จะจัดการกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในรายงานวิศวกรโครงสร้างของสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ทำความเข้าใจลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในรายงานวิศวกรโครงสร้างของสหราชอาณาจักร

ในแวดวงสถาปัตยกรรมและวิศวกรรมของสหราชอาณาจักร รายงานวิศวกรโครงสร้างมีบทบาทสำคัญในการรับรองความปลอดภัยของอาคาร การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการอนุมัติโครงการ เอกสารเหล่านี้มักจะต้องมีลายเซ็นจากวิศวกร ลูกค้า สถาปนิก และหน่วยงานกำกับดูแล เพื่อรับรองการค้นพบ การอนุมัติ หรือความรับผิดชอบ ด้วยการเพิ่มขึ้นของขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นโซลูชันที่ใช้งานได้จริงในการปรับปรุงกระบวนการนี้ ลดการใช้กระดาษ และลดระยะเวลาดำเนินการ จากมุมมองทางธุรกิจ การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทวิศวกรรมได้ ในขณะที่ยังคงความถูกต้องตามกฎหมาย แต่จำเป็นต้องจัดการกับกฎระเบียบและเครื่องมืออย่างรอบคอบเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักร: กรอบกฎหมาย

สหราชอาณาจักรมีกรอบกฎหมายที่แข็งแกร่งสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งส่วนใหญ่ได้รับอิทธิพลจากพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรป ซึ่งยังคงมีผลบังคับใช้หลัง Brexit ผ่านกฎหมายของสหภาพยุโรปที่ยังคงอยู่ ภายใต้ eIDAS ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็นสามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES) ซึ่งเป็นเครื่องหมายดิจิทัลพื้นฐาน เช่น การพิมพ์ชื่อหรือการคลิก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ซึ่งให้การรับประกันที่สูงขึ้นและมีการระบุตัวตนที่ไม่ซ้ำกัน และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (QES) ซึ่งเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ และต้องได้รับการรับรองจากผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ที่ผ่านการรับรอง

สำหรับรายงานวิศวกรโครงสร้าง ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับการรับรองที่มีความเสี่ยงสูง ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานต่างๆ เช่น ข้อบังคับอาคารปี 2010 หรือข้อบังคับอาคาร (การออกแบบและการจัดการ) ปี 2015 SES อาจเหมาะสมสำหรับการอนุมัติภายใน แต่สำหรับเอกสารกำกับดูแลที่ส่งไปยังหน่วยงานต่างๆ เช่น สภาท้องถิ่นหรือสำนักงานบริหารความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (HSE) ขอแนะนำให้ใช้ AES หรือ QES คณะกรรมการกฎหมายยืนยันในปี 2019 ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับสัญญาจำนวนมากในอังกฤษและเวลส์ ยกเว้น Deed พินัยกรรม หรือเอกสารการจดทะเบียนที่ดินที่ต้องใช้ลายเซ็นหมึกเปียก ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบ ติดตาม การตรวจสอบสิทธิ์ และความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด GDPR เนื่องจากรายงานที่มีข้อมูลโครงสร้างที่ละเอียดอ่อนอาจก่อให้เกิดปัญหาด้านความเป็นส่วนตัว ในทางปฏิบัติ หมายถึงการเลือกแพลตฟอร์มที่รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS เพื่อลดความเสี่ยงในการโต้แย้งทางวิศวกรรมหรือการตรวจสอบ

คู่มือทีละขั้นตอน: การจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับรายงานวิศวกรโครงสร้างของสหราชอาณาจักร

เพื่อให้การจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับรายงานเหล่านี้มีประสิทธิภาพ บริษัทวิศวกรรมควรปฏิบัติตามวิธีการที่มีโครงสร้าง ซึ่งสร้างสมดุลระหว่างการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความพร้อมใช้งาน และการบูรณาการกับเครื่องมือที่มีอยู่ (เช่น ซอฟต์แวร์ CAD หรือระบบการจัดการโครงการ) ต่อไปนี้คือรายละเอียดที่เป็นประโยชน์:

1. ประเมินข้อกำหนดของรายงานและความต้องการลายเซ็น

เริ่มต้นด้วยการระบุว่าใครต้องลงนาม: หัวหน้าวิศวกรโครงสร้างสำหรับการรับรอง ลูกค้าสำหรับการยืนยัน และบุคคลที่สาม เช่น ผู้รับเหมาสำหรับการรับรอง ตามแนวทางของสถาบันวิศวกรโครงสร้าง (IStructE) รายงานต้องมีข้อความแสดงความรับผิดชอบที่ชัดเจน ดังนั้นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ควรแนบมากับส่วนเฉพาะโดยไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหา กำหนดระดับลายเซ็น หากรายงานสนับสนุนการอนุญาตการวางแผน ให้เลือก AES เนื่องจากมีใบรับรองป้องกันการงัดแงะ

2. เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับ eIDAS และผสานรวมกับขั้นตอนการทำงานเฉพาะของสหราชอาณาจักร แพลตฟอร์มควรมีฟังก์ชันต่างๆ เช่น ลายเซ็นตามลำดับ (วิศวกรลงนามก่อน แล้วลูกค้า) และการเข้าถึงมือถือสำหรับการอนุมัติในสถานที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันรองรับการส่งตามซองจดหมาย โดยที่รายงานจะถูกบรรจุอย่างปลอดภัยพร้อมช่องลายเซ็น สำหรับรายงานโครงสร้าง ให้เปิดใช้งานสิ่งที่แนบมาที่รองรับภาพวาดหรือการคำนวณ เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร

3. เตรียมและอัปโหลดเอกสาร

แปลงรายงานเป็นดิจิทัลเป็นรูปแบบ PDF เพื่อรักษารูปแบบ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านความถูกต้องของ eIDAS ใช้เทมเพลตแพลตฟอร์มเพื่อกำหนดช่องลายเซ็นล่วงหน้า: SES สำหรับการคลิกง่ายๆ AES สำหรับการตรวจสอบไบโอเมตริกซ์ เพิ่มข้อมูลเมตา เช่น การประทับเวลาและบันทึก IP เพื่อให้ตรวจสอบได้ ในสหราชอาณาจักร ให้ใส่ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โดยระบุความเท่าเทียมกันทางกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของพระราชบัญญัติบริษัทปี 2006 สำหรับการอนุมัติของบริษัท

4. ดำเนินการตรวจสอบสิทธิ์และการกำหนดเส้นทาง

ส่งซองจดหมายไปยังผู้ลงนามผ่านทางอีเมลที่ปลอดภัยหรือ SMS ตรวจสอบสิทธิ์เพื่อป้องกันการฉ้อโกง ซึ่งเป็นปัญหาสำคัญในด้านวิศวกรรม เนื่องจากลายเซ็นปลอมอาจนำไปสู่ความรับผิดชอบด้านความปลอดภัย การกำหนดเส้นทางตามลำดับ: วิศวกรลงนามเพื่อรับรองการคำนวณ จากนั้นลูกค้ารีวิว แพลตฟอร์มที่มีตรรกะตามเงื่อนไขสามารถซ่อนส่วนต่างๆ ได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติก่อนหน้านี้ ซึ่งจะช่วยลดความซับซ้อนของรายงานหลายฝ่าย

5. ตรวจสอบ ลงนาม และจัดเก็บ

ติดตามความคืบหน้าในแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในกำหนดการโครงการ เมื่อลงนามแล้ว แพลตฟอร์มจะสร้างใบรับรองการเสร็จสิ้นพร้อมตราประทับเข้ารหัส ซึ่งมีความสำคัญต่อการป้องกันทางกฎหมายของสหราชอาณาจักร จัดเก็บรายงานที่เสร็จสมบูรณ์ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด (เช่น การรับรอง ISO 27001) อย่างน้อยเจ็ดปี ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดภายใต้พระราชบัญญัติข้อจำกัดปี 1980 บูรณาการกับระบบ CRM หรือ ERP เพื่อการเก็บถาวรแบบอัตโนมัติ

6. จัดการกรณีพิเศษและการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สำหรับรายงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ทำงานร่วมกันระหว่างประเทศ (เช่น โครงการของสหภาพยุโรป) ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรับรอง eIDAS ข้ามพรมแดน หากเกิดข้อพิพาท การตรวจสอบจะต้องพิสูจน์ความยินยอมและการปฏิเสธไม่ได้ ตรวจสอบการใช้แพลตฟอร์มเป็นประจำเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพของ IStructE และฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับโปรโตคอลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งเสริมการนำไปใช้ จากมุมมองทางธุรกิจ กระบวนการนี้สามารถลดเวลาการอนุมัติจากหลายสัปดาห์เป็นหลายวัน ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตของบริษัทในขณะที่ความต้องการด้านการก่อสร้างในสหราชอาณาจักรเพิ่มขึ้น

ขั้นตอนการทำงานนี้ไม่เพียงแต่รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังวางตำแหน่งแนวทางปฏิบัติด้านวิศวกรรมให้เป็นปฏิบัติการที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพในตลาดที่มีการแข่งขันสูง

การประเมินแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับกรณีการใช้งานด้านวิศวกรรม

เมื่อเลือกแพลตฟอร์มสำหรับรายงานโครงสร้างของสหราชอาณาจักร ให้พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความสะดวกในการบูรณาการ ราคา และการสนับสนุนคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การส่งเป็นชุดสำหรับรายงานหลายชุด หรือการเข้าถึง API สำหรับขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

DocuSign: ผู้นำตลาดด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับองค์กร

DocuSign เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งนำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ครอบคลุม รวมถึงผลิตภัณฑ์ eSignature และส่วนเสริม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ (IDV) เพื่อเพิ่มความปลอดภัย สำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร รองรับ AES และ QES ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด eIDAS ผ่านความร่วมมือกับผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรอง ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือน (5 ซองจดหมาย) สำหรับแผนส่วนบุคคล และ 40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงการส่งเป็นชุดและช่องตามเงื่อนไข เหมาะสำหรับรายงานวิศวกรรมที่ซับซ้อน แผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับระดับเริ่มต้น รองรับการบูรณาการกับเครื่องมือต่างๆ เช่น AutoCAD แม้ว่าจะทรงพลัง แต่การใช้งานในปริมาณมากหรือส่วนเสริม เช่น การส่ง SMS อาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น

Adobe Sign: โซลูชันขั้นตอนการทำงานของเอกสารแบบบูรณาการ

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการบูรณาการอย่างราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศของ Microsoft เหมาะสำหรับบริษัทวิศวกรรมที่จัดการรายงานโดยละเอียด เป็นไปตาม eIDAS และมี AES พร้อมตัวเลือกการตรวจสอบไบโอเมตริกซ์ คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ แบบฟอร์มเว็บสำหรับข้อเสนอแนะของลูกค้าและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการอนุมัติรายงานที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ ราคาขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิก โดยทั่วไปจะรวมกับ Adobe Acrobat ประมาณ 10–40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน และรุ่น Enterprise มีใบเสนอราคาที่กำหนดเอง ได้รับการยกย่องในด้านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย แต่อาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อให้ได้การตรวจสอบขั้นสูง

eSignGlobal: การปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก พร้อมความได้เปรียบในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal นำเสนอแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย ซึ่งรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก โดยมีความได้เปรียบเป็นพิเศษในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ใน APAC ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบกรอบ ESIGN/eIDAS ของสหรัฐอเมริกาและยุโรป มาตรฐาน APAC เน้นวิธีการ “การบูรณาการระบบนิเวศ” ซึ่งต้องมีการบูรณาการฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการตามอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในโลกตะวันตก eSignGlobal แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก รวมถึงในยุโรปและอเมริกา โดยนำเสนอราคาที่เหมาะสมกว่า โดยแผน Essential มีราคาเพียง 16.60 ดอลลาร์ต่อเดือน อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัส มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งในการปฏิบัติตามข้อกำหนด บูรณาการเข้ากับระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น เช่น iAM Smart ของฮ่องกง และ Singpass ของสิงคโปร์ เพิ่มประสิทธิภาพระดับภูมิภาคสำหรับโครงการวิศวกรรมข้ามพรมแดน

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign): ตัวเลือกที่เรียบง่ายและราคาไม่แพง

HelloSign ปัจจุบันเปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign มุ่งเน้นไปที่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่าย และบูรณาการที่แข็งแกร่งกับที่เก็บไฟล์ Dropbox รองรับฟังก์ชันพื้นฐานของ eIDAS และมีเทมเพลตไม่จำกัดสำหรับรายงานวิศวกรรมที่ทำซ้ำได้ ราคาแข่งขันได้ โดยรุ่น Essentials ราคา 15 ดอลลาร์ต่อเดือน (ซองจดหมายไม่จำกัด) และรุ่น Standard ราคา 25 ดอลลาร์ต่อเดือน เหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็ก แต่ขาดคุณสมบัติการกำกับดูแลระดับองค์กรบางอย่างเมื่อเทียบกับผู้ให้บริการรายใหญ่

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญ

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและความต้องการในภูมิภาค

โดยสรุป สำหรับรายงานวิศวกรโครงสร้างของสหราชอาณาจักร การจัดลำดับความสำคัญของเครื่องมือที่สอดคล้องตามข้อกำหนด eIDAS ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการดำเนินงานที่ราบรื่น ในฐานะทางเลือกที่เป็นกลางของ DocuSign ที่มุ่งเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค eSignGlobal นำเสนอตัวเลือกที่ใช้งานได้สำหรับขั้นตอนการทำงานด้านวิศวกรรมทั่วโลก