana saya boleh mencari tandatangan digital saya?” Ini bukan sahaja soalan teknikal tetapi juga berkaitan dengan keperluan undang-undang, amalan pengurusan dokumen, pengesahan identiti dan pematuhan dengan peraturan tempatan. Memahami di mana tandatangan digital anda disimpan, cara mengaksesnya dan cara menguruskannya adalah penting dalam persekitaran digital hari ini.

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Sebelum mencari tandatangan digital anda, adalah penting untuk memahami definisinya. Tandatangan digital ialah tandatangan elektronik yang menggunakan teknologi penyulitan untuk membuktikan sumber, identiti dan integriti mesej atau dokumen digital. Tidak seperti tandatangan tulisan tangan yang diimbas, tandatangan digital adalah selamat dan mempunyai kesan undang-undang apabila mematuhi keperluan undang-undang tempatan (seperti Akta ESIGN Perdagangan Elektronik Global dan Negara AS atau peraturan eIDAS EU).

Di banyak bidang kuasa, kesahihan dan kebolehkuatkuasaan tandatangan digital bergantung pada faktor-faktor berikut: badan pensijilan (CA), jenis dokumen dan pematuhan dengan piawaian kawal selia.

Lokasi Penyimpanan Tandatangan Digital yang Biasa

Tandatangan digital biasanya dijana dan disimpan dalam persekitaran digital yang selamat. Bergantung pada cara anda menjana atau menerima tandatangan, ia mungkin disimpan di satu atau lebih lokasi berikut:

1. Platform atau Aplikasi Tandatangan Digital

Pembekal perkhidmatan e-tandatangan yang dipercayai seperti Adobe Sign, DocuSign, SignNow membenarkan pengguna membuat dan mengurus tandatangan digital. Jika anda menggunakan platform ini, tandatangan anda akan disimpan dalam profil pengguna platform dan boleh diakses melalui:

• Log masuk ke akaun anda
• Pergi ke profil atau halaman tetapan
• Cari “Tandatangan Saya” atau “Tandatangan Tersimpan”
• Anda juga boleh melihat dokumen yang ditandatangani melalui “Sejarah Dokumen” atau “Fail Selesai”

2. Badan Pensijilan (CA)

Dalam sistem tandatangan digital yang lebih formal (terutamanya sesuai untuk persekitaran undang-undang, kerajaan atau korporat), Badan Pensijilan (Certificate Authority) mengeluarkan sijil digital yang terikat dengan identiti digital anda.

Anda atau organisasi anda mungkin menggunakan badan pensijilan berikut:

• GlobalSign
• DigiCert
• Entrust
• Identrust
• Sistem pengesahan identiti negara atau kerajaan (contohnya, MyNumber Jepun atau eID EU)

Jika tandatangan anda dijana melalui sijil digital, sila hubungi pentadbir IT atau wakil CA anda. Anda biasanya boleh mencari sijil melalui:

• Pengurus sijil penyemak imbas (seperti Chrome, Firefox)
• Storan sijil Windows (Panel Kawalan → Pilihan Internet → Kandungan → Sijil)
• Perisian PKI (Infrastruktur Kunci Awam) yang disediakan semasa pemasangan

3. Token USB atau Kad Pintar

Dalam industri yang dikawal ketat (seperti kerajaan, kewangan atau perubatan), sijil digital dan kunci peribadi yang sepadan mungkin disimpan dalam token USB atau kad pintar. Jika anda telah mengeluarkan peranti sedemikian, tandatangan anda akan disimpan di dalamnya dan boleh dimasukkan ke dalam komputer untuk menandatangani dokumen.

Jika anda tidak dapat mengakses peranti, sila hubungi jabatan IT unit anda. Anda mungkin juga perlu menggunakan perisian yang disertakan (seperti SafeNet, Gemalto) untuk mengurus tandatangan.

4. Storan Sijil Sistem Pengendalian

Jika anda menandatangani dalam Microsoft Word, Adobe Acrobat atau program desktop lain, tandatangan mungkin telah disimpan dalam storan sijil sistem pengendalian. Windows dan macOS menyediakan alat terbina dalam untuk mengurus identiti digital:

• Dalam Windows: jalankan certmgr.msc untuk melihat sijil yang dipasang
• Dalam macOS: pergi ke Aplikasi → Utiliti → Akses Rantai Kunci

Ini ialah kaedah penyimpanan yang paling berkaitan apabila anda telah mengimport sijil digital secara manual atau automatik melalui penyemak imbas.

Cara Menentukan Sama Ada Anda Sudah Mempunyai Tandatangan Digital

Jika anda tidak pasti sama ada anda mempunyai tandatangan digital, pertimbangkan soalan berikut:

• Adakah anda pernah melengkapkan proses pembukaan akaun digital yang termasuk pengesahan identiti?
• Pernahkah anda menggunakan perkhidmatan yang mematuhi untuk menandatangani dokumen undang-undang atau kewangan secara elektronik?
• Pernahkah anda menerima sijil tandatangan dokumen yang dikeluarkan oleh badan pensijilan?

Jika anda menjawab “ya” kepada mana-mana soalan di atas, kemungkinan besar anda sudah mempunyai tandatangan digital, dan perkara seterusnya yang perlu dilakukan ialah mencarinya dalam pelbagai alat atau aplikasi.

Pematuhan dengan Istilah Peraturan Tempatan

Dengan peningkatan populariti kontrak digital dan tandatangan elektronik, negara dan wilayah yang berbeza mungkin mempunyai istilah dan rangka kerja pematuhan tertentu. Contohnya:

• Di Amerika Syarikat, UETA dan Akta ESIGN menentukan kesan undang-undang tandatangan elektronik
• Di Kesatuan Eropah, peraturan eIDAS membahagikan tandatangan kepada tiga kategori: tandatangan elektronik asas, tandatangan elektronik lanjutan (AES) dan tandatangan elektronik yang berkelayakan (QES)
• Di China, penggunaan Agensi Perkhidmatan Pensijilan Tandatangan Elektronik (ESCA) mesti mematuhi undang-undang keselamatan siber dan perlindungan data negara
• Di Singapura, tandatangan elektronik dikawal oleh Akta Urus Niaga Elektronik (ETA)
• Di Taiwan, kesahihan dan spesifikasi operasi pensijilan elektronik ditentukan mengikut Undang-undang Tandatangan Elektronik

Oleh itu, apabila mencari tandatangan digital anda, anda perlu memastikan bahawa pembekal sijil atau aplikasi tandatangan anda diiktiraf oleh rangka kerja undang-undang tempatan anda.

Mencari Tandatangan dalam Aplikasi Dokumen Arus Perdana

Adobe Acrobat Reader

1. Buka mana-mana fail PDF yang telah ditandatangani
2. Klik panel “Tandatangan”
3. Klik kanan pada medan tandatangan → pilih “Tunjukkan Sifat Tandatangan”
4. Klik “Tunjukkan Sijil Penandatangan” untuk melihat sijil digital

Microsoft Word / Office

1. Buka dokumen yang ditandatangani (anda akan melihat sepanduk pensijilan)
2. Klik “Lihat Tandatangan”
3. Lihat maklumat penandatangan dan butiran sijil yang berkaitan

Pengguna Google Docs / Gmail

Google tidak menyokong tandatangan digital standard seperti X.509 secara natif, tetapi boleh disepadukan melalui pemalam pihak ketiga seperti DocuSign, SignRequest. Anda perlu mengakses tandatangan anda melalui penyepaduan ini.

Apa yang Perlu Dilakukan Jika Anda Kehilangan Tandatangan Digital Anda?

Jika tandatangan atau sijil digital anda disimpan pada token USB, kehilangan bukti kelayakan atau kerosakan peranti bermakna anda perlu memohon semula tandatangan. Pada masa ini, anda harus:

• Maklumkan badan pensijilan yang mengeluarkan dengan segera
• Jika boleh, batalkan sijil yang terjejas
• Hantar permohonan untuk mendapatkan identiti atau sijil digital baharu

Di banyak negara yang dikawal selia, kegagalan untuk melindungi tandatangan digital anda dengan betul boleh mengakibatkan tanggungjawab undang-undang dan kewangan, terutamanya apabila ia digunakan untuk tujuan sensitif atau kontrak.

Kesimpulan

Di mana tandatangan digital yang anda cari bergantung pada cara ia dibuat dan rangka kerja undang-undang di sebaliknya. Sama ada tandatangan anda wujud dalam storan sijil tempatan peranti, platform tandatangan awan, token penyulitan perkakasan atau aplikasi (seperti Acrobat atau Word), mengetahui lokasinya boleh meningkatkan produktiviti anda dengan ketara dan memastikan pematuhan peraturan.

Berpandukan peraturan dan piawaian tempatan, pastikan anda berunding dengan profesional undang-undang atau IT tentang cara yang betul untuk mengurus tandatangan digital. Ingat: tidak semua tandatangan elektronik ialah tandatangan digital, dan penggunaannya yang betul adalah penting untuk kesan undang-undang, keselamatan dan pengiktirafan mereka.

Jika anda masih tidak pasti di mana tandatangan digital anda berada, anda disyorkan untuk menghubungi majikan, badan pensijilan atau pembekal perkhidmatan tandatangan digital anda. Mereka akan membantu anda memastikan tandatangan anda boleh diakses, sah dan dilindungi dengan betul.