จะเรียกใช้ซองจดหมาย DocuSign จากเรคคอร์ด Airtable ได้อย่างไร

การผสานรวม Airtable กับ DocuSign เพื่อระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่น

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเพิ่มประสิทธิภาพ Airtable ซึ่งเป็นเครื่องมือฐานข้อมูลแบบไม่มีโค้ดที่หลากหลาย ผสานรวมอย่างมีประสิทธิภาพกับ DocuSign ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ เพื่อปรับปรุงการส่งสัญญาโดยตรงจากบันทึก การผสานรวมนี้ช่วยให้ทีมสามารถทริกเกอร์ซองจดหมาย DocuSign ซึ่งเป็นคอนเทนเนอร์ดิจิทัลที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารที่รอการลงนาม โดยอิงตามข้อมูล Airtable ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดด้วยตนเองและเร่งกระบวนการต่างๆ เช่น การอนุมัติการขายหรือการเริ่มต้นใช้งานพนักงานใหม่ของ HR

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

วิธีการทริกเกอร์ซองจดหมาย DocuSign จากบันทึก Airtable

จากมุมมองทางธุรกิจ การผสานรวม Airtable กับ DocuSign แก้ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการเอกสาร เช่น การป้อนข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันและความล่าช้าในการลงนาม การตั้งค่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมขายที่ติดตามโอกาสในการขายใน Airtable ซึ่งต้องการส่งข้อเสนอทันที หรือแผนกกฎหมายที่จัดการสัญญาโดยไม่ต้องสลับแอป กระบวนการนี้ใช้ประโยชน์จากความสามารถด้านระบบอัตโนมัติของ Airtable ควบคู่ไปกับ API ของ DocuSign เพื่อสร้างและส่งซองจดหมายโดยทางโปรแกรม เมื่อบันทึกตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด (เช่น สถานะอัปเดตเป็น “พร้อมสำหรับการลงนาม”)

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการผสานรวม

ก่อนเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี:

• บัญชี DocuSign ที่ใช้งานอยู่พร้อมสิทธิ์เข้าถึง API (พร้อมใช้งานในแผน Standard, Business Pro หรือสูงกว่า แผน Developer API เริ่มต้นที่ $600 ต่อปีสำหรับการผสานรวมขั้นพื้นฐาน)
• ฐาน Airtable ที่มีบันทึกที่เกี่ยวข้อง เช่น ตารางสำหรับสัญญา รวมถึงฟิลด์ต่างๆ เช่น อีเมลผู้รับ URL เอกสาร และฟิลด์ที่กำหนดเอง
• ความคุ้นเคยขั้นพื้นฐานกับเครื่องมือแบบไม่มีโค้ด ไม่จำเป็นต้องมีการเข้ารหัสขั้นสูงหากใช้ระบบอัตโนมัติในตัวของ Airtable หรือตัวเชื่อมต่อของบุคคลที่สาม เช่น Zapier หรือ Make (เดิมชื่อ Integromat)

ซองจดหมายของ DocuSign สามารถรองรับเอกสารหลายฉบับและรองรับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข ทำให้เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิก โปรดทราบว่าโควต้าซองจดหมายมีผลบังคับใช้ ตัวอย่างเช่น ประมาณ 100 ซองจดหมายต่อผู้ใช้ต่อปีในแผน Business Pro ดังนั้นให้ตรวจสอบการใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เกิน

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่าทริกเกอร์

1. เตรียมฐาน Airtable ของคุณ:

   • สร้างตารางใน Airtable (เช่น “Contracts”) พร้อมฟิลด์ที่จำเป็น: รหัสบันทึก, อีเมลผู้รับ (ข้อความบรรทัดเดียว), ไฟล์แนบเอกสาร (ฟิลด์ไฟล์แนบสำหรับ PDF), ชื่อผู้ลงนาม และฟิลด์สถานะ (เลือกเดียว: เช่น “ฉบับร่าง”, “พร้อม”, “ส่งแล้ว”)
   • อัปโหลดเอกสารตัวอย่างไปยังฟิลด์ไฟล์แนบ เพื่อความสามารถในการปรับขนาด สำหรับไฟล์ขนาดใหญ่ สามารถเชื่อมโยงไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Drive

2. เปิดใช้งานการเข้าถึง DocuSign API:

   • ลงชื่อเข้าใช้บัญชี DocuSign Developer ของคุณ (มีแซนด์บ็อกซ์ฟรีสำหรับการทดสอบ)
   • สร้างคีย์ API และคีย์การผสานรวมผ่านแผงควบคุม DocuSign Admin สำหรับสภาพแวดล้อมการใช้งานจริง ให้ใช้การรับรองความถูกต้อง OAuth สำหรับการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย
   • หากใช้คุณสมบัติ DocuSign IAM (การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง) ในแผน Advanced ให้กำหนดค่าบทบาทผู้ใช้เพื่อควบคุมว่าใครสามารถส่งซองจดหมายได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยสำหรับทีมองค์กร

3. เลือกวิธีการผสานรวมของคุณ:

   • ตัวเลือกที่ 1: ระบบอัตโนมัติ Airtable แบบเนทีฟ (ไม่มีโค้ด ง่ายที่สุด):

     • ใน Airtable ให้ไปที่ Automations > Create Automation
     • ตั้งค่าทริกเกอร์: “เมื่อบันทึกตรงตามเงื่อนไข” (เช่น สถานะเปลี่ยนเป็น “พร้อม”)
     • เพิ่มการดำเนินการ: ใช้ “Run script” หรือผสานรวมกับ REST API ของ DocuSign ผ่าน webhook
     • ในสคริปต์ ให้ดึงข้อมูล เช่น อีเมลและ URL เอกสาร จากนั้นเรียกใช้ปลายทาง Envelopes:Create ของ DocuSign ตัวอย่างส่วนย่อยของโค้ด JavaScript (ปรับตามฟิลด์ของคุณ):

       let inputConfig = input.config();
       let envelope = {
         emailSubject: "โปรดลงนามในเอกสารนี้",
         documents: [{ documentBase64: base64Encode(attachment), name: "Contract.pdf", fileExtension: ".pdf" }],
         recipients: { signers: [{ email: inputConfig.recipientEmail, name: inputConfig.signerName, routingOrder: "1" }] },
         status: "sent"
       };
       // POST ไปยัง https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes
       

     • ทดสอบในแซนด์บ็อกซ์เพื่อให้แน่ใจว่าฟิลด์ลายเซ็น (แท็ก) จะถูกเติมโดยอัตโนมัติจากข้อมูล Airtable เมื่อสร้างซองจดหมาย

   • ตัวเลือกที่ 2: ใช้ Zapier เพื่อความยืดหยุ่นในการเขียนโค้ดน้อย:

     • สร้าง Zap โดยใช้ Airtable เป็นแอปทริกเกอร์: “บันทึกใหม่หรือบันทึกที่อัปเดต” กรองตามสถานะ
     • เพิ่ม DocuSign เป็นแอปการดำเนินการ: เลือก “สร้างซองจดหมายจากเทมเพลต” หรือ “ส่งซองจดหมาย”
     • แมปฟิลด์ Airtable ไปยัง DocuSign: เช่น แนบเอกสาร ตั้งค่าบทบาทผู้รับ และรวมฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ
     • Zapier จัดการการเรียก API อย่างปลอดภัย แผนขั้นสูง (เริ่มต้นที่ $20 ต่อเดือน) รองรับ Zap หลายขั้นตอนสำหรับการกำหนดเส้นทางที่ซับซ้อน เช่น การคัดลอกผู้อนุมัติ

   • ตัวเลือกที่ 3: การผสานรวม API ที่กำหนดเองสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง:

     • ใช้ SDK ของ DocuSign (เช่น Node.js หรือ Python) ในสคริปต์ที่กำหนดเองที่ทริกเกอร์โดย webhook ของ Airtable
     • เมื่อบันทึกได้รับการอัปเดต Airtable จะส่ง webhook ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ซึ่งจะรับรองความถูกต้องกับ DocuSign และสร้างซองจดหมาย
     • วิธีนี้เหมาะสำหรับความต้องการปริมาณมาก เช่น การส่งเป็นชุดในแผน Business Pro แต่ต้องมีการดูแลจากนักพัฒนา

4. แมปฟิลด์และจัดการประสบการณ์ของผู้ลงนาม:

   • ในเทมเพลต DocuSign (นำกลับมาใช้ใหม่ได้ในแผน Standard+) ให้กำหนดสตริงจุดยึดหรือแท็กการวางอัตโนมัติเพื่อดึงข้อมูล Airtable แบบไดนามิก (เช่น ดึง “{{RecipientName}}” จากบันทึก)
   • สำหรับผู้ลงนาม ให้เปิดใช้งานการส่ง SMS (คิดค่าบริการต่อข้อความ) เป็นคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อแจ้งเตือนผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มอัตราการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
   • ติดตามสถานะ: ใช้ Connect webhook ของ DocuSign เพื่ออัปเดต Airtable โดยอัตโนมัติเมื่อมีการดู ลงนาม หรือทำให้ซองจดหมายเป็นโมฆะ

5. ทดสอบและใช้งานจริง:

   • ดำเนินการทดสอบแบบ end-to-end: อัปเดตบันทึก Airtable และตรวจสอบว่าซองจดหมายถูกส่งไปยังผู้รับผ่านทางอีเมลพร้อมลิงก์การลงนาม
   • ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ซองจดหมาย DocuSign มีบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม
   • ข้อควรพิจารณาด้านความสามารถในการปรับขนาด: แผน API จำกัดจำนวนซองจดหมาย (เช่น 40 ซองจดหมายต่อเดือนในแผน Starter) ดังนั้นให้อัปเกรดเพื่อการเติบโต

การผสานรวมนี้มักใช้เวลาในการตั้งค่า 1-2 ชั่วโมง และสามารถประหยัดเวลาในการส่งด้วยตนเองได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตามเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม องค์กรต่างๆ รายงานว่าเวลาในการดำเนินการลดลง 30-50% ทำให้เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์สำหรับความคล่องตัวในการดำเนินงาน

ภาพรวมของ DocuSign และคุณสมบัติหลัก

DocuSign เป็นผู้นำตลาดด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยประมวลผลธุรกรรมมากกว่า 1 พันล้านรายการต่อปี ผลิตภัณฑ์หลัก eSignature มีแผนตั้งแต่ Personal ($10 ต่อเดือน, 5 ซองจดหมาย) ไปจนถึง Enterprise (ราคาที่กำหนดเอง, รองรับ SSO และการตรวจสอบขั้นสูง) สำหรับระบบอัตโนมัติ เช่น ทริกเกอร์ Airtable แผน Developer API มีความสำคัญอย่างยิ่ง โดย Starter เริ่มต้นที่ $600 ต่อปีสำหรับการผสานรวมขั้นพื้นฐาน ขยายไปถึง Advanced ($5,760 ต่อปี) ซึ่งรองรับการส่งเป็นชุดและ webhook DocuSign’s IAM CLM (Intelligent Agreement Management Contract Lifecycle Management) ขยายความสามารถนี้โดยการเพิ่มการวิเคราะห์สัญญาที่ขับเคลื่อนด้วย AI การประเมินความเสี่ยง และที่เก็บส่วนกลาง เหมาะสำหรับองค์กรที่จัดการข้อตกลงปริมาณมาก ผสานรวมกับแอปมากกว่า 400 แอปได้อย่างราบรื่น โดยเน้นที่ความปลอดภัยด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยและการปฏิบัติตามมาตรฐานสากล

สำรวจคู่แข่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

Adobe Sign: ทางเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับองค์กร

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มุ่งเน้นไปที่การผสานรวมอย่างราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศขององค์กร ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละราย ไปจนถึง Enterprise (กำหนดเอง) พร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น ตรรกะตามเงื่อนไขและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน มีความโดดเด่นในเวิร์กโฟลว์สร้างสรรค์ โดยฝังลายเซ็นลงใน PDF และรองรับทริกเกอร์ API การผสานรวม Airtable ที่คล้ายกับ DocuSign อย่างไรก็ตาม รูปแบบตามที่นั่งอาจทำให้ต้นทุนสูงขึ้นอย่างมากสำหรับทีมขนาดใหญ่ และโควต้า API อาจจำกัดระบบอัตโนมัติที่มีปริมาณมากหากไม่มีการอัปเกรด

eSignGlobal: ผู้เล่นระดับโลกที่มุ่งเน้น APAC

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่น โดยมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 100 ประเทศหลักทั่วโลก โดยมีความแข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีลักษณะเฉพาะคือการกระจายตัว มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากแนวทางแบบเฟรมเวิร์กของสหรัฐอเมริกา (ESIGN Act) และยุโรป (eIDAS) ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง ใน APAC มาตรฐานเน้นรูปแบบ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งต้องมีการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API ระดับลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเกินกว่าอุปสรรคทางเทคนิคของบรรทัดฐานตะวันตกอย่างมาก eSignGlobal แก้ปัญหานี้ด้วยการผสานรวมแบบเนทีฟ เช่น iAM Smart ในฮ่องกงและ Singpass ในสิงคโปร์ เพื่อให้มั่นใจถึงการบังคับใช้ทางกฎหมายในตลาดที่หลากหลาย

ในตลาดโลก เช่น อเมริกาและยุโรป eSignGlobal กำลังขยายตัวในฐานะทางเลือกที่แข่งขันได้สำหรับ DocuSign และ Adobe Sign โดยนำเสนอราคาที่ต่ำกว่าโดยไม่ลดทอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แผน Essential ราคา $299 ต่อปี (ประมาณ $24.9 ต่อเดือน) อนุญาตให้ใช้เอกสารลายเซ็นได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้มูลค่าสูงสำหรับทีมที่ต้องการความสามารถในการปรับขนาดที่คุ้มค่า แผน Professional รวมถึงการเข้าถึง API สำหรับระบบอัตโนมัติ เช่น ทริกเกอร์ Airtable การส่งเป็นชุด และเครื่องมือ AI สำหรับการสรุปและแปลสัญญา พร้อมรองรับการปรับใช้ในองค์กรเพื่อความเป็นอธิปไตยของข้อมูล

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign และคู่แข่งรายอื่นๆ

HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) นำเสนอการลงนามอย่างง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยมีราคา $15 ต่อเดือนสำหรับ 20 ซองจดหมาย โดยเน้นที่ความง่ายในการใช้งานและการผสานรวม Dropbox รองรับทริกเกอร์ API แต่ขาดคุณสมบัติ CLM ขั้นสูง ผู้เล่นรายอื่นๆ เช่น PandaDoc รวมข้อเสนอและการลงนามเข้าด้วยกัน ($19 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) เหมาะสำหรับทีมขาย ในขณะที่ SignNow นำเสนอการลงนามบนมือถือในราคาที่เหมาะสม ($8 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) พร้อมระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign เป็นผู้นำในด้านความครบครัน แต่ทางเลือกอื่นๆ เช่น eSignGlobal นำเสนอคุณค่าที่ดีกว่าสำหรับผู้ใช้ไม่จำกัดและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในภูมิภาค

สรุป: การเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

การผสานรวม Airtable กับ DocuSign เป็นรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ แต่การประเมินทางเลือกอื่นๆ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ สำหรับทีมที่ให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ APAC และประสิทธิภาพด้านต้นทุน eSignGlobal โดดเด่นในฐานะทางเลือกที่เป็นกลางและเป็นไปได้สำหรับ DocuSign พร้อมข้อได้เปรียบในภูมิภาค