Come conformarsi ai contratti di lavoro elettronici per le aziende cinesi in Vietnam? Interpretazione del decreto vietnamita n. 337 e piano di implementazione di esignglobal

Il 1° luglio 2026, la Piattaforma nazionale per i contratti di lavoro elettronici del Vietnam (National Electronic Labor Contract Platform, NELCP) sarà ufficialmente operativa. In base al Decreto n. 337/2025/ND-CP emanato dal governo vietnamita il 24 dicembre 2025, a partire da tale data, tutti i contratti di lavoro firmati in formato elettronico in Vietnam dovranno essere firmati digitalmente e autenticati con marca temporale tramite un fornitore di servizi eContract autorizzato e sincronizzati con la piattaforma NELCP entro 24 ore dalla firma dell'ultima parte per ottenere un numero identificativo univoco del contratto.

Per le imprese cinesi che operano in Vietnam, questo è un periodo cruciale per valutare i flussi di lavoro di firma digitale e collaborare con fornitori di servizi conformi.

Tre leggi a supporto del quadro normativo

Il sistema di conformità dei contratti di lavoro elettronici vietnamiti è composto da tre documenti legali.

Il Decreto n. 337/2025/ND-CP è la base esecutiva più diretta, con 5 capitoli e 30 articoli, che specifica gli standard per l'intero ciclo di vita dei contratti elettronici, dalla creazione, verifica dell'identità, firma digitale, associazione della marca temporale alla sincronizzazione della piattaforma. È entrato in vigore il 1° gennaio 2026 e le regole per la firma dei contratti elettronici si applicano ufficialmente dal 1° luglio 2026.

La Legge sulle transazioni elettroniche del 2023 (Legge n. 20/2023/QH15) è entrata in vigore il 1° luglio 2024 e conferisce alle firme digitali la stessa validità legale delle firme cartacee, rappresentando la base fondamentale per il riconoscimento legale dei contratti di lavoro elettronici.

Il Decreto n. 13/2023/ND-CP (Decreto sulla protezione dei dati personali, PDPD) richiede che tutti i processi di firma elettronica dei contratti che coinvolgono dati personali dei dipendenti siano conformi alle normative vietnamite sulla protezione dei dati personali, inclusi i metodi di archiviazione dei dati, i diritti di accesso e le misure di sicurezza.

Cos'è NELCP e perché è necessario aderirvi?

NELCP è un database centrale nazionale di contratti di lavoro elettronici gestito dal Ministero degli Affari Interni del Vietnam (Ministry of Home Affairs, MoHA), istituito in base al decreto n. 137/2024/ND-CP promulgato il 23 ottobre 2024.

La funzione principale di NELCP è quella di assegnare automaticamente un numero ID univoco a ogni contratto elettronico presentato. Questo numero fungerà da indice unificato per la successiva ricerca, verifica, rapporto di lavoro e richiesta di permesso di lavoro e altri processi governativi.

Il decreto n. 337 richiede espressamente ai datori di lavoro di essere responsabili della gestione legale dell'intero ciclo di vita dei contratti di lavoro elettronici, inclusa la memorizzazione sicura dei dati contrattuali, la dichiarazione accurata delle informazioni sul lavoro, la collaborazione con i fornitori di servizi eContract autorizzati e la segnalazione tempestiva in caso di incidenti di sicurezza o di dati. Si prega di notare in particolare: il decreto n. 337 non ha abrogato i contratti di lavoro cartacei. La normativa vietnamita incoraggia le aziende a utilizzare contratti elettronici in sostituzione dei contratti cartacei, ma non ha imposto l'eliminazione dei contratti cartacei. Ciò significa che le aziende possono promuovere la digitalizzazione passo dopo passo in base alla situazione attuale, senza la necessità di una migrazione completa una tantum.

Processo di firma conforme: quattro passaggi chiave

Secondo l'articolo 6 del decreto n. 337 e i relativi requisiti di implementazione, un contratto di lavoro elettronico vietnamita conforme deve completare i seguenti passaggi.

Verifica dell'identità: i datori di lavoro e i dipendenti devono completare la verifica dell'identità tramite eKYC (verifica elettronica dell'identità) o account VNeID di secondo livello. I dipendenti stranieri utilizzano passaporti e visti validi come materiali di verifica dell'identità.

Firma digitale e marca temporale: entrambe le parti devono completare la firma digitale nel sistema eContract e ogni firma deve essere accompagnata da una marca temporale affidabile per registrare con precisione il momento della firma, garantendo che il comportamento di firma non possa essere negato e che la manomissione post-firma possa essere rilevata. Il livello tecnico sottostante della firma digitale dipende dal certificato digitale CA (rilasciato da un'autorità di certificazione autorizzata dal Vietnam). Quando si sceglie un fornitore di servizi eContract, è necessario confermare se il tipo di certificato CA supportato soddisfa i requisiti di conformità della legge vietnamita sulle transazioni elettroniche.

Autenticazione del messaggio di dati del fornitore di servizi: il fornitore di servizi eContract autorizzato deve eseguire l'autenticazione del messaggio di dati (data message authentication) per questa transazione elettronica, che è un collegamento chiave per il contratto per ottenere validità legale.

Sincronizzazione con NELCP entro 24 ore: dopo che l'ultima parte ha completato la firma, il fornitore di servizi eContract deve caricare i dati del contratto sulla piattaforma NELCP entro 24 ore e la piattaforma assegnerà un ID contratto univoco.

Riferimento ai principali fornitori di eContract (a marzo 2026)

Per garantire che i contratti elettronici soddisfino i requisiti del decreto 337, le aziende devono completare la firma e l'integrazione della piattaforma tramite un fornitore di servizi eContract qualificato. Di seguito sono riportati i principali fornitori di servizi conformi nel mercato vietnamita.

Elementi chiave di conferma quando si seleziona un fornitore di servizi: se il fornitore di servizi ha la capacità di connessione API standardizzata con la piattaforma NELCP e se il tipo di certificato CA supportato è autorizzato dalle autorità competenti vietnamite, questi sono prerequisiti necessari affinché il contratto ottenga un ID univoco e abbia piena efficacia legale.

esignglobal: una soluzione transfrontaliera per le imprese cinesi per aprire la connessione al certificato CA vietnamita

Per le imprese cinesi con fabbriche, filiali o team a lungo termine in Vietnam, l'implementazione conforme dei contratti di lavoro elettronici deve affrontare due ostacoli reali: uno è come ottenere un certificato digitale CA conforme ai requisiti del decreto 337 in Vietnam; il secondo è come integrare la firma, l'archiviazione e il sistema HR della sede centrale dei contratti vietnamiti in un flusso di lavoro gestibile.

esignglobal (piattaforma internazionale eSign) ha stabilito una cooperazione a livello di certificato con le istituzioni CA locali vietnamite come VNPT-CA. Le imprese cinesi che operano in Vietnam possono completare l'acquisizione e la connessione conforme dei certificati digitali CA tramite esignglobal e utilizzare l'interfaccia di gestione cinese per tenere traccia in modo uniforme dello stato della firma, dei record di archiviazione e dei promemoria di scadenza dei contratti di lavoro vietnamiti, evitando la disconnessione delle informazioni tra la sede centrale e il team aziendale vietnamita a causa di differenze di lingua e sistema.

Rispetto alla connessione diretta con le istituzioni CA locali vietnamite come VNPT-CA, i principali vantaggi dell'implementazione tramite esignglobal sono: un team di consegna con esperienza di conformità transfrontaliera, la capacità API di connettersi ai sistemi esistenti della sede centrale e un'interfaccia di gestione cinese che copre l'intero ciclo di vita del contratto.

Come dovrebbero prepararsi le imprese cinesi in Vietnam?

Valutare la conformità della firma del sistema HR esistente. Verificare se il sistema di gestione HR attualmente in uso supporta firme digitali, timestamp e connessione API con i fornitori di servizi eContract. Se si utilizza un sistema sviluppato autonomamente, è necessario completare lo sviluppo e il test dell'interfaccia prima del 1° luglio 2026.

Completare la digitalizzazione dell'identità sia per l'azienda che per i dipendenti. Il rappresentante legale dell'azienda e il responsabile HR autorizzato devono essere in possesso di un certificato digitale aziendale valido. I dipendenti devono completare il collegamento dell'account secondario VNeID o completare la verifica dell'identità tramite il processo eKYC fornito dal fornitore di servizi.

Verificare la struttura dei metadati del modello di contratto. Il decreto 337 richiede che i contratti elettronici contengano specifici campi di metadati per la lettura e la verifica da parte della piattaforma NELCP. I modelli di contratto esistenti devono essere adeguati nel formato in base ai requisiti dell'allegato del decreto.

Completare i test sandbox con il fornitore di servizi il prima possibile. La piattaforma NELCP deve essere ufficialmente lanciata prima del 1° luglio 2026, ma i dettagli delle specifiche tecniche della piattaforma sono ancora in fase di miglioramento continuo. Si consiglia alle aziende di avviare in anticipo i test di integrazione con il fornitore di servizi selezionato e di riservare un tempo di debug sufficiente.

Perché i contratti elettronici meritano una priorità più alta?

Da un punto di vista operativo pratico, il decreto 337 migliora significativamente la certezza legale dei contratti di lavoro elettronici vietnamiti: la combinazione di firme digitali, timestamp affidabili e certificazione del fornitore di servizi autorizzato rafforza la validità del contratto come prova, rendendo più facile dimostrare l'esistenza del contratto, il tempo di firma e l'intento del contratto nelle controversie tra datore di lavoro e dipendente; l'ID univoco del contratto realizza il tracciamento integrato del contratto e degli allegati, degli avvisi di modifica, riducendo il rischio di gestione della versione.

Per le imprese cinesi che operano in più sedi, la gestione unificata dei record di lavoro locali tramite la piattaforma di contratti di lavoro elettronici può anche realizzare la condivisione dei dati con processi governativi come le domande di permesso di lavoro e i rapporti di lavoro, riducendo la duplicazione della compilazione. Il lancio della piattaforma NELCP fornisce essenzialmente alle aziende uno standard di gestione dei contratti che può essere direttamente adottato dal sistema amministrativo del lavoro vietnamita.

Per saperne di più su come esignglobal supporta l'implementazione conforme dei contratti elettronici delle aziende in Vietnam, non esitate a contattare il nostro team di soluzioni.