วิธีการใช้ 'Envelope Custom Fields' ของ DocuSign ใน Salesforce สำหรับการรายงาน?

ทำความเข้าใจฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย DocuSign

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการจัดการเอกสารดิจิทัล ธุรกิจต่างๆ พึ่งพาแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและปรับปรุงความสามารถในการรายงาน DocuSign ในฐานะผู้นำในพื้นที่นี้ มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถฝังข้อมูลเมตาลงในซองจดหมายลายเซ็นได้โดยตรง คุณสมบัตินี้มีค่าอย่างยิ่งเมื่อรวมเข้ากับระบบ CRM เช่น Salesforce ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามและวิเคราะห์กระบวนการเอกสารได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น จากมุมมองทางธุรกิจ การใช้ฟิลด์เหล่านี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพไปป์ไลน์การขาย การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเมตริกประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องยกเครื่องระบบที่มีอยู่ทั้งหมด

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย DocuSign ปรับปรุงการรายงาน Salesforce ได้อย่างไร

ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมายใน DocuSign คืออะไร

ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมายใน DocuSign คือป้ายกำกับข้อมูลเมตาที่ผู้ใช้กำหนด ซึ่งแนบมากับซองจดหมาย ซึ่งเป็นคอนเทนเนอร์ที่ใช้ส่งเอกสารหรือชุดเอกสารสำหรับลายเซ็น ฟิลด์เหล่านี้สามารถจัดเก็บข้อมูล เช่น รหัสธุรกรรม กลุ่มลูกค้า หรือสถานะที่กำหนดเอง ทำให้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการเชื่อมต่อกระบวนการลายเซ็น DocuSign กับระบบภายนอก ต่างจากฟิลด์มาตรฐาน เช่น ชื่อผู้รับ หรือวันที่ ฟิลด์ที่กำหนดเองมีความยืดหยุ่นและหลากหลาย สามารถเติมข้อมูลผ่าน API เทมเพลต หรือการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเมื่อสร้างซองจดหมาย

จากมุมมองทางธุรกิจ คุณสมบัตินี้แก้ไขปัญหาที่พบบ่อย: ไซโลข้อมูล ธุรกิจที่ใช้ DocuSign มักจะประสบปัญหาในการเชื่อมโยงเหตุการณ์ลายเซ็นกับกิจกรรม CRM ฟิลด์ที่กำหนดเองแก้ไขปัญหานี้โดยอนุญาตให้มีการไหลของข้อมูลอย่างราบรื่น ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้มากถึง 70% ในการรวมระบบทั่วไป ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม

การตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมายสำหรับการรวมระบบ Salesforce

เพื่อให้ใช้ฟิลด์เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการรายงาน ให้เริ่มด้วยการกำหนดค่าในบัญชี DocuSign ของคุณ เข้าสู่ระบบแผงผู้ดูแลระบบ DocuSign นำทางไปยัง "การตั้งค่า" > "ฟิลด์ที่กำหนดเอง" และสร้างฟิลด์ใหม่ กำหนดประเภทฟิลด์ (ข้อความ รายการแบบเลื่อนลง ตัวเลข) และให้ป้ายกำกับที่มีความหมาย เช่น "รหัสโอกาส Salesforce" หรือ "รหัสภูมิภาค" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ถูกตั้งค่าเป็นระดับ "ซองจดหมาย" ซึ่งหมายความว่าฟิลด์นั้นผูกกับทั้งซองจดหมาย ไม่ใช่เอกสารหรือผู้รับแต่ละราย

จากนั้น รวมระบบ DocuSign กับ Salesforce โดยใช้แอปเนทีฟจาก Salesforce AppExchange ติดตั้งแพ็กเกจ DocuSign eSignature สำหรับ Salesforce ซึ่งรองรับการซิงโครไนซ์แบบสองทาง เมื่อสร้างซองจดหมายใน Salesforce (ผ่านโอกาส บัญชี หรือออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง) ให้แมปฟิลด์ที่กำหนดเองของคุณกับฟิลด์ Salesforce ตัวอย่างเช่น ดึงรหัสโอกาสไปยังซองจดหมาย DocuSign โดยอัตโนมัติ การตั้งค่านี้ต้องใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบและความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ API แต่ DocuSign มีตัวช่วยสร้างเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการ

การเติมข้อมูลและการใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองในซองจดหมาย

เมื่อส่งซองจดหมายจาก Salesforce ฟิลด์ที่กำหนดเองจะถูกเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติตามการแมปของคุณ ตัวอย่างเช่น:

1. สร้างซองจดหมาย: ใน Salesforce เลือกเร็กคอร์ด (เช่น โอกาส) คลิก "ส่งด้วย DocuSign" และอัปโหลดเอกสารของคุณ หากไม่ได้แมปไว้ล่วงหน้า ระบบจะแจ้งให้คุณป้อนค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง

2. เพิ่มข้อมูลเมตา: ป้อนค่าต่างๆ เช่น "Q4_Deal" (ตัวระบุไตรมาส) หรือ "High_Value" (ลำดับความสำคัญ) ค่าเหล่านี้จะปรากฏในคุณสมบัติของซองจดหมาย แต่จะไม่ปรากฏให้ผู้ลงนามเห็น เว้นแต่จะระบุไว้

3. ส่งและติดตาม: เมื่อส่งแล้ว รหัสซองจดหมายจะเชื่อมโยงกลับไปยัง Salesforce ฟิลด์ที่กำหนดเองจะซิงโครไนซ์เมื่อเสร็จสิ้น อัปเดตสถานะลายเซ็นและข้อมูลเมตาของเร็กคอร์ด

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง ให้ใช้ API ของ DocuSign (ผ่านศูนย์นักพัฒนา) เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ ใช้ปลายทาง Envelopes: Create เพื่อแทรกฟิลด์ที่กำหนดเองโดยทางโปรแกรม เช่น ผ่านเพย์โหลด JSON: {"customFields": [{"name": "SFDC_ID", "value": "006xxxxxxxxxxxxxxx"}]} สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินการที่มีปริมาณมาก เนื่องจากอินพุตด้วยตนเองไม่สามารถปรับขนาดได้

การใช้ประโยชน์จากฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับการรายงาน Salesforce

มูลค่าที่แท้จริงอยู่ที่การรายงาน ใน Salesforce ฟิลด์ที่กำหนดเองจาก DocuSign จะไหลเข้าสู่ออบเจ็กต์มาตรฐานหรือออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง ทำให้สามารถวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างรายงานและแดชบอร์ดเพื่อแสดงข้อมูลเป็นภาพ:

• รายงานพื้นฐาน: สร้างรายงานโอกาสตามฟิลด์ที่กำหนดเองของ DocuSign ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองทางภูมิศาสตร์เพื่อติดตามเมตริก เช่น "ซองจดหมายที่ลงนามตามภูมิภาค" ซึ่งเผยให้เห็นแนวโน้มประสิทธิภาพทางภูมิศาสตร์

• แดชบอร์ดขั้นสูง: ใช้ Salesforce Einstein Analytics หรือแดชบอร์ดมาตรฐานเพื่อสร้างแผนภูมิความเร็วลายเซ็น ตัวอย่างเช่น เชื่อมโยง "ขนาดข้อตกลง" (ฟิลด์ตัวเลขที่กำหนดเอง) กับอัตราการเสร็จสิ้นลายเซ็น เพื่อระบุปัญหาคอขวดในวงจรการขาย

• ออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง: หากจำเป็น ให้สร้างออบเจ็กต์ "บันทึกซองจดหมาย DocuSign" ที่เชื่อมโยงกับโอกาส สอบถามฟิลด์ที่กำหนดเองผ่าน SOQL (Salesforce Object Query Language) เพื่อส่งออกหรือดึง API เช่น SELECT Id, CustomField__c FROM Opportunity WHERE DocuSign_Status__c = 'Completed'

ธุรกิจต่างๆ รายงานว่าการรวมระบบนี้ช่วยปรับปรุงความแม่นยำในการรายงานผ่านข้อมูลเชิงลึกที่ฝังอยู่ในบริบท ซึ่งช่วยในการตัดสินใจ เช่น การจัดสรรทรัพยากรให้กับภูมิภาคที่ทำงานได้ไม่ดี อย่างไรก็ตาม โปรดทราบข้อจำกัด: ฟิลด์ที่กำหนดเองจะนับรวมในโควต้า API ในแผนขั้นสูง และการใช้งานมากเกินไปอาจต้องใช้ใบอนุญาตระดับองค์กรเพื่อการขยายขนาดที่ไม่จำกัด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดทั่วไป

เพื่อให้ได้รับ ROI สูงสุด ให้กำหนดชื่อฟิลด์ให้เป็นมาตรฐานในทุกทีมเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ฝึกอบรมผู้ใช้ให้ใช้ฟิลด์ที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ ทดสอบการแมปในสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการผลิต

ข้อผิดพลาด ได้แก่ การปรับแต่งมากเกินไป ซึ่งทำให้การบำรุงรักษายุ่งยาก หรือการละเลยข้อจำกัดความยาวของฟิลด์ (เช่น สูงสุด 100 ตัวอักษร) สำหรับอุตสาหกรรมที่เน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ที่กำหนดเองไม่ได้จัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ได้เข้ารหัส

โดยสรุป ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย DocuSign แปลงข้อมูลลายเซ็นดิบให้เป็นข้อมูลเชิงลึกของ Salesforce ที่นำไปปฏิบัติได้จริง ซึ่งปรับปรุงการดำเนินงานสำหรับทีมขาย กฎหมาย และการเงิน วิธีการนี้ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังเผยให้เห็นประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ในขั้นตอนการทำงานของเอกสาร

สำรวจทางเลือกอื่นสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: การเปรียบเทียบที่เป็นกลาง

เมื่อธุรกิจต่างๆ ประเมินเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ เช่น DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) เผยให้เห็นถึงข้อดีที่แตกต่างกัน แพลตฟอร์มแต่ละแห่งตอบสนองความต้องการเฉพาะ ตั้งแต่ความสามารถในการปรับขนาดทั่วโลกไปจนถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาค นี่คือตารางเปรียบเทียบที่สมดุลตามปัจจัยทางธุรกิจที่สำคัญ

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เก่งในการรวมระบบที่จัดตั้งขึ้น ในขณะที่ทางเลือกอื่นนำเสนอการประหยัดต้นทุนหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะกลุ่ม

DocuSign: ผู้นำตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

DocuSign ยังคงเป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับองค์กรที่ต้องการลายเซ็นที่เชื่อถือได้ ปรับขนาดได้ และผูกติดกับ CRM อย่างลึกซึ้ง ฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดดเด่นในการรายงาน Salesforce ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากแผนที่ครอบคลุมตั้งแต่ส่วนบุคคล ($120/ปี) ไปจนถึงองค์กร (กำหนดเอง) อย่างไรก็ตาม การกำหนดราคาตามที่นั่งอาจเพิ่มขึ้นอย่างมากสำหรับทีมขนาดใหญ่ และผู้ใช้ในเอเชียแปซิฟิกอาจเผชิญกับความล่าช้า

Adobe Sign: พลังแห่งการรวมระบบเอกสาร

Adobe Sign รวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับการแก้ไขและวิเคราะห์ PDF ดึงดูดธุรกิจที่เน้นความคิดสร้างสรรค์และการปฏิบัติตามข้อกำหนด มีข้อมูลเมตาที่กำหนดเองที่คล้ายกันสำหรับ Salesforce แต่เน้นระบบนิเวศ Adobe สำหรับการจัดการเอกสารแบบ end-to-end การกำหนดราคาเริ่มต้นต่ำ แต่เพิ่มขึ้นเมื่อคุณสมบัติขยาย เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางที่กำลังมองหาเครื่องมือแบบรวมกลุ่ม

eSignGlobal: คู่แข่งระดับโลกที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่น โดยมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก มีความได้เปรียบในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS แบบเฟรมเวิร์กของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป เอเชียแปซิฟิกต้องการวิธีการ "การรวมระบบระบบนิเวศ" ซึ่งเป็นการรวมระบบฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) สิ่งนี้ต้องการเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่ารูปแบบการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก eSignGlobal แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลกด้วยราคาที่แข่งขันได้ รวมถึงในอเมริกาและยุโรป รุ่นพื้นฐานมีราคาประมาณ $16.6/เดือนต่อปี อนุญาตเอกสารที่ลงนามได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น มอบมูลค่าสูงสำหรับการดำเนินงานข้ามพรมแดน

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign: ความเรียบง่ายสำหรับ SMB

HelloSign (เปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign) ให้ความสำคัญกับความง่ายในการใช้งาน โดยซิงโครไนซ์กับ Salesforce อย่างรวดเร็วผ่าน API เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กที่หลีกเลี่ยงความซับซ้อน โดยใช้การกำหนดราคาที่เน้นซองจดหมาย หลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมต่อที่นั่งในรุ่นพื้นฐาน แม้ว่าจะขาดความลึกของ DocuSign ในการรายงานที่กำหนดเอง แต่การรวมระบบกับที่เก็บข้อมูล Dropbox เพิ่มมูลค่าให้กับขั้นตอนการทำงานที่เน้นไฟล์เป็นหลัก

ข้อคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการเลือกใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับขนาดทีม ความต้องการระดับภูมิภาค และความลึกของการรวมระบบ สำหรับการรายงาน Salesforce ที่แข็งแกร่งผ่านฟิลด์ที่กำหนดเอง DocuSign ได้กำหนดมาตรฐานที่สูง ในฐานะทางเลือกอื่น ให้พิจารณา eSignGlobal สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาคในตลาดที่หลากหลาย ซึ่งเป็นทางเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับ DocuSign ที่เน้นประสิทธิภาพของเอเชียแปซิฟิก