Adobe Sign 데이터를 DocuSign으로 마이그레이션하는 방법?

Adobe Sign에서 DocuSign으로 마이그레이션하는 이유는 무엇입니까?

디지털 문서 관리 환경이 끊임없이 진화함에 따라 기업은 운영 요구 사항, 규정 준수 요구 사항 또는 비용 구조에 더 잘 맞도록 전자 서명 플랫폼을 전환해야 하는 경우가 많습니다. Adobe Sign은 많은 조직에서 선호하는 선택이었지만 시장 철수 및 복잡한 가격 책정과 같은 요인으로 인해 사용자는 DocuSign과 같은 대안을 모색하게 되었습니다. 이 기사에서는 Adobe Sign 데이터를 DocuSign으로 마이그레이션하는 실제 단계를 자세히 살펴보고 과제와 사용 가능한 옵션에 대한 균형 잡힌 비즈니스 관점을 제공합니다.

단계별 가이드: Adobe Sign 데이터를 DocuSign으로 마이그레이션

Adobe Sign 및 DocuSign과 같은 전자 서명 플랫폼 간에 데이터를 마이그레이션하려면 워크플로 중단을 최소화하고 문서 무결성을 유지하며 규정 준수를 유지하기 위해 신중한 계획이 필요합니다. 비즈니스 관찰자로서 저는 DocuSign이 글로벌 팀에 강력한 기능을 제공하지만 체계적인 접근 방식을 사용하면 마이그레이션 프로세스가 간단할 수 있다는 점에 주목했습니다. 아래에서는 표준 사례 및 플랫폼 문서를 참조하여 주요 단계를 간략하게 설명합니다. 이 프로세스는 일반적으로 데이터 양에 따라 2~4주가 소요되며 대기업의 경우 IT 지원이 필요할 수 있습니다.

1단계: Adobe Sign 데이터 평가 및 내보내기

먼저 Adobe Sign 자산을 조사합니다. Adobe Sign 계정에 로그인하여 “계약 관리” 또는 “라이브러리” 섹션으로 이동하여 활성 계약, 템플릿, 사용자 및 감사 로그를 식별합니다. Adobe Sign을 사용하면 사용자 목록을 CSV 형식으로 내보내고, 계약을 PDF 형식으로 내보내고, API를 통해 메타데이터를 XML/JSON 형식으로 내보낼 수 있습니다.

• 계약 및 봉투 내보내기: “보고서” 아래의 “내보내기” 기능을 사용하여 완료, 진행 중 및 초안 문서를 PDF 및 서명자 데이터가 포함된 ZIP 파일로 다운로드합니다. 대량 내보내기의 경우 개발자 액세스 권한이 있는 경우 Adobe의 API를 활용하여 타임스탬프 및 IP 로그를 포함한 봉투 세부 정보를 추출하여 규정 준수를 보장합니다.
• 템플릿 및 양식: 라이브러리에서 재사용 가능한 템플릿을 다운로드합니다. 이러한 템플릿을 DocuSign에서 다시 만들어야 할 수 있으므로 사용자 지정 필드 또는 워크플로에 유의하십시오.
• 사용자 및 그룹 데이터: 관리 콘솔을 통해 사용자, 역할 및 권한에 대한 CSV 파일을 생성합니다.
• 팁: 고용량 또는 중요한 문서를 우선 순위로 지정합니다. Adobe Sign의 내보내기 제한(예: 배치당 100개의 계약)은 여러 세션이 필요할 수 있음을 의미합니다.

기업은 후속 매핑을 위해 Salesforce 또는 Microsoft Dynamics와 같은 모든 통합을 기록해야 합니다. 불완전한 내보내기로 인해 데이터 손실이 발생할 수 있으므로 이 단계에 마이그레이션 시간의 20~30%를 할당할 것으로 예상합니다.

2단계: DocuSign 계정 설정 및 데이터 구조 매핑

내보내기가 완료되면 DocuSign 계정을 만들거나 구성합니다. DocuSign의 요금제는 월 10달러의 Personal(최대 5개의 봉투)부터 시작하여 Business Pro의 사용자당 월 40달러까지 확장됩니다. 비용 절감을 위해 연간 청구를 권장합니다(예: Standard 요금제는 연간 사용자당 300달러). 요구 사항에 따라 계층을 선택하십시오. Business Pro는 대량 보내기 또는 웹 양식을 사용하는 팀에 적합합니다.

• 계정 구성: DocuSign 웹사이트를 통해 등록하고 보안을 위해 도메인을 확인합니다. 기업 데이터를 마이그레이션하는 경우 SSO를 포함한 사용자 지정 설정을 위해 영업 팀에 문의하십시오.
• 데이터 매핑: Adobe Sign의 구조를 DocuSign의 구조와 비교합니다. 예를 들어 Adobe의 "계약"은 DocuSign의 "봉투"가 되고 사용자 지정 필드는 DocuSign의 “탭”(텍스트, 서명, 날짜 필드)에 매핑됩니다. DocuSign의 템플릿 빌더를 사용하여 Adobe 템플릿을 다시 만듭니다. Adobe의 고급 요금제를 사용하는 경우 조건부 논리에 집중하십시오.
• API 통합: 워크플로가 API에 의존하는 경우 DocuSign의 개발자 요금제(Starter는 연간 600달러부터 시작)는 OAuth 및 SDK를 지원합니다. Adobe API 키를 내보내고 원활한 전송을 위해 DocuSign의 샌드박스 환경에서 테스트합니다.

전문가 팁: DocuSign은 가져오기를 테스트하기 위해 무료 평가판(30일, 봉투 수 제한)을 제공합니다. 대규모 데이터 세트의 경우 Zapier 또는 사용자 지정 스크립트와 같은 타사 도구를 사용하여 매핑을 자동화하여 수동 작업량을 최대 50%까지 줄일 수 있습니다.

3단계: DocuSign으로 데이터 가져오기 및 확인

DocuSign에는 Adobe Sign에서 원클릭으로 가져오는 기능이 없으므로 가져오기는 수동 또는 API 기반입니다. 템플릿부터 시작합니다. PDF를 DocuSign의 템플릿 라이브러리에 업로드하고 드래그 앤 드롭 편집기를 사용하여 필드를 추가합니다.

• 봉투 대량 가져오기: 계약의 경우 DocuSign의 대량 보내기 기능(Business Pro에서 사용 가능)을 사용하여 PDF를 다시 업로드하고 필요한 경우 서명자에게 다시 보냅니다. 이전 데이터의 경우 DocuSign의 “관리” 탭에 저장하거나 Google Drive와 같은 클라우드 스토리지와 통합합니다.
• 사용자 마이그레이션: 관리 패널의 CSV 업로드를 통해 사용자를 초대합니다. Adobe 설정과 일치하는 역할(예: 보낸 사람, 뷰어)을 할당합니다.
• 감사 및 규정 준수: 연속성을 보장하기 위해 로그를 DocuSign의 Insight 보고서로 가져옵니다. 가져오는 동안 타임스탬프를 확인하여 전자 서명 표준(ESIGN 법, eIDAS)을 준수하는지 확인합니다.
• 테스트 단계: 필드 위치 또는 알림 지연과 같은 불일치를 확인하기 위해 소규모 그룹에 테스트 봉투를 보냅니다.

수천 개의 봉투와 같이 대용량 데이터를 처리하는 경우 마이그레이션 지원을 위해 DocuSign의 전문 서비스(프로젝트당 500~2000달러)를 고려하십시오. 가져온 후 1~2주 동안 문제를 해결하기 위해 모니터링합니다.

4단계: 팀 교육 및 워크플로 최적화

마이그레이션은 기술적인 것 이상입니다. 채택에 관한 것입니다. DocuSign의 인터페이스는 직관적이지만 Adobe와 다르므로 eLearning 포털을 통해 교육을 예약합니다(구독자에게는 무료).

• 워크플로 재구성: 알림 또는 통합과 같은 자동화를 재구축합니다. DocuSign은 API 기반 보내기에서 뛰어납니다(Standard 요금제는 연간 사용자당 최대 100개의 봉투). 할당량에 유의하십시오. 초과하면 추가 요금이 발생합니다.
• 비용 고려 사항: SMS 배달(메시지당 요금 부과) 또는 ID 확인과 같은 추가 기능을 고려하십시오. 이로 인해 비용이 20~30% 증가할 수 있습니다.
• 출시: 단계적으로 출시합니다. 먼저 중요하지 않은 워크플로를 마이그레이션한 다음 전체 운영을 마이그레이션합니다.

비즈니스 관점에서 볼 때 성공적인 마이그레이션은 일반적으로 협업 도구 덕분에 DocuSign에서 15~20%의 효율성 향상을 가져오지만 예상치 못한 조정에 대비하여 10~15%의 예산 버퍼를 확보하십시오.

이 마이그레이션 프로세스는 자세하지만 잠재적인 문제점을 미리 해결하면 기업이 확장성 및 통합 측면에서 DocuSign의 이점을 활용할 수 있도록 지원합니다.

Adobe Sign 및 DocuSign의 과제: 균형 잡힌 관점

Adobe Sign은 한때 원활한 PDF 기반 서명을 위한 선택이었지만 불투명한 가격 책정 모델로 인해 조사를 받았습니다. 비용은 항상 미리 투명하지 않으며 고급 인증 또는 저장과 같은 추가 기능은 종종 판매 논의에서만 밝혀져 예상치 못한 업그레이드로 이어집니다. 더욱 중요한 것은 Adobe가 규제 문제로 인해 2023년에 중국 본토 시장에서 철수한다고 발표하여 아시아 태평양 지역 사용자가 현지 지원 또는 데이터 상주 옵션 없이 어려움을 겪게 되었다는 것입니다. 이 조치는 국경 간 규정 준수에 의존하는 기업을 혼란에 빠뜨려 갑작스러운 마이그레이션을 강요했습니다.

시장 리더인 DocuSign은 포괄적인 전자 서명 도구를 제공하지만 단점이 없는 것은 아닙니다. 가격 책정은 계층화되어 있지만 더 높게 느껴질 수 있습니다(예: Business Pro는 연간 사용자당 480달러). 기업 사용자 지정 또는 API 초과에 대한 완전한 투명성이 부족합니다. 아시아 태평양과 같은 롱테일 지역에서는 국경 간 데이터 처리 지연, 더 높은 규정 준수 추가 요금 및 제한된 현지 ID 확인 방법으로 인해 사용자 서비스 제공이 느리다고 보고합니다. 자동화 상한(예: 사용자당 연간 약 100회 전송) 및 SMS와 같은 종량제 추가 기능은 대용량 사용자 비용을 더욱 높여 지역 요구 사항 측면에서 유연성이 떨어지는 경우가 있습니다.

DocuSign, Adobe Sign 및 eSignGlobal 비교

의사 결정을 돕기 위해 주요 비즈니스 요소를 기반으로 이러한 플랫폼에 대한 중립적인 비교를 제공합니다. DocuSign과 Adobe Sign이 전 세계적으로 지배적이지만 eSignGlobal은 특히 아시아 태평양 지역에서 지역별로 최적화된 강력한 경쟁자로 부상하고 있습니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 기능에 대해 기꺼이 비용을 지불하려는 글로벌 기업에 적합하고 Adobe Sign 레거시 사용자는 노후화 위험에 직면해 있으며 eSignGlobal은 추가 비용 없이 균형 잡힌 현지화된 가치를 제공합니다.

eSignGlobal은 아시아 태평양 효율성에 대한 집중으로 두각을 나타내며 투명한 가격 책정, 중국/홍콩/동남아시아의 현지 규정 준수 및 최적화된 속도를 제공하여 글로벌 플랫폼에서 흔히 발생하는 지연 문제를 줄입니다. 특히 데이터 상주 및 비용 예측 가능성을 우선시하는 기업에 매력적입니다.

마지막 생각: DocuSign의 대안 모색

DocuSign으로 마이그레이션하면 전자 서명 프로세스를 간소화할 수 있지만 이 플랫폼의 비용 및 지역 제한은 특히 아시아 태평양 지역에서 모든 기업에 적합하지 않을 수 있습니다. 규정을 준수하고 효율적인 대안으로 eSignGlobal을 핵심 기능을 손상시키지 않으면서 이러한 많은 문제점을 해결하는 지역별로 최적화된 옵션으로 고려하십시오. 전환이 운영을 복잡하게 만드는 대신 향상시키도록 특정 요구 사항에 따라 평가하십시오.