ESG e la rivoluzione paperless: il valore commerciale dietro la trasformazione digitale verde

All'intersezione tra sviluppo sostenibile e innovazione digitale, una delle forze più potenti che guidano la trasformazione delle imprese moderne è il passaggio a operazioni senza carta. Questa trasformazione, nell'ampio contesto del quadro ambientale, sociale e di governance (ESG), non è solo una questione di riduzione dell'uso della carta, ma segna una trasformazione fondamentale nel modo in cui le organizzazioni ripensano i processi, misurano l'impatto e realizzano valore a lungo termine. Uno studio globale commissionato da Adobe a Forrester Consulting nel 2023, "Lo stato delle firme elettroniche", ha rivelato tendenze emergenti, sottolineando l'importanza della trasformazione digitale in termini finanziari e ambientali attraverso l'adozione di firme elettroniche e processi di documenti digitali.

I requisiti ESG non sono più opzionali. Le parti interessate, tra cui investitori, clienti, autorità di regolamentazione e dipendenti, richiedono sempre più che le aziende attuino e divulghino pratiche sostenibili. Molte organizzazioni hanno riconosciuto che la relazione tra ESG e trasformazione digitale è più stretta che mai. Il rapporto Forrester rileva che il 66% delle organizzazioni considera la sostenibilità un "obiettivo aziendale fondamentale", mentre il 72% degli intervistati afferma che la riduzione dell'impatto ambientale svolge un ruolo "da moderato ad alto" nelle proprie decisioni di digitalizzazione. In questo contesto, ridurre la dipendenza dai processi cartacei è sia un risultato rapidamente realizzabile sia una leva strategica.

L'impatto ambientale della carta è ben noto. Secondo l'Agenzia per la protezione ambientale degli Stati Uniti (EPA), la carta rappresenta circa il 26% del volume totale delle discariche ed è una delle principali fonti industriali di inquinamento dell'aria, dell'acqua e del suolo. Oltre agli evidenti benefici della protezione delle foreste, la riduzione dell'uso della carta attraverso i documenti elettronici può anche ridurre significativamente il consumo di energia e le emissioni di carbonio durante l'intero ciclo di vita del documento, comprese la stampa, la spedizione, il trasporto e l'archiviazione fisica, processi che hanno un'impronta di carbonio non trascurabile. Lo studio di Forrester mostra che le aziende che utilizzano firme elettroniche e processi di documenti digitali riducono in media l'uso della carta dell'80%. Questo non è solo un dato di sostenibilità, ma un potente vantaggio operativo.

Ma il vero valore commerciale della transizione senza carta non si riflette solo nel risparmio sui costi o nell'immagine ecologica, ma anche in termini di velocità, conformità e resilienza. Lo studio di Forrester mostra che, integrando le soluzioni di firma elettronica, le organizzazioni hanno ottenuto un miglioramento di 2,1 volte nei tempi di elaborazione dei documenti, riducendoli in media da 5,1 giorni a 2,4 giorni. Nei settori dei servizi finanziari, dell'assistenza sanitaria e del settore immobiliare, dove i contratti e i documenti normativi sono alla base delle operazioni, ciò significa cicli di entrate più rapidi, esperienze di onboarding dei clienti più efficienti e una conformità normativa più accurata.

Questi risultati non sono ipotesi teoriche. L'analisi di Forrester ha rilevato che le aziende in grado di implementare processi senza carta su larga scala hanno ottenuto risultati migliori in tutti gli indicatori di ritorno sull'investimento. Il quarto superiore degli utenti di firme elettroniche ha riportato un aumento del 62% della produttività dei dipendenti e una riduzione del 45% dei tempi di approvazione. Questi non sono piccoli miglioramenti, ma risultati trasformativi. Come ha affermato un dirigente IT citato: "I processi di documenti digitali ci consentono di raggiungere i nostri obiettivi ESG migliorando al contempo l'efficienza operativa. Non si tratta più di un compromesso tra conformità e velocità, ma di una fusione di entrambi".

Tuttavia, nonostante la chiara proposta di valore, non molte aziende hanno raggiunto un'adozione completa. Solo il 48% delle organizzazioni intervistate ha implementato una qualche forma di tecnologia di firma digitale a livello aziendale. Ci si chiede: cosa impedisce alle restanti aziende?

Le sfide attuali derivano da una combinazione di inerzia tecnologica, ambiguità normativa e resistenza culturale al cambiamento. Molte aziende operano in settori fortemente regolamentati e considerano la conformità come un ostacolo alla digitalizzazione. Molti credono ancora che le firme autografe e i documenti cartacei siano intrinsecamente più sicuri e verificabili. Ma i dati e i sistemi normativi mostrano il contrario. In base al quadro UE eIDAS e al quadro statunitense ESIGN, le firme elettroniche avanzate (AES) e le firme elettroniche qualificate (QES) hanno ora la stessa validità legale, se non superiore, dei metodi cartacei tradizionali.

Le organizzazioni che superano con successo questi ostacoli spesso riorientano le proprie strategie digitali sui risultati ESG. Non considerano più l'introduzione della tecnologia come un progetto IT isolato, ma integrano l'applicazione della firma elettronica in un piano più ampio di sviluppo sostenibile e conformità. Questa coerenza strategica non solo aiuta a ottenere finanziamenti per gli investimenti (dato che gli investitori attribuiscono sempre più importanza agli indicatori ESG), ma radica anche il pensiero ecologico nella strategia aziendale.

Una banca commerciale menzionata nel rapporto ha ottenuto una serie di benefici a catena dopo aver completato la digitalizzazione dei processi di onboarding dei clienti e di approvazione interna. L'uso della carta è stato ridotto del 76%, i tempi di onboarding dei clienti sono stati ridotti da 12 giorni a 4 giorni e la gestione dei record digitali ha anche migliorato la preparazione per gli audit normativi. Questo "effetto a catena" dimostra che un progetto di trasformazione può contemporaneamente promuovere il miglioramento delle prestazioni ESG, l'ottimizzazione dell'efficienza operativa e il miglioramento della soddisfazione del cliente.

Inoltre, i processi digitali possono generare preziose informazioni operative che i processi cartacei non possono fornire. Ogni interazione digitale può generare metadati che possono essere monitorati, ottimizzati e sottoposti ad audit. Questa tracciabilità è sempre più importante per i rapporti ESG e gli audit di conformità. Non è più necessario cercare negli archivi fisici e nei registri manuali, l'automazione offre trasparenza su larga scala.

Dietro questa trasformazione si riflette un profondo cambiamento nei valori aziendali. La scelta di non utilizzare la carta non è solo una mossa strategica, ma ha anche un significato simbolico. Rappresenta un impegno per l'innovazione, la responsabilità e la protezione dell'ambiente. In un ambiente commerciale in cui la trasparenza è sinonimo di credibilità, questo simbolo è particolarmente importante. Man mano che le catene di approvvigionamento, gli investitori e i clienti diventano sempre più prudenti, questa trasformazione digitale diventerà un'importante fonte di fiducia nel marchio e di vantaggio competitivo.

Guardando al futuro, le prospettive sono ancora più ampie. Le normative ESG globali stanno diventando sempre più rigorose, tra cui la direttiva UE sulla rendicontazione della sostenibilità aziendale (CSRD) e i prossimi requisiti di divulgazione delle informazioni sul clima della Securities and Exchange Commission degli Stati Uniti, che promuoveranno l'infrastruttura dei documenti digitali da vantaggio strategico a necessità. Le aziende che ritardano l'azione dovranno affrontare rischi di conformità o essere ostacolate da una bassa produttività.

In sintesi, ESG e trasformazione digitale non sono due percorsi paralleli, ma forze interdipendenti e di vasta portata. Lo sviluppo senza carta guidato da tecnologie come le firme elettroniche è un'iniziativa scalabile, quantificabile e di grande impatto che può mantenere gli impegni di sostenibilità e creare un valore commerciale tangibile. I leader che lo comprendono appieno non solo soddisferanno le aspettative delle parti interessate, ma guideranno anche la costruzione di un'azienda sostenibile per il futuro.