จะตรวจสอบตราประทับบริษัทจีนแบบดิจิทัลจากเยอรมนีได้อย่างไร

ทำความเข้าใจการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับบริษัทจีนแบบดิจิทัล

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลก การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางการจากพันธมิตรระหว่างประเทศเป็นงานประจำแต่มีความสำคัญอย่างยิ่ง สำหรับบริษัทเยอรมันที่ติดต่อกับพันธมิตรชาวจีน การรับรองตราประทับบริษัท ซึ่งเป็นตราประทับสีแดงที่ใช้ในสัญญาและเอกสารทางการตามธรรมเนียมของจีน ถือเป็นความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการในสภาพแวดล้อมดิจิทัล กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง และปรับปรุงธุรกรรมข้ามพรมแดนให้ง่ายขึ้น จากมุมมองทางธุรกิจ การตรวจสอบความถูกต้องที่มีประสิทธิภาพสามารถป้องกันข้อพิพาทที่มีค่าใช้จ่ายสูง และส่งเสริมความไว้วางใจในการค้าระหว่างประเทศ โดยมูลค่าการค้าระหว่างเยอรมนีและจีนเพียงอย่างเดียวสูงถึง 2.53 แสนล้านยูโรในปี 2023

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีและจีน

ก่อนที่จะเจาะลึกขั้นตอนการปฏิบัติจริง การทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากมีผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพของการตรวจสอบความถูกต้องแบบดิจิทัล ในฐานะรัฐสมาชิกของสหภาพยุโรป เยอรมนีปฏิบัติตามกฎระเบียบ eIDAS (กฎระเบียบของสหภาพยุโรปหมายเลข 910/2014) ซึ่งกำหนดกรอบการทำงานสำหรับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์และบริการที่น่าเชื่อถือ ซึ่งรวมถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES), ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AdES) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องที่มีความเสี่ยงสูง เช่น ตราประทับบริษัท โดยทั่วไปแนะนำให้ใช้ QES เนื่องจากมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นด้วยลายมือ และได้รับการยอมรับทั่วยุโรป เยอรมนีดำเนินการตามกฎระเบียบนี้ผ่านทางกฎหมายลายเซ็น (SigG) โดยเน้นการปกป้องข้อมูลตาม GDPR เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการดิจิทัลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลบริษัทให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความยินยอม การละเมิดอาจส่งผลให้มีค่าปรับสูงถึง 20 ล้านยูโร หรือ 4% ของรายได้จากการดำเนินงานทั่วโลก

ในทางตรงกันข้าม กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ปี 2005) ซึ่งรับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้มีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อเป็นไปตามมาตรฐานความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้ กฎหมายนี้แยกความแตกต่างระหว่างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งอย่างหลังต้องใช้วิธีการเข้ารหัสที่คล้ายกับ QES สำหรับตราประทับบริษัท ธนาคารประชาชนจีนและกระทรวงพาณิชย์กำหนดว่าตราประทับดิจิทัลต้องเป็นไปตามมาตรฐานแห่งชาติ เช่น มาตรฐานตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ GB/T 38636-2020 ปัญหาข้ามพรมแดนเกิดขึ้นจากข้อกำหนดการแปลข้อมูลให้เป็นภาษาท้องถิ่นของกฎหมายความปลอดภัยทางไซเบอร์ของจีน (ปี 2017) ซึ่งอาจจำกัดแพลตฟอร์มต่างประเทศในการประมวลผลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ได้รับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในท้องถิ่น การแบ่งส่วนนี้หมายความว่าผู้ใช้ชาวเยอรมันต้องเลือกเครื่องมือที่สามารถเชื่อมโยงกฎระเบียบของสหภาพยุโรปและจีนได้ เพื่อหลีกเลี่ยงแพลตฟอร์มที่ถอนการสนับสนุนในจีนเนื่องจากอุปสรรคด้านกฎระเบียบ

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับบริษัทจีนแบบดิจิทัลจากเยอรมนี

การตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับบริษัทจีนแบบดิจิทัลเกี่ยวข้องกับการผสมผสานระหว่างการตรวจสอบทางกฎหมาย เครื่องมือทางเทคนิค และการตรวจสอบความถูกต้องโดยบุคคลที่สาม กระบวนการนี้มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษสำหรับบริษัทเยอรมันในอุตสาหกรรมการผลิต โลจิสติกส์ และเทคโนโลยี ซึ่งสัญญาสายโซ่อุปทานมักจะต้องมีการรับรองตราประทับ ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่เป็นประโยชน์และทีละขั้นตอน โดยเน้นที่ประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ขั้นตอนที่ 1: รับไฟล์ดิจิทัลและทำการสแกนเบื้องต้น

ขอสัญญาหรือเอกสารจากพันธมิตรชาวจีนของคุณในรูปแบบ PDF โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีตราประทับดิจิทัลที่สแกนหรือฝังไว้ ใช้เครื่องมือพื้นฐาน เช่น Adobe Acrobat เพื่อตรวจสอบข้อมูลเมตาเพื่อตรวจจับการแก้ไขใดๆ โดยตรวจสอบใบรับรองดิจิทัลและการประทับเวลา หากตราประทับเป็นเพียงภาพธรรมดา จะไม่เพียงพอสำหรับการตรวจสอบความถูกต้อง ดำเนินการต่อโดยใช้บริการตรวจสอบความถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 2: ใช้ระบบการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบริษัท

ตรวจสอบรายละเอียดบริษัทกับระบบเผยแพร่ข้อมูลเครดิตองค์กรแห่งชาติของจีน (NECIPS) ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านทาง english.gsxt.gov.cn ใช้รหัสเครดิตทางสังคมแบบรวมของบริษัทเพื่อยืนยันการลงทะเบียนและสถานะทางกฎหมาย สำหรับตราประทับเอง ให้ตรวจสอบกับการลงทะเบียนตราประทับอย่างเป็นทางการของสำนักงานกำกับดูแลตลาดท้องถิ่น (AMR) ใช้ VPN ที่สอดคล้องกับกฎข้อมูลของสหภาพยุโรปและข้อจำกัดการเข้าถึงของจีนจากเยอรมนี เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความล่าช้า

ขั้นตอนที่ 3: ใช้แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับรองความถูกต้อง

ใช้แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ เครื่องมือเหล่านี้สามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของตราประทับแบบดิจิทัลผ่านแฮชการเข้ารหัสและบัญชีแยกประเภทที่คล้ายกับบล็อกเชน คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ เส้นทางการตรวจสอบ ซึ่งบันทึกการเข้าถึงและการแก้ไขทุกครั้ง ซึ่งมีความสำคัญต่อศาลเยอรมันภายใต้ eIDAS แพลตฟอร์มต้องผสานรวมกับผู้ให้บริการ CA (หน่วยงานออกใบรับรอง) ของจีน เช่น CFCA หรือ 28nmSec เพื่อให้ได้ลายเซ็นที่เชื่อถือได้

ขั้นตอนที่ 4: ว่าจ้างบริการตรวจสอบความถูกต้องโดยบุคคลที่สาม

เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ให้เกี่ยวข้องกับทนายความหรือบริการ Apostille ตามอนุสัญญาเฮก (ทั้งเยอรมนีและจีนเป็นภาคี) ทางเลือกดิจิทัล ได้แก่ ตัวตรวจสอบความถูกต้องตาม API จากบริษัทต่างๆ เช่น Veriff หรือ Onfido สำหรับการตรวจสอบข้อมูลประจำตัวและตราประทับ ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้อาจมีค่าใช้จ่าย 50–200 ยูโรต่อเอกสาร ขึ้นอยู่กับปริมาณ

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดเก็บข้ามพรมแดน

จัดเก็บเอกสารที่ตรวจสอบความถูกต้องในระบบคลาวด์ของสหภาพยุโรปที่สอดคล้องกับ GDPR ในขณะที่ใช้ช่องทางการเข้ารหัสสำหรับการส่ง หากเกิดข้อพิพาท ร่องรอยดิจิทัลที่ตรวจสอบความถูกต้องสามารถสนับสนุนการเรียกร้องในการอนุญาโตตุลาการในเยอรมนีหรือจีนได้ ตามข้อกำหนดของอนุสัญญานิวยอร์กเกี่ยวกับการยอมรับและการบังคับใช้คำชี้ขาดอนุญาโตตุลาการ

วิธีการนี้มักใช้เวลา 1–5 วันทำการ ซึ่งเร็วกว่ากระบวนการ Apostille ทางกายภาพที่อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ จากการสำรวจอุตสาหกรรม ธุรกิจรายงานว่าประหยัดเวลาได้มากถึง 70% แต่ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการเลือกแพลตฟอร์มที่เชี่ยวชาญในการปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างจีนและยุโรป

ภาพรวมของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับ

เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องนี้ แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลายแห่งมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้ เราจะสำรวจผู้เล่นหลัก โดยเน้นที่ความเหมาะสมในการทำธุรกรรมระหว่างเยอรมนีและจีน โซลูชันเหล่านี้มักจะมีคุณสมบัติ เช่น การฝังตราประทับ การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย และการผสานรวม API สำหรับระบบอัตโนมัติ

DocuSign: ผู้นำระดับโลกที่มุ่งเน้นองค์กร

DocuSign เป็นผู้บุกเบิกเทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยประมวลผลธุรกรรมมากกว่า 1 พันล้านรายการต่อปี แพลตฟอร์มนี้รองรับคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขและการส่งแบบกลุ่ม ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับในธุรกรรมที่มีปริมาณมาก สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของจีน DocuSign ผสานรวมกับ CA ในท้องถิ่น และมีส่วนเสริมการตรวจสอบข้อมูลประจำตัว (IDV) สำหรับการตรวจสอบไบโอเมตริกซ์ ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง Business Pro ที่ 40 ดอลลาร์ต่อเดือน และแผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์ต่อปี อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ในเอเชียแปซิฟิกสังเกตว่าฟังก์ชันข้ามพรมแดนมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า และมีความล่าช้าเป็นครั้งคราวเนื่องจากการกำหนดเส้นทางข้อมูลในจีน

Adobe Sign: การผสานรวมที่ราบรื่นสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และการประมวลผล PDF ทำให้เหมาะสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับผ่านลายเซ็นที่ฝังไว้และรายงานการตรวจสอบ เป็นไปตามข้อกำหนด eIDAS สำหรับผู้ใช้ในสหภาพยุโรป และรองรับตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ของจีนผ่านพันธมิตร คุณสมบัติ เช่น ลายเซ็นมือถือและการเก็บรวบรวมการชำระเงินเพิ่มมูลค่าให้กับสัญญาระหว่างประเทศ ราคาเป็นแบบแบ่งชั้น โดยเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน และรุ่น Enterprise มีใบเสนอราคาที่กำหนดเอง ข้อเสียอย่างหนึ่งคือขึ้นอยู่กับระบบนิเวศของ Adobe มากกว่า ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Adobe

eSignGlobal: ปรับให้เหมาะสมสำหรับเอเชียแปซิฟิกด้วยความครอบคลุมทั่วโลก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่สอดคล้องกับข้อกำหนด โดยรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก มีสถานะที่แข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีการแบ่งส่วน มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN และ eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานของสหรัฐอเมริกาและยุโรป วิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ของเอเชียแปซิฟิกต้องมีการผสานรวมฮาร์ดแวร์และ API ระดับลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลสำหรับธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เหนือกว่าวิธีการที่อิงตามอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก eSignGlobal ได้เปิดตัวโครงการแข่งขันและการเปลี่ยนทดแทนระดับโลกที่ครอบคลุมสำหรับ DocuSign และ Adobe Sign รวมถึงในยุโรปและอเมริกา แผน Essential มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือน โดยอนุญาตให้ใช้เอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ จำนวนผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบความถูกต้องผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์ ผสานรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น เพิ่มประสิทธิภาพระดับภูมิภาคสำหรับธุรกิจเยอรมันในการค้าในเอเชียแปซิฟิก

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign): เครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

HelloSign ซึ่งถูกซื้อกิจการโดย Dropbox นำเสนอเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่ายพร้อมเทมเพลตและการแจ้งเตือน เหมาะสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับขั้นพื้นฐาน รองรับ eIDAS และการปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นพื้นฐานของจีน แต่ขาดการผสานรวมเอเชียแปซิฟิกในเชิงลึก ราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อเดือน และมีตัวเลือก API ที่แข็งแกร่งสำหรับนักพัฒนา ได้รับการยกย่องในด้านความง่ายในการใช้งาน แต่การตรวจสอบขั้นสูงอาจต้องใช้ส่วนเสริม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การวิเคราะห์เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มเหล่านี้ตามปัจจัยทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องระหว่างเยอรมนีและจีน:

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยน: ผู้เล่นระดับโลก เช่น DocuSign นำเสนอขนาด แต่มีต้นทุนที่สูงกว่า ในขณะที่ผู้เล่นระดับภูมิภาค เช่น eSignGlobal นำเสนอคุณค่าที่ปรับให้เหมาะสม

ความท้าทายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องข้ามพรมแดน

จากมุมมองทางธุรกิจ อุปสรรคหลัก ได้แก่ ความแตกต่างด้านกฎระเบียบและความสามารถในการทำงานร่วมกันทางเทคนิค บริษัทเยอรมันควรให้ความสำคัญกับการเลือกแพลตฟอร์มที่มีราคาเอเชียแปซิฟิกที่โปร่งใส เพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น ส่วนเสริม IDV ของ DocuSign อาจเพิ่มต้นทุน 20–50% ในจีน ทำการทดสอบนำร่องด้วยไฟล์ตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจดจำตราประทับ การร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในทั้งสองประเทศสามารถลดความเสี่ยงได้ ดังที่แสดงให้เห็นในการแก้ไขข้อพิพาททางการค้าระหว่างจีนและยุโรปที่เพิ่มขึ้นผ่านการตรวจสอบทางดิจิทัล

โดยสรุป การตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับแบบดิจิทัลจากเยอรมนีเป็นไปได้และมีประสิทธิภาพ โดยใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อสร้างสมดุลระหว่างความเข้มงวดของสหภาพยุโรปและความเฉพาะเจาะจงของจีน สำหรับผู้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign ที่มุ่งเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค eSignGlobal กลายเป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงและคุ้มค่า