Come ottenere una firma digitale?

Nell'odierna economia digitale in rapida evoluzione, le tradizionali firme su carta e penna vengono rapidamente sostituite dalle firme elettroniche e digitali. Che si tratti di firmare contratti, approvare documenti o compilare moduli governativi, la firma digitale è diventata un metodo di autenticazione legale, sicuro ed efficiente. Ma la domanda è: come si ottiene esattamente una firma digitale?

Questa guida spiegherà il processo di ottenimento di una firma digitale, illustrerà come il sistema legale locale influisce su tale processo e fornirà consigli pratici a privati e aziende (soprattutto a Hong Kong e nel sud-est asiatico).

Cos'è una firma digitale?

Prima di approfondire il processo, dobbiamo chiarire la terminologia: la firma digitale è un meccanismo crittografico utilizzato per verificare l'autenticità e l'integrità di un messaggio o documento digitale. È un tipo di firma elettronica, ma con una maggiore sicurezza, che coinvolge la crittografia e la certificazione da parte di un'Autorità di Certificazione (CA) affidabile.

In molte giurisdizioni, le firme digitali sono riconosciute dalle leggi locali o regionali. Ad esempio:

• Hong Kong: regolata dall'Electronic Transactions Ordinance (Capitolo 553);
• Singapore: regolata dall'Electronic Transactions Act (ETA);
• Paesi ASEAN: la maggior parte dei paesi ha formulato leggi locali basate sulla Legge modello delle Nazioni Unite sul commercio elettronico.

Pertanto, per garantire l'ottenimento di una firma digitale legalmente valida, il processo specifico può variare a seconda della località.

Guida passo passo per ottenere una firma digitale

Passaggio 1: scegliere un fornitore di servizi di firma digitale certificato

Per garantire che una firma digitale sia legalmente valida, il primo passo è scegliere un fornitore di servizi affidabile e conforme alle normative. Questi fornitori devono rispettare le normative nazionali o regionali e sono generalmente denominati Autorità di Certificazione (CA).

I fornitori di servizi riconosciuti a livello globale o regionale includono:

• eSignGlobal (focalizzato sulla regione Asia-Pacifico)
• DocuSign (famoso a livello globale)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asia e Africa)

A Hong Kong, è possibile scegliere un fornitore di servizi dall'elenco delle "Autorità di Certificazione riconosciute" mantenuto dall'Ufficio del Chief Information Officer del governo (OGCIO).

Passaggio 2: registrarsi e fornire i materiali di identificazione

Dopo aver selezionato un fornitore di servizi, è necessario registrarsi e completare la verifica dell'identità. Di solito include quanto segue:

• Creazione di un account sulla piattaforma
• Invio di informazioni sull'identità personale o aziendale, come carta d'identità, certificato di registrazione commerciale, passaporto, codice fiscale, ecc.
• Completamento della verifica KYC (Know Your Customer), un processo richiesto dalle leggi sulla privacy dei dati e antifrode nella maggior parte dei paesi

Gli utenti aziendali di solito devono anche presentare la prova di registrazione della società, i documenti costitutivi, ecc., per dimostrare la loro esistenza legale e l'autorità di firma.

Passaggio 3: ottenere un certificato digitale

Il certificato digitale è una parte indispensabile della firma digitale, simile a una "carta d'identità" elettronica rilasciata da un'autorità di certificazione, che associa l'identità dell'utente a una coppia di chiavi:

• Chiave privata: conservata privatamente dal firmatario
• Chiave pubblica: utilizzata dal destinatario per verificare la firma

Un certificato digitale di solito contiene le seguenti informazioni:

• Nome dell'utente o nome dell'azienda
• Numero di serie del certificato
• Nome dell'autorità di certificazione
• Data di scadenza
• Informazioni sulla chiave pubblica

A Hong Kong, i certificati digitali devono essere conformi all'Electronic Transactions Ordinance e, se rilasciati da un'autorità di certificazione riconosciuta come Hong Kong Post Certification Authority (HKPost CA), hanno maggiore validità legale.

Passaggio 4: installare il software di firma o integrarlo nel flusso di lavoro

A seconda del fornitore di servizi scelto, gli utenti potrebbero ottenere un software di firma o un'interfaccia API, che può essere integrata nei processi esistenti. Le funzionalità comuni di piattaforme come eSignGlobal e DocuSign includono:

• Piattaforma di firma cloud
• Soluzioni di implementazione locale, che consentono di gestire autonomamente le chiavi di crittografia
• Integrazione perfetta con Microsoft Office, strumenti PDF (come Adobe Acrobat) e sistemi di gestione dei documenti di livello aziendale

Per transazioni transfrontaliere o grandi aziende, eSignGlobal supporta anche:

• Interfaccia multilingue
• Tracciamento degli audit
• Servizio di marcatura temporale
• Integrazione con sistemi ERP

Passaggio 5: iniziare a utilizzare la firma digitale

Una volta che il certificato digitale e gli strumenti sono pronti, è possibile iniziare a firmare e verificare i documenti. Il processo di firma di solito include:

• Caricamento del documento da firmare
• Selezione della posizione e del tipo di firma
• Utilizzo della chiave privata protetta per completare la firma
• Invio del documento firmato, che il destinatario può verificare tramite la chiave pubblica

Ricordarsi di conservare correttamente la chiave privata: è possibile utilizzare l'hosting di crittografia cloud, i token di crittografia USB o gli HSM (moduli di sicurezza hardware). Nella maggior parte delle giurisdizioni, l'autenticazione a due fattori (2FA) è incoraggiata o richiesta.

Conformità legale: importanti informazioni locali

L'effettiva validità di una firma digitale dipende dal suo status giuridico. Di seguito una panoramica della regione Asia-Pacifico:

• Hong Kong: deve essere rilasciata da una "Autorità di Certificazione riconosciuta" come HKPost CA per godere della presunzione legale di validità (Capitolo 553).
• Singapore: l'utilizzo di un dispositivo di firma sicuro e di un certificato rilasciato da un fornitore di servizi di certificazione è conforme alle normative ETA.
• Malesia e Indonesia: la presunzione legale di validità di solito richiede l'ottenimento della certificazione locale.
• Filippine: sebbene le firme digitali siano riconosciute, l'utilizzo di una CA certificata PSC può migliorarne l'applicabilità.

Assicurarsi che il fornitore di servizi CA scelto sia conforme alle normative locali, come GDPR, Hong Kong Personal Data (Privacy) Ordinance PDPO, Singapore/Malaysia PDPA, ecc.

Ulteriori suggerimenti per le aziende

• Automatizzare il processo di approvazione dei documenti tramite una piattaforma di flusso di lavoro
• Utilizzare il servizio di marcatura temporale per soddisfare i requisiti normativi di integrità dei dati
• Controllare regolarmente la validità del certificato per garantire il rinnovo tempestivo
• Formare i dipendenti per aumentare la consapevolezza dell'identità digitale e della prevenzione della sicurezza

La firma digitale non solo garantisce la validità legale, ma accelera anche i processi aziendali, riduce l'uso della carta e consente un lavoro a distanza sicuro, rendendola uno strumento indispensabile per le moderne operazioni aziendali.

eSignGlobal: un'alternativa a DocuSign di facile utilizzo per gli utenti APAC

Per gli utenti di Hong Kong, Singapore, Malesia, Indonesia e del sud-est asiatico, eSignGlobal fornisce soluzioni di firma digitale conformi alle leggi locali, un'alternativa localizzata alla piattaforma internazionale DocuSign. Le sue caratteristiche includono:

• Supporto dell'interfaccia cinese e inglese
• Conformità legale e di certificazione (Capitolo 553, PDPA, ETA, ecc.)
• Supporto per vari certificati di firma (incluso HKPost)
• Data center situato localmente per soddisfare i requisiti delle leggi sulla privacy
• Integrazione perfetta con sistemi ERP locali, assicurativi e di altri settori

Che si tratti di piccole e medie imprese o di gruppi regionali, eSignGlobal può fornire un supporto di alta qualità in termini di conformità, sicurezza e facilità d'uso.

Seguendo i passaggi precedenti e collaborando con un fornitore di servizi di firma digitale con status giuridico, privati e aziende possono ottenere una firma digitale sicura, efficiente e legalmente valida, che può essere utilizzata con tranquillità ovunque si trovino.