วิธีการตั้งค่าการมองเห็นเอกสาร (ใครเห็นอะไรบ้างในผู้ลงนาม)

ทำความเข้าใจการมองเห็นเอกสารในเวิร์กโฟลว์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของข้อตกลงดิจิทัล การควบคุมสิ่งที่ผู้ลงนามแต่ละคนเห็นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่จัดการกับสัญญาที่ละเอียดอ่อน การมองเห็นเอกสารหมายถึงกลไกที่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบแพลตฟอร์มปรับแต่งส่วนใดของเอกสาร เช่น หน้า ส่วน หรือเอกสารแนบทั้งหมด ที่มองเห็นได้สำหรับผู้ลงนามเฉพาะเจาะจง คุณสมบัตินี้ช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัว ลดความซับซ้อนของกระบวนการลงนามหลายฝ่าย และรับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานการปกป้องข้อมูล จากมุมมองทางธุรกิจ การควบคุมการมองเห็นที่มีประสิทธิภาพช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล ปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ลงนาม และรองรับกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อน เช่น การควบรวมกิจการ การเริ่มต้นใช้งานทรัพยากรบุคคล หรือข้อตกลงซัพพลายเออร์ แพลตฟอร์มอย่าง DocuSign เป็นผู้นำในด้านนี้ โดยนำเสนอเครื่องมือที่มีรายละเอียดเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

วิธีตั้งค่าการมองเห็นเอกสารใน DocuSign

DocuSign ในฐานะผู้นำตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ นำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการมองเห็นของผู้ลงนามผ่านแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และโซลูชันแบบบูรณาการ เช่น Intelligent Agreement Management (IAM) และ Contract Lifecycle Management (CLM) IAM มุ่งเน้นไปที่การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงที่ปลอดภัย ในขณะที่ CLM ขยายไปสู่การจัดการสัญญาที่สมบูรณ์ รวมถึงการควบคุมการมองเห็น คุณสมบัติเหล่านี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่จัดการกับเอกสารที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย ซึ่งไม่ใช่ทุกฝ่ายที่ต้องการการเข้าถึงอย่างเต็มที่ การตั้งค่าการมองเห็นช่วยให้มั่นใจได้ว่า ตัวอย่างเช่น ในสัญญาจัดซื้อ ผู้ซื้อสามารถเห็นรายละเอียดราคา แต่ไม่เห็นบันทึกของผู้ขาย

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการกำหนดค่าการมองเห็น

1. เตรียมเอกสารและผู้รับ: เริ่มต้นด้วยการอัปโหลดเอกสารในเว็บหรือแอปมือถือของ DocuSign กำหนดผู้รับ (ผู้ลงนาม) และบทบาทของพวกเขา เช่น "ผู้ซื้อ" "ผู้ขาย" หรือ "พยาน" DocuSign รองรับผู้รับได้สูงสุด 100 รายต่อซองจดหมาย แต่การตั้งค่าการมองเห็นจะใช้กับกลุ่มผู้ลงนามแต่ละกลุ่ม

2. เข้าถึงฟิลด์และแผงการกำหนดเส้นทาง: ในอินเทอร์เฟซการเขียน ให้นำทางไปยังแผง "ฟิลด์" ทางด้านขวา ที่นี่ คุณสามารถลากและวางฟิลด์ เช่น ลายเซ็น วันที่ หรือช่องข้อความ ไปยังหน้าเฉพาะ เพื่อควบคุมการมองเห็น ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลง "ผู้รับ" สำหรับแต่ละฟิลด์ กำหนดฟิลด์ให้กับผู้ลงนามที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ฟิลด์ที่ไม่ได้กำหนดจะยังคงซ่อนอยู่จากผู้อื่น

3. ใช้ประโยชน์จากการควบคุมระดับหน้า: สำหรับข้อจำกัดที่กว้างขึ้น ให้ใช้ตัวเลือก "การมองเห็นหน้า" หรือ "การมองเห็นตามเงื่อนไข" ที่มีอยู่ในแผน Business Pro ขึ้นไป เลือกหน้าผ่านมุมมองภาพขนาดย่อที่ด้านล่าง คลิกขวาที่หน้าแล้วเลือก "กำหนดให้กับผู้รับ" หรือ "ซ่อนจากผู้รับเฉพาะ" ซึ่งจะซ่อนส่วนทั้งหมด ซึ่งเหมาะสำหรับภาคผนวกหรือข้อกำหนดที่เป็นความลับ ในการตั้งค่าที่ปรับปรุงด้วย IAM ให้รวมเข้ากับการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) เพื่อการเข้าถึงตามบทบาท เพื่อให้มั่นใจว่าการมองเห็นเชื่อมโยงกับสิทธิ์ของผู้ใช้

4. ใช้ตรรกะตามเงื่อนไข: ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถใช้ฟิลด์ตามเงื่อนไขในแท็บ "กฎ" ตัวอย่างเช่น แสดงตารางเวลาการชำระเงินเฉพาะเมื่อผู้ลงนามทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายที่ยืนยันคุณสมบัติเท่านั้น นี่ใช้ตรรกะ if-then อย่างง่าย: "หากผู้รับ A ลงนาม ให้แสดงหน้า 5 ให้ผู้รับ B มิฉะนั้น ให้ซ่อน" เวิร์กโฟลว์ CLM สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติในเทมเพลตสัญญา ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง

5. ตั้งค่าการกำหนดเส้นทางตามลำดับหรือแบบขนานด้วยการมองเห็น: ในส่วน "การกำหนดเส้นทาง" ให้กำหนดลำดับ (ตามลำดับสำหรับการอนุมัติ แบบขนานสำหรับการลงนามพร้อมกัน) แนบกฎการมองเห็นกับแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่น ผู้ลงนามคนแรกเห็นสัญญาฉบับเต็ม แต่ผู้ลงนามในภายหลังเห็นฉบับย่อ ทดสอบผ่านโหมด "แสดงตัวอย่าง" เพื่อตรวจสอบสิ่งที่แต่ละบทบาทพบ

6. การตรวจสอบและความปลอดภัย: เมื่อกำหนดค่าแล้ว ให้เปิดใช้งานการติดตามการตรวจสอบในการตั้งค่าซองจดหมาย คุณสมบัติการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ DocuSign เช่น คุณสมบัติในแผนองค์กร บันทึกการเปลี่ยนแปลงการมองเห็นเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ เช่น GDPR หรือ HIPAA ส่งซองจดหมายและตรวจสอบผ่านแท็บ "จัดการ"

จากมุมมองทางธุรกิจ ขั้นตอนเหล่านี้ลดข้อพิพาทโดยการป้องกันการเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจช่วยประหยัดค่าธรรมเนียมทางกฎหมายหลายพันดอลลาร์สำหรับธุรกิจ ข้อจำกัดรวมถึงโควต้าซองจดหมาย (เช่น 100 ต่อผู้ใช้ต่อปีในแผนมาตรฐาน) ดังนั้นผู้ใช้ที่มีปริมาณมากอาจต้องอัปเกรด การรวมเข้ากับเครื่องมือ เช่น Salesforce ผ่าน CLM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ทำให้ DocuSign เหมาะสำหรับทีมขายที่จัดการการมองเห็นใบเสนอราคา

สำรวจคุณสมบัติการมองเห็นเอกสารของคู่แข่ง

แม้ว่า DocuSign จะกำหนดเกณฑ์มาตรฐาน แต่แพลตฟอร์มอื่นๆ ใช้วิธีการที่แตกต่างกันในการมองเห็นของผู้ลงนาม โดยแต่ละวิธีมีการแลกเปลี่ยนในด้านการใช้งาน ราคา และความครอบคลุมทั่วโลก ธุรกิจที่ประเมินตัวเลือกควรพิจารณาความลึกของการรวม การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความสามารถในการปรับขนาด

แนวทางของ Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud เน้นการรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ PDF อย่างราบรื่น การตั้งค่าการมองเห็นคล้ายกับ DocuSign แต่ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ Acrobat ของ Adobe เพื่อการแก้ไขที่แม่นยำ ผู้ใช้อัปโหลดเอกสาร เพิ่มฟิลด์ผ่านตัวแก้ไขแบบลากและวาง และกำหนดให้กับผู้รับโดยใช้สิทธิ์ตามบทบาท ตรรกะตามเงื่อนไขมีประสิทธิภาพ รองรับเนื้อหาแบบไดนามิก เช่น การรวมข้อมูลจากแบบฟอร์ม สำหรับซองจดหมายที่มีผู้ลงนามหลายราย Adobe อนุญาตให้แต่ละบทบาทยกเว้นหน้า และสนับสนุนคุณสมบัติระดับองค์กรอย่างมาก เช่น การรวมเข้ากับ AEM อย่างไรก็ตาม มักจะมีราคาแพงกว่าสำหรับทีมขนาดเล็ก โดยมีราคาประมาณ $10/ผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับรุ่นพื้นฐาน และการตรวจสอบการมองเห็นต้องใช้ระดับที่สูงขึ้น

คุณสมบัติของ HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นไปที่ความเรียบง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การมองเห็นได้รับการจัดการผ่านการกำหนดฟิลด์และตัวเลือกการซ่อนพื้นฐานในตัวแก้ไข ผู้ใช้สามารถแท็กฟิลด์ให้กับผู้ลงนามเฉพาะ และเทมเพลตอนุญาตให้มีการจำกัดที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ขาดตรรกะตามเงื่อนไขขั้นสูงเมื่อเทียบกับ DocuSign แต่เก่งในการกำหนดเส้นทางที่เป็นมิตรกับมือถือ ราคาแข่งขันได้ โดย $15 ต่อเดือนรองรับซองจดหมายไม่จำกัด เหมาะสำหรับความต้องการที่ไม่ซับซ้อน ข้อเสียรวมถึงการกำกับดูแลองค์กรที่จำกัด ดังนั้นจึงไม่เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่ซับซ้อนและมีการควบคุม

ข้อได้เปรียบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลกของ eSignGlobal

eSignGlobal โดดเด่นด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุม 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก โดยมีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ใน APAC ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป APAC ต้องการแนวทาง "การรวมระบบนิเวศ" ที่เกี่ยวข้องกับการรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ Digital Identity ของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าข้อกำหนดการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองในตลาดตะวันตก eSignGlobal แก้ไขปัญหานี้โดยการให้การสนับสนุนระบบระดับภูมิภาคโดยกำเนิด ทำให้มั่นใจได้ว่าการควบคุมการมองเห็นสอดคล้องกับกฎหมายท้องถิ่น

การตั้งค่าเกี่ยวข้องกับตัวแก้ไขที่ใช้งานง่าย ซึ่งผู้ใช้กำหนดบทบาทของผู้รับและใช้กฎการมองเห็นกับแต่ละฟิลด์หรือหน้า ตรรกะตามเงื่อนไขรองรับเวิร์กโฟลว์เฉพาะ APAC เช่น การรวมเข้ากับระบบ ID แห่งชาติเพื่อการเข้าถึง ราคาไม่แพงกว่า—แผน Essential ราคา $16.60 ต่อเดือน รองรับเอกสารสูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบรหัสการเข้าถึงลายเซ็น สิ่งนี้ให้คุณค่าที่แข็งแกร่งในสภาพแวดล้อมที่สอดคล้องตามกฎระเบียบ และเชื่อมต่อกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ลดเวลาในการตั้งค่าสำหรับการทำธุรกรรมข้ามพรมแดน

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ภาพรวมเปรียบเทียบของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มหลักตามคุณสมบัติการมองเห็น ราคา และข้อดี:

ตารางนี้เน้นว่าแต่ละแพลตฟอร์มสร้างสมดุลระหว่างการมองเห็นและความต้องการที่กว้างขึ้นอย่างไร การเลือกขึ้นอยู่กับจุดเน้นระดับภูมิภาคและความจุ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

โดยสรุป การควบคุมการมองเห็นเอกสารช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการลงนามที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในทุกแพลตฟอร์ม สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือก DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สมดุลในสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบที่ซับซ้อนของ APAC ประเมินตามเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายการดำเนินงาน