วิธีการผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ SharePoint สำหรับภาครัฐของสหราชอาณาจักร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในภาครัฐของสหราชอาณาจักร

ในบริบทของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ภาครัฐของสหราชอาณาจักรได้นำการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรการ เพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการทำงานที่ใช้กระดาษ การเปลี่ยนแปลงนี้สอดคล้องกับความคิดริเริ่มที่กว้างขึ้นของรัฐบาลสหราชอาณาจักร เช่น กลยุทธ์ดิจิทัลของรัฐบาลสหราชอาณาจักร ซึ่งเน้นย้ำถึงบริการดิจิทัลที่ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด สำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารส่วนกลาง การผสานรวมโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำให้การอนุมัติ สัญญา และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับหน่วยงานต่างๆ เช่น รัฐบาลท้องถิ่น NHS Trusts และหน่วยงานกลาง

กรอบกฎหมายสำหรับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักรมีความแข็งแกร่งและสนับสนุน โดยส่วนใหญ่กำกับดูแลโดยพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 กฎหมายนี้ยอมรับว่าการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบที่เทียบเท่าทางกฎหมายกับการลงนามด้วยหมึกเปียก โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามมาตรฐานความน่าเชื่อถือและความถูกต้อง สหราชอาณาจักรยังสอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรป (ซึ่งยังคงอยู่หลัง Brexit ผ่านกฎระเบียบการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019) ซึ่งแบ่งการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นระดับง่าย ขั้นสูง และมีคุณสมบัติ สำหรับการใช้งานในภาครัฐ โดยทั่วไปจะเลือกใช้การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงหรือมีคุณสมบัติ เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิเสธไม่ได้และการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล เช่น GDPR ของสหราชอาณาจักร หน่วยงานภาครัฐยังต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะปี 1958 และแนวทางของสำนักคณะรัฐมนตรีเกี่ยวกับบันทึกดิจิทัล เพื่อให้มั่นใจถึงเส้นทางการตรวจสอบและการเข้าถึง กรอบนี้ส่งเสริมการผสานรวมกับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น SharePoint ในขณะที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยเพื่อป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

เหตุใดจึงต้องผสานรวมการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ SharePoint ในภาครัฐของสหราชอาณาจักร

SharePoint ในฐานะแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ Microsoft ทำหน้าที่เป็นกระดูกสันหลังสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน และระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในสภาพแวดล้อมภาครัฐ การผสานรวมการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยแก้ไขปัญหาสำคัญ: การส่งเอกสารด้วยตนเองเพื่อลงนามจะทำให้กระบวนการต่างๆ เช่น การประกวดราคาจัดซื้อ การเริ่มต้นใช้งานพนักงาน หรือการอนุมัตินโยบายล่าช้า ในสหราชอาณาจักร หน่วยงานภาครัฐจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายใต้กฎความรับผิดชอบที่เข้มงวด การผสานรวมดังกล่าวช่วยให้มั่นใจถึงบันทึกที่ป้องกันการแก้ไขและการปฏิบัติตามข้อกำหนดการตรวจสอบที่ราบรื่น

ในแง่ของธุรกิจ การผสานรวมนี้ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน ซึ่ง McKinsey ประเมินว่าสามารถประหยัดเวลาในการบริหารได้มากถึง 30% และสนับสนุนรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานในยุคหลังการระบาดใหญ่ ผู้ให้บริการเช่น DocuSign และ Adobe Sign นำเสนอตัวเชื่อมต่อดั้งเดิม แต่การเลือกขึ้นอยู่กับความสามารถในการปรับขนาด ต้นทุน และการปฏิบัติตามมาตรฐานเฉพาะของสหราชอาณาจักร เช่น แนวทางความปลอดภัยทางไซเบอร์ของ NCSC

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการผสานรวมการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ SharePoint ในภาครัฐของสหราชอาณาจักร

การผสานรวมการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ SharePoint ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบของภาครัฐ ด้านล่างนี้คือวิธีการแบบแบ่งขั้นตอนที่ใช้งานได้จริง โดยอิงตามเอกสารมาตรฐานของ Microsoft และผู้ให้บริการ โดยทั่วไปกระบวนการนี้จะใช้เวลา 4-8 สัปดาห์ ขึ้นอยู่กับระดับของการปรับแต่ง

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินความต้องการและเลือกผู้ให้บริการที่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการขององค์กรของคุณตามกฎระเบียบของสหราชอาณาจักร ระบุกรณีการใช้งาน เช่น การลงนามในข้อตกลงการให้ทุนหรือความยินยอมของพลเมือง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับลายเซ็น eIDAS ขั้นสูงพร้อมบันทึกการตรวจสอบ สำหรับ SharePoint ให้จัดลำดับความสำคัญของผู้ให้บริการที่มีการผสานรวม Microsoft 365 เพื่อหลีกเลี่ยงการเข้ารหัสแบบกำหนดเอง

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ:

• ปริมาณ: ภาครัฐอาจต้องจัดการปริมาณเอกสารที่สูง
• ความปลอดภัย: การผสานรวมต้องรองรับ Azure AD สำหรับการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO)
• ต้นทุน: พิจารณาค่าธรรมเนียมใบอนุญาตสำหรับที่นั่งและซองจดหมาย

ตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ DocuSign, Adobe Sign และทางเลือกอื่นๆ เช่น eSignGlobal ซึ่งทั้งหมดนี้มีแอป SharePoint ผ่าน Microsoft AppSource

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าสภาพแวดล้อม SharePoint

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า SharePoint Online ของคุณ (ส่วนหนึ่งของ Microsoft 365) ได้รับการกำหนดค่าสำหรับการแชร์ภายนอกและเวิร์กโฟลว์ เปิดใช้งาน Power Automate (เดิมชื่อ Microsoft Flow) สำหรับระบบอัตโนมัติ เนื่องจากมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทริกเกอร์การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์จากไลบรารีเอกสาร

• สร้างไซต์หรือไลบรารีเฉพาะสำหรับเวิร์กโฟลว์การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์
• กำหนดค่าสิทธิ์: ใช้กลุ่ม SharePoint ที่สอดคล้องกับการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทของภาครัฐในสหราชอาณาจักร (เช่น มาตรฐาน GDS)
• ติดตั้งแอปที่จำเป็น: เพิ่มแอปของผู้ให้บริการ (เช่น DocuSign สำหรับ SharePoint) จากศูนย์การจัดการ SharePoint

ทดสอบในสภาพแวดล้อม Sandbox เพื่อให้เป็นไปตามกฎการปกป้องข้อมูล โดยเก็บข้อมูลไว้ในศูนย์ข้อมูลของสหราชอาณาจักร/สหภาพยุโรป

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่าการผสานรวม

ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ใช้ OAuth หรือคีย์ API สำหรับการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย

• การผสานรวมตาม API: ใช้ REST API ของผู้ให้บริการเพื่อเชื่อมโยงกับ SharePoint ตัวอย่างเช่น อัปโหลดเอกสารจาก SharePoint เริ่มต้นการลงนามผ่าน API และกำหนดเส้นทางเวอร์ชันที่ลงนามกลับไปยังโฟลเดอร์ติดตาม
• ตัวเลือกที่ไม่ต้องใช้โค้ด: ใช้ประโยชน์จากตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าใน Power Automate สร้างโฟลว์: เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดไปยัง SharePoint ให้ทริกเกอร์คำขอการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ แจ้งผู้ลงนามทางอีเมล/SMS และเก็บถาวรเมื่อเสร็จสิ้น
• เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง: สำหรับความต้องการขั้นสูง ให้ใช้ SharePoint Designer หรือ Power Apps ฝังวิดเจ็ตการลงนามโดยตรงในหน้า SharePoint เพื่อเปิดใช้งานการลงนามตามบริบท ลดการคลิก

ตัวอย่าง DocuSign: ติดตั้งแอป DocuSign จาก AppSource รับรองความถูกต้องผ่าน Azure AD และแมปฟิลด์ เช่น บทบาทผู้ลงนามไปยังข้อมูลเมตาของ SharePoint

ขั้นตอนที่ 4: ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สอดคล้องกับ GDPR ของสหราชอาณาจักรและ eIDAS:

• เปิดใช้งานการเข้ารหัสระหว่างการขนส่ง (TLS 1.3) และการเข้ารหัสขณะพัก
• ตั้งค่าเส้นทางการตรวจสอบ: บันทึกการดำเนินการทั้งหมดโดยอัตโนมัติในประวัติเวอร์ชันของ SharePoint
• สำหรับกระบวนการที่มีความเสี่ยงสูง ให้ดำเนินการ DPIA (การประเมินผลกระทบด้านการปกป้องข้อมูล)
• ทดสอบการเข้าถึง (WCAG 2.1) เพื่อรองรับผู้ใช้สาธารณะที่หลากหลาย

ผสานรวมกับ Microsoft Purview สำหรับนโยบายการเก็บรักษา เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่ลงนามจะถูกเก็บรักษาไว้นานกว่า 7 ปีตามพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะ

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบ ฝึกอบรม และปรับใช้

ทำการทดสอบนำร่องกับทีมเล็กๆ เช่น การลงนามในเอกสารการจัดซื้อจำลอง ฝึกอบรมพนักงานผ่านแหล่งข้อมูลของผู้ให้บริการ (ผู้ให้บริการหลายรายมีการสัมมนาทางเว็บที่กำหนดเป้าหมายไปยังสหราชอาณาจักร) ตรวจสอบผ่านการวิเคราะห์ SharePoint และแดชบอร์ดของผู้ให้บริการ ขยายทีละน้อย โดยเริ่มต้นจากพื้นที่ที่มีความเสี่ยงต่ำ เช่น การอนุมัติภายใน

ความท้าทาย ได้แก่ ความเข้ากันได้ของระบบเดิมและการยอมรับของผู้ใช้ บรรเทาผลกระทบผ่านการจัดการการเปลี่ยนแปลง ในแง่ของธุรกิจ การตั้งค่านี้สามารถสร้าง ROI ผ่านระยะเวลาดำเนินการที่เร็วขึ้น โดยการวิจัยของ Gartner แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของกระบวนการเอกสารที่เพิ่มขึ้น 70%

ผู้ให้บริการการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์หลักสำหรับการผสานรวมในภาครัฐของสหราชอาณาจักร

แพลตฟอร์มหลายแห่งมีความโดดเด่นในด้านการผสานรวม SharePoint โดยแต่ละแพลตฟอร์มมีจุดแข็งในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความสามารถในการใช้งาน เราจะสรุปภาพรวมของผู้เล่นหลัก โดยเน้นที่ความเหมาะสมกับความต้องการสาธารณะของสหราชอาณาจักร

DocuSign: โซลูชันระดับองค์กรพร้อม IAM และ CLM

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอการผสานรวมที่แข็งแกร่งกับ SharePoint ผ่านแอปดั้งเดิมและตัวเชื่อมต่อ Power Automate แพลตฟอร์ม Intelligent Agreement Management (IAM) ขยายขอบเขตเกินกว่าการลงนาม ครอบคลุมการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) การเจรจา การแก้ไข และการวิเคราะห์อัตโนมัติ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างในภาครัฐ

คุณสมบัติหลักสำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร:

• ลายเซ็นขั้นสูงที่สอดคล้องกับ eIDAS พร้อมตัวเลือกไบโอเมตริกซ์
• เวิร์กโฟลว์ SharePoint: อัปโหลด ลงนาม และจัดเก็บในโฟลว์เดียว
• ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน สำหรับแผนส่วนบุคคล ขยายไปถึง 40 ดอลลาร์สหรัฐฯ สำหรับแผน Business Pro และแผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี

จุดแข็งของ DocuSign อยู่ที่ขนาดระดับโลกและความร่วมมือกับ Microsoft แต่ราคาองค์กรแบบกำหนดเองสำหรับการประกวดราคาภาครัฐอาจแตกต่างกันไป

Adobe Sign: ความเหมาะสมที่ราบรื่นกับระบบนิเวศของ Microsoft

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud ผสานรวมกับ SharePoint และ Microsoft 365 โดยกำเนิด ช่วยให้สามารถลงนามในแอปได้โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมภาครัฐที่ใช้เครื่องมือ Adobe อยู่แล้ว

ไฮไลท์:

• รองรับ eIDAS และ GDPR ของสหราชอาณาจักร พร้อมที่ตั้งข้อมูลในสหภาพยุโรป
• คุณสมบัติต่างๆ เช่น ฟิลด์แบบมีเงื่อนไขและการลงนามบนมือถือ เหมาะสำหรับบริการที่มุ่งเน้นพลเมือง
• ราคา: 10-40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน คล้ายกับ DocuSign พร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมตามปริมาณ

Adobe Sign มีความโดดเด่นในด้านเวิร์กโฟลว์สร้างสรรค์ แต่สำหรับการจัดการวงจรชีวิตสัญญาขั้นสูง อาจต้องมีคุณสมบัติเพิ่มเติม

eSignGlobal: ทางเลือกที่สอดคล้องกับข้อกำหนดทั่วโลกพร้อมความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย โดยปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศหลัก รวมถึงการสนับสนุน eIDAS ของสหราชอาณาจักรอย่างครอบคลุม โดยเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพในระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ต่างจากกรอบ ESIGN/eIDAS แบบกรอบของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป มาตรฐานเอเชียแปซิฟิกกำหนดให้ใช้วิธีการ "การผสานรวมระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) เกณฑ์ทางเทคนิคนี้เกินกว่ารูปแบบการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก

สำหรับภาครัฐของสหราชอาณาจักร eSignGlobal นำเสนอการผสานรวม SharePoint ผ่าน API และ Power Automate พร้อมตัวเลือกที่ตั้งข้อมูลที่แข็งแกร่ง ราคาแผน Essential อยู่ที่ 16.6 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อเดือน ซึ่งอนุญาตให้ใช้เอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัส ซึ่งให้มูลค่าสูงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างประเทศในภาครัฐ

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (โดย Dropbox): ตัวเลือกที่เรียบง่ายและราคาไม่แพง

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox นำเสนอการผสานรวม SharePoint โดยตรงผ่าน API และตัวเชื่อมต่อ Microsoft เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก แต่สามารถขยายขนาดเพื่อใช้ในภาครัฐได้ด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS

คุณสมบัติ ได้แก่ การแชร์เทมเพลตและการส่ง SMS ราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือน มีคุณสมบัติน้อยกว่าในด้าน CLM แต่มีความโดดเด่นในด้านความง่ายในการใช้งาน

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญเฉพาะของภาครัฐ เช่น งบประมาณและความต้องการระหว่างประเทศ

ความท้าทายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

อุปสรรคทั่วไป ได้แก่ ข้อจำกัดด้านอัตรา API ในช่วงเวลาที่มีการปรึกษาหารือสาธารณะสูงสุด และการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความเข้ากันได้กับอุปกรณ์ต่างๆ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ทำงานร่วมกับผู้ผสานรวมที่ได้รับการรับรอง ดำเนินการทดสอบการเจาะระบบเป็นประจำตาม NCSC และทดสอบการผสานรวมนำร่อง ในแง่ของธุรกิจ หน่วยงานภาครัฐของสหราชอาณาจักรสามารถใช้ประโยชน์จากกรอบ G-Cloud สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง โดยให้ความสำคัญกับผู้ให้บริการที่มีสถานะในสหราชอาณาจักร

บทสรุป

การผสานรวมการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ SharePoint ช่วยให้ภาครัฐของสหราชอาณาจักรมีความสามารถในการปรับปรุงให้ทันสมัย ในขณะที่ยังคงรักษากฎหมายมาตรฐาน สำหรับผู้ที่กำลังมองหาทางเลือก DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal มีความโดดเด่น โดยนำเสนอโซลูชันที่คุ้มค่าและปรับให้เข้ากับทั่วโลก ประเมินตามเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อขับเคลื่อนความก้าวหน้าทางดิจิทัลที่ยั่งยืน