จะผสานรวม DocuSign กับบอร์ด Trello สำหรับการเริ่มต้นงานของ HR ได้อย่างไร

ลดความซับซ้อนของกระบวนการเริ่มต้นงาน HR: พลังอันยิ่งใหญ่ของการผสานรวม DocuSign และ Trello

ในแวดวงทรัพยากรบุคคลที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว กระบวนการเริ่มต้นงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการบูรณาการพนักงานใหม่ได้อย่างราบรื่น การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการลดภาระด้านการบริหาร องค์กรต่างๆ หันมาใช้เครื่องมือดิจิทัลมากขึ้นเพื่อทำให้งานที่ซ้ำซากจำเจเป็นไปโดยอัตโนมัติ การรวมความสามารถด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign เข้ากับบอร์ดการจัดการโครงการด้วยภาพของ Trello นำเสนอโซลูชันที่ใช้งานได้จริงสำหรับทีม HR วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เร่งการประมวลผลเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ อีกด้วย

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ทำความเข้าใจการใช้งาน DocuSign ในกระบวนการ HR

DocuSign เป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำที่ช่วยให้สามารถทำข้อตกลงดิจิทัลที่ปลอดภัยและมีผลผูกพันทางกฎหมายได้ สำหรับการเริ่มต้นงาน HR จะจัดการเอกสารสำคัญ เช่น หนังสือเสนองาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล สัญญาจ้างงาน และแบบฟอร์มสวัสดิการ พร้อมด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น เทมเพลต การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการติดตามการตรวจสอบ คุณสมบัติการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) รวมถึงการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) และการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการเข้าถึงที่ปลอดภัยสำหรับพนักงาน HR และพนักงานใหม่ แผนขั้นสูงยังรวมองค์ประกอบการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ช่วยให้ทีมสามารถติดตามเวอร์ชันเอกสาร การอนุมัติ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการดำเนินการ ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว และขยายไปถึง 40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรองรับการส่งแบบกลุ่มและคุณสมบัติเชิงตรรกะตามเงื่อนไข

ใช้ประโยชน์จาก Trello เพื่อจัดการขั้นตอนการทำงานเริ่มต้นงาน

Trello เป็นเครื่องมือบอร์ดคัมบังของ Atlassian ที่แสดงขั้นตอนการทำงานด้วยภาพผ่านการ์ด รายการ และบอร์ด ในแวดวง HR สามารถใช้เพื่อทำแผนผังขั้นตอนการเริ่มต้นงาน ตั้งแต่การรับสมัครเบื้องต้นไปจนถึงการตั้งค่า IT และการฝึกอบรม ช่วยให้ทีมสามารถมอบหมายงาน กำหนดวันครบกำหนด และแนบไฟล์ได้ การปรับปรุงต่างๆ เช่น มุมมองปฏิทินและระบบอัตโนมัติ Butler ทำให้เหมาะสำหรับการติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ การใช้งานขั้นพื้นฐานฟรี แผนพรีเมียมของ Trello (5–17.50 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) ปลดล็อกการผสานรวมขั้นสูง ทำให้เป็นส่วนเสริมที่คุ้มค่าสำหรับเครื่องมือลายเซ็น

คู่มือทีละขั้นตอน: การผสานรวม DocuSign กับ Trello สำหรับการเริ่มต้นงาน HR

เพื่อให้ใช้ DocuSign กับ Trello ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการเริ่มต้นงาน HR ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่มีโครงสร้างนี้ ซึ่งสามารถลดเวลาดำเนินการได้มากถึง 70% ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการผสานรวมที่คล้ายกัน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าบอร์ด Trello สำหรับการเริ่มต้นงาน

สร้างบอร์ด Trello เฉพาะชื่อ “ไปป์ไลน์การเริ่มต้นงาน HR” ใช้รายการเพื่อแสดงถึงขั้นตอน: “การรับสมัครพนักงานใหม่” “เอกสารรอดำเนินการ” “ลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์” “กำหนดการฝึกอบรมการเริ่มต้นงาน” และ “เริ่มต้นงานแล้ว” พนักงานใหม่แต่ละคนจะได้รับการ์ดในรายการแรก โดยมีรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อ วันที่เริ่มต้นงาน และบทบาท แนบรายการตรวจสอบสำหรับเอกสารที่จำเป็น (เช่น แบบฟอร์ม W-4 ข้อมูลการฝากโดยตรง) การตั้งค่าด้วยภาพนี้ให้ภาพรวมโดยสรุป ช่วยให้ผู้จัดการ HR จัดลำดับความสำคัญและระบุปัญหาคอขวดได้

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเทมเพลต DocuSign สำหรับเอกสารสำคัญ

ใน DocuSign สร้างเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้สำหรับสิ่งจำเป็นในการเริ่มต้นงาน ตัวอย่างเช่น สร้างเทมเพลตหนังสือเสนองานที่มีช่องสำหรับเงินเดือน สวัสดิการ และบล็อกลายเซ็น เปิดใช้งานคุณสมบัติการกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข หากพนักงานยอมรับ ให้ทริกเกอร์เอกสารถัดไปโดยอัตโนมัติ เช่น NDA ใช้ Business Pro (40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) สำหรับแบบฟอร์มเว็บ ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถอัปโหลด ID หรือไฟล์แนบได้อย่างปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซองจดหมาย (ชุดเอกสาร) มีการแจ้งเตือนเพื่อกระตุ้นให้ผู้ลงนาม ลดความล่าช้า

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยง DocuSign กับ Trello ผ่านการผสานรวม

ไม่มีการผสานรวมโดยตรงแบบเนทีฟ แต่สามารถเชื่อมต่อได้อย่างราบรื่นโดยใช้ Zapier หรือ Power-Up ของ Trello ติดตั้ง Power-Up ของ Zapier ใน Trello (มีระดับฟรี) สร้าง “Zap” เพื่อทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ: เมื่อการ์ดย้ายไปที่ “การรับสมัครพนักงานใหม่” Zapier จะทริกเกอร์ซองจดหมาย DocuSign ไปยังอีเมลของผู้สมัคร โดยมีหนังสือเสนองาน เมื่อลงนามแล้ว Webhook ของ DocuSign จะแจ้ง Zapier ซึ่งจะอัปเดตการ์ด Trello โดยย้ายไปที่ “ลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์” และแนบ PDF ที่ลงนามแล้ว สำหรับการตั้งค่าขั้นสูง API ของ DocuSign (เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับนักพัฒนา) อนุญาตให้สคริปต์ที่กำหนดเองดึงสถานะความสมบูรณ์ลงในป้ายกำกับ Trello เช่น สีเขียวสำหรับ “อนุมัติแล้ว” หรือสีแดงสำหรับ “ต้องแก้ไข”

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้ลำดับการเริ่มต้นงานหลายเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ

สำหรับการเริ่มต้นงานที่ครอบคลุม ให้จัดลำดับเอกสารใน DocuSign เริ่มต้นด้วยหนังสือเสนองาน หลังจากลงนามแล้ว ให้ส่งสัญญาจ้างงานและการรับทราบนโยบายโดยอัตโนมัติ ใน Trello ใช้ระบบอัตโนมัติ Butler เพื่อเพิ่มงานย่อย: “ส่งแบบฟอร์ม I-9” เมื่อยอมรับการจ้างงาน HR สามารถแสดงความคิดเห็นในการ์ดเพื่อรับข้อมูลจากทีม เช่น IT เพิ่มบันทึกการมอบหมายอุปกรณ์ ติดตามเมตริก เช่น เวลาในการลงนาม (โดยทั่วไปคือ 1–2 วันด้วยการแจ้งเตือน) เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและติดตามผล

บันทึกการตรวจสอบของ DocuSign จะบันทึกทุกการกระทำ ทำให้มั่นใจได้ถึงบันทึกที่ป้องกันการแก้ไข ใน Trello แนบบันทึกเหล่านี้กับการ์ดเพื่อให้เข้าถึงการตรวจสอบได้ง่าย ตั้งค่าการแจ้งเตือน: หากเอกสารไม่ได้รับการลงนามและหมดอายุ Trello จะแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ HR ผ่านทางอีเมลหรือการผสานรวม Slack สำหรับทีมระดับโลก ให้ตรวจสอบว่าลายเซ็นเป็นไปตามกฎหมายท้องถิ่น ซึ่งมีรายละเอียดด้านล่าง ตรวจสอบการวิเคราะห์บอร์ดเป็นประจำเพื่อปรับปรุง เช่น ระบุความล่าช้าทั่วไปในการลงทะเบียนสวัสดิการ

การผสานรวมนี้ส่งเสริมประสิทธิภาพ: HR ใช้เวลาน้อยลงในการติดตามลายเซ็น พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น และการทำงานร่วมกันได้รับการปรับปรุง จากการศึกษากรณีตัวอย่างของผู้ใช้เครื่องมือผสานรวม องค์กรต่างๆ รายงานว่าวงจรการเริ่มต้นงานเร็วขึ้นถึง 50%

ข้อควรพิจารณาทางกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเริ่มต้นงาน HR

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในเอกสาร HR แต่การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปตามภูมิภาค ในสหรัฐอเมริกา พระราชบัญญัติ ESIGN (ปี 2000) และ UETA ให้ความเท่าเทียมทางกฎหมายกับลายเซ็นหมึกเปียกสำหรับสัญญาจ้างส่วนใหญ่ (รวมถึงข้อตกลงการจ้างงาน) ตราบใดที่เจตนาและความยินยอมชัดเจน แพลตฟอร์มของ DocuSign เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ พร้อมด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การรับรองความถูกต้องตามความรู้เพื่อเพิ่มความถูกต้อง สำหรับพนักงานระหว่างประเทศ ให้พิจารณาข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป ซึ่งจัดประเภทลายเซ็นเป็นระดับพื้นฐาน ขั้นสูง และมีคุณสมบัติ DocuSign รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ที่เป็นไปตาม eIDAS รวมข้อกำหนดที่ยืนยันการยอมรับทางอิเล็กทรอนิกส์เสมอ และเก็บรักษาบันทึกไว้อย่างน้อยเจ็ดปีเพื่อลดข้อพิพาท

เปรียบเทียบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: DocuSign กับคู่แข่ง

เมื่อประเมินเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับขั้นตอนการทำงาน HR เช่น การเริ่มต้นงาน มีหลายแพลตฟอร์มที่โดดเด่น DocuSign เป็นผู้นำในการนำไปใช้ทั่วโลก แต่เผชิญกับการแข่งขันจาก Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) เครื่องมือแต่ละอย่างมีข้อดีในด้านการผสานรวม ราคา และการปฏิบัติตามข้อกำหนด เหมาะสำหรับองค์กรขนาดต่างๆ

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud เน้นการผสานรวมอย่างราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบองค์กร เช่น Microsoft 365 รองรับลายเซ็นบนมือถือและระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีม HR ที่จัดการแบบฟอร์ม ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป และขยายไปถึงแผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ขั้นสูงและการเข้าถึง API อย่างไรก็ตาม สำหรับระบบนิเวศที่ไม่ใช่ Adobe อาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติม

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่น ปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) สภาพแวดล้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีความซับซ้อน มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากกรอบ ESIGN/eIDAS ในสหรัฐอเมริกาและยุโรป APAC ต้องการโซลูชัน “การผสานรวมระบบนิเวศ” ที่ต้องมีการเชื่อมต่อระดับฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลถึงธุรกิจ (G2B) ซึ่งเกินกว่าอุปสรรคทางเทคนิคของการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในโลกตะวันตก eSignGlobal ทำงานได้ดีในด้านนี้ โดยผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น เพื่อการตรวจสอบสิทธิ์ที่แข็งแกร่ง กำลังเปิดตัวทั่วโลก (รวมถึงยุโรปและอเมริกา) เพื่อแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างครอบคลุม โดยมีราคาที่แข่งขันได้: แผน Essential เพียง 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือน อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับเพื่อลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อยู่บนพื้นฐานของการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมูลค่าสูง

HelloSign เป็นของ Dropbox มุ่งเน้นที่ความเรียบง่าย โดยนำเสนอการลงนามแบบลากและวางและความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด SOC 2 เป็นมิตรกับทีมขนาดเล็ก การเข้าถึงขั้นพื้นฐานฟรี แผนแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อเดือน แต่ขาดระบบอัตโนมัติระดับองค์กรบางอย่าง

ต่อไปนี้คือตารางเปรียบเทียบที่เป็นกลางตามปัจจัยสำคัญในการเริ่มต้นงาน HR:

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

สรุป: เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการ HR ของคุณ

การผสานรวม DocuSign กับ Trello ช่วยให้ทีม HR สามารถสร้างขั้นตอนการเริ่มต้นงานที่มีประสิทธิภาพ ติดตามได้ และสามารถขยายขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ สำหรับทางเลือกอื่น ให้พิจารณาข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับการดำเนินงานที่มุ่งเน้น APAC ที่กำลังมองหาโซลูชันการผสานรวมระบบนิเวศที่คุ้มค่า ประเมินตามขนาดทีม งบประมาณ และที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ เพื่อให้มั่นใจว่าขั้นตอนการทำงานราบรื่นและเป็นไปตามข้อกำหนด