วิธีการผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ Zoho CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในสหราชอาณาจักร

การเริ่มต้นใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในสหราชอาณาจักร

ในสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันสูงของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ในสหราชอาณาจักร การปรับปรุงการจัดการสัญญาให้มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างมาก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) นำเสนอทางเลือกดิจิทัลแทนกระบวนการที่ใช้กระดาษแบบเดิม ทำให้สามารถปิดข้อตกลงได้เร็วขึ้นและทำงานร่วมกันจากระยะไกล สำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักรที่ใช้ Zoho CRM ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ได้รับความนิยม การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ และเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด การรวมระบบนี้มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ เนื่องจากธุรกิจต่างๆ เผชิญกับความท้าทายในการดำเนินงานหลัง Brexit และรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน จากมุมมองทางธุรกิจ เครื่องมือดังกล่าวไม่เพียงแต่ลดต้นทุนการพิมพ์และการขนส่งเท่านั้น แต่ยังสอดคล้องกับทิศทางของการส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัลของสหราชอาณาจักร ซึ่งอาจเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการตอบสนองที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ข้อบังคับเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรดูแลรักษากรอบการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง เพื่อให้มั่นใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความเท่าเทียมทางกฎหมายกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในกรณีส่วนใหญ่ ภายใต้กฎหมายการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับว่าถูกต้อง หากพิสูจน์เจตนาในการลงนามและเชื่อมโยงกับผู้ลงนามด้วยวิธีที่น่าเชื่อถือ หลัง Brexit สหราชอาณาจักรได้ปรับกฎระเบียบของตนเองให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรปอย่างใกล้ชิด ผ่านกฎระเบียบที่เทียบเท่ากับ UK eIDAS ซึ่งจัดประเภทลายเซ็นเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES), ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AdES) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) สำหรับ SMEs นั้น SES เพียงพอสำหรับสัญญาในชีวิตประจำวัน เช่น ข้อตกลงการขายหรือข้อตกลงรักษาความลับ (NDAs) ในขณะที่ QES ซึ่งต้องใช้อุปกรณ์ที่ได้รับการรับรองและบริการที่เชื่อถือได้ เหมาะสำหรับเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง เช่น โฉนดที่ดินหรือเครื่องมือทางการเงิน

ประเด็นสำคัญในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ได้แก่ การคุ้มครองข้อมูลภายใต้ UK GDPR ซึ่งกำหนดให้ต้องจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยในกระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ SMEs ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการใช้การเข้ารหัสและการติดตามการตรวจสอบเพื่อลดความเสี่ยง การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ค่าปรับสูงถึง 4% ของรายได้รวมทั่วโลก จากมุมมองทางธุรกิจ การปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้สามารถสร้างความไว้วางใจกับลูกค้า หลีกเลี่ยงข้อพิพาท และทำให้การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์สำหรับการขยายตัวทางดิจิทัลของธุรกิจในสหราชอาณาจักร

การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับ Zoho CRM สำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักร

การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับ Zoho CRM ช่วยให้ SMEs ในสหราชอาณาจักรสามารถฝังฟังก์ชันการลงนามโดยตรงในไปป์ไลน์การขาย ตั้งแต่การดูแลลูกค้าเป้าหมายไปจนถึงการปิดข้อตกลง การตั้งค่านี้ทำให้การส่ง การติดตาม และการจัดเก็บเอกสารที่ลงนามแล้วในบันทึก CRM เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเองและเร่งรอบระยะเวลา ผู้ให้บริการยอดนิยม เช่น DocuSign, Adobe Sign และอื่นๆ เข้ากันได้กับ Zoho ผ่านการรวมระบบแบบเนทีฟหรือแบบ API ทำให้ทีมที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย กระบวนการตั้งค่ามักใช้เวลาเพียง 1-2 ชั่วโมง และให้ประโยชน์ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 1: เลือกผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ากันได้

เลือกผู้ให้บริการที่รองรับการรวมเข้ากับ Zoho CRM ผ่าน Zoho Marketplace หรือ API สำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักร ให้จัดลำดับความสำคัญของผู้ให้บริการที่สอดคล้องกับ UK eIDAS และ GDPR ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน Intelligent Agreement Management (IAM) และ Contract Lifecycle Management (CLM) ของ DocuSign นำเสนอระบบอัตโนมัติของข้อตกลงแบบ end-to-end รวมถึงการจัดการเทมเพลตและการวิเคราะห์ Adobe Sign นำเสนอการลงนามบนมือถือที่แข็งแกร่ง ในขณะที่ทางเลือกอื่นๆ เช่น eSignGlobal เน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค ประเมินตามข้อจำกัดของซองจดหมาย ราคา (เช่น DocuSign Personal £10 ต่อเดือน) และขีดจำกัดของระบบอัตโนมัติ ซึ่งมีความสำคัญต่อการขยายขนาดโดยไม่เกินงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าสิทธิ์และการเข้าถึง Zoho CRM

เข้าสู่ระบบ Zoho CRM ในฐานะผู้ดูแลระบบ นำทางไปยัง การตั้งค่า > ช่องทาง > ส่วนขยาย > API สร้างคีย์ API เพื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทบาทผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงโมดูลต่างๆ เช่น ดีล ผู้ติดต่อ และฟังก์ชันที่กำหนดเอง สำหรับข้อกำหนดเฉพาะของสหราชอาณาจักร ให้เปิดใช้งานฟิลด์ข้อมูลที่สอดคล้องกับ GDPR เพื่อติดตามความยินยอม ขั้นตอนพื้นฐานนี้ป้องกันความล้มเหลวในการรวมระบบและเป็นไปตามข้อบังคับด้านอธิปไตยของข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: ติดตั้งแอปการรวมระบบ

ค้นหาแอปของผู้ให้บริการที่คุณเลือกจาก Zoho Marketplace (เช่น “DocuSign for Zoho CRM”) ติดตั้งโดยตรง แอปส่วนใหญ่เพิ่มได้ฟรี โดยมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการสมัครสมาชิกของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับ DocuSign แอปจะแมปฟิลด์ CRM กับเทมเพลตซองจดหมาย ทำให้สามารถส่งได้ด้วยคลิกเดียวจากบันทึกดีล ส่วนขยายของ Adobe Sign รองรับระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน โดยทริกเกอร์การลงนามเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอน ทดสอบการติดตั้งโดยการสร้างดีลตัวอย่างและเริ่มคำขอลงนาม เพื่อตรวจสอบการไหลของข้อมูลที่ราบรื่น

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่าขั้นตอนการทำงานและเทมเพลต

ในกฎขั้นตอนการทำงานของ Zoho CRM (การตั้งค่า > ระบบอัตโนมัติ > ขั้นตอนการทำงาน) สร้างกฎเพื่อทริกเกอร์คำขอสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น เมื่อดีลย้ายไปที่ “ส่งข้อเสนอแล้ว” ให้กรอกเทมเพลตสัญญาโดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูล CRM (เช่น รายละเอียดลูกค้าและจำนวนเงิน) ปรับแต่งเทมเพลตในแดชบอร์ดของผู้ให้บริการ CLM ของ DocuSign อนุญาตให้ใช้ฟิลด์แบบมีเงื่อนไขเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนด VAT ของสหราชอาณาจักร ในขณะที่ Adobe Sign ผสานรวมกับเครื่องมือ Microsoft เพื่อรองรับการตั้งค่าแบบผสมผสาน แมปบทบาทของผู้ลงนาม (เช่น ผู้ติดต่อหลักเป็นผู้ลงนาม) และตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อผลักดันให้เสร็จสิ้น ลดอัตราการละทิ้ง

ขั้นตอนที่ 5: จัดการการลงนาม การติดตาม และการจัดเก็บ

เมื่อกำหนดค่าแล้ว ให้ส่งเอกสารจากมุมมองดีลของ Zoho CRM ผู้รับจะได้รับลิงก์ที่เข้ารหัสตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักร เพื่อลงนามผ่านอีเมล SMS หรืออุปกรณ์มือถือ ซองจดหมายที่เสร็จสมบูรณ์จะอัปเดตบันทึก CRM โดยอัตโนมัติ รวมถึงสถานะ การติดตามการตรวจสอบ และไฟล์แนบ ซึ่งมีความสำคัญต่อการตรวจสอบ GDPR ใช้การรายงานของ Zoho เพื่อตรวจสอบเมตริก เช่น เวลาในการลงนาม (เป้าหมายของ SMEs คือภายใน 24 ชั่วโมง) สำหรับการดำเนินการเป็นชุด ให้ใช้ประโยชน์จากการเรียก API หากแผนของคุณอนุญาต แต่ระวังโควต้า (เช่น ผู้ใช้แผนรายปีของ DocuSign มีซองจดหมายประมาณ 100 ซองต่อปี)

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักร

เริ่มต้นจากขนาดเล็ก: ทดลองใช้ 5-10 ดีลเพื่อแก้ไขปัญหา ฝึกอบรมทีมให้ใช้แนวทางปฏิบัติที่ปลอดภัย เช่น หลีกเลี่ยงการใช้ Wi-Fi สาธารณะสำหรับการเข้าถึงของผู้ดูแลระบบ ตรวจสอบค่าใช้จ่าย การรวมระบบมักมีค่าธรรมเนียมต่อซองจดหมาย (£0.50-£2) สำหรับการทำธุรกรรมข้ามพรมแดน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการรองรับการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักร จากมุมมองทางธุรกิจ การรวมระบบนี้สามารถลดรอบการขายได้ 30-50% ตามเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบสำหรับ SMEs ในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง เช่น การค้าปลีกและบริการในสหราชอาณาจักร หากมีปัญหาเกิดขึ้น การสนับสนุนของ Zoho หรือ API ของผู้ให้บริการสามารถให้การแก้ไขปัญหาได้

ผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยมสำหรับการรวมระบบ Zoho CRM

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำตลาดด้วยชุดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ครอบคลุม รวมถึง IAM สำหรับการจัดระเบียบข้อตกลง และ CLM สำหรับการจัดการวงจรชีวิตทั้งหมด ตั้งแต่การร่างไปจนถึงการเก็บถาวร มีการรวมระบบแบบเนทีฟกับ Zoho CRM ทำให้สามารถส่งและอัปเดตแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือนสำหรับแผน Personal และขยายไปถึง $40/ผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติเช่น การส่งเป็นชุดและการชำระเงิน เหมาะสำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักรที่ต้องการความครอบคลุมทั่วโลก แม้ว่าคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบ ID จะเพิ่มต้นทุน

Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการรวมระบบอย่างราบรื่นกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น Acrobat และ Microsoft 365 ขยายไปยัง Zoho CRM ผ่าน API เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด UK eIDAS พร้อมการเข้ารหัสขั้นสูงและบันทึกการตรวจสอบ ราคาขึ้นอยู่กับการใช้งาน โดยเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้ต่อเดือน ตัวเลือกสำหรับองค์กรสามารถปรับแต่งได้ เหมาะสำหรับ SMEs ที่จัดการเอกสารที่เน้นการออกแบบ โดยนำเสนอการลงนามแบบมือถือเป็นอันดับแรกและการกรอกแบบฟอร์ม

eSignGlobal

eSignGlobal นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศหลัก โดยเน้นเป็นพิเศษที่ความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก โดดเด่นในสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบที่กระจัดกระจายและมีมาตรฐานสูง ซึ่งแตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่ใช้กรอบการทำงานของตะวันตก มาตรฐานการรวมระบบของระบบนิเวศในเอเชียแปซิฟิกต้องการการรวมระบบฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในยุโรปและสหรัฐอเมริกา eSignGlobal แข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลกผ่านราคาที่แข่งขันได้และคุณสมบัติ แผน Essential มีราคาเพียง $16.6 ต่อเดือน รองรับเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ซึ่งมีคุณค่าสำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักรที่มีความเชื่อมโยงกับเอเชียแปซิฟิก

HelloSign (โดย Dropbox)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นที่ความเรียบง่าย โดยนำเสนอเทมเพลตแบบลากและวางและการรวมระบบกับ Zoho CRM เพื่อการส่งที่รวดเร็ว สอดคล้องกับ GDPR และเหมาะสำหรับการใช้งานในสหราชอาณาจักร โดยมีราคาเริ่มต้นที่ $15 ต่อเดือนสำหรับ Essentials (20 เอกสาร) เหมาะสำหรับทีมที่ทำงานร่วมกัน แม้ว่าจะขาดคุณสมบัติ CLM ขั้นสูงบางอย่าง แต่ก็มีการติดตามที่เชื่อถือได้

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับปริมาณการทำธุรกรรมและความต้องการในระดับภูมิภาค

ข้อคิดสุดท้าย

สำหรับ SMEs ในสหราชอาณาจักรที่รวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับ Zoho CRM สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสมดุลระหว่างการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความง่ายในการใช้งาน และต้นทุน ในขณะที่ DocuSign นำเสนอความสามารถในการปรับขนาดที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว ทางเลือกอื่นๆ เช่น eSignGlobal นำเสนอตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคสำหรับธุรกิจที่มีการเปิดรับในระดับสากล ทำให้มั่นใจได้ถึงการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นอนาคต