จะจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกิจการร่วมค้าในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในกิจการร่วมค้าของสหราชอาณาจักร

กิจการร่วมค้า (JVs) ในสหราชอาณาจักรมักเกี่ยวข้องกับข้อตกลงที่ซับซ้อนระหว่างหลายฝ่าย รวมถึงสัญญา ข้อตกลงรักษาความลับ (NDAs) และข้อกำหนดของพันธมิตร ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องการกระบวนการลงนามที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-signatures ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงการดำเนินงานเหล่านี้ ลดงานเอกสาร และรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่กระทบต่อจังหวะการดำเนินธุรกิจ จากมุมมองทางธุรกิจ การนำการลงนามอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ใน JVs ของสหราชอาณาจักรสามารถลดต้นทุนการบริหารได้มากถึง 70% และเร่งการปิดข้อตกลง แต่สิ่งนี้ต้องการการจัดการอย่างรอบคอบกับกรอบกฎหมายและการเลือกเครื่องมือเพื่อลดความเสี่ยง เช่น ข้อพิพาทเกี่ยวกับความถูกต้อง

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ข้อบังคับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรยังคงรักษากรอบกฎหมายที่แข็งแกร่งแต่ยืดหยุ่นสำหรับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งส่วนใหญ่กำกับดูแลโดยพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และข้อบังคับ eIDAS (รักษาไว้หลัง Brexit ผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019) กฎหมายเหล่านี้ยอมรับว่าการลงนามอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบที่มีผลผูกพันทางกฎหมายเทียบเท่ากับการลงนามด้วยหมึกเปียก โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามเกณฑ์ด้านความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้ ซึ่งแตกต่างจากเขตอำนาจศาลที่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดบางแห่ง แนวทางของสหราชอาณาจักรนั้นเป็นไปในทางปฏิบัติ: สัญญาทางธุรกิจส่วนใหญ่สามารถใช้การลงนามอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายได้ ในขณะที่การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) ซึ่งใช้ใบรับรองดิจิทัลที่ได้รับการรับรอง เหมาะสำหรับเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง เช่น พินัยกรรม หนังสือมอบอำนาจ หรือการยื่นจดทะเบียนที่ดิน

หลักการสำคัญ ได้แก่:

• เจตนาในการลงนาม: ผู้ลงนามต้องแสดงเจตนาอย่างชัดเจนในการรับรองเอกสาร
• การระบุตัวตนที่เชื่อถือได้: แพลตฟอร์มต้องตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม โดยทั่วไปผ่านอีเมล SMS หรือการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย (MFA)
• เส้นทางการตรวจสอบ: บันทึกเหตุการณ์การลงนามที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการพิสูจน์ความยินยอมและเวลา
• การคุ้มครองข้อมูล: การปฏิบัติตาม GDPR ของสหราชอาณาจักรทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลในการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการจัดการอย่างปลอดภัย โดยมีการลงโทษสำหรับการละเมิดที่อาจสูงถึง 4% ของรายได้ทั่วโลก

สำหรับ JVs ของสหราชอาณาจักรที่ข้ามพรมแดนบ่อยครั้ง ธุรกิจต่างๆ จะต้องพิจารณา eIDAS ของสหภาพยุโรปด้วย หากพันธมิตรตั้งอยู่ในสหภาพยุโรป เนื่องจากสหราชอาณาจักรมีความสอดคล้องอย่างใกล้ชิดแต่ดำเนินการอย่างอิสระ ศาล เช่น ในคดี Global Apollo MN Ltd v. Jackson ปี 2021 ได้สนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในข้อพิพาท JV โดยมีเงื่อนไขว่ามีการบำรุงรักษาบันทึกที่เหมาะสม ซึ่งเน้นย้ำถึงความน่าเชื่อถือ อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์ประกอบระหว่างประเทศ จำเป็นต้องมีการประสานงานกับเขตอำนาจศาลของพันธมิตร ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบให้แน่ใจว่า QES เป็นไปตามข้อกำหนดของสหภาพยุโรป เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงของการเป็นโมฆะ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในกิจการร่วมค้าของสหราชอาณาจักร

การจัดการการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ใน JVs ของสหราชอาณาจักรต้องใช้วิธีการที่มีโครงสร้างเพื่อสร้างสมดุลระหว่างความเร็ว ความปลอดภัย และความถูกต้องตามกฎหมาย เริ่มต้นด้วยการประเมินขอบเขตของ JV: ข้อตกลงทวิภาคีอย่างง่ายสามารถใช้เครื่องมือการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานได้ แต่การตั้งค่าหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อผูกมัดทางการเงินต้องการคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การลงนามตามลำดับ การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข และการรวมเข้ากับระบบ CRM

ขั้นตอนที่ 1: การเลือกเครื่องมือที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เลือกแพลตฟอร์มที่ได้รับการรับรองซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักร เช่น แพลตฟอร์มที่รองรับ eIDAS SES (การลงนามอิเล็กทรอนิกส์แบบง่าย) หรือ AES (การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง) สำหรับ JVs ที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น การเงินหรือการดูแลสุขภาพ ให้เลือกผู้ให้บริการ QES เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านหลักฐานที่เข้มงวด ตรวจสอบความสามารถในการตรวจสอบของเครื่องมือ เช่น บันทึกที่มีการประทับเวลาและการติดตาม IP เพื่อให้สามารถทนต่อการดำเนินคดีที่อาจเกิดขึ้นได้

ขั้นตอนที่ 2: การร่างและการเตรียมการ

รวมข้อกำหนดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ไว้อย่างชัดเจนในข้อตกลง JV โดยระบุการยอมรับวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์และอ้างอิงกฎหมายของสหราชอาณาจักรเพื่อให้มั่นใจถึงการบังคับใช้ ใช้เทมเพลตที่มีวันที่ บทบาท และช่องสิ่งที่แนบมาเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด สำหรับ JVs ที่มีเขตอำนาจศาลหลายแห่ง ให้รวมข้อกำหนดการเลือกกฎหมาย โดยให้ความสำคัญกับกฎระเบียบของสหราชอาณาจักร พร้อมระบุข้อบังคับที่เทียบเท่าในประเทศของพันธมิตร

ขั้นตอนที่ 3: การตรวจสอบสิทธิ์และขั้นตอนการลงนาม

ใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบแบ่งชั้น: ใช้ลิงก์อีเมลสำหรับเอกสารที่มีความเสี่ยงต่ำ, SMS/MFA สำหรับความเสี่ยงปานกลาง และไบโอเมตริกซ์/KYC สำหรับเอกสารที่มีมูลค่าสูง ใน JVs ให้กำหนดเส้นทางเอกสารตามลำดับ (เช่น พันธมิตร JV ลงนามก่อน จากนั้นจึงเป็นบริษัทในเครือ) เพื่อรักษาการควบคุม ตั้งค่าการแจ้งเตือนและกำหนดเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และเปิดใช้งานการอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์สำหรับการกำกับดูแลร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 4: การจัดเก็บและการจัดการหลังการลงนาม

จัดเก็บเอกสารที่ลงนามไว้ในที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ ซึ่งเป็นไปตาม GDPR ของสหราชอาณาจักร โดยควรมีการเข้ารหัสและการอนุญาตตามบทบาท เก็บรักษาเส้นทางการตรวจสอบไว้อย่างน้อยเจ็ดปีตามระยะเวลาที่กำหนดโดยพระราชบัญญัติข้อจำกัดปี 1980 สำหรับ JVs ให้รวมเข้ากับระบบการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) เพื่อติดตามการแก้ไขหรือการสิ้นสุด

ขั้นตอนที่ 5: การลดความเสี่ยงและการฝึกอบรม

ดำเนินการตรวจสอบสถานะความพร้อมทางเทคนิคของพันธมิตรเพื่อป้องกันปัญหาคอขวด ฝึกอบรมทีมเกี่ยวกับวิธีการใช้แพลตฟอร์มและความแตกต่างทางกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์ประกอบข้ามพรมแดน ตรวจสอบกระบวนการเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกฎเกณฑ์มีการพัฒนาหลัง Brexit บริษัทต่างๆ รายงานว่าการนำการลงนามอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ใน JVs อย่างแข็งขันสามารถลดอัตราการเกิดข้อพิพาทได้ 40% ซึ่งส่งเสริมความร่วมมือที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

ในทางปฏิบัติ บริษัทในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีหรือพลังงานของสหราชอาณาจักรใช้การลงนามอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดตั้ง JV อย่างรวดเร็ว เช่น ในความร่วมมือด้านพลังงานหมุนเวียน ซึ่งการอนุมัติที่ไวต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ด้วยการให้ความสำคัญกับขั้นตอนเหล่านี้ บริษัทต่างๆ สามารถลดความเสี่ยงในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

แพลตฟอร์มการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร

แพลตฟอร์มหลายแห่งให้บริการ JVs ของสหราชอาณาจักร โดยมีคุณสมบัติที่ปรับแต่งมาเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความร่วมมือ ต่อไปนี้คือภาพรวมของผู้ให้บริการหลัก โดยประเมินคุณสมบัติ ราคา และความเหมาะสมในภูมิภาคจากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ มีการใช้งานอย่างแพร่หลายเนื่องจากการรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น Microsoft 365 และ Salesforce อย่างแข็งแกร่ง เหมาะสำหรับ JVs ระดับองค์กร รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS ของสหราชอาณาจักร รวมถึง QES ผ่านพันธมิตร และมีคุณสมบัติ เช่น การส่งเป็นกลุ่ม ช่องตามเงื่อนไข และเส้นทางการตรวจสอบโดยละเอียด ราคาเริ่มต้นที่ $10/เดือน สำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง $40/ผู้ใช้/เดือน สำหรับ Business Pro พร้อมคุณสมบัติการตรวจสอบสิทธิ์เพิ่มเติม แม้ว่าจะใช้งานได้หลากหลาย แต่ต้นทุนอาจสูงขึ้นสำหรับ JVs ที่มีปริมาณมาก และแผน API อาจเพิ่มความซับซ้อนสำหรับการรวมที่กำหนดเอง

Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ PDF อย่างราบรื่น ดึงดูด JVs ของสหราชอาณาจักรที่จัดการกับเอกสารที่ซับซ้อน เป็นไปตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักรและ eIDAS โดยมี MFA สิ่งที่แนบมาของผู้ลงนาม และระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ข้อได้เปรียบที่สำคัญ ได้แก่ การลงนามบนมือถือและการวิเคราะห์เพื่อติดตามความคืบหน้าของ JV ราคาอยู่ที่ประมาณ $10–$40/ผู้ใช้/เดือน คล้ายกับ DocuSign แต่มีความโดดเด่นในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ ข้อเสียคือผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคอาจพบกับความซับซ้อนของอินเทอร์เฟซเป็นครั้งคราว

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก โดยรองรับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศหลัก โดยมีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีลักษณะเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งตรงกันข้ามกับรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่พึ่งพาการตรวจสอบอีเมลหรือการรับรองตนเองในอเมริกาและยุโรป ใน APAC มาตรฐานเน้นแนวทาง “การรวมระบบนิเวศ” ซึ่งต้องมีการรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ Digital Identity ของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการของตะวันตก eSignGlobal แก้ไขปัญหานี้โดยนำเสนอการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรวมระบบในท้องถิ่น เช่น การรวมเข้ากับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ ในขณะเดียวกันก็แข่งขันในยุโรปและอเมริกา แผน Essential มีราคาอยู่ที่ $16.60/เดือน อนุญาตเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้คุณค่าที่แข็งแกร่งในแง่ของการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่มีส่วนเพิ่มพรีเมียม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นไปที่ความเรียบง่ายสำหรับ JVs ขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยนำเสนอคุณสมบัติที่ง่ายต่อการฝังในเวิร์กโฟลว์และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักรที่แข็งแกร่งด้วยการลงนามขั้นพื้นฐานถึงขั้นสูง มีเทมเพลต การทำงานร่วมกันเป็นทีม และการรวมเข้ากับ Google Workspace ราคาเริ่มต้นจากฟรีขั้นพื้นฐาน สูงถึง $25/ผู้ใช้/เดือน เป็นมิตรกับงบประมาณ มีฟังก์ชันน้อยกว่าในแง่ของระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนเมื่อเทียบกับเครื่องมือระดับองค์กร

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของ JV

สรุป

โดยสรุป การลงนามอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของ JV ในสหราชอาณาจักรได้เมื่อสอดคล้องกับกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานทั่วโลก