วิธีใช้แท็ก "Note" ของ DocuSign เพื่อให้คำแนะนำแก่ผู้ลงนาม?

แนวทางการแนะนำผู้ลงนามในข้อตกลงอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย

ในโลกของการทำธุรกรรมดิจิทัลที่รวดเร็ว การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการรับรองกระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ราบรื่น แท็ก "Note" ของ DocuSign นำเสนอวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการแนะนำผู้ลงนามผ่านเอกสาร ลดความสับสนและข้อผิดพลาด คุณสมบัตินี้ช่วยให้ผู้ส่งสามารถเพิ่มคำอธิบายเพิ่มเติมลงในเอกสารได้โดยตรง ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้โดยไม่รบกวนเนื้อหาหลัก

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่ใช่ไหม

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

วิธีใช้แท็ก "Note" ของ DocuSign เพื่อให้คำแนะนำแก่ผู้ลงนาม

แท็ก "Note" ของ DocuSign เป็นคำอธิบายประกอบที่มีน้ำหนักเบา ซึ่งปรากฏในเอกสารในรูปแบบของกล่องข้อความที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการให้คำแนะนำทีละขั้นตอน คำอธิบาย หรือการแจ้งเตือนแก่ผู้ลงนาม เช่น การเน้นตำแหน่งที่จะตรวจสอบข้อกำหนด หรือตำแหน่งที่จะป้อนข้อมูลเฉพาะ ซึ่งแตกต่างจากแท็กการลงนามหรือชื่อย่อ Note ไม่จำเป็นต้องให้ผู้ลงนามดำเนินการใดๆ แต่มีไว้เพื่อให้ข้อมูลและคำแนะนำเท่านั้น คุณสมบัตินี้มีให้ใช้งานในแผน Personal, Standard, Business Pro และสูงกว่าของ DocuSign ทำให้เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการเพิ่มแท็ก Note

1. เตรียมเอกสารของคุณ: เริ่มต้นด้วยการอัปโหลดข้อตกลงหรือแบบฟอร์มของคุณใน DocuSign ลงชื่อเข้าใช้บัญชี DocuSign ของคุณ เลือก "New" > "Send an Envelope" จากนั้นอัปโหลดไฟล์ PDF หรือ Word ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารอยู่ในรูปแบบที่รองรับการวางแท็ก

2. เข้าถึงแผงแท็ก: เมื่อเอกสารโหลดในมุมมองการเขียน ให้มองหาเมนู "Tabs" ในแถบด้านข้างทางด้านขวา ภายใต้หมวดหมู่ "Other" หรือ "Special" ให้ค้นหาไอคอนแท็ก "Note" ซึ่งมีลักษณะคล้ายฟองคำพูดหรือกระดาษโน้ต ลากและวางไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนหน้า

3. ปรับแต่งเนื้อหา Note: คลิกที่แท็ก Note ที่วางไว้เพื่อแก้ไข ป้อนข้อความแนะนำของคุณ เช่น "โปรดตรวจสอบข้อกำหนดการชำระเงินที่นี่ก่อนลงนาม" หรือ "ป้อนชื่อเต็มตามกฎหมายของคุณในช่องด้านล่าง" ทำให้คำแนะนำสั้นกระชับ (สูงสุด 500 ตัวอักษร) เพื่อให้อ่านง่าย คุณสามารถปรับขนาดตัวอักษร สี และการจัดแนวผ่านแผงคุณสมบัติเพื่อเพิ่มการมองเห็น

4. ตำแหน่งและการจัดเลเยอร์ Note: Note สามารถวางได้ทุกที่บนหน้า และสามารถวางทับข้อความได้หากจำเป็น แต่หลีกเลี่ยงการบดบังเนื้อหาสำคัญ ใช้ที่จับลากเพื่อเปลี่ยนตำแหน่ง สำหรับเอกสารหลายหน้า ให้เพิ่ม Note ในส่วนที่เกี่ยวข้อง DocuSign จะเลื่อนผู้ลงนามผ่านหน้าต่างๆ โดยอัตโนมัติ ดังนั้น Note ตามบริบทจะปรากฏในเวลาที่เหมาะสม

5. กำหนดให้กับผู้รับเฉพาะ: ในส่วน "Recipients" ให้กำหนด Note ให้กับผู้ลงนามเฉพาะ (เช่น "Buyer" หรือ "Witness") เพื่อให้แน่ใจว่าคำแนะนำจะมองเห็นได้เฉพาะพวกเขา ซึ่งจะช่วยปรับแต่งประสบการณ์ให้เป็นส่วนตัว หากเป็นคำแนะนำทั่วไป ให้ปล่อยไว้โดยไม่ได้กำหนด เพื่อให้ผู้ดูทุกคนเห็น

6. แสดงตัวอย่างและทดสอบ: ก่อนส่ง ให้ใช้โหมด "Preview" เพื่อจำลองกระบวนการของผู้ลงนาม ตรวจสอบว่า Note ปรากฏอย่างไรบนเดสก์ท็อป อุปกรณ์เคลื่อนที่ หรือแท็บเล็ต DocuSign ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการออกแบบที่ตอบสนอง ทดสอบโดยสวมบทบาทเป็นผู้ลงนามเพื่อยืนยันความชัดเจน

7. ส่งและติดตาม: สรุปซองจดหมายและส่ง ผู้ลงนามจะเห็น Note ขณะนำทาง โดยมักจะเน้นหรือปรากฏขึ้น ติดตามความสมบูรณ์ผ่านแดชบอร์ด DocuSign ในแผนที่สูงกว่า คุณสามารถตรวจสอบว่ามีการดู Note หรือไม่ผ่านบันทึกการตรวจสอบ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ Note

จากมุมมองทางธุรกิจ Note สามารถลดอัตราการเลิกใช้ของผู้ลงนามได้อย่างมาก ซึ่งอยู่ที่ประมาณ 20-30% ในกระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากความสับสน ตัวอย่างเช่น ในธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ Note เช่น "อัปโหลดหลักฐานแสดงแหล่งที่มาของเงินทุนในส่วนเอกสารแนบ" สามารถปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ จำกัด Note ไว้ที่ 3-5 รายการต่อหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงการโอเวอร์โหลด ในแผน Business Pro ให้รวมเข้ากับฟิลด์แบบมีเงื่อนไขสำหรับ Note แบบไดนามิก เช่น การแสดง Note เฉพาะเมื่อเลือก "ใช่"

ข้อผิดพลาดทั่วไป ได้แก่ การใช้คำที่คลุมเครือ เลือกใช้ภาษาที่เน้นการดำเนินการ และละเลยผู้ใช้มือถือ ซึ่ง Note อาจปรับขนาดไม่ถูกต้องบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม ธุรกิจรายงานว่าการใช้ Note ที่วางไว้อย่างดีสามารถลดเวลาในการดำเนินการได้มากถึง 40% สำหรับทีมที่ใช้เทมเพลต ให้บันทึกเอกสารที่มี Note ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อกำหนดกระบวนการให้เป็นมาตรฐาน

ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น การเงินหรือการดูแลสุขภาพ Note ช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารโดยให้คำแนะนำที่ตรวจสอบย้อนกลับได้โดยไม่ต้องแก้ไขข้อตกลงหลัก ตรวจสอบความถูกต้องทางกฎหมายเสมอ เนื่องจาก Note เป็นส่วนหนึ่งของเส้นทางการตรวจสอบ

คุณสมบัตินี้โดดเด่นในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ซึ่งผู้ลงนามหลายรายต้องการคำแนะนำตามลำดับ โดยรวมแล้ว การเรียนรู้แท็ก Note ช่วยให้ผู้ส่งสามารถสร้างประสบการณ์การลงนามที่ใช้งานง่ายและปราศจากข้อผิดพลาด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานประจำวัน

สำรวจ DocuSign และระบบนิเวศ

DocuSign เป็นผู้นำด้านโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ โดยประมวลผลธุรกรรมมากกว่า 1 พันล้านรายการต่อปี นำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการลงนามที่ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด บริษัทก่อตั้งขึ้นในปี 2546 โดยมีแผนตั้งแต่ Personal ($10/เดือน) ไปจนถึง Enterprise (กำหนดเอง) โดยเน้นที่เวิร์กโฟลว์ตามซองจดหมาย การรวม API และคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ ข้อดีที่สำคัญ ได้แก่ การรวมเข้ากับระบบ CRM เช่น Salesforce อย่างราบรื่น และกรอบการทำงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลกที่รองรับ ESIGN และ eIDAS

แม้ว่า DocuSign จะมีความโดดเด่นในด้านความสามารถในการปรับขนาด แต่ราคาต่อที่นั่งและข้อจำกัดของซองจดหมายอาจเพิ่มต้นทุนสำหรับทีมที่ใหญ่กว่า ซึ่งกระตุ้นให้มีการประเมินทางเลือกอื่น

Adobe Sign: คู่แข่งที่แข็งแกร่งในพื้นที่การลงนามอิเล็กทรอนิกส์

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud โดยมุ่งเน้นที่การรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ PDF และเครื่องมือสร้างสรรค์อย่างราบรื่น มีคุณสมบัติสำหรับองค์กร เช่น การส่งจำนวนมาก การลงนามบนมือถือ และการวิเคราะห์ขั้นสูง ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้/เดือนสำหรับผู้ใช้รายบุคคล และขยายไปถึง $40+/ผู้ใช้/เดือนสำหรับทีม โดยเน้นที่การรับรองความปลอดภัย เช่น ISO 27001 ได้รับการยกย่องเป็นพิเศษสำหรับเครื่องมือสร้างสรรค์ ซึ่งช่วยให้เพิ่มช่องแบบฟอร์มและคำแนะนำที่คล้ายกับ DocuSign Note ได้อย่างง่ายดาย

ระบบนิเวศของ Adobe Sign เชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับ Acrobat สำหรับการเตรียมเอกสาร ทำให้เหมาะสำหรับทีมสร้างสรรค์หรือทีมกฎหมาย แม้ว่าอาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับการปรับแต่งคำแนะนำเมื่อเทียบกับความเรียบง่ายแบบลากและวางของ DocuSign

eSignGlobal: ปรับให้เหมาะกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลกและระดับภูมิภาค

eSignGlobal เป็นผู้เล่นที่มีความสามารถรอบด้าน โดยรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก มีสถานะที่แข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งการลงนามอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากแนวทางกรอบการทำงานของสหรัฐอเมริกา (ESIGN) หรือสหภาพยุโรป (eIDAS) ซึ่งอาศัยแนวทางที่กว้างขวาง เช่น การตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง APAC ต้องการโซลูชัน "การรวมระบบนิเวศ" ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวมฮาร์ดแวร์และการรวม API ในระดับลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งจะเพิ่มอุปสรรคทางเทคนิคที่สูงกว่ามาตรฐานตะวันตกอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การบังคับเชื่อมโยงระบบ ID แห่งชาติเพื่อความถูกต้องตามกฎหมาย

eSignGlobal แก้ไขความท้าทายนี้โดยการรองรับเครื่องมือต่างๆ เช่น Hong Kong iAM Smart และ Singapore Singpass โดยกำเนิด เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถบังคับใช้ลายเซ็นได้ในตลาด APAC ที่มีความหลากหลาย ทั่วโลก รวมถึงอเมริกาและยุโรป แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ผ่านราคาที่แข่งขันได้และคุณสมบัติ แผน Essential มีราคาเพียง $16.6/เดือน (เทียบเท่า $199/ปี) ช่วยให้สามารถส่งเอกสารลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้สร้างขึ้นบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความคุ้มค่านี้ ควบคู่ไปกับไม่มีค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง ทำให้เป็นที่น่าสนใจสำหรับทีมที่กำลังขยายตัว ในขณะที่เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น สรุปสัญญา เพิ่มมูลค่าโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่ใช่ไหม

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign: โซลูชันที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox ให้ความสำคัญกับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและมีระดับฟรีสำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐาน มีเทมเพลต การแจ้งเตือน และการเข้าถึง API โดยเริ่มต้นที่ $15/เดือนสำหรับบุคคล และสูงถึง $25/ผู้ใช้/เดือนสำหรับทีม ข้อดี ได้แก่ การตั้งค่าที่รวดเร็วและการปรับให้เหมาะสมกับมือถือ แต่ขาดคุณสมบัติการปฏิบัติตามกฎระเบียบขั้นสูงบางอย่างของแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ คำแนะนำจะจัดการผ่านช่องข้อความ คล้ายกับ Note แต่มีการปรับแต่งน้อยกว่า

ภาพรวมการเปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจที่เป็นกลาง นี่คือการเปรียบเทียบ Markdown ของผู้เล่นหลักตามข้อมูลสาธารณะและการสังเกตทางธุรกิจ:

ตารางนี้เน้นถึงข้อดีข้อเสีย: ความกว้างของ DocuSign การรวมของ Adobe คุณค่าของ eSignGlobal ในภูมิภาคที่มีการควบคุม และความง่ายในการใช้งานของ HelloSign

ข้อคิดสุดท้ายในการเลือกโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อประเมินตัวเลือก ให้พิจารณาปริมาณธุรกรรม ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และงบประมาณของคุณ แท็ก Note ของ DocuSign มีเครื่องมือแนะนำที่เชื่อถือได้สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ สำหรับทางเลือกอื่นที่เน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับภูมิภาค eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่เป็นกลางและเชื่อถือได้ โดยเน้นที่ APAC ที่แข็งแกร่งและครอบคลุมทั่วโลก