วิธีใช้ DocuSign จัดการหนังสือรับผิดชอบ "การผลิตที่ปลอดภัย" ของจีน

การนำทางลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” ของจีน

ในขอบเขตของความปลอดภัยทางอุตสาหกรรมและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” ของจีน ซึ่งเป็นเอกสารที่เป็นทางการที่สรุปภาระผูกพันด้านความปลอดภัยขององค์กร คนงาน และผู้บริหาร มีบทบาทสำคัญในการป้องกันอุบัติเหตุในที่ทำงานและรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หนังสือรับผิดชอบเหล่านี้ ซึ่งมักจะกำหนดโดยกฎหมายความปลอดภัยในการผลิตของสาธารณรัฐประชาชนจีน (แก้ไขปี 2021) จะระบุรายละเอียดข้อผูกมัดต่างๆ เช่น การระบุอันตราย การฝึกอบรม การบำรุงรักษาอุปกรณ์ และโปรโตคอลฉุกเฉิน เมื่อธุรกิจดำเนินการทางดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มอบประสิทธิภาพ แต่ต้องสอดคล้องกับกฎหมายท้องถิ่นเพื่อให้มีผลผูกพันทางกฎหมาย

ทำความเข้าใจกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีน

กรอบการทำงานด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนอยู่ภายใต้การกำกับดูแลหลักโดยกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสาธารณรัฐประชาชนจีน (2005 มีผลบังคับใช้ในปี 2019) ซึ่งแยกแยะระหว่าง “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้” (เทียบเท่ากับลายเซ็นด้วยลายมือ) และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป สำหรับเอกสาร “ความปลอดภัยในการผลิต” ที่อยู่ในหมวดหมู่การกำกับดูแลที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานและความปลอดภัย ลายเซ็นที่เชื่อถือได้จึงเป็นสิ่งสำคัญ ลายเซ็นเหล่านี้ต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องด้วยการเข้ารหัส เช่น ใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดยหน่วยงานรับรอง (CA) ที่ได้รับการยอมรับจากกระทรวงอุตสาหกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศ (MIIT)

ข้อกำหนดที่สำคัญ ได้แก่:

• การตรวจสอบสิทธิ์ ผู้ลงนามต้องได้รับการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านวิธีการต่างๆ เช่น SMS การจดจำใบหน้า หรือคีย์ที่ออกโดย CA เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิเสธไม่ได้
• ความสมบูรณ์ของข้อมูล เอกสารต้องไม่ถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากการลงนาม และต้องเก็บรักษาเส้นทางการตรวจสอบอย่างน้อยห้าปี
• รายละเอียดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในภาคส่วนต่างๆ เช่น การผลิตหรือการก่อสร้าง อาจจำเป็นต้องมีการบูรณาการกับระบบของรัฐบาล เช่น ฐานข้อมูลความปลอดภัยแห่งชาติ กฎหมายนี้ห้ามลายเซ็นที่ใช้เฉพาะอีเมลสำหรับสัญญาที่มีผลผูกพัน แต่แพลตฟอร์มต้องใช้ PKI (โครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ) หรือบล็อกเชนเพื่อป้องกันการงัดแงะ
• ความแตกต่างระดับภูมิภาค แม้ว่าจะมีมาตรฐานระดับประเทศที่ใช้บังคับ แต่จังหวัดต่างๆ เช่น กวางตุ้งหรือเซี่ยงไฮ้อาจบังคับใช้การตรวจสอบที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับการดำเนินงานข้ามพรมแดน

การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ข้อตกลงที่เป็นโมฆะ ค่าปรับสูงถึง 100,000 หยวน หรือความรับผิดในกรณีเกิดอุบัติเหตุด้านความปลอดภัย หากกำหนดค่าอย่างถูกต้อง แพลตฟอร์มอย่าง DocuSign สามารถอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ได้ โดยเชื่อมโยงเครื่องมือระดับโลกกับข้อกำหนดในท้องถิ่น

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การจัดการหนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” ด้วย DocuSign

DocuSign ในฐานะแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ ช่วยลดความซับซ้อนในการสร้าง ลงนาม และจัดเก็บหนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” พร้อมทั้งรองรับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบของจีน ผ่านคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ (IDV) และการบูรณาการ API จากมุมมองทางธุรกิจ สิ่งนี้ช่วยลดความล่าช้าในการทำเอกสารในอุตสาหกรรมที่มีปริมาณงานสูง เช่น การผลิต ซึ่งหนังสือรับผิดชอบด้านความปลอดภัยต้องลงนามโดยหลายฝ่าย (เช่น ผู้บริหาร หัวหน้างาน และคนงาน) ซึ่งมักจะข้ามไซต์ระยะไกล ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องตามกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าบัญชีและการกำหนดค่าการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เริ่มต้นด้วยการเลือกแผน DocuSign ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินงานในจีน ระดับ Business Pro (40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน) เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากมี Bulk Send สำหรับการแจกจ่ายหนังสือรับผิดชอบให้กับทีม และฟิลด์แบบมีเงื่อนไขสำหรับข้อกำหนดเฉพาะด้านความปลอดภัย (เช่น การเติมความเสี่ยงอันตรายโดยอัตโนมัติตามแผนก) แผน Enterprise มี SSO ที่กำหนดเองและบันทึกการตรวจสอบสำหรับมาตรฐาน MIIT

• เปิดใช้งานการปฏิบัติตามกฎระเบียบของจีน ในการตั้งค่า DocuSign Admin ให้เปิดใช้งานส่วนเสริม IDV เพื่อให้ได้ลายเซ็นที่เชื่อถือได้ สิ่งนี้รวมการรับรองความถูกต้องด้วย SMS (มีค่าธรรมเนียมตามภูมิภาค) และการตรวจสอบเอกสาร ซึ่งสอดคล้องกับกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีน เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ให้เลือกใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดย CA ผ่านความร่วมมือของ DocuSign กับผู้ให้บริการในท้องถิ่น
• การสร้างเทมเพลต อัปโหลดเทมเพลต “ความปลอดภัยในการผลิต” มาตรฐาน รวมถึงส่วนความรับผิดชอบ (เช่น “ผู้ลงนามสัญญาว่าจะดำเนินการตรวจสอบอุปกรณ์ประจำวันตามมาตรา 28 ของกฎหมายความปลอดภัยในการผลิต”) ใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขของ DocuSign เพื่อซ่อน/แสดงฟิลด์ตามบทบาทของผู้ลงนาม เช่น คนงานลงนามในการรับทราบขั้นพื้นฐาน ผู้จัดการอนุมัติข้อตกลงฉบับเต็ม
• เคล็ดลับทางธุรกิจ สำหรับบริษัทข้ามชาติ ให้กำหนดค่าการเก็บรักษาข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์เอเชียแปซิฟิกของ DocuSign เพื่อลดความล่าช้าและปฏิบัติตามกฎการแปลข้อมูลให้เป็นภาษาท้องถิ่นภายใต้กฎหมายความปลอดภัยทางไซเบอร์ของจีน

ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมเอกสารและการปรับแต่ง

ร่างหนังสือรับผิดชอบในตัวแก้ไขของ DocuSign หรือนำเข้าจาก Word/PDF สำหรับการปรับแต่งที่สำคัญสำหรับ “ความปลอดภัยในการผลิต”:

• ฟิลด์และลายเซ็น เพิ่มฟิลด์ลายเซ็น การประทับวันที่ และช่องทำเครื่องหมายเพื่อยืนยัน เช่น “ฉันเข้าใจบทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม (ค่าปรับสูงถึง 50,000 หยวน)”
• ไฟล์แนบ กำหนดให้ผู้ลงนามอัปโหลดหลักฐาน เช่น ใบรับรองการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย โดยใช้ไฟล์แนบของผู้ลงนาม (คุณสมบัติ Business Pro)
• การบูรณาการการชำระเงิน (ถ้ามี) สำหรับค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม ให้ฝังการเก็บรวบรวมการชำระเงิน โดยเชื่อมโยงข้อผูกมัดทางการเงินกับข้อผูกมัดด้านความปลอดภัย
• การแปลเป็นภาษาท้องถิ่น แปลเป็นภาษาจีนตัวย่อและรวมถึงข้อจำกัดความรับผิดชอบที่อ้างอิงถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้อง (เช่น “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นี้เป็นลายเซ็นที่เชื่อถือได้ตามมาตรา 7 ของกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์”)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร “envelope-ready” ซึ่งเป็นคำศัพท์ของ DocuSign สำหรับแพ็กเกจที่ลงนามได้ ทดสอบความเข้ากันได้กับมือถือ เนื่องจากคนงานในไซต์มักจะลงนามผ่านแอป

ขั้นตอนที่ 3: กระบวนการส่งและลงนาม

• การแจกจ่ายจำนวนมาก ใช้ Bulk Send เพื่อส่งหนังสือรับผิดชอบไปยังผู้รับมากกว่า 100 ราย (ขีดจำกัดรายปีประมาณ 100/ผู้ใช้/ปี) อัปโหลด CSV ที่มีชื่อ อีเมล และบทบาท DocuSign สร้าง envelope ส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
• การกำหนดเส้นทางหลายฝ่าย ตั้งค่าการลงนามตามลำดับ เช่น หัวหน้างานก่อน แล้วจึงเป็นคนงาน เปิดใช้งานการแจ้งเตือนและการส่ง SMS (ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม) สำหรับการอัปเดตความปลอดภัยเร่งด่วน
• การตรวจสอบข้อมูลประจำตัว ในระหว่างกระบวนการลงนาม ให้เรียกใช้ IDV: ผู้ลงนามตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัส SMS หรือการสแกนใบหน้า สร้างเส้นทางการตรวจสอบที่สอดคล้องกับ CA สิ่งนี้เป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิเสธไม่ได้ของจีน
• การติดตามแบบเรียลไทม์ ตรวจสอบความคืบหน้าในแดชบอร์ด DocuSign สำหรับการตรวจสอบ ให้ส่งออกใบรับรองที่แสดงการประทับเวลา ลายเซ็นที่ป้องกันการงัดแงะ

ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้จะลดเวลาในการลงนามจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการต่ออายุความปลอดภัยประจำปีหรือการตรวจสอบหลังเกิดอุบัติเหตุ

ขั้นตอนที่ 4: การจัดเก็บ การตรวจสอบ และการรายงาน

เมื่อลงนามแล้ว envelope จะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติพร้อมบันทึกที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ Advanced Solutions ของ DocuSign มีเครื่องมือการกำกับดูแลสำหรับการรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น การส่งออกบันทึกสำหรับการตรวจสอบ MIIT

• การบูรณาการ เชื่อมโยงไปยังระบบขององค์กรผ่าน API (แผนระดับกลาง 300 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน) สำหรับการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติในระบบการจัดการความปลอดภัย
• ความท้าทายของจีน ความล่าช้าข้ามพรมแดนอาจทำให้การอัปโหลดช้าลง บรรเทาผลกระทบด้วยการแคชในเครื่อง ราคาในเอเชียแปซิฟิกอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับส่วนเสริมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

จากมุมมองทางธุรกิจ ความสามารถในการปรับขนาดของ DocuSign เหมาะสำหรับผู้ผลิตที่กำลังเติบโต แต่ต้องตรวจสอบโควตา envelope (ประมาณ 100/ผู้ใช้/ปี) เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เกิน โดยรวมแล้ว จะส่งเสริมความรับผิดชอบใน “ความปลอดภัยในการผลิต” โดยการแปลงกระบวนการที่เคยทำด้วยตนเองและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดให้เป็นดิจิทัล

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: DocuSign และทางเลือกหลัก

เมื่อธุรกิจประเมินเครื่องมือสำหรับเอกสารที่ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเข้มงวด เช่น หนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” ของจีน การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มจะเผยให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยนระหว่างต้นทุน คุณสมบัติ และความเหมาะสมระดับภูมิภาค DocuSign โดดเด่นในด้านฟังก์ชันองค์กรระดับโลก แต่การอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ตามที่นั่งอาจมีราคาแพง Adobe Sign ผสานรวมกับเวิร์กโฟลว์ PDF ได้อย่างราบรื่น ในขณะที่ HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) ให้ความสำคัญกับความเรียบง่ายสำหรับ SMB eSignGlobal โดดเด่นในฐานะคู่แข่งที่มุ่งเน้นเอเชียแปซิฟิก

ภาพรวม DocuSign

ชุดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign รวมถึง Intelligent Agreement Management (IAM) และ Contract Lifecycle Management (CLM) ทำให้กระบวนการข้อตกลงแบบ end-to-end เป็นไปโดยอัตโนมัติ IAM ใช้ AI สำหรับการวิเคราะห์ความเสี่ยงและการแยกข้อกำหนด เหมาะสำหรับหนังสือรับผิดชอบด้านความปลอดภัยที่ต้องการการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว CLM รวมศูนย์การจัดเก็บและเวิร์กโฟลว์ รองรับ Bulk Send และเว็บฟอร์มเพื่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ปรับขนาดได้ ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือนสำหรับ Personal แต่ Pro ขยายไปถึง 40 ดอลลาร์สหรัฐฯ+/ผู้ใช้ ส่วนเสริม API เริ่มต้นที่ 50 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน ข้อดี ได้แก่ เส้นทางการตรวจสอบที่แข็งแกร่งและการบูรณาการ (เช่น Salesforce) แม้ว่าความล่าช้าในเอเชียแปซิฟิกและต้นทุนต่อที่นั่งอาจสะสมสำหรับทีมขนาดใหญ่

ภาพรวม Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญด้าน PDF เพื่อจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและแก้ไขได้ รองรับตรรกะแบบมีเงื่อนไขและการลงนามบนมือถือ เหมาะสำหรับเทมเพลต “ความปลอดภัยในการผลิต” ที่มีแบบฟอร์มฝังตัว คุณสมบัติระดับองค์กรรวมถึง SSO และการเข้าถึง API การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ESIGN/UETA และรองรับจีนบางส่วนผ่าน IDV ราคาอยู่ที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือนสำหรับบุคคล และสูงถึง 40 ดอลลาร์สหรัฐฯ+ สำหรับทีม ซึ่งมักจะรวมกับ Acrobat เป็นมิตรกับอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่อาจต้องมีการกำหนดค่าที่กำหนดเองเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน CA ของจีน และขาดความลึกของ Bulk Send แบบเนทีฟเมื่อเทียบกับ DocuSign

ภาพรวม HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign มุ่งเน้นไปที่การลงนามที่เรียบง่าย รองรับเทมเพลตที่ไม่จำกัดและการบูรณาการ เช่น Google Workspace แผน Essentials ราคา 15 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน (50 เอกสารต่อปี) คุ้มค่า ฟังก์ชันต่างๆ ได้แก่ การขอชำระเงินและบันทึกการตรวจสอบ แต่ขาด IDV ขั้นสูงสำหรับการลงนามที่เชื่อถือได้ในจีน โดยส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบอีเมลขั้นพื้นฐาน เหมาะที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กที่จัดการหนังสือรับผิดชอบด้านความปลอดภัยเป็นครั้งคราว แม้ว่าข้อจำกัด envelope และการเพิ่มประสิทธิภาพเอเชียแปซิฟิกที่จำกัดทำให้ไม่เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบ

ภาพรวม eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้เล่นระดับโลกที่สอดคล้องกับกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลัก และมีความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด แตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานของตะวันตก (เน้นหลักการกว้างๆ เช่น เจตนาและบันทึก) มาตรฐานเอเชียแปซิฟิกเป็นการบูรณาการระบบนิเวศ ซึ่งต้องมีการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเกินกว่าวิธีการอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป ตัวอย่างเช่น การบูรณาการกับ Hong Kong iAM Smart หรือ Singapore Singpass ช่วยให้มั่นใจได้ถึงลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับเอกสารที่สำคัญต่อความปลอดภัย

eSignGlobal กำลังเปิดตัวความคิดริเริ่มระดับโลกเพื่อแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างครอบคลุม รวมถึงในอเมริกาและยุโรป โดยนำเสนอราคาที่ต่ำกว่าโดยไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่ง แผน Essential ราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน (199 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ปี) อนุญาตให้ลงนามเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อิงตามรากฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ มูลค่าสูงนี้ส่องประกายในเอเชียแปซิฟิก โดยเชื่อมต่อกับระบบท้องถิ่นได้อย่างราบรื่นสำหรับหนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” พร้อมด้วยเครื่องมือ AI สำหรับการประเมินความเสี่ยง

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับทางเลือก

สำหรับหนังสือรับผิดชอบ “ความปลอดภัยในการผลิต” ของจีน DocuSign มอบจุดเริ่มต้นที่เชื่อถือได้ด้วยเครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ องค์กรที่แสวงหาการเพิ่มประสิทธิภาพระดับภูมิภาคอาจพิจารณา eSignGlobal เป็นทางเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับกฎระเบียบ โดยมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพของเอเชียแปซิฟิก