วิธีการใช้ DocuSign ร่วมกับ Paylocity ในการจัดการแบบฟอร์มภาษี

การผสานรวม DocuSign กับ Paylocity เพื่อลดความซับซ้อนในการจัดการแบบฟอร์มภาษี

ในโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วของการบริหารทรัพยากรบุคคลและการจัดการเงินเดือน ธุรกิจมักจะประสบปัญหาจากเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มภาษี เช่น W-2 และ 1099 การผสานรวมความสามารถในการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign เข้ากับแพลตฟอร์ม HR ที่ครอบคลุมของ Paylocity สามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองได้อย่างมาก ทำให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเร่งกระบวนการสิ้นปี การรวมกันนี้ช่วยให้องค์กรสามารถทำให้การแจกจ่าย การลงนาม และการจัดเก็บเอกสารภาษีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ทำความเข้าใจ DocuSign และ Paylocity

DocuSign คืออะไร

DocuSign เป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่ง ลงนาม และจัดการข้อตกลงแบบดิจิทัล รองรับเอกสารประเภทต่างๆ รวมถึงแบบฟอร์มภาษี และผสานรวมเข้ากับระบบ HR ได้อย่างราบรื่น คุณสมบัติหลัก ได้แก่ เทมเพลตแบบฟอร์มมาตรฐาน เส้นทางการตรวจสอบเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Bulk Send สำหรับการแจกจ่ายเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน สำหรับความต้องการขั้นสูง DocuSign นำเสนอโซลูชันการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) ที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยผ่านการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย และการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท นอกจากนี้ โมดูลการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ยังช่วยให้องค์กรติดตาม เจรจา และจัดเก็บสัญญาที่นอกเหนือไปจากการลงนามอย่างง่าย ทำให้เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ HR ที่ครอบคลุม

Paylocity คืออะไร

Paylocity เป็นซอฟต์แวร์ HR และเงินเดือนบนคลาวด์ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดกลาง โดยมีเครื่องมือต่างๆ เช่น การประมวลผลเงินเดือน การจัดการผลประโยชน์ การติดตามเวลา และพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน มีความโดดเด่นในการจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับภาษี เช่น การสร้างแบบฟอร์ม W-2 และ 1099 ที่เป็นไปตามมาตรฐาน IRS สถาปัตยกรรม API แบบเปิดของแพลตฟอร์มช่วยให้การผสานรวมกับเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น DocuSign เป็นเรื่องง่าย ทำให้ทีม HR สามารถส่งแบบฟอร์มไปยังเวิร์กโฟลว์การลงนามได้โดยตรง โดยไม่ต้องส่งออกข้อมูลด้วยตนเอง

คู่มือทีละขั้นตอน: การใช้ DocuSign กับ Paylocity เพื่อจัดการแบบฟอร์มภาษี

การผสานรวม DocuSign กับ Paylocity สำหรับแบบฟอร์มภาษีเป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอนที่สำคัญ กระบวนการนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในช่วงฤดูภาษี เมื่อการแจกจ่ายแบบฟอร์มให้กับพนักงานหรือผู้รับเหมาจำเป็นต้องมีประสิทธิภาพและปลอดภัย นี่คือคำแนะนำโดยละเอียดตามแนวทางการผสานรวมมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าบัญชีและสิทธิ์

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองแพลตฟอร์มเปิดใช้งานอยู่ ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Paylocity และไปที่ส่วน “การผสานรวม” หรือ “Marketplace” ค้นหา DocuSign ในไดเรกทอรีแอป—Paylocity มีการผสานรวมดั้งเดิมผ่าน App Marketplace หากยังไม่ได้เชื่อมต่อ ให้ให้สิทธิ์การเชื่อมโยงโดยป้อนข้อมูลรับรอง DocuSign API (ได้รับจากการตั้งค่าผู้ดูแลระบบภายใต้ “Connect” ของ DocuSign)

ใน DocuSign ให้สร้างบัญชีนักพัฒนาซอฟต์แวร์ (เริ่มต้นที่ $600/ปีสำหรับการเข้าถึง API ขั้นพื้นฐาน) และสร้างคีย์ API หากจำเป็น กำหนดบทบาท: ผู้ดูแลระบบ HR ควรมีสิทธิ์เข้าถึงอย่างเต็มที่ในการส่งซองจดหมาย ในขณะที่พนักงานได้รับสิทธิ์ผู้ลงนามเท่านั้น การตั้งค่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการไหลของข้อมูลที่ปลอดภัย โดย Paylocity จะจัดการการสร้างแบบฟอร์ม และ DocuSign จะจัดการลายเซ็น

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าการผสานรวม

ใน Paylocity ให้ไปที่โมดูล Payroll และเลือก “Tax Forms” (เช่น สำหรับการแจกจ่าย W-2) เปิดใช้งานตัวเชื่อมต่อ DocuSign โดยการแมปฟิลด์: เชื่อมโยงข้อมูลพนักงานจาก Paylocity (เช่น ชื่อ หมายเลขประกันสังคม และที่อยู่อีเมล) กับเทมเพลต DocuSign สร้างหรือนำเข้าเทมเพลตแบบฟอร์มภาษีใน DocuSign—ใช้เทมเพลต W-2 ที่สร้างไว้ล่วงหน้า รวมถึงช่องลายเซ็น การประทับวันที่ และช่องทำเครื่องหมายยืนยัน

ทดสอบการเชื่อมต่อโดยการส่งแบบฟอร์มตัวอย่าง Paylocity จะสร้าง PDF ฝังไว้ในซองจดหมาย DocuSign และกำหนดเส้นทางผ่านอีเมลหรือพอร์ทัลพนักงาน สามารถตั้งค่ากฎอัตโนมัติได้ เช่น การทริกเกอร์ลายเซ็นเมื่อเงินเดือนเป็นที่สิ้นสุด

ขั้นตอนที่ 3: แจกจ่ายและรวบรวมลายเซ็น

เมื่อกำหนดค่าแล้ว ให้เริ่มกระบวนการจากแดชบอร์ด “Year-End Forms” ของ Paylocity เลือกผู้รับ (เช่น W-2 สำหรับพนักงานทุกคน) และเลือก “ส่งผ่าน DocuSign” ระบบจะรวมแบบฟอร์มเป็นซองจดหมาย—แผนมาตรฐานอนุญาตสูงสุด 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปี ($300/ผู้ใช้/ปี) ผู้รับจะได้รับลิงก์ที่ปลอดภัยเพื่อดูและลงนามบนอุปกรณ์ใดก็ได้ โดยมีการแจกจ่าย SMS เป็นตัวเลือกเพิ่มเติม (คิดค่าบริการต่อข้อความ)

ตรรกะตามเงื่อนไขของ DocuSign สามารถกำหนดให้เฉพาะแบบฟอร์มที่ต้องการความยินยอมเท่านั้นที่จะต้องลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การยืนยัน 1099 ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดในทั้งสองแพลตฟอร์ม แบบฟอร์มที่ลงนามแล้วจะถูกส่งกลับไปยัง Paylocity โดยอัตโนมัติเพื่อจัดเก็บในไฟล์พนักงาน พร้อมบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดเก็บ

เมื่อลงนามแล้ว DocuSign จะให้ใบรับรองป้องกันการแก้ไข ซึ่งรวมเข้ากับรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Paylocity ใช้ Bulk Send ของ DocuSign สำหรับการแจกจ่ายขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับการส่ง 1099 ให้กับผู้รับเหมา ตรวจสอบโควต้าซองจดหมาย—แผนมาตรฐานมีขีดจำกัดประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปี โดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับส่วนเกิน

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหา: หากการผสานรวมล้มเหลว ให้ตรวจสอบสิทธิ์ API หรือติดต่อฝ่ายสนับสนุน (แผนพรีเมียมรวมถึงการเข้าถึงตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน) สำหรับความต้องการปริมาณมาก ให้อัปเกรดเป็น Business Pro ($480/ผู้ใช้/ปี) เพื่อรับฟังก์ชันเว็บฟอร์มและการชำระเงิน

จากการเปรียบเทียบมาตรฐานอุตสาหกรรม การผสานรวมนี้มักจะช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผลได้ 70-80% เมื่อเทียบกับวิธีการใช้กระดาษ ทำให้เป็นตัวเลือกที่ต้องการสำหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกาที่จัดการแบบฟอร์มที่ IRS กำหนด

ข้อพิจารณาทางกฎหมายสำหรับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในแบบฟอร์มภาษีของสหรัฐอเมริกา

ในสหรัฐอเมริกา การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในแบบฟอร์มภาษีอยู่ภายใต้บังคับของกฎหมาย Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) ปี 2000 และ Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ที่รัฐส่วนใหญ่ใช้ กฎหมายเหล่านี้ยืนยันว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นหมึกเปียก ตราบใดที่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แสดงให้เห็นถึงเจตนาในการลงนาม ความยินยอมต่อบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และความสามารถในการเก็บรักษาบันทึก

สำหรับแบบฟอร์มภาษี เช่น W-2 และ 1099 IRS อนุญาตให้ส่งมอบทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างชัดเจนภายใต้ Revenue Procedure 2016-23 โดยกำหนดให้ผู้รับเลือกที่จะเข้าร่วมและมีสิทธิ์ดูแบบฟอร์มทางอิเล็กทรอนิกส์ แพลตฟอร์มอย่าง DocuSign ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดผ่านเส้นทางการตรวจสอบที่บันทึกที่อยู่ IP การประทับเวลา และข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนาม ซึ่งมีความสำคัญต่อการตรวจสอบของ IRS อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขประกันสังคมต้องได้รับการเข้ารหัส (DocuSign ใช้ AES-256) และธุรกิจควรได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งผ่านพอร์ทัลของ Paylocity เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาท การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้มีค่าปรับสูงถึง $100 ต่อการละเมิดแต่ละครั้ง ซึ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการผสานรวมที่แข็งแกร่ง

การเปรียบเทียบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเวิร์กโฟลว์ HR และภาษี

เพื่อช่วยให้ธุรกิจประเมินตัวเลือก นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยม โดยเน้นที่ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการจัดการแบบฟอร์มภาษีกับระบบ HR เช่น Paylocity ราคาเป็นค่าประมาณเป็นดอลลาร์สำหรับการเรียกเก็บเงินรายปีตามข้อมูลสาธารณะปี 2025

ภาพรวม Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งผสานรวมอย่างใกล้ชิดกับการแก้ไข PDF ของ Acrobat เหมาะอย่างยิ่งสำหรับแบบฟอร์มภาษีเนื่องจากระบบอัตโนมัติในการกรอกแบบฟอร์มและเครื่องมือการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงการสนับสนุน ESIGN และรายงานการตรวจสอบโดยละเอียด ราคาเริ่มต้นที่ $240/ผู้ใช้/ปีสำหรับแผนธุรกิจ โดยมีซองจดหมายไม่จำกัดในระดับที่สูงกว่า การผสานรวมกับแพลตฟอร์ม HR เช่น Paylocity ผ่าน API สามารถใช้ได้ แม้ว่าการแมปที่กำหนดเองอาจต้องมีการมีส่วนร่วมของ IT

ภาพรวม eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย พร้อมการปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก มีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีความเป็นมาตรฐานสูง และอยู่ภายใต้การกำกับดูแลด้านกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐานแบบกรอบของสหรัฐอเมริกาและยุโรป (เช่น ESIGN/eIDAS) ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ความยินยอมทางอิเล็กทรอนิกส์ในวงกว้าง APAC เน้นวิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งต้องมีการผสานรวมอย่างลึกซึ้งในระดับฮาร์ดแวร์และ API กับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งมีเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการตรวจสอบอีเมลทั่วไปหรือวิธีการประกาศตนเองที่พบในโลกตะวันตก

eSignGlobal มีความโดดเด่นในด้านนี้ โดยเชื่อมต่อกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ทำให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสารภาษีและ HR ข้ามพรมแดน ทั่วโลก มีการแข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ผ่านราคาที่แข่งขันได้ โดยแผน Essential มีราคาเพียง $16.6/เดือน (หรือเทียบเท่า $199/ปี) ซึ่งอนุญาตเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ความคุ้มค่านี้รวมกับคุณสมบัติการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทำให้เป็นที่น่าสนใจสำหรับทีมข้ามชาติที่จัดการแบบฟอร์มภาษี

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ภาพรวม HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox นำเสนออินเทอร์เฟซลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก รองรับเวิร์กโฟลว์แบบฟอร์มภาษีด้วยเทมเพลตพื้นฐานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ESIGN โดยผสานรวมกับ Paylocity ผ่าน Zapier หรือ API โดยตรง ด้วยราคา $180/ผู้ใช้/ปี เป็นมิตรกับงบประมาณ แต่ขาดคุณสมบัติจำนวนมากขั้นสูงเมื่อเทียบกับ DocuSign

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับทางเลือก

สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign Adobe Sign นำเสนอความลึกซึ้งของระบบนิเวศ ในขณะที่ HelloSign เหมาะสำหรับความเรียบง่าย ในฐานะตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค eSignGlobal มอบความคุ้มค่าที่แข็งแกร่งสำหรับการดำเนินงานทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน APAC ประเมินตามขนาดและความต้องการของคุณเพื่อประสิทธิภาพแบบฟอร์มภาษีที่ดีที่สุด