หน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักรสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่

หน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักรสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ปฏิวัติวิธีที่ธุรกิจและรัฐบาลจัดการกับสัญญา โดยมอบความรวดเร็ว ประสิทธิภาพ และลดงานเอกสาร สำหรับหน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักร คำถามที่ว่าเครื่องมือดิจิทัลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่นั้นมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นเรื่อยๆ ในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บทความนี้จะสำรวจความถูกต้องตามกฎหมาย ข้อควรพิจารณาในทางปฏิบัติ และแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ โดยอิงตามกฎระเบียบที่กำหนดไว้และตัวเลือกในตลาดจากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

คำตอบสั้นๆ คือ ใช่ หน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักรสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้างได้ โดยต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นเป็นไปตามมาตรฐานหลักฐาน ความสามารถนี้มาจากโครงสร้างพื้นฐานทางกฎหมายที่แข็งแกร่งของสหราชอาณาจักรสำหรับการทำธุรกรรมทางดิจิทัล แม้ว่าจะยังคงสอดคล้องกับบรรทัดฐานที่มีอิทธิพลในวงกว้างของสหภาพยุโรปหลัง Brexit

หัวใจสำคัญคือ พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ซึ่งยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ว่าเทียบเท่าทางกฎหมายกับลายเซ็นหมึกเปียกในกรณีส่วนใหญ่ หลัง Brexit พระราชบัญญัตินี้ได้รับการแก้ไขเพื่อรวมองค์ประกอบของกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรป (การระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ การรับรองความถูกต้อง และบริการที่น่าเชื่อถือ) ซึ่งขณะนี้ได้ถูกนำมาใช้ในประเทศเป็นกรอบ UK eIDAS ภายใต้ระบอบนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็นสามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES), ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AdES) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง SES เช่น การใช้การเข้ารหัสพื้นฐานและการรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ผ่านทางอีเมลหรือรหัส PIN มักจะเพียงพอ ในขณะที่สัญญาที่มีความเสี่ยงสูงอาจต้องใช้ AdES หรือ QES เพื่อให้มีความปลอดภัยเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบทางชีวภาพหรือการรับรองความถูกต้องตามใบรับรอง

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในสหราชอาณาจักรอยู่ภายใต้บังคับของกฎระเบียบสัญญาภาครัฐปี 2015 (ซึ่งใช้คำสั่งการจัดซื้อจัดจ้างของสหภาพยุโรป) ซึ่งอนุญาตอย่างชัดเจนให้ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการประกวดราคา การให้รางวัล และการดำเนินการตามสัญญา หน่วยงานท้องถิ่นในฐานะหน่วยงานภาครัฐต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ เพื่อให้มั่นใจถึงความโปร่งใสและการไม่เลือกปฏิบัติ บริการดิจิทัลของรัฐบาลสหราชอาณาจักร (GDS) รับรองลายเซ็นดิจิทัลเพิ่มเติมผ่านคู่มือบริการ ส่งเสริมเครื่องมือที่ผสานรวมกับ GOV.UK Verify (ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศอัตลักษณ์ดิจิทัลที่กว้างขึ้น) อย่างไรก็ตาม หน่วยงานต้องดำเนินการประเมินความเสี่ยงภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลปี 2018 และ GDPR (กฎหมายของสหภาพยุโรปที่ยังคงมีผลบังคับใช้) เพื่อปกป้องข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างที่ละเอียดอ่อน เช่น การเสนอราคาของผู้ขายหรือข้อกำหนดทางการเงิน

ในทางปฏิบัติ หมายความว่าสภาท้องถิ่นสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างตามปกติ เช่น ข้อตกลงผู้ขาย ใบสั่งซื้อ และสัญญากรอบ ตัวอย่างเช่น ในช่วงการระบาดใหญ่ของ COVID-19 สภาในสหราชอาณาจักรหลายแห่งเร่งการนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เพื่อรักษาส่งมอบบริการโดยไม่ต้องมีการประชุมแบบตัวต่อตัว ดังที่รายงานของสมาคมปกครองท้องถิ่น (LGA) ยืนยัน อย่างไรก็ตาม ความท้าทายยังคงอยู่: ไม่ใช่ทุกระบบเดิมที่เข้ากันได้ และสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีมูลค่าสูงกว่าเกณฑ์ของสหภาพยุโรป (213,477 ปอนด์สำหรับสินค้า/บริการในปี 2024) จะต้องมีการตรวจสอบย้อนกลับอย่างสมบูรณ์เพื่อให้ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย

จากมุมมองทางธุรกิจ กรอบนี้ทำให้สหราชอาณาจักรอยู่ในตำแหน่งตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เติบโตเต็มที่ โดยมีการนำไปใช้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตามข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจาก Deloitte องค์กรภาครัฐมากกว่า 80% ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อจัดการกับสัญญา อย่างไรก็ตาม การกระจายตัวของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของหน่วยงานท้องถิ่นอาจขัดขวางการนำไปใช้อย่างราบรื่น ซึ่งเน้นย้ำถึงความต้องการโซลูชันที่สอดคล้องตามกฎระเบียบและปรับขนาดได้

ประโยชน์และความท้าทายสำหรับหน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักร

การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างนำมาซึ่งข้อได้เปรียบที่ชัดเจนในด้านประสิทธิภาพและการประหยัดต้นทุน ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมจาก Crown Commercial Service (CCS ซึ่งเป็นหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างกลางของสหราชอาณาจักร) เวลาในการดำเนินการสามารถลดลงได้มากถึง 70% สิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับหน่วยงานท้องถิ่นที่จัดการกับความต้องการที่หลากหลาย ตั้งแต่สัญญาสวัสดิการสังคมไปจนถึงการประกวดราคาโครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งความล่าช้าในการลงนามทางกายภาพอาจขัดขวางโครงการ จากมุมมองด้านสิ่งแวดล้อม สอดคล้องกับเป้าหมายสุทธิเป็นศูนย์โดยการลดการใช้กระดาษ ในขณะที่ลายเซ็นระยะไกลช่วยเพิ่มการเข้าถึงของผู้ขายที่กระจายตัวทางภูมิศาสตร์

ความท้าทายรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถทำงานร่วมกับมาตรฐานภาครัฐ เช่น กรอบ G-Cloud ซึ่งกำหนดให้โซลูชันคลาวด์เป็นไปตามการรับรองความปลอดภัย (เช่น ISO 27001) ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ในการจัดซื้อจัดจ้างเพิ่มขึ้น เนื่องจากการละเมิดข้อมูลอาจเปิดเผยข้อมูลข่าวกรองทางการแข่งขัน นอกจากนี้ การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้สัญญาเป็นโมฆะ ตัวอย่างเช่น สภาขนาดกลางรายงานอุปสรรคในการรวมเข้ากับระบบ ERP เช่น SAP หรือ Oracle ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนเริ่มต้น

โดยรวมแล้ว สภาพแวดล้อมที่ผ่อนปรนแต่มีการควบคุมของสหราชอาณาจักรส่งเสริมการนำไปใช้ แต่ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการเลือกแพลตฟอร์มที่ให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความสะดวกในการใช้งาน สิ่งนี้นำเราไปสู่การประเมินผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับความต้องการของภาครัฐ

การประเมินแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างในสหราชอาณาจักร

แพลตฟอร์มหลายแห่งกำหนดเป้าหมายไปยังหน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักร โดยนำเสนอคุณสมบัติเช่น บันทึกการตรวจสอบ การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย และการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง ด้านล่างนี้ เราเปรียบเทียบตัวเลือกชั้นนำ ได้แก่ DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) โดยเน้นที่ราคา การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และฟังก์ชันหลัก ภาพรวมที่เป็นกลางนี้อิงตามข้อมูลสาธารณะในปี 2025 โดยเน้นถึงความเหมาะสมสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม

DocuSign: ผู้นำตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระดับองค์กร

DocuSign เป็นผู้เล่นที่แข็งแกร่งในด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นที่รู้จักจากระบบนิเวศที่แข็งแกร่งสำหรับผู้ใช้ที่มีปริมาณมาก แผนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เริ่มต้นจาก Personal (10 ดอลลาร์/เดือน) สำหรับความต้องการพื้นฐาน ไปจนถึง Business Pro (40 ดอลลาร์/เดือน/ผู้ใช้) ที่มีคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การส่งเป็นชุดและตรรกะตามเงื่อนไข สำหรับการใช้งานในภาครัฐของสหราชอาณาจักร DocuSign นำเสนอตัวเลือก QES ที่สอดคล้องกับ eIDAS ผ่านความร่วมมือกับผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือที่ผ่านการรับรอง ผสานรวมเข้ากับ Microsoft 365 และ Salesforce ได้อย่างราบรื่น ซึ่งเป็นเรื่องปกติในเวิร์กโฟลว์ของรัฐบาล และให้การตรวจสอบย้อนกลับที่สำคัญที่จำเป็นสำหรับความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง

คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยสำหรับสัญญาที่ละเอียดอ่อน แม้ว่าแผน API (เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์/ปี) จะกำหนดเป้าหมายไปที่การรวมแบบกำหนดเอง แม้ว่าจะเชื่อถือได้ แต่ราคาจะสูงขึ้นตามปริมาณซองจดหมาย เหมาะสำหรับหน่วยงานขนาดใหญ่กว่า

Adobe Sign: การจัดการเอกสารแบบบูรณาการ

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับการแก้ไข PDF และระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์/ผู้ใช้/เดือนสำหรับแผนส่วนบุคคล ขยายไปสู่ใบเสนอราคาที่กำหนดเองสำหรับองค์กร ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น ลายเซ็นมือถือและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน เป็นไปตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักร รวมถึงตัวเลือก AdES และ QES และรองรับมาตรฐานต่างๆ เช่น เครือข่ายภาครัฐของสหราชอาณาจักร (PAN) สำหรับการประมวลผลข้อมูลที่ปลอดภัย

จุดแข็งอยู่ที่การรวมเข้ากับเครื่องมือองค์กร เช่น Adobe Acrobat และ Workday เหมาะสำหรับการประกอบเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง อย่างไรก็ตาม สำหรับหน่วยงานที่มีรูปแบบเอกสารที่หลากหลาย อาจต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ฟังก์ชัน PDF ที่สมบูรณ์ ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนได้

eSignGlobal: ทางเลือกในการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย โดยมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก มีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีการกระจายตัว มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้วิธีการ "บูรณาการระบบนิเวศ" ที่เหนือกว่ารูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบซึ่งเป็นเรื่องปกติในยุโรปและสหรัฐอเมริกา ใน APAC โซลูชันต้องมีการบูรณาการระดับฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับอัตลักษณ์ดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการที่อิงตามอีเมลหรือการประกาศตนเองซึ่งเป็นที่แพร่หลายในตลาดตะวันตก

สำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร eSignGlobal รองรับการจัดแนว eIDAS อย่างสมบูรณ์ พร้อมทั้งมอบความสามารถในการปรับขนาดทั่วโลก ทำให้เหมาะสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ APAC แผน Essential มีราคาเพียง 16.60 ดอลลาร์/เดือน อนุญาตเอกสารลายเซ็นได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อิงตามพื้นฐานที่สอดคล้องตามกฎระเบียบและคุ้มค่า ผสานรวมเข้ากับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น อำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมข้ามพรมแดน เมื่อเทียบกับคู่แข่ง ราคาที่โปร่งใสและการปรับให้เหมาะสมในระดับภูมิภาคของ eSignGlobal มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งโดยไม่ลดทอนความปลอดภัย

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign): ใช้งานง่ายสำหรับทีมขนาดเล็ก

HelloSign (เปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign) นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย โดยมีแผนตั้งแต่รุ่นฟรี (จำกัด) ไปจนถึงรุ่น Premium (15 ดอลลาร์/เดือน/ผู้ใช้) เป็นไปตามกฎหมายของสหราชอาณาจักรด้วยลายเซ็นตั้งแต่ระดับพื้นฐานไปจนถึงระดับสูง และผสานรวมกับ Dropbox โดยกำเนิดเพื่อการจัดเก็บที่ปลอดภัย คุณสมบัติต่างๆ เช่น เทมเพลตทีม เหมาะสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างแบบร่วมมือ แต่ขาดระบบอัตโนมัติระดับองค์กรบางอย่างใน DocuSign เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้และประหยัดสำหรับหน่วยงานท้องถิ่นขนาดเล็ก แต่ประสิทธิภาพในการปรับขนาดอาจต่ำกว่าสำหรับความต้องการที่ซับซ้อน

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign และ Adobe Sign เป็นผู้นำในด้านฟังก์ชัน แต่มีราคาแพงกว่า ในขณะที่ eSignGlobal และ HelloSign ให้ความสำคัญกับความคุ้มค่าและความสะดวกในการใช้งาน

บทสรุป: การนำทางการเลือกในการจัดซื้อจัดจ้างของสหราชอาณาจักร

โดยสรุป หน่วยงานท้องถิ่นในสหราชอาณาจักรสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมั่นใจ โดยสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ภายใต้กรอบกฎหมายที่สนับสนุน เช่น พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และกฎระเบียบสัญญาภาครัฐ เมื่อการนำดิจิทัลมาใช้เพิ่มขึ้น การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาด งบประมาณ และความต้องการในการรวม

สำหรับผู้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สอดคล้องตามกฎระเบียบในระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทระดับโลกและ APAC โดยนำเสนอราคาที่แข่งขันได้โดยไม่ลดทอนมาตรฐาน องค์กรควรประเมินการทดลองใช้เพื่อให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์การจัดซื้อจัดจ้างเฉพาะ