การลงนามสัญญาจ้างงานด้วยอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งฉบับใหม่ของจีนถูกกฎหมายหรือไม่

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสภาพแวดล้อมทางกฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไปของจีน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นรากฐานที่สำคัญของการดำเนินธุรกิจสมัยใหม่ ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการต่างๆ เช่น การลงนามในสัญญาในหลากหลายอุตสาหกรรม ในประเทศจีน การใช้เครื่องมือดิจิทัลสำหรับสัญญาจ้างงานได้ก่อให้เกิดข้อกังวลด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการปรับปรุงกฎหมายล่าสุด บทความนี้ตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงนามในสัญญาจ้างงานภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งของจีน พร้อมทั้งให้ภาพรวมที่เป็นกลางของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องและโซลูชันยอดนิยมจากมุมมองทางธุรกิจ

กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในจีน

การจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในจีนอยู่ภายใต้กรอบการกำกับดูแลที่แข็งแกร่ง ซึ่งสร้างสมดุลระหว่างนวัตกรรมทางเทคโนโลยีและความแน่นอนทางกฎหมาย รากฐานถูกวางโดยกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ปี 2005 ซึ่งยอมรับว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความผูกพันทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามเกณฑ์ความน่าเชื่อถือและความสมบูรณ์ที่เฉพาะเจาะจง กฎหมายนี้แยกแยะระหว่าง "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้" (โดยใช้วิธีการเข้ารหัส เช่น ใบรับรองดิจิทัล) และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะวิธีการที่ได้รับการตรวจสอบแล้วเท่านั้นที่จะมีผลบังคับใช้เป็นพยานหลักฐานเช่นเดียวกับลายเซ็นแบบเดิม

ประมวลกฎหมายแพ่งที่ประกาศใช้ในปี 2020 และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2021 ได้เสริมสร้างรากฐานนี้ให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น โดยบูรณาการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับหลักการกฎหมายสัญญาที่กว้างขึ้น มาตรา 469 ระบุอย่างชัดเจนว่าคู่สัญญาสามารถทำสัญญาโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตราบใดที่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ละเมิดข้อกำหนดที่บังคับหรือข้อตกลงของคู่สัญญา การปรับปรุงนี้ทำให้กฎหมายสัญญาฉบับก่อนหน้ามีความทันสมัย โดยเน้นที่ความยินยอม ความถูกต้อง และการปฏิเสธไม่ได้ เพื่อให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ จะต้องมั่นใจว่าสามารถตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนามได้ เอกสารไม่ถูกแก้ไข และกระบวนการเป็นไปตามกฎการคุ้มครองข้อมูลภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PIPL) ปี 2021

ในบริบทของสัญญาจ้างงาน กฎหมายสัญญาจ้างงาน (แก้ไขปี 2012) ไม่ได้ห้ามรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดเจน แต่กำหนดให้ข้อกำหนดการจ้างงานส่วนใหญ่ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร (มาตรา 16) ข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแพ่งเติมเต็มช่องว่างนี้ โดยอนุญาตให้ใช้สัญญาจ้างงานอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้และเข้าถึงได้ กระทรวงทรัพยากรมนุษย์และประกันสังคมได้ออกแนวทางสนับสนุนการจัดการแรงงานดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคหลัง COVID เพื่อส่งเสริมการทำงานทางไกล อย่างไรก็ตาม ความท้าทายเกิดขึ้นเมื่อพิสูจน์ความถูกต้องในการโต้แย้ง โดยศาลอาจตรวจสอบคุณสมบัติความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม เช่น เส้นทางการตรวจสอบและเวลาประทับ

จากมุมมองทางธุรกิจ กรอบนี้ส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล แต่กำหนดภาระการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มที่ใช้สำหรับการลงนามเป็นไปตามมาตรฐานระดับชาติ เช่น มาตรฐานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ GB/T 35275 ซึ่งกำหนดให้มีการเข้ารหัสและการรับรองจากบุคคลที่สาม การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้สัญญาเป็นโมฆะ ดังที่เห็นได้จากบางกรณีที่การอนุมัติทางอีเมลขั้นพื้นฐานถือว่าไม่เพียงพอเนื่องจากขาดการตรวจสอบที่เชื่อถือได้

ความถูกต้องตามกฎหมายเฉพาะของสัญญาจ้างงานอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่ง

การลงนามในสัญญาจ้างงานทางอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศจีนเป็นสิ่งที่ถูกกฎหมายภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งฉบับใหม่ โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามเงื่อนไขบางประการ ความถูกต้องตามกฎหมายนี้มาจากประมวลกฎหมายที่ยอมรับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อที่ถูกต้องในการแสดงเจตนา (มาตรา 465) และขยายไปถึงข้อตกลงการจ้างงาน สัญญาจ้างงานที่กำหนดข้อกำหนดต่างๆ เช่น เงินเดือน หน้าที่ และการเลิกจ้าง สามารถดำเนินการทางดิจิทัลได้ หากนายจ้างและลูกจ้างตกลงในรูปแบบดังกล่าว และวิธีการลงนามรับประกันความสมบูรณ์

ข้อกำหนดที่สำคัญ ได้แก่:

• การตรวจสอบสิทธิ์ ต้องยืนยันตัวตนของผู้ลงนามด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้ เช่น รหัสยืนยันทาง SMS การจดจำใบหน้า หรือใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดยหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง เช่น ศูนย์รับรองความปลอดภัยข้อมูลแห่งประเทศจีน (CNCA)

• ความสมบูรณ์ของเอกสาร สัญญาต้องป้องกันการแก้ไข พร้อมด้วยกลไกบัญชีแยกประเภทแบบแฮชและคล้ายบล็อกเชน เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงหลังการลงนาม

• การเข้าถึงและการเก็บรักษา ทั้งสองฝ่ายต้องสามารถเข้าถึงเอกสารที่ลงนามในรูปแบบที่อ่านได้ และเก็บรักษาไว้อย่างน้อยสองปีตามที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน

การตีความของศาลฎีกาประชาชน เช่น ข้อกำหนดปี 2020 เกี่ยวกับประเด็นบางประการในการพิจารณาคดีข้อพิพาทลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เสริมสร้างข้อกำหนดนี้โดยถือว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้เทียบเท่ากับลายเซ็นหมึกเปียกในการดำเนินคดี ตัวอย่างเช่น ในคำตัดสินของศาลเซี่ยงไฮ้ปี 2022 สัญญาจ้างงานอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับการรับรองได้รับการยืนยันเนื่องจากบันทึกการตรวจสอบของสัญญาดังกล่าว ซึ่งต่อต้านการอ้างสิทธิ์ในการปฏิเสธ

ธุรกิจที่ดำเนินงานในประเทศจีนควรตระหนักถึงความแตกต่างในระดับภูมิภาค แม้ว่าประมวลกฎหมายแพ่งจะมีผลบังคับใช้ทั่วประเทศ แต่จังหวัดต่างๆ เช่น กวางตุ้งได้นำร่องแพลตฟอร์มแรงงานดิจิทัลที่บูรณาการเข้ากับระบบประกันสังคมในท้องถิ่น บริษัทข้ามชาติยังต้องปฏิบัติตามกฎข้อมูลข้ามพรมแดนภายใต้กฎหมายความปลอดภัยทางไซเบอร์ (2017) ซึ่งกำหนดให้มีการแปลข้อมูล HR ที่ละเอียดอ่อนให้เป็นภาษาท้องถิ่น

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ ข้อตกลงดิจิทัลที่ไม่เป็นทางการ (เช่น การอนุมัติ WeChat) ที่ขาดความน่าเชื่อถือ ซึ่งศาลอาจทำให้เป็นโมฆะ เพื่อลดปัญหานี้ บริษัทต่างๆ มักจะเลือกแพลตฟอร์มที่ได้รับการรับรองภายใต้รายการที่เชื่อถือได้ของจีน ซึ่งคล้ายกับ eIDAS ของสหภาพยุโรป โดยรวมแล้ว ข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแพ่งส่งเสริมการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ โดยมีรายงานจากสถาบันเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารแห่งประเทศจีนว่าสัญญาจ้างงานใหม่กว่า 80% ในพื้นที่เมืองเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบดิจิทัลภายในปี 2024 การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยลดต้นทุนด้านเอกสารของแผนก HR ได้มากถึง 30% ตามการวิเคราะห์อุตสาหกรรม แต่ต้องมีการลงทุนในเครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การนำทางโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจในจีน

เมื่อธุรกิจในจีนนำสัญญาดิจิทัลมาใช้ การเลือกผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของผู้เล่นหลัก โดยเน้นที่ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัญญาจ้างงาน

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำระดับโลกในด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้ขั้นตอนการทำงานของสัญญามีความอัตโนมัติ แพลตฟอร์ม eSignature รองรับเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การส่งแบบกลุ่ม และการบูรณาการกับระบบ HR เช่น SAP SuccessFactors สำหรับประเทศจีน DocuSign ปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นผ่านพันธมิตรใบรับรองดิจิทัล แม้ว่าธุรกิจอาจเผชิญกับต้นทุนที่สูงขึ้นสำหรับคุณสมบัติเฉพาะของ APAC เช่น การส่ง SMS ราคาเริ่มต้นที่ $10/เดือน สำหรับการใช้งานส่วนตัว และขยายไปสู่แผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร ซึ่งรวมถึงการเข้าถึง API แบบอัตโนมัติ

Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านการบูรณาการที่ราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศขององค์กร เช่น Microsoft 365 มีความปลอดภัยขั้นสูง รวมถึงเส้นทางการตรวจสอบ และรองรับตรรกะตามเงื่อนไขสำหรับสัญญาจ้างงานแบบไดนามิก ในประเทศจีน เป็นไปตามกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านตัวเลือกการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ แต่ผู้ใช้รายงานว่าการดำเนินการข้ามพรมแดนล่าช้าเป็นครั้งคราว แผนเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้/เดือน พร้อมส่วนเสริมการตรวจสอบสิทธิ์เพิ่มเติม

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการที่ปรับให้เหมาะสมกับภูมิภาค โดยรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก โดยมีความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีความหลากหลาย โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบของสหรัฐอเมริกาและสหภาพยุโรป APAC ต้องการโซลูชัน "การบูรณาการระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการบูรณาการระดับฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลสำหรับธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เหนือกว่าอีเมลทั่วไปหรือวิธีการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในโลกตะวันตก

สำหรับธุรกิจในจีน eSignGlobal รับประกันการสอดคล้องกับประมวลกฎหมายแพ่งผ่านคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตรวจสอบรหัสการเข้าถึงและที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด เหมาะสำหรับทีม HR ที่กำลังขยายตัวโดยไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง แผน Essential มีราคาอยู่ที่ $199/ปี (ประมาณ $16.6/เดือน) อนุญาตให้ส่งเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ โดยให้ความคุ้มค่าบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ บูรณาการ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ส่งเสริมการเคลื่อนย้ายแรงงานข้ามพรมแดน หากต้องการทดลองใช้ฟรี 30 วัน โปรดไปที่ หน้าติดต่อของ eSignGlobal eSignGlobal กำลังแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างแข็งขันทั่วโลก รวมถึงในสหรัฐอเมริกาและสหภาพยุโรป โดยนำเสนอทางเลือกที่ราคาไม่แพงกว่าโดยไม่ลดทอนความปลอดภัย

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นไปที่การลงนามที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ พร้อมการสนับสนุนมือถือที่แข็งแกร่งและการบูรณาการ เช่น Google Workspace มีเทมเพลตและการแจ้งเตือนสำหรับสัญญาจ้างงาน ปฏิบัติตามกฎหมายจีนผ่านการเข้ารหัสขั้นพื้นฐาน ราคาแข่งขันได้สำหรับทีมขนาดเล็ก โดยอยู่ที่ $15/เดือน แม้ว่าคุณสมบัติ APAC ขั้นสูงอาจต้องมีการอัปเกรด เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง แต่เน้นที่การบูรณาการ G2B ในระดับภูมิภาคน้อยกว่า

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางในด้านที่สำคัญสำหรับการใช้งานสัญญาจ้างงานในจีน:

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยน: ผู้เล่นระดับโลกอย่าง DocuSign นำเสนอความกว้าง ในขณะที่ผู้เล่นในระดับภูมิภาคเน้นที่ต้นทุนและการแปลเป็นภาษาท้องถิ่น

บทสรุป

โดยสรุป การลงนามในสัญญาจ้างงานทางอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือทางกฎหมายภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งของจีน ส่งเสริมประสิทธิภาพในขณะที่ต้องใช้แพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้ ธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาท สำหรับผู้ใช้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สอดคล้องกับกฎระเบียบในระดับภูมิภาค โดยเน้นที่ APAC ที่แข็งแกร่งและราคาที่คุ้มค่า