¿Están obligadas las empresas en Vietnam a utilizar firmas digitales basadas en tokens?

Comprender las firmas digitales basadas en tokens

En el panorama en constante evolución de las operaciones comerciales digitales, las empresas globales están adoptando cada vez más las firmas electrónicas para agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento. Las firmas digitales basadas en tokens, que a menudo implican dispositivos de hardware como tokens USB o tarjetas inteligentes para mejorar la seguridad y la autenticación, son un subconjunto específico de la tecnología de firma electrónica. Estas firmas utilizan claves criptográficas almacenadas en tokens seguros para verificar la identidad y la integridad, ofreciendo un mayor nivel de garantía en comparación con los métodos electrónicos básicos. Para las empresas que operan en Vietnam, comprender si este tipo de firmas avanzadas son obligatorias requiere un examen cuidadoso de las regulaciones locales y las implicaciones prácticas.

Marco legal de la firma electrónica en Vietnam

El manejo de las firmas electrónicas en Vietnam está regido principalmente por la Ley de Transacciones Electrónicas de 2005 (modificada en 2023) y el Decreto No. 130/2018/ND-CP, que se alinea con estándares internacionales como la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico. Estas leyes reconocen las firmas electrónicas como legalmente equivalentes a las firmas manuscritas, siempre que cumplan con los criterios de confiabilidad, como la integridad de los datos, la autenticación y el no repudio. Sin embargo, el marco distingue entre firmas electrónicas básicas y firmas electrónicas cualificadas (QES), estas últimas requieren medidas tecnológicas avanzadas similares a los sistemas basados en tokens.

En Vietnam, las firmas digitales basadas en tokens entran en la categoría de QES, según lo define el Ministerio de Información y Comunicaciones (MIC). Las QES deben crearse utilizando un dispositivo seguro de creación de firmas, generalmente un token de hardware que cumple con estándares como ISO 19790, y estar vinculadas a un certificado digital certificado de proveedores autorizados como VNPT-CA o Viettel-CA. Esta configuración garantiza firmas a prueba de manipulaciones y sujetas a auditorías de cumplimiento. Si bien la ley no exige firmas basadas en tokens para todas las actividades comerciales, se vuelven esenciales en escenarios de alto riesgo.

¿Las empresas vietnamitas deben utilizar firmas digitales basadas en tokens?

No, las firmas digitales basadas en tokens no son universalmente obligatorias para todas las empresas en Vietnam, pero su requisito depende del tipo de transacción, la industria y el contexto regulatorio. Para los contratos comerciales generales, una firma electrónica básica en virtud de la Ley de Transacciones Electrónicas es suficiente, lo que permite aprobaciones por correo electrónico o firmas generadas por software, siempre que demuestren la intención del firmante y la inmutabilidad del documento. Esta flexibilidad apoya la adopción por parte de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) de soluciones rentables que no dependen del hardware.

Sin embargo, en los sectores regulados, las QES o basadas en tokens se vuelven obligatorias. Por ejemplo, en el sector financiero, el Circular No. 17/2020/TT-NHNN del Banco Estatal de Vietnam exige que los bancos y las instituciones financieras utilicen QES para procesar acuerdos de préstamo, autorizaciones de pago y verificaciones contra el lavado de dinero (AML) para mitigar los riesgos de fraude. Del mismo modo, las presentaciones de impuestos a través de la Dirección General de Impuestos requieren que las empresas utilicen QES para las declaraciones según el Decreto No. 123/2020/ND-CP, donde los tokens USB integrados con los sistemas de facturación electrónica garantizan un registro de auditoría. En las adquisiciones públicas y los servicios de gobierno electrónico, la Ley de Licitaciones de 2023 exige QES para las ofertas y los contratos, en consonancia con el Programa Nacional de Transformación Digital de Vietnam hasta 2025.

Las transacciones inmobiliarias, regidas por la Ley de Tierras de 2013 (modificada en 2024), a menudo requieren QES para las transferencias de propiedad, ya que los requisitos de notarización exigen que los tokens proporcionen una prueba de identidad verificable. Los proveedores de atención médica, en cumplimiento de la Ley de Atención Médica y las directrices del MIC, utilizan firmas basadas en tokens para el consentimiento y los registros de los pacientes, en consonancia con los estándares de protección de datos en virtud del Decreto No. 13/2023/ND-CP sobre Protección de la Información Personal. El incumplimiento puede dar lugar a la invalidez de los documentos, multas de hasta 100 millones de VND (aproximadamente 4.000 dólares) o retrasos operativos.

Desde una perspectiva empresarial, si bien no es universalmente obligatorio, el impulso hacia una economía digital, con el objetivo de que el 80% de las empresas utilicen firmas electrónicas para 2030, fomenta la adopción de soluciones sólidas como los sistemas basados en tokens para la escalabilidad y la confianza. Las empresas de industrias orientadas a la exportación que interactúan con socios de la ASEAN también pueden optar por ellas para armonizar con los estándares regionales, como el marco ETA de Singapur. En última instancia, la evaluación de la necesidad implica consultar a expertos legales o autoridades de certificación aprobadas por el MIC para equilibrar el cumplimiento y la eficiencia operativa.

Exploración de los principales proveedores de firmas electrónicas

A medida que las empresas vietnamitas abordan estos requisitos, seleccionar el proveedor adecuado es crucial. El mercado cuenta con actores globales que ofrecen diversos niveles de soporte de cumplimiento, desde firmas electrónicas básicas hasta integraciones avanzadas de tokens.

DocuSign: un estándar global centrado en la empresa

DocuSign, pionero en firmas electrónicas desde 2003, ofrece soluciones integrales que incluyen su plataforma eSignature y la gestión inteligente de acuerdos (IAM) para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). IAM CLM automatiza los flujos de trabajo, integra la IA para el análisis de riesgos y admite QES a través de complementos como la verificación de identidad. Para Vietnam, DocuSign cumple con las leyes locales a través de asociaciones con autoridades de certificación, lo que permite firmas basadas en tokens para transacciones reguladas. Los precios comienzan en 10 dólares al mes para uso individual y se extienden a planes personalizados para empresas, incluido el acceso a la API para la automatización. Su fortaleza radica en la perfecta integración con herramientas CRM como Salesforce, lo que la hace adecuada para corporaciones multinacionales.

Adobe Sign: integración versátil para flujos de trabajo creativos

Adobe Sign, parte de Adobe Document Cloud, destaca por integrar firmas en flujos de trabajo de PDF, admitiendo autenticación básica y avanzada. Ofrece capacidades QES a través de la compatibilidad con tokens de hardware y cumple con los estándares MIC vietnamitas a través de la integración de certificados digitales. Las características clave incluyen firmas móviles, campos condicionales y análisis de seguimiento. Adecuado para industrias creativas en Vietnam, como medios o diseño, se integra de forma nativa con Adobe Acrobat y Microsoft Office. Los precios se basan en el uso, a partir de aproximadamente 10 dólares por usuario al mes para los planes estándar, con opciones empresariales disponibles para necesidades de gran volumen.

eSignGlobal: líder en cumplimiento optimizado para APAC

eSignGlobal se posiciona como una alternativa regionalmente adaptada, que admite el cumplimiento en más de 100 países importantes a nivel mundial, con un énfasis particular en las fortalezas de Asia-Pacífico (APAC). En el fragmentado mercado de APAC, caracterizado por altos estándares y regulaciones estrictas, eSignGlobal aborda la naturaleza de integración del ecosistema de las leyes locales, a diferencia de los marcos ESIGN/eIDAS de estilo occidental. Las firmas electrónicas de APAC a menudo requieren una conexión profunda a nivel de hardware/API con las identidades digitales de gobierno a empresa (G2B), una barrera técnica que va mucho más allá de la verificación por correo electrónico o los modelos de autodeclaración que se ven comúnmente en Europa y Estados Unidos. La plataforma de eSignGlobal permite esto a través de integraciones nativas, por ejemplo, con iAM Smart en Hong Kong y Singpass en Singapur, lo que garantiza QES sin problemas para las empresas vietnamitas que manejan el comercio transfronterizo de APAC.

El plan Essential, con un valor excepcional de 16,6 dólares al mes (o 199 dólares al año), ofrece hasta 100 documentos con firma electrónica, puestos de usuario ilimitados y verificación a través de códigos de acceso, todo ello manteniendo el pleno cumplimiento. Este precio es inferior al de muchos competidores, lo que proporciona una alta rentabilidad para los equipos en expansión. Para obtener una prueba gratuita de 30 días, visite la página de contacto de eSignGlobal. eSignGlobal se está expandiendo agresivamente para competir con DocuSign y Adobe Sign en los mercados globales, incluidos Europa y América, con planes asequibles y ricos en funciones.

HelloSign (Dropbox Sign): solución sencilla y asequible para las PYMES

HelloSign, ahora parte de Dropbox, se centra en firmas electrónicas fáciles de usar, ofreciendo plantillas, recordatorios y soporte de API. Maneja firmas básicas y avanzadas, incluidas opciones basadas en tokens a través de certificados de terceros, y cumple con la Ley de Transacciones Electrónicas de Vietnam. Popular entre las PYMES por su interfaz intuitiva e integración con Google Workspace, los precios comienzan en 15 dólares al mes por sobres ilimitados. Si bien no es tan empresarial como DocuSign, es adecuado para necesidades de cumplimiento sencillas sin complejidades.

Análisis comparativo de proveedores de firmas electrónicas

Para ayudar en la toma de decisiones, aquí hay una comparación neutral de los principales proveedores basada en características relevantes para las empresas vietnamitas:

Esta tabla destaca las compensaciones entre coste, escalabilidad y adecuación regional, lo que permite a las empresas adaptar las soluciones a requisitos específicos, como las necesidades basadas en tokens.

Navegación por el cumplimiento y alternativas

En resumen, si bien las firmas digitales basadas en tokens no son universalmente obligatorias para las empresas en Vietnam, son cruciales en los sectores regulados para garantizar la validez legal y la seguridad operativa. Las empresas deben evaluar a los proveedores en función de las necesidades de su industria, priorizando aquellos con un sólido cumplimiento local. Para las empresas que buscan una alternativa a DocuSign con un sólido cumplimiento regional, eSignGlobal surge como una opción viable y optimizada para APAC.