วิธีการผสานรวม DocuSign CLM กับ Microsoft Dynamics 365

ยุคคลาวด์ที่ทำให้การจัดการสัญญาเป็นเรื่องง่าย

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การผสานรวมเครื่องมือการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) กับระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น Microsoft Dynamics 365 เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง และปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด DocuSign CLM (เดิมชื่อ SpringCM) โดดเด่นในฐานะโซลูชันที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจัดการทุกอย่างตั้งแต่การสร้างสัญญาไปจนถึงการดำเนินการและการจัดเก็บ การผสานรวมนี้ช่วยให้ทีมขายสามารถจัดการข้อตกลงได้อย่างราบรื่นภายในสภาพแวดล้อม Dynamics 365 ซึ่งจะช่วยเร่งการปิดข้อตกลงและเพิ่มการมองเห็นกระบวนการสัญญา

ทำความเข้าใจ DocuSign CLM

DocuSign CLM เป็นแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่ครอบคลุม ซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับปรุงวงจรชีวิตสัญญาทั้งหมด ตั้งแต่การร่างและการเจรจา ไปจนถึงการอนุมัติ การดำเนินการ และการจัดการภาระผูกพันอย่างต่อเนื่อง โดยผสานรวมข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับการประเมินความเสี่ยง การแยกข้อกำหนด และการทำเครื่องหมายการแก้ไขอัตโนมัติ ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรที่จัดการสัญญาทั้งหมดในปริมาณมาก คุณสมบัติหลัก ได้แก่ ที่เก็บส่วนกลาง การควบคุมเวอร์ชัน และการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทั้งหมดนี้สร้างขึ้นบนสถาปัตยกรรมคลาวด์ที่ปลอดภัย ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ DocuSign ที่กว้างขึ้น CLM ก้าวข้ามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย โดยนำเสนอระบบอัตโนมัติของวงจรชีวิตที่สมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจลดความเสี่ยงและบังคับใช้ภาระผูกพันหลังการดำเนินการ

สำหรับธุรกิจที่ใช้ Microsoft Dynamics 365 ความสามารถในการผสานรวมของ DocuSign CLM จะโดดเด่นด้วยการฝังเวิร์กโฟลว์สัญญาโดยตรงในกระบวนการ CRM เช่น การจัดการโอกาสและไปป์ไลน์การขาย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสัญญาจะถูกสร้าง ตรวจสอบ และลงนามโดยไม่ต้องออกจากอินเทอร์เฟซ Dynamics ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับทีมขาย กฎหมาย และจัดซื้อ

ประโยชน์ของการผสานรวม DocuSign CLM กับ Microsoft Dynamics 365

การผสานรวม DocuSign CLM กับ Dynamics 365 มอบข้อได้เปรียบมากมายจากมุมมองทางธุรกิจ ประการแรก คือ การทำให้การสร้างสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติจากข้อมูล CRM โดยดึงข้อมูลลูกค้าและรายละเอียด เช่น ข้อกำหนดของข้อตกลง เพื่อเติมข้อมูลในเทมเพลตล่วงหน้า ซึ่งอาจลดเวลาในการร่างได้มากถึง 50% ประการที่สอง การมองเห็นสถานะสัญญาแบบเรียลไทม์ใน Dynamics ช่วยให้ตัวแทนขายสามารถติดตามลายเซ็นและภาระผูกพัน พร้อมทั้งตรวจสอบความคืบหน้าของไปป์ไลน์ ซึ่งจะช่วยลดความล่าช้าในการรับรู้รายได้ ประการที่สาม คุณสมบัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ได้รับการปรับปรุงช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแล โดยมีการตรวจสอบและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับข้อกำหนดทั่วโลก เช่น ESIGN และ eIDAS

จากมุมมองด้านการดำเนินงาน การทำงานร่วมกันนี้จะลดเกาะข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด ส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นระหว่างทีมขาย กฎหมาย และการเงิน ธุรกิจต่างๆ รายงานว่าระยะเวลาของวงจรการอนุมัติสัญญาดีขึ้น ข้อผิดพลาดในการติดตามภาระผูกพันลดลง และท้ายที่สุดคือความพึงพอใจของลูกค้าและความสามารถในการปรับขนาดการดำเนินงานที่ดีขึ้น

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการผสานรวม DocuSign CLM กับ Microsoft Dynamics 365

การผสานรวม DocuSign CLM กับ Microsoft Dynamics 365 ต้องใช้วิธีการที่มีโครงสร้าง โดยใช้ประโยชน์จากตัวเชื่อมต่อเนทีฟ API และเครื่องมือการกำหนดค่า กระบวนการนี้มักใช้เวลาตั้งแต่สองสามชั่วโมงถึงสองสามวัน ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดในการปรับแต่ง ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่เป็นกลางและละเอียด โดยอิงตามแนวทางปฏิบัติมาตรฐานที่สังเกตได้ในการใช้งานระดับองค์กร

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ก่อนเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี:

• การสมัครใช้งาน DocuSign CLM และ Microsoft Dynamics 365 (โมดูลการขายหรือการบริการลูกค้า) ที่ใช้งานอยู่
• สิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์ม
• ความคุ้นเคยกับ Power Automate หรือชุดเครื่องมือการผสานรวมของ Dynamics สำหรับกระบวนการที่กำหนดเอง
• คีย์ API หรือข้อมูลประจำตัว OAuth จาก DocuSign สำหรับการรับรองความถูกต้องที่ปลอดภัย

ขอแนะนำให้ทดสอบในสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนการดำเนินงานจริง

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าบัญชี DocuSign CLM และการเข้าถึง API

ลงชื่อเข้าใช้บัญชีนักพัฒนา DocuSign ของคุณที่ developer.docusign.com นำทางไปยังส่วน Apps & Keys และสร้างคีย์การผสานรวม (Client ID) และ Secret สำหรับการรับรองความถูกต้อง OAuth เปิดใช้งาน API เฉพาะ CLM สำหรับการจัดการสัญญา เช่น Contract API สำหรับเหตุการณ์วงจรชีวิต กำหนดค่า Webhook ใน DocuSign เพื่อแจ้ง Dynamics เกี่ยวกับเหตุการณ์ เช่น การทำสัญญาเสร็จสิ้นหรือหมดอายุ ขั้นตอนนี้สร้างการเชื่อมต่อพื้นฐาน ทำให้ Dynamics สามารถโต้ตอบกับข้อมูล CLM ได้อย่างปลอดภัย

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าสภาพแวดล้อม Microsoft Dynamics 365

ใน Dynamics 365 ให้ไปที่ศูนย์การจัดการ Power Platform ติดตั้งแอป DocuSign จาก Microsoft AppSource หากมี หรือใช้แอป DocuSign สำหรับ Dynamics 365 ซึ่งมีตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้า แอปนี้จัดการคำขอ eSignature โดยตรงจากเอนทิตี เช่น Opportunities หรือ Accounts กำหนดค่าฟิลด์ใน Dynamics เองเพื่อแมปกับคุณสมบัติ CLM เช่น การเชื่อมโยงเรกคอร์ดสัญญาเข้ากับขั้นตอนโอกาส เปิดใช้งานการผสานรวม Common Data Service (CDS) เพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูลเมตาของสัญญา เพื่อให้มั่นใจว่ามีการอัปเดตแบบเรียลไทม์

ขั้นตอนที่ 3: ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้ Power Automate

Power Automate เป็นรากฐานสำคัญของการผสานรวมนี้ สร้างโฟลว์ใหม่ใน Power Automate:

• ทริกเกอร์: เลือก "When an opportunity is updated" (เมื่อมีการอัปเดตโอกาส) ใน Dynamics 365
• การดำเนินการ: เพิ่มตัวเชื่อมต่อ DocuSign ใช้ "Create envelope from template" (สร้างซองจดหมายจากเทมเพลต) เพื่อสร้างสัญญาจากเทมเพลต CLM โดยเติมฟิลด์ด้วยข้อมูล Dynamics (เช่น ชื่อลูกค้า จำนวนเงิน)
• เพิ่มเงื่อนไขการอนุมัติ หากจำเป็น ให้กำหนดเส้นทางไปยังทีมกฎหมายผ่านการแจ้งเตือน Microsoft Teams
• สำหรับการลงนาม ให้ฝังพิธีการลงนาม DocuSign ใน Dynamics โดยใช้ iframes หรือการเปลี่ยนเส้นทาง
• หลังจากการลงนาม ให้ใช้ Webhook เพื่ออัปเดตสถานะสัญญาที่ลงนามของเรกคอร์ด Dynamics และแนบ PDF

ทดสอบโฟลว์ด้วยข้อมูลตัวอย่างเพื่อตรวจสอบการสร้างซองจดหมายและการซิงโครไนซ์สถานะ สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง ให้ใช้ประโยชน์จาก DocuSign REST API ผ่านการดำเนินการ HTTP ใน Power Automate เพื่อใช้ฟังก์ชัน CLM ที่กำหนดเอง เช่น การแจ้งเตือนภาระผูกพัน

ขั้นตอนที่ 4: แมปข้อมูลและจัดการการปรับแต่ง

กำหนดการแมปข้อมูลระหว่างระบบ:

• ฟิลด์สัญญา CLM (เช่น วันที่เริ่มต้น คู่สัญญา) ไปยังเอนทิตี Dynamics (เช่น วันที่ปิดโอกาส รายละเอียดบัญชี)
• ใช้ความสัมพันธ์ของเอนทิตีของ Dynamics เพื่อเชื่อมโยงสัญญาเป็นเรกคอร์ดลูกภายใต้บัญชีหรือผู้ติดต่อ สำหรับข้อกำหนดที่กำหนดเอง เช่น การวิเคราะห์ข้อกำหนดที่ขับเคลื่อนด้วย AI ใน CLM ให้ผสานรวมผ่านการเรียก API เพื่อแยกข้อมูลเชิงลึกและแสดงในแดชบอร์ด Dynamics หากจัดการปริมาณมาก ให้พิจารณาใช้ Azure Logic Apps สำหรับการจัดระเบียบที่ปรับขนาดได้

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบ ปรับใช้ และตรวจสอบ

เรียกใช้การทดสอบแบบ end-to-end: สร้างโอกาสใน Dynamics สร้างสัญญาใน CLM จำลองการลงนาม และยืนยันว่าการอัปเดตสะท้อนให้เห็นในทั้งสองระบบ ตรวจสอบประสิทธิภาพผ่านแดชบอร์ดการใช้งานของ DocuSign และบันทึกการตรวจสอบของ Dynamics หลังจากการปรับใช้ ให้ฝึกอบรมผู้ใช้เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์และตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับข้อผิดพลาดในการผสานรวม ตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR

การผสานรวมนี้ไม่เพียงแต่ปรับปรุงการดำเนินงานเท่านั้น แต่ยังขยายขนาดเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ดังที่สังเกตได้จากองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ต่างๆ ที่ใช้การตั้งค่า CRM-CLM แบบไฮบริด

ภูมิทัศน์การแข่งขัน: โซลูชัน eSignature และ CLM

แม้ว่า DocuSign CLM จะโดดเด่นในด้านฟังก์ชันการทำงานระดับองค์กร แต่ทางเลือกอื่นก็มีข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันในด้านราคา การปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค และความง่ายในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น Adobe Sign นำเสนอการผสานรวมที่ราบรื่นกับระบบนิเวศเอกสาร Adobe รวมถึงการแก้ไขและวิเคราะห์ PDF รองรับ Dynamics 365 ผ่านตัวเชื่อมต่อเนทีฟ และเน้นการลงนามบนมือถือ พร้อมคุณสมบัติความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย Adobe Sign ดึงดูดอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ที่ต้องการฝังเวิร์กโฟลว์ในเครื่องมือ เช่น Acrobat เป็นพิเศษ

eSignGlobal ในฐานะผู้เล่นที่กำลังมาแรงซึ่งมุ่งเน้นไปที่ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก นำเสนอความสามารถ CLM และ eSignature ที่ครอบคลุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลกใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก มีข้อได้เปรียบในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งกฎระเบียบ eSignature มีความซับซ้อน มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้วิธีการเชิงลึกในการผสานรวมระบบนิเวศ แทนที่จะเป็นรูปแบบเฟรมเวิร์กที่พบได้ทั่วไปในสหรัฐอเมริกา (ESIGN) หรือยุโรป (eIDAS) ในเอเชียแปซิฟิก โซลูชันต้องบรรลุการเชื่อมต่อระดับฮาร์ดแวร์และ API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เกินกว่าวิธีการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในตลาดตะวันตก eSignGlobal กำลังแข่งขันอย่างแข็งขันทั่วโลก รวมถึงในอเมริกาและยุโรป โดยแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign ด้วยราคาที่แข่งขันได้: แผน Essential เริ่มต้นที่ $16.6 ต่อปี (เรียกเก็บเงินรายปี) อนุญาตเอกสาร eSignature สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น มอบความคุ้มค่าแก่ทีมในภูมิภาค หากต้องการทดลองใช้ฟรี 30 วัน โปรดไปที่ หน้าติดต่อของ eSignGlobal

HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) มุ่งเป้าไปที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยนำเสนอ eSignature ที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย และอินเทอร์เฟซ CLM พื้นฐาน ผสานรวมกับ Dynamics ได้อย่างดีผ่าน Zapier หรือ API โดยตรง โดยมุ่งเน้นที่ความสามารถในการจ่ายและความรวดเร็วในการตั้งค่า โดยไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน เหมาะสำหรับทีมที่ให้ความสำคัญกับความง่ายในการใช้งานมากกว่าการวิเคราะห์ขั้นสูง

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือตารางเปรียบเทียบที่เป็นกลางของผู้เล่นหลัก โดยอิงตามข้อมูลสาธารณะและการสังเกตตลาด:

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เน้นที่ความลึก Adobe เน้นที่ความราบรื่น eSignGlobal เน้นที่ความสามารถในการจ่ายในระดับภูมิภาค และ HelloSign เน้นที่การเข้าถึง

สรุป

การผสานรวม DocuSign CLM กับ Microsoft Dynamics 365 สามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการสัญญาได้ แต่การประเมินทางเลือกอื่นทำให้มั่นใจได้ถึงความเหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะ สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นของ DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก eSignGlobal กลายเป็นตัวเลือกที่สมดุล