Como Migrar Meus Dados do Adobe Sign para o DocuSign?

Por que considerar migrar do Adobe Sign para o DocuSign?

No cenário em constante evolução do gerenciamento de documentos digitais, as empresas frequentemente precisam mudar de plataformas de assinatura eletrônica para melhor atender às suas necessidades operacionais, requisitos de conformidade ou estruturas de custos. O Adobe Sign já foi a escolha preferida de muitas organizações, mas fatores como a saída do mercado e a complexidade de preços levaram os usuários a explorar alternativas como o DocuSign. Este artigo investiga as etapas práticas para migrar dados do Adobe Sign para o DocuSign, ao mesmo tempo em que oferece uma perspectiva de negócios equilibrada sobre os desafios e opções disponíveis.

Guia passo a passo: Migrando dados do Adobe Sign para o DocuSign

A migração de dados entre plataformas de assinatura eletrônica como Adobe Sign e DocuSign requer um planejamento cuidadoso para garantir interrupções mínimas no fluxo de trabalho, preservação da integridade do documento e manutenção da conformidade. Como observador de negócios, notei que, embora o DocuSign ofereça recursos robustos para equipes globais, o processo de migração pode ser direto se uma abordagem sistemática for adotada. Abaixo, descrevo as principais etapas, referenciando práticas padrão e documentação da plataforma. Este processo normalmente leva de 2 a 4 semanas, dependendo do volume de dados, e pode envolver suporte de TI para grandes empresas.

Etapa 1: Avalie e exporte seus dados do Adobe Sign

Comece inventariando seus ativos do Adobe Sign. Faça login em sua conta do Adobe Sign e navegue até as seções “Gerenciar Acordos” ou “Biblioteca” para identificar acordos ativos, modelos, usuários e logs de auditoria. O Adobe Sign permite exportar listas de usuários em formato CSV, acordos em PDF e metadados em formatos XML/JSON por meio de sua API.

• Exportar Acordos e Envelopes: Use a função “Exportar” em “Relatórios” para baixar documentos concluídos, em andamento e rascunhos como arquivos ZIP contendo PDFs e dados do signatário. Para exportações em massa, se você tiver acesso de desenvolvedor, utilize a API do Adobe para extrair detalhes do envelope, incluindo carimbos de data/hora e logs de IP para fins de conformidade.
• Modelos e Formulários: Baixe modelos reutilizáveis da biblioteca. Observe quaisquer campos ou fluxos de trabalho personalizados, pois eles podem precisar ser recriados no DocuSign.
• Dados de Usuários e Grupos: Gere um arquivo CSV de usuários, funções e permissões por meio do Admin Console.
• Dica: Priorize documentos de alto volume ou críticos. As limitações de exportação do Adobe Sign (por exemplo, 100 acordos por lote) significam que você pode precisar de várias sessões.

As empresas devem documentar quaisquer integrações (por exemplo, com Salesforce ou Microsoft Dynamics) para mapeamento subsequente. Espere gastar 20-30% do tempo de migração nesta fase, pois exportações incompletas podem levar à perda de dados.

Etapa 2: Configure sua conta DocuSign e mapeie a estrutura de dados

Após a exportação, crie ou configure sua conta DocuSign. Os planos do DocuSign começam com o Personal a US$ 10 por mês (até 5 envelopes), estendendo-se até o Business Pro a US$ 40 por usuário por mês, com faturamento anual recomendado para economizar custos (por exemplo, o plano Standard custa US$ 300 por usuário por ano). Escolha uma camada com base em suas necessidades - o Business Pro é adequado para equipes que usam envio em massa ou formulários da web.

• Configuração da conta: Inscreva-se no site do DocuSign e verifique seu domínio para segurança. Se estiver migrando dados corporativos, entre em contato com a equipe de vendas para configuração personalizada, incluindo SSO.
• Mapeamento de dados: Compare a estrutura do Adobe Sign com a do DocuSign. Por exemplo, os “Acordos” do Adobe tornam-se “Envelopes” no DocuSign, e os campos personalizados são mapeados para as “Guias” do DocuSign (campos de texto, assinatura, data). Use o construtor de modelos do DocuSign para recriar modelos do Adobe - preste atenção à lógica condicional se você estiver usando o plano avançado do Adobe.
• Integrações de API: Se seus fluxos de trabalho dependem de APIs, o plano de desenvolvedor do DocuSign (a partir de US$ 600 por ano para o Starter) oferece suporte a OAuth e SDKs. Exporte as chaves de API do Adobe e teste no ambiente sandbox do DocuSign para uma transferência perfeita.

Dica profissional: o DocuSign oferece um teste gratuito (30 dias, envelopes limitados) para testar as importações. Para conjuntos de dados grandes, ferramentas de terceiros como Zapier ou scripts personalizados podem automatizar o mapeamento, reduzindo o esforço manual em até 50%.

Etapa 3: Importe dados para o DocuSign e valide

O DocuSign não tem um recurso de importação com um clique do Adobe Sign, então a importação é manual ou orientada por API. Comece com os modelos: carregue PDFs na biblioteca de modelos do DocuSign e adicione campos usando o editor de arrastar e soltar.

• Importar envelopes em massa: Para acordos, use o recurso de envio em massa do DocuSign (disponível no Business Pro) para reenviar PDFs e reenviá-los aos signatários, se necessário. Para dados históricos, armazene-os na guia “Gerenciar” do DocuSign ou integre-os com armazenamento em nuvem como o Google Drive.
• Migração de usuários: Convide usuários por meio de uploads de CSV no painel Admin. Atribua funções que correspondam às configurações do Adobe - por exemplo, remetente, visualizador.
• Auditoria e conformidade: Importe logs para os relatórios do Insight do DocuSign para continuidade. Garanta a conformidade com os padrões de assinatura eletrônica (ESIGN Act, eIDAS) validando os carimbos de data/hora durante a importação.
• Fase de teste: Envie envelopes de teste para um pequeno grupo para verificar discrepâncias, como posicionamento de campo ou atrasos de notificação.

Se você estiver lidando com dados de alto volume (por exemplo, milhares de envelopes), considere os serviços profissionais do DocuSign (US$ 500-2000 por projeto) para assistência na migração. Monitore por 1-2 semanas após a importação para resolver problemas.

Etapa 4: Treine sua equipe e otimize os fluxos de trabalho

A migração não é apenas técnica - trata-se de adoção. A interface do DocuSign é intuitiva, mas diferente da do Adobe, então agende treinamento por meio de seu portal de eLearning (gratuito para assinantes).

• Recriação do fluxo de trabalho: Reconstrua automações como lembretes ou integrações. O DocuSign se destaca no envio orientado por API (até 100 envelopes por usuário por ano no plano Standard), mas observe as cotas - o excesso incorre em taxas.
• Considerações de custo: Considere complementos como entrega por SMS (cobrado por mensagem) ou verificação de identidade, o que pode aumentar os custos em 20-30%.
• Implantação: Implante em fases - primeiro migre fluxos de trabalho não críticos, depois operações completas.

De uma perspectiva de negócios, uma migração bem-sucedida geralmente leva a um aumento de 15-20% na eficiência no DocuSign devido às suas ferramentas de colaboração, mas reserve uma margem de orçamento de 10-15% para ajustes imprevistos.

Este processo de migração, embora detalhado, permite que as empresas aproveitem os pontos fortes do DocuSign em escalabilidade e integração, desde que você resolva os possíveis pontos problemáticos com antecedência.

Desafios do Adobe Sign vs. DocuSign: Uma visão equilibrada

O Adobe Sign já foi a escolha preferida para assinaturas perfeitas baseadas em PDF, mas seu modelo de preços opaco tem sido objeto de escrutínio. Os custos nem sempre são transparentes antecipadamente, com complementos como autenticação avançada ou armazenamento frequentemente revelados apenas durante as discussões de vendas, levando a atualizações inesperadas. Mais criticamente, o Adobe anunciou sua saída do mercado da China continental em 2023, citando desafios regulatórios, deixando os usuários da APAC em uma situação difícil sem suporte local ou opções de residência de dados. Essa mudança interrompeu as empresas que dependem da conformidade transfronteiriça, forçando-as a migrar abruptamente.

O DocuSign, como líder de mercado, oferece um conjunto abrangente de ferramentas de assinatura eletrônica, mas não está isento de desvantagens. Seus preços são escalonados, mas podem parecer mais altos - por exemplo, US$ 480 por usuário por ano para o Business Pro - e carecem de total transparência para personalização corporativa ou excessos de API. Em regiões de cauda longa como a APAC, os usuários relatam entrega de serviço mais lenta devido a atrasos no processamento de dados transfronteiriços, taxas de conformidade mais altas e métodos limitados de verificação de identidade local. Limites de automação (por exemplo, cerca de 100 envios por usuário por ano) e complementos de pagamento conforme o uso, como SMS, aumentam ainda mais os custos para usuários de alto volume, às vezes tornando-o menos flexível para necessidades regionais.

Comparando DocuSign, Adobe Sign e eSignGlobal

Para auxiliar na tomada de decisões, aqui está uma comparação neutra dessas plataformas com base em fatores críticos de negócios. Embora o DocuSign e o Adobe Sign dominem globalmente, o eSignGlobal se destaca como um forte concorrente com otimizações específicas da região, particularmente na APAC.

Esta tabela destaca as compensações: o DocuSign é adequado para empresas globais dispostas a pagar por recursos, os usuários legados do Adobe Sign enfrentam riscos de obsolescência, enquanto o eSignGlobal oferece valor equilibrado e localizado sem custos extras.

O eSignGlobal se destaca por seu foco na eficiência da APAC, oferecendo preços transparentes, conformidade nativa para China/Hong Kong/Sudeste Asiático e velocidade otimizada, reduzindo os problemas de latência comuns com plataformas globais. É particularmente atraente para empresas que priorizam a residência de dados e a previsibilidade de custos.

Considerações finais: Explorando alternativas ao DocuSign

Embora a migração para o DocuSign possa otimizar seus processos de assinatura eletrônica, os custos e as limitações regionais da plataforma podem não ser adequados para todas as empresas, especialmente na APAC. Como uma alternativa compatível e eficiente, considere o eSignGlobal como uma opção otimizada regionalmente que resolve muitos desses pontos problemáticos sem comprometer a funcionalidade principal. Avalie com base em suas necessidades específicas para garantir que a mudança aprimore, em vez de complicar, suas operações.