วิธีใช้ DocuSign สำหรับการทำความรู้จักลูกค้าของคุณ (KYC) สำหรับกรรมการชาวจีน

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการ KYC ในประเทศจีน

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลก กระบวนการ Know Your Customer (KYC) มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตรวจสอบตัวตนของกรรมการและผู้บริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น การเงินและการกำกับดูแลกิจการ สำหรับบริษัทที่มีกรรมการเป็นชาวจีน การใช้แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น DocuSign สามารถปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในขณะที่ปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่น บทความนี้สำรวจการนำไปปฏิบัติจริง บริบทด้านกฎระเบียบ และตัวเลือกการแข่งขันจากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนและผลกระทบต่อ KYC

กรอบการกำกับดูแลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนมีความแข็งแกร่ง โดยหลักแล้วอยู่ภายใต้ “กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แห่งสาธารณรัฐประชาชนจีน” (ประกาศใช้ในปี 2005 แก้ไขเพิ่มเติมในปีต่อๆ มา) กฎหมายนี้แยกแยะลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ “ที่เชื่อถือได้” ซึ่งใช้ระบบการเข้ารหัสแบบอสมมาตร ใบรับรองดิจิทัลที่เชื่อถือได้จากหน่วยงานที่ได้รับอนุญาต และเส้นทางการตรวจสอบที่ตรวจสอบได้ จากรูปแบบที่เรียบง่ายกว่า ซึ่งอาจไม่มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเท่ากันในศาล สำหรับวัตถุประสงค์ KYC โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่จดทะเบียนในประเทศจีน หรือกรรมการที่มีสัญชาติจีน การลงนามที่เชื่อถือได้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองว่าเอกสาร เช่น การตรวจสอบตัวตน การประกาศของกรรมการ และแบบฟอร์มต่อต้านการฟอกเงิน (AML) สามารถบังคับใช้ได้

กรอบนี้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล แต่เน้นย้ำถึงการแปลข้อมูลให้เป็นภาษาท้องถิ่นและความปลอดภัยทางไซเบอร์ ดังที่เน้นย้ำโดย “กฎหมายความปลอดภัยทางไซเบอร์” (2017) และ “กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล” (PIPL, 2021) แพลตฟอร์มต้องรองรับการส่งข้อมูลที่เข้ารหัสและปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานบริหารไซเบอร์สเปซแห่งประเทศจีน (CAC) ในสถานการณ์ KYC หมายถึงการตรวจสอบตัวตนของกรรมการผ่านเอกสารประจำตัวที่ออกโดยรัฐบาล (เช่น บัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทาง) ในขณะเดียวกันก็ต้องมั่นใจว่าลายเซ็นเป็นไปตามมาตรฐาน “ที่เชื่อถือได้” เพื่อจัดการกับข้อพิพาท การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่กระบวนการที่ไม่ถูกต้อง ค่าปรับ หรือความล่าช้าในการดำเนินงานเมื่อบริษัทข้ามชาติเข้าสู่ตลาดจีน

จากมุมมองของการสังเกตการณ์ทางธุรกิจ กฎระเบียบเหล่านี้สร้างสภาพแวดล้อมที่กระจัดกระจายแต่ปลอดภัย โดยให้ความสำคัญกับการบูรณาการระบบนิเวศมากกว่าขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลอย่างแท้จริง การตั้งค่านี้กำหนดให้เครื่องมือเชื่อมต่อกับหน่วยงานรับรองความถูกต้องในท้องถิ่น (เช่น ศูนย์รับรองทางการเงินแห่งประเทศจีน (CFCA)) เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ

คู่มือทีละขั้นตอน: การใช้ DocuSign ในกระบวนการ KYC สำหรับกรรมการชาวจีน

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับ KYC เนื่องจากความสามารถในการปรับขนาดและคุณสมบัติการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่การปรับแต่งสำหรับกรรมการชาวจีนจำเป็นต้องให้ความสนใจกับความแตกต่างในระดับภูมิภาค ต่อไปนี้เป็นคู่มือเชิงปฏิบัติ โดยเน้นที่การบูรณาการการตรวจสอบตัวตนและการลงนามที่ปลอดภัยเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานทางกฎหมายของจีน ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม กระบวนการนี้สามารถลดงานเอกสารด้วยตนเองได้มากถึง 80% ในขณะที่ลดความเสี่ยงในการตรวจสอบข้ามพรมแดน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าบัญชี DocuSign และเพิ่มปลั๊กอินที่สอดคล้องกับกฎระเบียบ

เริ่มต้นด้วยการเลือกแผนที่เหมาะสม สำหรับขั้นตอนการทำงานที่เน้น KYC เป็นหลัก แผน Business Pro (40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน) หรือโซลูชันขั้นสูง (ราคาตามความต้องการ) เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากมีปลั๊กอินการตรวจสอบตัวตน (IDV) สำหรับการตรวจสอบไบโอเมตริกซ์และการรับรองเอกสาร หากองค์กรของคุณต้องการการจัดการแบบรวมศูนย์ ให้พิจารณาโมดูล Intelligent Agreement Management (IAM) CLM ของ DocuSign ซึ่งทำให้วงจรชีวิตของสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่การร่างไปจนถึงการเก็บถาวร IAM CLM บูรณาการการประเมินความเสี่ยงที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสาร KYC เช่น แบบสอบถามของกรรมการได้รับการกรอกข้อมูลล่วงหน้าและตรวจสอบ

สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะของจีน ให้เปิดใช้งาน Single Sign-On (SSO) และบันทึกการตรวจสอบขั้นสูงในการตั้งค่าบัญชี DocuSign ทั่วโลกสนับสนุน eIDAS และ ESIGN แต่สำหรับประเทศจีน ให้บูรณาการกับ CA ในท้องถิ่นผ่าน API เพื่อสร้างลายเซ็นที่เชื่อถือได้ ราคา IDV คิดตามปริมาณการใช้งาน (มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมต่อการใช้งาน) ครอบคลุมการสแกนเอกสารประจำตัวและการตรวจจับความมีชีวิต ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดการปกป้องข้อมูลของ PIPL

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารและเทมเพลต KYC

สร้างเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ใน DocuSign สำหรับแบบฟอร์ม KYC มาตรฐาน: แบบฟอร์มระบุตัวตนของกรรมการ การประกาศความเป็นเจ้าของผลประโยชน์ และการรับรอง AML รวมถึงช่องสำหรับอัปโหลดบัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หรือทะเบียนบ้าน (Hukou) ของจีน ใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขใน Business Pro หากกรรมการมาจากจีนแผ่นดินใหญ่ ไม่ใช่ฮ่องกง/มาเก๊า ให้แจ้งรายละเอียดเพิ่มเติม

บูรณาการการส่ง SMS (ปลั๊กอิน คิดค่าบริการต่อข้อความ) สำหรับการแจ้งเตือน เนื่องจากการใช้อีเมลเพียงอย่างเดียวอาจไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบที่เข้มงวด สำหรับกรรมการชาวจีน ให้ฝังช่องยินยอมทางชีวภาพเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดความน่าเชื่อถือของ “กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” คุณสมบัติการส่งแบบกลุ่มของ DocuSign อนุญาตให้ส่งแบบฟอร์มไปยังกรรมการหลายคนพร้อมกัน โดยมีขีดจำกัดสูงสุดประมาณ 100 ครั้งต่อผู้ใช้/ปี สำหรับการส่งอัตโนมัติ ตรวจสอบโควต้าเพื่อหลีกเลี่ยงการเกิน

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการขั้นตอนการตรวจสอบตัวตน

เริ่มต้นกระบวนการ KYC โดยการอัปโหลดเอกสาร กำหนดให้กรรมการชาวจีนเป็นผู้ลงนามและเปิดใช้งาน IDV: ขอให้อัปโหลดรูปถ่ายประจำตัว ตามด้วยการตรวจสอบความมีชีวิต (เช่น การจดจำใบหน้า) IDV ของ DocuSign บูรณาการกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามสำหรับการสแกน OCR ของ ID จีน และตรวจสอบกับบัญชีดำหรือฐานข้อมูลการคว่ำบาตร

ใช้การกำหนดเส้นทางการลงนามตามลำดับสำหรับซองจดหมาย: ขั้นแรกให้อัปโหลด ID จากนั้นจึงลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ใช้รหัสการเข้าถึงหรือการรับรองความถูกต้องตามความรู้ (KBA) เพื่อเพิ่มความปลอดภัย สำหรับกรรมการในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม (เช่น เทคโนโลยีทางการเงิน) ให้เปิดใช้งานสิ่งที่แนบมาของผู้ลงนามเพื่อรวบรวมเอกสารสนับสนุน เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ขั้นตอนนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเส้นทางการตรวจสอบของลายเซ็นนั้นป้องกันการปลอมแปลง ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์ของจีน

ขั้นตอนที่ 4: ลงนาม ตรวจสอบ และเก็บถาวร

กรรมการได้รับซองจดหมายทางอีเมล/SMS/WhatsApp พวกเขาตรวจสอบ ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (โดยใช้การสัมผัสหรือเมาส์) และส่งสิ่งที่แนบมา DocuSign ใช้การประทับเวลาใบรับรองทุกอย่าง และสร้างใบรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ สำหรับกฎหมายจีน ให้ส่งออกบันทึกการตรวจสอบและใบรับรองดิจิทัลสำหรับการจัดเก็บในเครื่อง API ของ DocuSign (เริ่มต้นจากแผน Intermediate, 300 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน) สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติไปยัง CRM ของคุณ

หลังจากการลงนาม ให้ใช้ IAM CLM เพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยง เช่น ข้อกำหนดที่ไม่สอดคล้องกันในการประกาศของกรรมการ เก็บถาวรในห้องนิรภัยที่ปลอดภัยของ DocuSign โดยเก็บรักษาข้อมูลไว้นานกว่า 7 ปีตามกฎ AML หากมีปัญหาเกิดขึ้น (เช่น ความล่าช้าในเอเชียแปซิฟิก) ให้ทดสอบขั้นตอนการทำงานในแซนด์บ็อกซ์ของ DocuSign

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบและขยาย

ติดตามการใช้ซองจดหมายผ่านแดชบอร์ด Business Pro จำกัดประมาณ 100 ซองจดหมายต่อผู้ใช้/ปี ดังนั้น สำหรับ KYC ที่มีปริมาณมาก ให้ขยายไปสู่ Enterprise สำหรับกรรมการชาวจีน ให้ตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม PIPL โดยเฉพาะอย่างยิ่งการไหลของข้อมูลข้ามพรมแดน บูรณาการเครื่องมือ เช่น Salesforce เพื่อทำให้ KYC เป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ

ความท้าทาย ได้แก่ ความล่าช้าในเอเชียแปซิฟิกและค่าใช้จ่ายของปลั๊กอิน ซึ่งอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับทีมจีนขึ้น 20-30% อย่างไรก็ตาม ความน่าเชื่อถือของ DocuSign ทำให้เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบข้ามชาติ

ภูมิทัศน์การแข่งขัน: แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ KYC

เพื่อให้มีมุมมองที่สมดุล ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบแพลตฟอร์มหลักๆ โดยอิงตามราคา คุณสมบัติ และความเหมาะสมในเอเชียแปซิฟิก ข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลสาธารณะในปี 2025 โดยเน้นที่การตัดสินใจทางธุรกิจที่เป็นกลาง

Adobe Sign นำเสนอการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งผ่านการบูรณาการ Acrobat เหมาะสำหรับการสร้างมาตรฐานแบบฟอร์ม KYC อย่างไรก็ตาม ขาดความลึกซึ้งของไบโอเมตริกซ์ดั้งเดิมสำหรับกฎระเบียบของจีน โดยอาศัยพันธมิตรสำหรับการตรวจสอบขั้นสูง

DocuSign ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดดเด่นใน KYC ระดับองค์กร โดยเครื่องมือ IDV และ IAM ให้การตรวจสอบที่ครอบคลุมและตรวจสอบได้ที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบกรรมการ

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ปรับให้เหมาะสมกับภูมิภาค โดยมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกว่า 100 ตลาดทั่วโลก โดยมุ่งเน้นที่กฎระเบียบที่กระจัดกระจายและมีมาตรฐานสูงในเอเชียแปซิฟิก แตกต่างจากกรอบ ESIGN/eIDAS ของตะวันตก เอเชียแปซิฟิกต้องการโซลูชัน “การบูรณาการระบบนิเวศ” ซึ่งเป็นการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับ ID ดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) แผน Essential ของ eSignGlobal ราคา 16.6 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อเดือน อนุญาตให้ใช้เอกสาร 100 ฉบับ ผู้ใช้ไม่จำกัด การตรวจสอบรหัสการเข้าถึง และบูรณาการ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่น โดยให้ความคุ้มค่าสูงบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign นำเสนอตัวเลือกที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับทีมขนาดเล็ก แต่ขาดคุณสมบัติ KYC ระดับมืออาชีพในเอเชียแปซิฟิกเมื่อเทียบกับแพลตฟอร์มอื่นๆ

สรุป

การใช้ DocuSign ในการดำเนินการ KYC สำหรับกรรมการชาวจีนสามารถให้ประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยมีเงื่อนไขว่ามีการนำทางกฎหมายในระดับภูมิภาคอย่างรอบคอบ สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือกอื่น eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับกฎระเบียบในระดับภูมิภาค โดยมุ่งเน้นที่เอเชียแปซิฟิกอย่างมาก ประเมินตามขนาดและความต้องการของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด