การตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 ด้วย DocuSign: กฎการตรวจสอบเอกสารระยะไกลของ DHS

การนำทางตามข้อกำหนด Form I-9 ในยุคของการทำงานทางไกล

การเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานทางไกลได้เปลี่ยนแปลงวิธีการที่บริษัทจัดการกับการเริ่มต้นงานของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการที่สำคัญ เช่น การตรวจสอบ Form I-9 ในสหรัฐอเมริกา กระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ (DHS) กำกับดูแลการตรวจสอบสิทธิ์ในการจ้างงานผ่าน Form I-9 ซึ่งเป็นเอกสารที่ยืนยันตัวตนของพนักงานและสิทธิ์ในการทำงาน ด้วยการเพิ่มขึ้นของเครื่องมือดิจิทัล นายจ้างจึงหันมาใช้แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเพื่อปรับปรุงกระบวนการนี้ ในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไป

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ทำความเข้าใจ Form I-9 และกฎการตรวจสอบระยะไกลของ DHS

Form I-9 เป็นเอกสารบังคับสำหรับนายจ้างในสหรัฐอเมริกาในการตรวจสอบตัวตนและสิทธิ์ในการจ้างงานของบุคคลที่ได้รับการว่าจ้าง ตามธรรมเนียมแล้ว สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเอกสารทางกายภาพ เช่น หนังสือเดินทางหรือใบขับขี่ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม DHS ได้แนะนำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญตั้งแต่วันที่ 21 กรกฎาคม 2023 ซึ่งอนุญาตให้ตรวจสอบเอกสาร Form I-9 จากระยะไกลภายใต้เงื่อนไขบางประการ การอัปเดตนี้เป็นส่วนหนึ่งของกฎความยืดหยุ่นของ Form I-9 ซึ่งออกแบบมาเพื่อรองรับสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลและแบบผสมผสาน โดยไม่กระทบต่อความปลอดภัย

ภายใต้กฎเหล่านี้ นายจ้างสามารถใช้ขั้นตอนทางเลือกที่ได้รับอนุญาตเพื่อตรวจสอบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบวิดีโอหรือการส่งแบบดิจิทัลผ่านแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย ข้อกำหนดที่สำคัญ ได้แก่ การเก็บสำเนาเอกสารที่ชัดเจนและอ่านได้ การระบุรายละเอียดการตรวจสอบระยะไกลบน Form I-9 และการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเสร็จสิ้นภายในสามวันทำการหลังจากวันที่พนักงานเริ่มงาน การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้มีค่าปรับตั้งแต่ 272 ดอลลาร์ถึง 2,701 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์ม ซึ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการมีเครื่องมือที่เชื่อถือได้

โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีบทบาทสำคัญในเรื่องนี้ โดยรองรับการอัปโหลดเอกสารที่ปลอดภัย การตรวจสอบสิทธิ์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะเดียวกันก็สร้างเส้นทางการตรวจสอบที่เป็นไปตามมาตรฐาน DHS แพลตฟอร์มต้องรองรับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การผนึกป้องกันการงัดแงะและการรวมการพิสูจน์ตัวตน เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด “มาตรการที่สมเหตุสมผล” ของ DHS สำหรับการตรวจสอบระยะไกล

การใช้ DocuSign สำหรับการตรวจสอบ Form I-9

DocuSign ในฐานะผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ นำเสนอความสามารถที่แข็งแกร่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด Form I-9 ผ่านแพลตฟอร์ม eSignature พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลสามารถตรวจสอบ ลงนาม และส่ง Form I-9 และเอกสารระบุตัวตนที่สนับสนุนผ่านลิงก์ที่ปลอดภัยได้โดยตรง กระบวนการเริ่มต้นด้วยการที่นายจ้างสร้างเทมเพลต Form I-9 โดยใส่รายละเอียดของพนักงานและช่องอัปโหลดเอกสาร

สำหรับ DHS Remote Examination ส่วนเสริม Identity Verification (IDV) ของ DocuSign มีประโยชน์อย่างยิ่ง โดยรองรับการรับรองเอกสารผ่านการตรวจสอบ ID การตรวจสอบไบโอเมตริกซ์ และการส่ง SMS ซึ่งสอดคล้องกับการเน้นย้ำของกฎเกี่ยวกับความปลอดภัยในการตรวจสอบระยะไกล เมื่อส่งเอกสารแล้ว DocuSign จะสร้างใบรับรองการเสร็จสิ้นพร้อมการประทับเวลาและบันทึกของผู้ลงนาม ซึ่งนายจ้างสามารถใช้เพื่อระบุ Form I-9 ได้ตามต้องการ การรวมเข้ากับระบบ HR เช่น Workday หรือ BambooHR จะช่วยให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง

ราคาของ DocuSign สำหรับกรณีการใช้งานดังกล่าวโดยทั่วไปจะอยู่ในแผน Business Pro ซึ่งมีราคา 40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (เรียกเก็บเงินเป็นรายปี) ซึ่งรวมถึงการส่งจำนวนมากเพื่อเริ่มต้นใช้งานพนักงานใหม่หลายคน อย่างไรก็ตาม ส่วนเสริม เช่น IDV จะมีค่าธรรมเนียมตามปริมาณการใช้งาน ซึ่งอาจสะสมสำหรับการตรวจสอบปริมาณมาก จากมุมมองทางธุรกิจ การตั้งค่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ต้องมีการกำหนดค่าอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด DHS เช่น การเปิดใช้งานรหัสการเข้าถึงและเส้นทางการตรวจสอบ

กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหรัฐอเมริกาและผลกระทบต่อ Form I-9

สหรัฐอเมริกามีกรอบการทำงานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับอย่างดี ซึ่งส่วนใหญ่กำกับดูแลโดย Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) ปี 2000 และ Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ที่นำมาใช้โดย 49 รัฐ กฎหมายเหล่านี้ให้ผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นหมึกเปียกแก่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเงื่อนไขว่ามีการพิสูจน์เจตนาในการลงนาม ความยินยอมต่อบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และความสามารถในการเก็บรักษาบันทึก

สำหรับ Form I-9 โดยเฉพาะ แนวทางของ DHS ได้รวมกฎหมายเหล่านี้ตั้งแต่ปี 2006 โดยอนุญาตให้กรอกและจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ และกฎระยะไกลปี 2023 ได้ขยายตัวเลือกเพิ่มเติม ESIGN กำหนดให้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีความถูกต้อง เข้าถึงได้ และทำซ้ำได้ และแพลตฟอร์มต้องรองรับสิ่งนี้ผ่านบันทึกที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ UETA เพิ่มความเป็นเอกภาพในระดับรัฐ ทำให้มั่นใจได้ถึงการบังคับใช้ข้ามเขตอำนาจศาล อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างเล็กน้อย: เอกสารระบุตัวตนต้องตรวจสอบได้ และนายจ้างต้องรับผิดชอบในการพิสูจน์การปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างการตรวจสอบโดย Immigration and Customs Enforcement (ICE)

ในทางปฏิบัติ หมายความว่าเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับ Form I-9 ต้องมีมาตรการต่อต้านการฉ้อโกง เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ตามความรู้ ธุรกิจที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น การเงินหรือการดูแลสุขภาพ อาจต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเพิ่มเติม เช่น SOC 2 หรือ FedRAMP โดยรวมแล้ว วิธีการของสหรัฐอเมริกาเป็นไปตามกรอบ โดยมุ่งเน้นที่ความยินยอมของผู้บริโภคและความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน แทนที่จะเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคที่กำหนด ซึ่งทำให้เครื่องมือต่างๆ เช่น DocuSign สามารถปรับตัวได้ง่าย

การเปรียบเทียบตัวเลือกสำหรับ Form I-9 และแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ

เมื่อประเมินแพลตฟอร์มสำหรับการตรวจสอบ Form I-9 และความต้องการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป มีปัจจัยหลายประการที่ต้องพิจารณา: คุณสมบัติการปฏิบัติตามข้อกำหนด ราคา ความสะดวกในการรวม และความสามารถในการปรับขนาด ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของผู้ให้บริการหลักตามข้อมูลสาธารณะปี 2025

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เก่งในด้านคุณสมบัติระดับองค์กร แต่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า ในขณะที่ทางเลือกอื่นให้ความสำคัญกับความสามารถในการจ่ายและความยืดหยุ่น

ทางเลือกอื่นสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดของ DocuSign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอตัวเลือกที่ราบรื่นสำหรับกระบวนการ Form I-9 โดยมุ่งเน้นที่การจัดการ PDF และระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ รองรับการตรวจสอบเอกสารจากระยะไกลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านลิงก์ที่แชร์ ซึ่งสอดคล้องกับ ESIGN และ UETA ราคาเริ่มต้นที่ 22.99 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแผน Basic และขยายไปสู่ใบเสนอราคาระดับองค์กรแบบกำหนดเอง ข้อดี ได้แก่ การรวมเข้ากับ Microsoft 365 และการเข้ารหัสที่แข็งแกร่ง แม้ว่าการตรวจสอบสิทธิ์จะต้องใช้ส่วนเสริมของบุคคลที่สาม

eSignGlobal ปรากฏตัวขึ้นในฐานะคู่แข่ง โดยนำเสนอการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ครอบคลุมกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีลักษณะเฉพาะคือการกระจายตัว มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบกรอบ ESIGN/eIDAS ของสหรัฐอเมริกาและยุโรป ใน APAC โซลูชันมักจะต้องใช้วิธีการ “การรวมระบบนิเวศ” ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเหนือกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในตลาดตะวันตก eSignGlobal จัดการกับความท้าทายนี้ด้วยการรวมเข้ากับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่น ทำให้มั่นใจได้ถึงผลทางกฎหมายสำหรับการดำเนินงานข้ามพรมแดน แผน Basic มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือน (199 ดอลลาร์ต่อปี) อนุญาตให้ส่งเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบเอกสาร/ลายเซ็นผ่านรหัสการเข้าถึง การกำหนดราคานี้ให้คุณค่าที่แข็งแกร่งบนพื้นฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทำให้ eSignGlobal เป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับทีมงานทั่วโลก

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายสำหรับ Form I-9 โดยใช้เทมเพลตและการสนับสนุนบนมือถือ โดยมีราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก แต่ขาด IDV ขั้นสูงเมื่อเทียบกับ DocuSign

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ข้อพิจารณาทางธุรกิจในการเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม

จากมุมมองทางธุรกิจ การเลือกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ Form I-9 เกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลระหว่างต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ความเป็นผู้ใหญ่ของ DocuSign เหมาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่เน้นสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก แต่เมื่อธุรกิจขยายตัวไปทั่วโลก ทางเลือกอื่น เช่น eSignGlobal นำเสนอข้อได้เปรียบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคโดยไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมต่อที่นั่ง ท้ายที่สุดแล้ว ตัวเลือกขึ้นอยู่กับความจุ ความต้องการในการรวม และการมุ่งเน้นด้านกฎระเบียบ ตัวเลือกการทดลองใช้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความเหมาะสมกับกฎ DHS และเป้าหมายที่กว้างขึ้น

สำหรับผู้ใช้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นสำหรับ DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานใน APAC