ทนายความในสหราชอาณาจักรสามารถลงนามในเอกสารศาลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการปฏิบัติงานทางกฎหมายของสหราชอาณาจักร: โอกาสและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการดำเนินงานทางกฎหมาย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นเสาหลักสำคัญของประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทนายความในสหราชอาณาจักรที่จัดการเอกสารของศาล เมื่อบริษัทต่างๆ พยายามที่จะปรับปรุงขั้นตอนการทำงานภายใต้แรงกดดันของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คำถามที่ว่าทนายความในสหราชอาณาจักรสามารถลงนามในเอกสารของศาลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่นั้นมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น จากมุมมองทางธุรกิจ การนำเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดมาใช้สามารถลดเวลาในการดำเนินการได้มากถึง 80% ลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ใช้กระดาษ และเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานร่วมกันจากระยะไกล ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในยุคหลังการระบาดใหญ่ที่รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานเป็นที่แพร่หลาย

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ข้อบังคับสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารของศาลในสหราชอาณาจักร

กรอบกฎหมายของสหราชอาณาจักรสนับสนุนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารของศาลส่วนใหญ่ โดยมีข้อจำกัดเฉพาะเพื่อรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ ตามพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับตามกฎหมายในอังกฤษ เวลส์ สกอตแลนด์ และไอร์แลนด์เหนือว่าเทียบเท่ากับลายเซ็นหมึกเปียก โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามมาตรฐานความน่าเชื่อถือ พระราชบัญญัตินี้สอดคล้องกับอิทธิพลที่กว้างขึ้นของสหภาพยุโรปผ่านข้อบังคับ eIDAS (ซึ่งยังคงอยู่ผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์หลัง Brexit) ซึ่งจัดประเภทลายเซ็นเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES), ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES)

สำหรับเอกสารของศาล กฎระเบียบวิธีพิจารณาความแพ่ง (CPR) และกฎระเบียบวิธีพิจารณาความอาญาอนุญาตอย่างชัดเจนให้ยื่นและลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น พอร์ทัลออนไลน์ของ HM Courts & Tribunals Service ตัวอย่างเช่น CPR ส่วนที่ 5 อนุญาตให้ยื่นคำร้อง ข้อโต้แย้ง และหลักฐานทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเงื่อนไขว่าลายเซ็นจะพิสูจน์ตัวตนและความตั้งใจของผู้ลงนาม แนวทางปฏิบัติ 51O ของกระทรวงยุติธรรมยังรับรองการพิจารณาคดีทางไกลและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเร่งการนำไปใช้ในช่วงวิกฤต COVID-19 ในศาลครอบครัวและศาลพินัยกรรม พินัยกรรมและคำให้การภายใต้การสาบานมักใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้พระราชบัญญัติการบริหารงานยุติธรรมปี 1982 โดยต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในการเป็นพยาน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่สามารถใช้ได้โดยทั่วไป รายการที่มีความเสี่ยงสูง เช่น โฉนด (เช่น การโอนที่ดินภายใต้พระราชบัญญัติทรัพย์สินปี 1925) โดยทั่วไปต้องมีการดำเนินการทางกายภาพโดยมีพยานสองคน แม้ว่าการแก้ไขชั่วคราวผ่านบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับการดำเนินการเอกสารในปี 2020 จะอนุญาตให้บริษัทต่างๆ เป็นพยานทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ก็ตาม หลังจากปี 2022 สิ่งนี้ได้กลายเป็นข้อกำหนดถาวรสำหรับโฉนดของบริษัทจำนวนมากผ่านการแก้ไขพระราชบัญญัติบริษัทปี 2006 แต่โฉนดส่วนบุคคลยังคงนิยมใช้วิธีการแบบดั้งเดิมเพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง ภายใต้กฎระเบียบวิธีพิจารณาความอาญา (ส่วนที่ 5) กระบวนการทางอาญายอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับคำฟ้องและหมายค้น แต่โดยทั่วไปจะให้ความสำคัญกับระดับการรับประกัน QES เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของหลักฐาน

จากมุมมองด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทนายความในสหราชอาณาจักรต้องตรวจสอบว่าเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามการคุ้มครองข้อมูล GDPR และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลปี 2018 สำนักงานคณะกรรมการข้อมูล (ICO) เน้นย้ำถึงเส้นทางการตรวจสอบ การเข้ารหัส และความสามารถในการเพิกถอน การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจนำไปสู่การท้าทายหลักฐานในศาล ทำให้เอกสารเป็นโมฆะ บริษัทต่างๆ สังเกตว่าแม้ว่า 70% ของสำนักงานกฎหมายในสหราชอาณาจักรจะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบัน (ตามการสำรวจ LegalTech ปี 2023) แต่การนำไปใช้จะแตกต่างกันไปตามสาขาการปฏิบัติงาน โดยการดำเนินคดีตามหลังสัญญาทางธุรกิจเนื่องจากการตรวจสอบความถูกต้องที่เข้มงวดกว่า

ในทางปฏิบัติ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงกระบวนการต่างๆ เช่น คำให้การของพยานและข้อตกลงการประนีประนอม ตัวอย่างเช่น โครงการปรับปรุงศาลให้ทันสมัยได้รวมการยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยลดปริมาณงานค้างในศาลนำร่องได้ 30% อย่างไรก็ตาม ทนายความควรปรึกษาคำแนะนำของ HMCTS หรือขอคำแนะนำจากศาลเพื่อจัดการกับกรณีใหม่ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าวิธีการที่ใช้ (เช่น ผ่าน DocuSign หรือ Adobe Sign) มีใบรับรองที่ป้องกันการปลอมแปลง โดยรวมแล้ว ใช่ ทนายความในสหราชอาณาจักรสามารถลงนามในเอกสารของศาลส่วนใหญ่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงรักษาความเข้มงวดทางกฎหมาย

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในสหราชอาณาจักร

เมื่อสำนักงานกฎหมายในสหราชอาณาจักรเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความสามารถในการใช้งาน และต้นทุน จากมุมมองทางธุรกิจ เครื่องมือเหล่านี้ผสานรวมกับระบบการจัดการคดี เช่น Clio หรือ LexisNexis เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่น ด้านล่างนี้ เราจะตรวจสอบตัวเลือกชั้นนำ โดยเน้นที่ความเหมาะสมสำหรับการใช้งานทางกฎหมาย

DocuSign: ผู้นำตลาดระดับโลกด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

DocuSign เป็นผู้นำด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยให้บริการผู้ใช้กว่า 1 ล้านรายทั่วโลก รวมถึงสำนักงานในสหราชอาณาจักรจำนวนมาก ผลิตภัณฑ์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง เช่น ขั้นตอนการทำงานที่ปรับแต่งได้ การลงนามบนมือถือ และการผสานรวมกับ Microsoft 365 และ Salesforce ซึ่งเหมาะสำหรับทนายความที่จัดการเอกสารของศาลที่ซับซ้อน สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร DocuSign รองรับลายเซ็นที่มีคุณสมบัติ eIDAS ผ่านการรับรองรายการความน่าเชื่อถือของสหภาพยุโรป ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายอย่างเต็มที่ในศาล ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ปอนด์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแผนพื้นฐาน และขยายไปถึงระดับองค์กรที่มีการเข้าถึง API สำหรับการยื่นเอกสารอัตโนมัติ

บริษัทต่างๆ ชื่นชมบันทึกการตรวจสอบของ DocuSign และการรับรองผู้รับ (เช่น SMS หรือการรับรองตามความรู้) ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนด CPR สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ อย่างไรก็ตาม การกำหนดราคาต่อที่นั่งอาจทำให้ต้นทุนสูงขึ้นสำหรับทีมขนาดใหญ่ และผู้ใช้บางรายได้ชี้ให้เห็นถึงค่าใช้จ่ายในการรวมเทมเพลตทางกฎหมายขั้นสูง

Adobe Sign: การผสานรวมที่ราบรื่นสำหรับขั้นตอนการทำงานที่เน้นเอกสารเป็นหลัก

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud โดดเด่นในสภาพแวดล้อมที่ต้องพึ่งพาขั้นตอนการทำงาน PDF เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับทนายความในสหราชอาณาจักรที่ร่างคำให้การภายใต้การสาบานหรือสัญญา มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงที่สอดคล้องกับ eIDAS และ ESIGN พร้อมคุณสมบัติการลากและวางฟิลด์ ตรรกะตามเงื่อนไข และการติดตามแบบเรียลไทม์ การผสานรวมกับ Adobe Acrobat ช่วยให้สามารถลงนามในแอปได้ ทำให้การยื่นต่อศาลง่ายขึ้น แผนเริ่มต้นที่ประมาณ 15 ปอนด์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยตัวเลือกสำหรับองค์กรรวมถึง SSO และการส่งแบบกลุ่ม เหมาะสำหรับสำนักงานที่มีปริมาณงานสูง

จากมุมมองทางธุรกิจ จุดแข็งของ Adobe Sign อยู่ที่การรับรองความปลอดภัย (ISO 27001, SOC 2) และการปฏิบัติตาม GDPR ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดการข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน ข้อเสียเปรียบ ได้แก่ ต้นทุนที่สูงขึ้นสำหรับคุณสมบัติขั้นสูง และเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Adobe แม้ว่าจะได้รับการยกย่องว่าช่วยลดต้นทุนกระดาษได้ 50% ในสภาพแวดล้อมทางกฎหมาย

eSignGlobal: คู่แข่งที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยมีรากฐานในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal เป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อเนกประสงค์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก รวมถึงการสนับสนุนสหราชอาณาจักรอย่างเต็มรูปแบบภายใต้กรอบ eIDAS วางตำแหน่งตัวเองในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในฐานะทางเลือกที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด แตกต่างจากมาตรฐานตามกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา (เช่น ESIGN/eIDAS ซึ่งเน้นที่ความถูกต้องพื้นฐาน) เอเชียแปซิฟิกต้องการวิธีการ “บูรณาการระบบนิเวศ” ซึ่งเป็นการบูรณาการอย่างลึกซึ้งในระดับฮาร์ดแวร์และ API กับการระบุตัวตนทางดิจิทัลระหว่างรัฐบาลกับธุรกิจ (G2B) สิ่งนี้ยกระดับอุปสรรคทางเทคนิคให้สูงกว่าวิธีการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก

eSignGlobal ได้เปิดตัวความคิดริเริ่มในการแข่งขันและแทนที่ DocuSign และ Adobe Sign อย่างครอบคลุมทั่วโลก รวมถึงในยุโรปและอเมริกา ราคาต่ำกว่าคู่แข่ง: แผน Essential มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือน (หรือ 199 ดอลลาร์ต่อปี) ซึ่งอนุญาตให้ใช้เอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการระบุตัวตน มอบความได้เปรียบในการทำงานทางกฎหมายข้ามพรมแดนที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าในเอเชียแปซิฟิก คุณสมบัติต่างๆ เช่น การประเมินความเสี่ยงที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการส่งแบบกลุ่ม เหมาะสำหรับทนายความในสหราชอาณาจักรที่จัดการข้อพิพาทระหว่างประเทศ โดยไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่งช่วยให้สำนักงานสามารถขยายขนาดได้

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign): ใช้งานง่ายสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก

HelloSign ซึ่งเปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่ายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักรที่แข็งแกร่งผ่านการสนับสนุน eIDAS ออกแบบมาสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก มีเทมเพลตไม่จำกัด การจัดการทีม และการผสานรวม Dropbox เพื่อการจัดเก็บที่ปลอดภัย ราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยมีระดับฟรีสำหรับความต้องการพื้นฐาน บริษัทต่างๆ ให้ความสำคัญกับความเรียบง่ายและแอปบนมือถือ แม้ว่าจะขาดคุณสมบัติการปรับแต่งระดับองค์กรบางอย่างของคู่แข่ง

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทนายความในสหราชอาณาจักร

เพื่อช่วยในการเลือก นี่คือตารางเปรียบเทียบที่เป็นกลางโดยอิงตามปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับกฎหมาย:

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign และ Adobe Sign ครองระบบนิเวศที่成熟 ในขณะที่ eSignGlobal มอบมูลค่าสำหรับการดำเนินงานทั่วโลก และ HelloSign ให้ความสำคัญกับการเข้าถึง

ผลกระทบทางธุรกิจและความคิดสุดท้าย

การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เปลี่ยนรูปแบบการปฏิบัติงานทางกฎหมายของสหราชอาณาจักรโดยการลดเวลาดำเนินการและต้นทุนการดำเนินงาน โดยสำนักงานต่างๆ รายงานว่ามีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 40-60% อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการเลือกเครื่องมือที่ตรงกับขนาดของสำนักงานและการเปิดรับในระดับสากล สำหรับผู้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal นำเสนอทางเลือกที่สมดุลและคุ้มค่าในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในฐานะตัวเลือกที่สอดคล้องตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคพร้อมการผสานรวมเอเชียแปซิฟิกที่แข็งแกร่ง